Раздел 5.Программные средства профессионального назначения

Тема 5.1. Базы данных как системы отображения деловой информации

Содержание программы.

Системы управления базами данных. Базы данных. Модели представления данных. Таблицы, запросы, формы, отчеты.

Методические указания.

База данных (БД) — это совокупность данных, организованных по определенным правилам, которые предусматри­вают общие принципы описания, хранения и манипулирова­ния данными.

Обратите внимание на то, что база данных состоит из записей. Запись - это совокуп­ность полей, логически связанных между собой. Состав и последовательность входящих в запись полей образуют ее структуру. Поле- это поименованная единица дан­ных, которая соответствует отдельной неделимой единице информации. Поле определяется именем поля, типом поля, длиной (макси­мально возможное количество символов в данном поле) и точ­ностью (количество знаков в дробной части).

Основой любой базы данных является модель представления данных. Такая модель представляет собой совокупность правил формирования структур данных и операций для поиска и моди­фикации данных. Различают три основные модели данных: иерархическую, сетевую и реляционную.

1. Иерархическая модель данных представляется графом, вершины которого расположены на разных иерархических уровнях. Ее графическое изображение отдаленно напоминает перевернутое дерево: есть корень, ветви, листья и т. д. Вершина, находящаяся на самом верхнем уровне, называется корнем и не подчиняется ни одной другой вершине. Уровень корня является нулевым. Уровни других вершин определяются расстоянием от них до корня. Каждая вершина такого дерева связана только с одной вершиной, расположенной на более высоком уровне.

2 . В отличие от иерархической в сетевой модели принята свободная связь между вершинами разных уровней. Вершина может иметь множество подчиненных вершин, и существует множество вершин, которым подчинена она.

3. БД в реляционной модели представляется в виде двумерных таблиц. Каждая таблица содержит фиксированный набор столбцов (полей) и переменный набор строк (записей). Все данные, содержащиеся в одном поле, должны иметь один и тот же тип, длину и т. п. В реляционных таблицах отсутствуют одинаковые строки, а порядок следования строк и столбцов может быть произвольным. Реляционная модель данных обычно состоит из нескольких таблиц, которые связываются между собой по ключевому полю — полю, однозначно определяющему соответствующую запись. Каждое значение ключевого поля в пределах одной таблицы должно быть уникальным.

Объектами базы данных Асcess являются:

• таблицы — служат хранилищем всех данных БД, от которых зависят любые другие объекты;

• запросы позволяют отбирать из БД данные, удов­летворяющие определенным условиям, осуществлять отбор данных из нескольких таблиц;

• формы — предназначены для просмотра и редакти­рования БД в удобном для пользователя виде;

• отчеты — служат для вывода информации БД на пе­чать в требуемом виде;

Описание полей. Для создания структуры таблиц БД необходимо описать поля каждой таблицы этой БД. СУБД позволяет формировать поля с данными различных типов. Наиболее часто используемыми явля­ются следующие типы данных:

• текстовый - текст, состоящий не более чем из 255символов;

• МЕМО- «длинный» текст или комбинация текста и чисел длиной до 65 535 символов;

• Числовой- числовые данные, используемые для проведения расчетов.

• дата/время - даты и время, относящиеся к годам с 100 по 9999 включительно;

• денежный- денежные значения;

• счетчик - уникальные значения, последовательно возрастающие на единицу или случайную величину, автоматически вводящиеся при добавлении каждой новой записи в БД.

• Логический – принимает одно из значений: «истинно» и «ложно».

Создание таблиц. Для формирования структуры таблицы в окне БД необходимо выбрать вкладку Таблицы и нажать кнопку Создать. В появившемся диало­говом окне Новая таблица следует выбрать режим Конст­руктор и нажать кнопку ОК. На экране будет отображено окно таблицы в режиме Конструктор, в котором можно задавать имена полей, их типы данных и различные свойства полей. В столбце Тип поля необходимо указать тип данных для каждого поля, а в столбце Описание можно внести дополнительные сведения о полях (необязательно). Если в создаваемой таблице требуется задать ключевое поле, то для этого следует выделить строку с выбранным полем и щелкнуть по кноп­ке Ключевое поле панели инструментов.

После сохранения структуры таблицы следует перейти в Режим таблицы для заполнения ее требуемыми данными.

Для перехода в Режим таблицы из режима Конструктор и обратно используется команда Вид.

Установка связей между таблицами. Для того чтобы можно было манипулировать данными обеих таблиц одно­временно, между созданными таблицами необходимо уста­новить связь по ключевому полю. Это выпол­няется с помощью команды Сервис\Схема данных. В по­явившемся окне добавление таблицы на вкладке Таблицы следует выделить нужные таблицы и нажать кнопку Добавить, затем кнопку Закрыть. Все добавленные таблицы будут отображены в окне Схема данных. Для установки связей следует поместить указатель мыши на поле, по которому устанавливается связь, и при нажатой левой кнопке мыши переместить его к соответствующему полю другой таблицы. На экране будет отображено диалоговое окно Связи, в котором требуется щелкнуть по кнопке ОК.

Запросы используются для выборки данных из нескольких таблиц и создания на их основе форм и отчетов. Наиболее широко применяемыми являются запросы на выборку, которые позволяют выводить данные полей нескольких таблиц, осуществлять выборку данных по определенным условиям и создавать вычисляе­мые поля. Для формирования запроса на выборку необходи­мо открыть вкладку Запросы и нажать кнопку Создать. В диалоговом окне Новый запрос следует выбрать режим Конструктор и щелкнуть по кнопке ОК. В появившемся диалоговом окне Добавление таблицы на вкладке таблицы следует выбрать таблицы, которые будут участво­вать в формировании запроса, и нажать кнопку Добавить. Затем, после нажатия кнопки Закрыть, на экране будет отображено окно запроса в режиме Конст­руктор В верхней части окна располагаются таблицы, уча­ствующие в запросе, а в нижней части, которая назы­вается Бланк запроса, задаются условия отбора. Каждый столбец Бланка запроса представляет собой одно из полей, участвующих в запросе, для него могут быть заданы пара­метры в следующих строках:

• Поле — указывается имя поля, участвующего в запросе.

• Имя таблицы — автоматически отображается имя таблицы, из которой выбрано поле для запроса;

• Сортировка — используется для указания порядка сортировки;

• Вывод на экран — позволяет отображать (если установлен флажок) или не отображать поле в результирующей таблице;

• Условие отбора — задается необходимое условие, что позволяет выводить в результирующей таблице только записи, удовлетворяющие данному условию.

• или — задается дополнительное условие.

Просмотреть результаты выполнения запроса можно, выбрав команду Запрос\3апуск или Вид\Режим таблицы. Результаты будут выведены в виде таблицы.

Запросы позволяют выполнять вычисления с любыми по­лями таблицы. Для создания вычисляемого поля необходимо воспользоваться Построителем выражений.