36. Мистецтво аргументації.

Аргументація у широкому вжитку означає майстерний добір переконливих доказів. В основі аргументації лежить складна логічна операція, що є комбінацією суджень як елементів доведення.

Доведення - це сукупність логічних засобів обгрунтування істинності будь-якого судження за допомоги інших істинних і пов'язаних з ним суджень. Структура доведення складається з тези, аргументів, демонстрації (форми доведення).

Теза - це судження, істинність якого потребує доведення.

Аргументи (докази) - це ті істинні судження, якими послуговуються під час доведення тези. Розрізняють такі види аргументів: вірогідні одиничні акти, визначення, аксіоми та постулати, раніше доведені закони науки та теореми.

Демонстрацією (формою доведення) називається засіб логічного зв'язку між тезою та аргументом, який веде до встановлення бажаної істини.

Необхідно заздалегідь підготувати достатню кількість аргументів, які повинні бути вивіреними. Важливе значення має послідовність наведення аргументів. За формою докази переділяються на прямі та непрямі. Прямим називають такий доказ, в якому безпосередньо (прямо) обґрунтовують істинність тези. Непрямим називається такий доказ, в якому істинність обґрунтовується шляхом доведення помилковості протилежного твердження. Інколи непрямий доказ називають доведенням за допомоги доведення до абсурду.

Спростування - це логічна операція, спрямована на зруйнування доведення шляхом встановлення хибності або необґрунтованості висунутої тези.  Існують три засоби спростування: критика аргументів, спростування тези (пряме і непряме) (досягається відкиданням фактів, встановленням хибності наслідків), виявлення неспроможності демонстрації (встановлюються помилки у формі самого доведення).

Теза повинна бути логічно визначеною, ясною і чіткою; по-друге, вона повинна лишатися тотожною самій собі упродовж усього доведення.

Правила щодо аргументів: вони мають бути істинними і не суперечити один одному.

Правило щодо форми обґрунтування тези: вона повинна бути висновком, що логічно випливає з аргументів за загальними правилами виводу або має бути одержаною згідно з правилами непрямого доведення.

Паралогізм - це ненавмисна логічна помилка в міркуванні, яка виникає внаслідок порушення законів і правил логіки. Софізм - навмисно хибно зроблений умовивід, який має видимість істинного. Парадокс - це міркування, в якому доводиться як істинність, так і хибність певного судження.

Суб'єктами дискусії є пропонент (той, хто щось стверджує), опонент (той, що протиставляє, заперечує) та аудиторія намагаються переконати один одного, а й схилити всіх присутніх на свою сторону).

36. Культура сприймання публічного виступу. Види запитань.

Важливим компонентом техніки професійного спілкування є вміння слухати. Слухання - не просто мовчання, а активна діяльність, своєрідна робота, якій передує бажання почути, інтерес до співрозмовника. Часто заважає слухати зосередженість на власних думках, проблемах або бажаннях, іноді буває так, що формально ми чуємо партнера, а насправді - ні, тобто виникає "нсевдослухання", імітація уваги до співрозмовника. Поширеним є "агресивне" слухання - прагнення якомога швидше висловити власні погляди і судження, не беручи до уваги позицію партнера. "Вибіркове" слухання дає можливість зосередитися лише на деяких деталях повідомлення, найбільш важливих або цікавих.

Розглядаючи слухання як елемент техніки професійного спілкування, виділяють два його типи: пасивне й активне. Пасивне - це таке слухання, за якого відсутні дії реципієнта, що інформували б про те, чи сприйняли й зрозуміли його повідомлення.

З метою кращого порозуміння співрозмовників рекомендують використовувати техніку активного слухання: з'ясування, дослівного повторювання, перефразовування і резюмування.

Під час сприймання публічного виступу слухачів зазвичай дратують: ● розповіді про особисті справи; ● банальність (розмова про відомі всім речі, повторення жартів та афоризмів); ● пасивність (підтакування співрозмовникові та небажання висловлювати умотивовану думку); ● самозаглиблення (зосередженість лише на своїх успіхах і проблемах); ● надмірна серйозність; ● відсутність такту, схильність до спішних висновків; ● гордовитість і зневага до співрозмовника; ● брутальність, надмірна балакучість.

Ставлячи питання, формують відповідь на нього. За їх допомоги окреслюють проблему, викладають нову інформацію. Розрізняють такі види запитань, якими послуговуються під час виголошення і сприймання публічного виступу.

Закрите запитання - це запитання, на яке можна відповісти однозначно, (напр.: "так/ні"), щоб отримати конкретну інформацію, уточнити твердження, сфокусувати розмову.

Відкриті запитання - це запитання, на які важко відповісти одним словом. Воно зазвичай починається словами чому, навіщо, у який спосіб, яка ваша думка з цього приводу. - це вимагає розгорнутої відповіді.

Альтернативні запитання - це щось середнє: ставлять їх у формі відкритого запитання, але при цьому пропонують варіанти відповіді.

Риторичні запитання не потребують відповіді на відміну від звичайних. Однак промовець, не чекаючи відповіді, вважає за потрібне поставити запитання, щоб підкреслити незвичайність ситуації.

Підтверджу вальні запитанн : одержати від співрозмовника низку відповідей "так", щоб або створити атмосферу згоди, або додати розмові інерції та змусити вимовити "так" на головне запитання.

Спрямовувальні запитання використовують тоді, коли потрібно скерувати розмову у потрібному напрямку.

Запитання-кристалізатори допомагають шліфувати думку.

Інформаційні запитання забезпечать отримання інформації.

Однополюсні запитання віддзеркалюють запитання співрозмовника.

Проблемні запитання формулюють мету виступу, мікротему, визначають завдання.

Провокаційні запитання підбурюють на певні дії, спонукають до бажаних.

Навідні запитання стимулюють мислення, спрямовують хід думок у потрібному напрямку (Що б трапилося, якщо... ? Чи віддаєте ви перевагу...?), на отримання відповіді, яка зміцнить позицію промовця (Так, Ви думаєте, що було б доцільно... ?).

Прикінцеві запитання використовують на етапі завершення розмови, виступу, їм мають передувати одне-два підтверджу вальні запитання.

36. Проблеми суржику.

Суржик (цер.-слов. - «суміш різних зерен з житом») - елементи двох або кількох мов, об'єднані штучно, без дотримання норм літературної мови

Українська мова впродовж багатьох століть була поставлена в такі умови, що можна тільки дивуватися, як вона вижила і збереглася взагалі. Накладене ще в другій половині XVII ст. табу великим тягарем лежало на ній майже до кінця XX ст. Зрозуміло, що кількасотрічне приниження української мови і водночас насаджування іншої, тобто російської, не могло не позначитися на усному (в першу чергу) та писемному мовленні її носіїв. Українська мова навіть там, де вона активно функціонувала, зазнала такого негативного впливу російської, що перетворилася на суржик, «язичіє», на мішанину українських та російських слів

Особливо тривожить те, що частина носіїв української мови часто вживає російські слова з підкресленою бравадою, хизуючись при цьому своїми «глибокими» знаннями російської мови. Інша категорія україномовців - це люди, що не володіють українською літературною мовою і вживають російські слова, вважаючи при цьому, що це її літературні форми. Є ще й така категорія українців, що добре володіє літературною мовою, але часто лінується, не хоче напружити пам'ять і віднайти правильний український відповідник до російського слова. 

Звичайно процес взаємопроникнення слів із однієї мови в іншу - закономірний процес. В українській мові є немало «законних», унормованих русизмів, полонізмів, германізмів, тюркізмів, запозичень з інших європейських мов. Вважається, що близько 10% слів нашої мови є іншомовними запозиченнями. Однак, коли слова з чужої мови вживаються бездумно, безсистемно, коли перекручується

Звичайним середовищем побутування гібридної мови є малі соціальні спільноти, як стійкі (двомовні сім'ї, професійно-виробничі колективи), так і стихійні, як-от у транспорті, в магазині, у черзі до лікаря. Найсприятливіші умови для побутування суржику створює звичайно ж сімейна комунікація, яка є природним диханням людини. Саме сімейні мови законсервували цей гібрид, що може використовуватися й несвідомо як основний і навіть єдиний засіб спілкування, й свідомо як засіб мовної гри. До суржику-гри охоче звертається освічена молодь, коли хоче ввійти в інший мовний образ, розширити діапазон мовних варіацій. Соціологічні дослідження показують, що вона вдається до суржику частіше, ніж люди середнього та похилого віку, які схильні вважати його ознакою низького рівня мовної культури. 

Суржик - феномен не тільки мовної, а й - що незмірно важливіше й глобальніше - геополітичної стратегії. Це симптоматичний варіант відповіді на питання вибору України. Сучасна влада в державі принципово уникає відповідей на кардинальні геополітичні питання, зокрема щодо орієнтації на Росію чи Захід. А оскільки російську експансію Україна відчуває на порядок сильніше, ніж американсько-європейську, то й реагує на неї податливістю мовної політики. Можна не проголошувати російську мову офіційною, як вимагають східні регіони, але просто-напросто широко й безборонно вживати її в офіційних сферах, що нині й маємо. 

36. Поняття білінгвізму.

Двомовність (білінгвізм) - реальна соціально-мовна ситуація, сутність якої полягає у співіснуванні і взаємодії двох мов у межах одного мовного колективу. Людина, яка здатна використовувати в ситуаціях спілкування дві різні мовні системи, - двомовна (білінгв), а сукупність відповідних умінь - двомовність (білінгвізм).

Він буває двох видів - національний (вживання декількох мов у певній суспільній спільноті) та індивідуальний (вживання індивідом декількох мов, кожна з яких обирається відповідно до певної мовленнєвої ситуації). Наприклад, у Європі, у Люксембурзі основна місцева мова - летцебургиш, а офіційними мовами є французька та німецька. В Бельгії три державні мови - Фламандська, французька та німецька, в Канаді - англійська та французька.

Джерелом білінгвізму, як правило, виступає етнічна неоднорідність самого суспільства, наприклад, існування в одній державі двох етносів, що користуються різними мовами. Через те що в сучасному світі практично немає етнічно «чистих» держав, білінгвізм як явище отримало велике поширення. Білінгвізм відображає ситуацію, коли відразу дві мови визнані державою, внаслідок юридичне закріплених норм або законів, на рівні офіційних і з рівноправним статусом для кожної з цих мов. Серед типових прикладів країн з офіційним білінгвізмом Канада, Бельгія, Фінляндія, Казахстан та інші. Неофіційний білінгвізм відповідає ситуації, коли офіційно визнана (знову таки внаслідок законів) лише одна з двох мов, що найбільш часто використовується населенням цієї держави. Разом з тим, невизнана на рівні офіційної, друга мова продовжує вживатись значною частиною населення достатньо широко. Саме до таких держав сьогодні, в силу певних історичних причин, належить Україна, як і деякі інші держави на географічному просторі колишнього Радянського Союзу.

36. Документи щодо особового складу: автобіографія, характеристика, резюме, заява.

АВТОБІОГРАФІЯ - це документ з незначним рівнем стандартизації, у якому особа повідомляє основні факти своєї біографії, є обов'язковою складовою особової справи працівника.

Реквізити: 1. Назва виду документа (Автобіографія пишеться посередині рядка, трохи нижче за верхній берег). 2. Текст, у якому зазначають: ● прізвище, Ім'я, по батькові (Я…, народився...); ● дата і місце народження; ● відомості про освіту (повне найменування усіх навчальних закладів); ● відомості про трудову діяльність (стисло, у хронологічній послідовності); ● відомості про громадську роботу; ● стислі відомості про склад сім'ї; неодружені вказують відомості про батьків, сестер, братів, які не мають своєї сім'ї; одружені повідомляють про членів власної родини - чоловік / дружина, діти). 3. Дата (оформлюють ліворуч, без абзацного відступу). 4. Підпис (без розшифрування,иправоруч під текстом).

Зауважують й інші відомості, зокрема, науковці зазвичай вказують час здобуття вченого звання, наукового ступеня, кількість наукових праць, розробок тощо.

Автобіографія має дві форми: 1) автобіографія-розповідь - з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей. 2) автобіографія-документ-з точним поданням фактів.

ХАРАКТЕРИСТИКА - це документ, у якому в офіційній формі висловлено громадську думку про працівника, оцінено його ділові та моральні якості. її складають на вимогу особи або письмовий запит іншої установи.

Реквізити: 1. Назва виду документа.

2. Текст складається з 3 структурних частин: 1) Анкетні відомості особи, якій видається характеристика (прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку без прийменника на, посада, вчений ступінь і наукове звання, рік народження, освіта). (Потильчака Олександра Валентиновича, завідувача кафедри джерелознавства і спеціальних історичних дисциплін, доктора історичних наук, професора, 1965 року народження, освіта вища); 2) Власне текст, який містить оцінку трудової діяльності працівника (з якого часу працює в цій установі, на якій посаді), ставлення до службових обов'язків та трудової дисципліни (вказують найбільш значущі досягнення, рівень професійної компетентності), моральних якостей (риси характеру, ставлення до інших членів колективу). 3) Висновок; призначення характеристики (за потреби).

3. Дата. 4. Підпис. 5. Печатка.

РЕЗЮМЕ. Нині для участі в конкурсі на заміщення вакантної посади особи, які претендують на ту чи іншу посаду, надсилають резюме - документ, у якому претендент повідомляє стислі відомості про освіту, трудову діяльність, професійний досвід і досягнення тощо. На відміну від автобіографії та характеристики, резюме зорієнтоване не на всебічний опис особи, а передусім на переконання роботодавця у наявності у претендента умінь. Зазвичай потрібно подавати таки відомості: мета, освіта, досвід роботи, професійні навички, досягнення, особисті відомості, рекомендації. На конкретну вакансію бажано складати окреме резюме. Складаючи резюме, ви маєте виокремити не те, що ви хочете отримати і що вас цікавить особисто, а те, що ви можете запропонувати роботодавцеві, яку користь від вас матиме фірма.

Розрізняють такі типи резюме: ● хронологічне - зазначають перелік місць роботи у хронологічній послідовності, вказуючи посадові обов'язки, такерезюме демонструє кар'єрне зростання і професійний досвід; ● функціональне - зауважують напрямок діяльності, обов'язки, навички і досягнення, цей тип резюме акцентує увагу на успіхах претендента. ● комбіноване - не тільки демонструє кваліфікацію та досягнення, а й дозволяє отримати точне уявлення про хронологію трудової біографії.

Структура резюме: 1. Назва виду документа (посередині). 2. Текст документ, який містить таку інформацію: а) контакти (домашня, електронна адреси, телефон (робочий, домашній, стільниковий); б) прізвище, ім'я (у називному відмінку) виділяють жирним шрифтом; краще писати спочатку ім'я, а потім прізвище; по батькові вказують, якщо претендент професор або академік. в) мета написання документа (заміщення вакантної посади, участь у конкурсі, проекті); г) досвід роботи подають у зворотньому порядку: від останнього місця роботи до попереднього, зазначаючи період роботи, назву установи, сферу її діяльності, посаду, посадові обов'язки, досягнення. Якщо досвід роботи відсутній, акцентують увагу на освіті й навичках. г) освіта; факультативні тренінги, курси, семінари, які стосуються очікуваної посади; д) професійні уміння і навички (опис кожної навички має бути підкріплений відповідним фактом: категорію посвідчення водія, володіння іноземною мовою тощо; е) особисті відомості (рік народження, сімейний стан); є) додаткова інформація (відомості про громадську діяльність, про членство у професійних об'єднаннях).

Аби досягти успіху, під час складання резюме рекомендують дотримуватися таких правил: ● Формулюйте свою мету зрозуміло, чітко, дохідливо. ● Намагайтеся не вживати такі слова, як я, ми, замість них вживайте на початку речення активні дієслова: організував, створив, керував, вивчав, допоміг. ● Якщо ви обіймали не надто високу посаду, то під час складання резюме краще зосередитися на досвіді роботи й набутих навичках. ● Не вказуйте причини, через які пішли з попередньої роботи. ● Не вказуйте розмір заробітної плати. ● Оформіть резюме друкованим способом із застосуванням шрифтових виділень на якісному аркуші паперу формату A4.

Рукописний варіант неприпустимий.

ЗАЯВА - це письмове прохання, оформлене за певним взірцем, яке подають на ім'я офіційної особи або до установи чи організації з метою реалізації прав або захисту інтересів.

Заяву пишуть власноручно в одному примірнику. За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні й зовнішні, за походженням - особисті й службові, за складністю - прості й складні (умотивовані).

Склад і оформлення реквізитів заяви: 1. Адресат. Відомості про адресата подають праворуч на відстані 92 мм, вказуючи назву організації або посадовця, кому адресовано заяву, в давальному відмінку.

2. Адресант. Відомості про заявника розміщують під реквізитом адресат, у зовнішній заяві - прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку, домашня адреса; у внутрішній заяві - посада, прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку без прийменника від).

3. Назву виду документа пишуть з великої літери посередині рядка, крапку не ставлять.

4. Текст розпочинають з абзацу, дотримуючись у викладі такої структури: прохання (прошу надати) і обґрунтування прохання (у зв'язку з, через тощо).

5. Додаток подають у складній заяві, оформлюють кількома способами: а) після тексту заяви з великої літери пишуть До заяви додаю і подають повні назви документів у формі знахідного відмінка; б) після тексту пишуть До заяви додаються такі документи або Додаток і вказують назви документів у формі називного відмінка.

6. Дату оформлюють цифровим або словесно-цифровим способом ліворуч без абзацного відступу.

7. Підпис заявника без розшифрування - праворуч.

36. Розпорядчі документи: постанови, наказ, розпорядження.

Постанова — це правовий акт, що приймається вищими та деякими центральними органами управління з метою розв'язання найбільш важливих і принципових завдань, що стоять перед цими органами, та встановлення стабільних норм і правил поведінки. Постанови приймаються Президією Верховної Ради України, Кабінетом Міністрів України та іншими органами управління.

Текст складається із двох частин: констатаційної і розпорядчої. Перша містить вступ, оцінку становища або посилання на розпорядчий документ вищої установи. У другій частині наводяться запропоновані постановою заходи, визначається виконавець (виконавці) та термін виконання. Підписують її дві особи: голова колегіального органу й керуючий справами (секретар).

Реквізити: ● герб України; ● назва установи, що підготувала постанову; ● назва виду документа (постанова); ● дата; ● місце видання; ● заголовок (стислий виклад змісту постанови); ● підписи.

НАКАЗ - це розпорядчий документ, що видається керівником установи. Накази з особового складу регламентують прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення. У заголовку такого наказу зазначають: «Щодо особового складу».

Реквізити наказу такі: ● назва підприємства або установи, що видає наказ, або назва посади керівника; ● назва виду документа; ● назва місця видання наказу; ● номер; ● дата підписання; ● короткий зміст наказу (заголовок); ● текст наказу; ● підстава для складання; ●підпис керівника підприємства (установи).

РОЗПОРЯДЖЕННЯ - це документ, який видається посадо­вими особами, державними органами, установами, під­приємствами в межах їх компетенції й має обов’язкову юридичну силу щодо громадян (працівників) та під­леглих установ, яким адресовано розпорядження.

Розпорядження складають, як правило, підзаконні акти двох типів: 1) загального характеру тривалої дії (видають­ся Президентом, Кабінетом Міністрів та іншими органами виконавчої влади для виконання указів Президента, законів і рішень Верховної Ради); 2) окремого характеру стосуються конкретного вузь­кого питання (видаються, як правило, в установах та на підприємствах їх керівниками та заступника­ми для вирішення оперативних завдань).

Розпорядження мають однаковий із наказами правовий статус, але замість слова «Наказую» вживаються слова «Вимагаю», «Доручаю», «Пропоную», «Забезпечити» тощо.

Розпорядження складаються з таких реквізитів: 1. Повна назва установи. 2. Назва документа. 3. Номер. 4. Дата видання. 5. Місце видання. 6. Назва (про що розпорядження). 7. Текст (констатуюча та розпорядча частини). 8. Додатки (при необхідності). 9. Посада, підпис, ініціали, прізвище особи, яка під­писала розпорядження.

36. Організаційні документи: статут, положення, інструкція.

СТАТУТ (лат. - встановлюю, вирішую) - встановлений засновником (власником майна) організації обсяг правил, що регулюють її правовий стан, відносини, пов'язані з внутрішнім управлінням, стосунки з іншими організаціями чи громадянами.

Статут затверджується власником (власниками) майна, а для державних підприємств - власником майна за участю трудового колективу. У статуті підприємства визначаються: ● власник підприємства; ● найменування підприємства; ● місцезнаходження підприємства; ● предмет і цілі діяльності підприємства; ● органи управління підприємства і порядок їх формування; ● компетенція і повноваження трудового колективу підприємства та його виборних органів; ● орган, який має право представляти інтереси трудового колективу (рада трудового колективу, рада підприємства, профспілковий комітет та інше). ● порядок утворення майна підприємства; ● умови реорганізації та припинення діяльності підприємства.

ПОЛОЖЕННЯ - нормативно-правовий або локально-правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, структурних підрозділів органу, а також установ, організацій і підприємств (філій), що їм підпорядковуються, тимчасово створюваних комісій, груп, бюро і т.п.

 Реквізити: ● герб, назва відомства, організації, структурного підрозділу; ● гриф затвердження, назва виду документа, положення; ● місце видання; ● дата; ● індекс; ● заголовок до тексту; ● текст; ● підпис; ● відмітка про погодження.

ІНСТРУКЦІЯ - правовий акт, який створюється органами державного управління для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності та відносин установ, закладів, підприємств, службових осіб.

Реквізити: ● Назва виду документа (інструкція); ● гриф затвердження; ● заголовок (сюди іноді входить назва документа); ● дата; ● індекс; ● місце видання; ● текст; ● підпис.

36. Довідково-інформаційні документи: лист, виробничий протокол, договір.

ЛИСТ службовий або офіційний — це поширений вид документації, один із засобів обміну інформацією.

Офіційні листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.

Реквізити: 1. Державний герб (для державних підприємств). 2. Логотип або емблема організації, 3. Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку або посередині; 4. Код організації, установи чи підприємства; 5. код документа за ОКУД (якщо є); 6. найменування організації. Повна назва установи, організації чи підприємства — автора листа. 7. поштова та телеграфна адреса; 8. номер телефону; 9. номер факсу, телетайпа; 8. номер рахунку в банку; Розташовують у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил. 9. дата; 10. індекс документа; 11. посилання на індекс та дату вхідного документа; 12. адресат; 13. заголовок до тексту; Починати листа необхідно із звертання (Шановний (ім'я та по батькові)!) 14. текст; 15. підпис; 16. прізвище та телефон виконавця.

Усі ділові листи за функціональними ознаками поділяють на дві групи: 1. листи, що потребують відповіді.( листи-прохання, листи-запити, листи-пропозиції) 2. листи, що не потребують відповіді. (листи-попередження, листи-нагадування, листи-підтвердження, гарантійні листи, листи-розпорядження)

За тематичною ознакою ділові листи поділяють на: 1. Комерційні (лист-відповідь, лист-інформація, лист-пропозиція, лист-претензія); 2. Некомерційні  (лист-гарантія, лист-підтвердження, лист-запрошення , лист-привітання, лист-рекомендація).

За структурою виділяють такі ділові листи: 1) Регламентовані — укладаються за певним встановленому зразку. 2) Нерегламентовані — містять авторський текст і складаються у вільній формі, не мають встановленого зразка.

За кількістю адресатів: ● Звичайні — надсилаються на одну адресу від імені одного кореспондента. ● Циркулярні — надсилаються цілій низці установ (наприклад, керівною установою до своїх структурних підрозділів (кілька адрес)). ● Колективні — надсилаються на одну адресу, але пишуть його від імені кількох кореспондентів.

За формою відправлення ділові листи можуть бути: 1) Конвертові - надіслані за допомогою пошти в конверті (поштове відправлення). 2) Електронні - надіслані в електронному вигляді на e-mail (електронна пошта). 3) Факсові - надіслані факсом (факсове повідомлення).

ПРОТОКОЛ - це один з найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. У протоколах відбиваються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення. Вони оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань. Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій - усі члени президії.

За обсягом фіксованих даних протоколи поділяють на: 1) Стислі, в яких записано лише ухвалу або поширену резолюцію, а також зазначено номер, дату, назву організації, кількість присутніх, порядок денний.  2) Повні, в яких записуються виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань. 3) Стенографічні, де всі виступи, репліки, запитання й відповіді записуються дослівно. Якщо хід засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься; розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

ДОГОВІР - домовленість двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов'язків. За розподілом між сторонами прав та обов'язків договори поділяться на односторонні (в одної сторони лише права, в іншої лише обов'язки) та двосторонні (правами й обов'язками наділені обидві сторони).

Договори є правовими документами. Укладання договору починають із пропозиції його укласти - направлення оферти. Оферта повинна містити основні умови запропонованої угоди. Прийняття пропозиції другою стороною вважають акцептом (згодою).

Різновиди договорів: про купівлю-продаж, про постачання продукції, про оренду приміщень, про будівництво об’єктів тощо.

Реквізити: ● найменування виду документа (ДОГОВІР); ● дата; ● номер (індекс); ● місце упорядкування; ● заголовок до тексту; ● текст; ● підписи та печатки сторін.

 Текст договору містить : ● вступну частину  (найменування сторін, що укладають договір, посади, прізвища й ініціали осіб, які підписують договір, зазначення їхніх повноважень); ● предмет договору; ● виклад порядку розгляду суперечок; ● загальну суму договору; ● термін дії договору та юридичні адреси сторін.

Договори зберігають 3 роки після закінчення терміну його дії. Контракти з іноземними партнерами слід зберігати не менше 10 років.

36. Види службових листів. Етикет ділового спілкування. Кореспонденція за характером інформації.

Службові листи - узагальнена назва різноманітних за змістом інформаційних документів, які виступа­ють основним засобом спілкування й оперативного управління діяльністю установ, організацій, підпри­ємств.

Офіційне листування можна розділити на три види:

1. Дипломатичне — офіційне листування міждержав­них установ чи іноземних представництв у дипло­матичній практиці.

2. Адміністративне — офіційне листування між органами управління (органи влади, керівні органи) та виконавцями (установи, підприємства, організації), а також їх структурними підрозділами.

3. Ділове (комерційне) — листування напівофіційного характеру між фірмами, установами тощо.

За кількістю адресатів листи розрізняють на:

1. Звичайні — надсилаються на одну адресу від імені одного кореспондента.

2. Циркулярні — надсилаються керівною установою до своїх структурних підрозділів (кілька адрес).

3. Колективні — надсилаються на одну адресу від імені кількох кореспондентів.

За функціональними ознаками листи поділяють на два види:

1. Листи, що потребують відповіді (лист-прохання, лист-запит, лист-нагадування, лист-пропозиція, лист-звернення, лист-вимога тощо).

2. Листи, що не вимагають відповіді (лист-відповідь, лист-запрошення, лист-подяка, супровідний, га­рантійний, комерційний, рекомендаційний лист тощо).

Текст листа складається, як правило, зі вступної й основної частин, логічно пов’язаних між собою. У вступ­ній частині зазначаються факти, події, обставини, що спричинили написання листа, посилання на нормативні документи, інструкції тощо. В основній частині викладається зміст листа:

- у листі-проханні викладається прохання;

- в інформаційному листі повідомляється про пев­ний факт чи захід;

- у листі-запрошенні пропонується взяти участь в якомусь заході;

- у листі-підтвердженні – повідомлення про отри­мання якого-небудь відправлення (листа, телегра­ми тощо);

- у листі-нагадуванні – вказівка про наближення або закінчення терміну певного зобов’язання або проведення заходу;

- у листі-відповіді висловлюється рішення з приводу вже поставленого питання;

- у супровідному листі адресат інформується про направлення до нього доданих до листа доку­ментів.

Тексти листів у порівнянні з іншими документами є найдемократичнішими та найбагатшими щодо вико­ристання лексико-граматичних і стилістичних мовних засобів.

Кореспонденція за характером інформації. За характером інформації листи поділяються на різні групи.

Ініціативні листи містять прохання, пропозицію, звернення чи запит до адресата.

Лист-відповідь викладає характер проблеми чи вирішення питання, прийняття чи відмову пропозиції тощо, за­явлених в ініціативному листі.

Супровідний лист документ, що інформує адресата про раніше надіслані документи,

Договірний лист - різновид супровідного листа, що вказує на факт відправлення (надсилання) попередньо укладеного до­говору, угоди між адресатом і адресантом.

Лист-запрошення містить інформацію про дату, характер, місце, час проведення заходу. Інформаційний лист та лист-повідомлення близькі до листа-запрошення.

Гарантійний лист - документ, що є юридичним гарантом виконання викладених у ньому зобов'язань. Укладається з метою підтвердження певних угод, умов або фінансово-розрахуикових зобов'язань і має підвищену право­ву функцію.

Рекламний лист це різновид інформаційного листа, що містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів, про­пагує діяльність закладу чи установи.

Лист-нагадування - це документ, у якому нагадується про наближення чи закінчення визначеного терміну завчасно обу­мовлених зобов'язань або проведення заходів.

Лист-підтвердження містить повідомлення про отримання певного відправлення (листа, факсу, телеграми, товару тощо), прибуття особи чи групи, виконання певних дій.

Рекламаційний лист - це документ, який обґрунтовано до­водить про виявлення певних недоліків або дефектів у виконаній роботі, продукції чи послузі, а саме: недотримання попередньо обумовлених термінів, техно­логічних нормативів тощо, обґрунтування недоброякісності може підтверджуватися доданими копіями актів, висновками фахівців-експертів.

Лист-претензія - документ, близький до рекламаційного ли­ста, але менш категоричний за змістом. Цей лист скоріше тактовне нагадування чи коректне висловлення незадоволення, що повинно передувати категоричному.

Рекомендаційний лист - документ, близький до характе­ристики, але не обов'язковий. Незважаючи на довільний виклад, у ньому слід зазначити термін роботи працівника в даній орга­нізації, установі, просування по службі, його ділові та моральні якості, коло зацікавлень тощо. Інформація повинна бути об'єктив­ною та виваженою, оскільки це справа честі й імені вашої орга­нізації та подальша доля рекомендованого.

Комерційний лист - специфічний вид ділового спілкування, прийнятого як у внутрішньодержавній, так і в міжнародній прак­тиці. Цей лист може містити комерційну інформацію про зміни цін, видів і способів платежів, умови купівлі-продажу тощо.

36. Оформлення довідково-інформаційних документів: оголошення. Запрошення, доповідні і пояснювальні записки, виробничі звіти.

ОГОЛОШЕННЯ — це короткі текстові повідомлення, котрі містять різну за призначенням інформацію. Переважно оголошення містять інформацію приватного рекламного характеру. Це пропозиція певних товарів чи послуг приватними особами, або малими приватними підприємствами. Такі оголошення є комерційного призначення і тому це є одним з видів дешевої реклами, дуже широко використовуються в мережі інтернет на віртуальних дошках безкоштовних оголошень, а також в друкованих виданнях. Також оголошення бувають не комерційні (лише інформаційного характеру). Метою таких оголошень є повідомлення про якусь подію, що може бути важливою для певної частини соціуму. Будь-яке оголошення складається з короткого повідомлення (пропозиція, інша інформація), та контактної інформації, в залежності від типу оголошення.

Основні реквізити оголошення такі:

1. Заголовок (Оголошення).

2. Дата.

3. Час та місце проведення заходу, його назва.

4. Короткий виклад змісту заходу.

5. Адреса та телефон організації, що проводить захід. Додатково можуть вказуватися способи приїзду.

6. Умови відвідування заходу (Вхід вільний/Вхід за запрошеннями) тощо.

ЗАПРОШЕННЯ давно вже стали невід’ємним атрибутом ділового етикету. Існує багато варіантів письмових за­прошень на різноманітні заходи — від лаконічних, діло­вих, шаблонних, які сотнями заготовляють для певної урочистості чи події, до персональних, художньо офор­млених, розрахованих на конкретного адресата.

Щоб запрошенням не знехтували, а навпаки, були приємно здивовані (і тоді перше очко — за вами!), необ­хідно, щоб воно мало належний вигляд і зміст, було бездоганно акуратним і грамотним. При підготовці запрошення дуже важливо правильно визначитися з такими складовими: на чому воно має бути написаним, яким ми бути текст, як оформити запрошення.

Суто ділові (на конференцію, форум, з’їзд, нараду, презентацію, симпозіум, засідання тощо) пишуться на фірмових бланках. Для запрошення на культурно-мистецькі заходи часто виготовляють спеціальні худож­ньо оформлені запрошення.

У тексті запрошення основною інформацією є хто, кого, куди, коли, з якої нагоди запрошує. Ці факти мають, бути викладені чітко й недвозначно, щоб в адресата не виникло жодних сумнівів чи вагань. І зовсім добре, якщо вони самі впадатимуть в око, працюватимуть на зорове сприйняття (виділені великими буквами, іншим шрифтом, іншим кольором).

Стиль і оформлення запро­шення буде визначатися трьома чинниками:

— характером відповідного заходу;

— рівнем ваших стосунків з адресатом;

— вашою зацікавленістю в його присутності.

Тут існує своєрідна градація: стандартне лаконічне запрошення не рівня такому ж, але з особистим підпи­сом відправника, персональний лист-запрошення спри­ймається як визнання особливого авторитету адресата й підкреслює бажаність його присутності. Найвищим виявом уваги є особисте запрошення, написане винуватцем урочистості від руки.

В офіційних запрошеннях зазвичай указується лише основна інформація: хто, кого, куди, коли й з якої нагоди запрошує.

Реквізити:

1. Назва документа.

2. Звертання до адресата (у Кл. відмінку):

— статус (посада);

— прізвище;

— ім'я;

— ім'я по батькові.

3. Текст, що містить:

— дату й час заходу;

— місце проведення;

— назву заходу;

— порядок денний, тематику подій;

— прізвища доповідачів у послідовності заявленого виступу;

— маршрут проїзду (якщо треба);

— контактний телефон для довідок.

4. Посада (статус), підпис, ініціали та прізвище адресанта або назва структури, яка запрошує.

5. Печатка (якщо треба).

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА - це документ, адресований керів­никові структурного підрозділу, установи, вищої організації, у якому викладається інформація про факти, події, ситуацію, що склалася, виконану роботу тощо, а також наводяться свої висновки й пропозиції.

Укладається з власної ініціативи або ж за вказівкою керівника.

Доповідна записка складається з таких реквізитів: 1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі зліва). 2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч). 3. Назва документа. 4. Дата. 5. Номер. 6. Заголовок (Про…). 7. Текст. 8. Посада адресанта. 9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Деякі реквізити в доповідних записках як внутріш­ніх документах досить часто не пишуться (структурний підрозділ, звідки надійшов документ, номер, заголо­вок).

пояснювальна записка - це документ, в якому:

- особа викладає причини якихось подій, фактів, допущених нею порушень (укладається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи установи);

- міститься додаток чи доповнення до основного до­кумента, в якому пояснюється зміст окремих йо­го положень (мета, актуальність, структура, зміст призначення та ін. плану, звіту, проекту тощо).

Пояснювальні записки можуть бути службовими (відтворюються, як правило, на бланках) й особис­тими (відтворюються на аркушах паперу за підписом автора).

Службова пояснювальна записка містить такі рекві­зити: 1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі ліворуч). 2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч). 3. Назва документа. 4. Дата. 5. Номер. 6. Заголовок (Про…). 7. Текст. 8. Посада адресанта. 9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

ВИРОБНИЧИЙ ЗВІТ

Звіт — письмове повідомлення про виконання певної роботи.

Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським способом бланках, текстові — на звичайномупапері.

• Види звітів: наукові звіти, анотовані звіти, рекомендаційні звіти, річні звіти, аудиторські звіти, робочі звіти, звіти про поїздки, звіти про розслідування, бюджетні звіти, поліцейські звіти, демографічні звіти, кредитні звіти, оціночні звіти, перевірочні звіти, військові звіти тощо. Штамп установи.

• Назва виду документа.

• Заголовок (вказуються установа, напрям діяльності, звітний період).

• Текст, який має такі частини:

  • вступ (вказуються завдання, які було поставлено перед установою за звітний період);

  • основна частина (опис та аналіз виконаної роботи);

  • висновки (пропозиції, зауваження, перспективи на майбутнє).

• Підпис керівника установи або особи відповідальної за складання звіту.

• Дата складання.

• Печатка.

36. Довідково-інформаційні документи: довідка, розписка, доручення, заповіт.

ДОВІДКА - це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств. Довідки можуть бути особисті й службові. Особисті довідки підтверджують той чи інший юридичний факт. Оскільки текст довідки особистого характеру типовий, то слід використовувати бланки установи чи підприємства, на яких від руки заповнюються тільки індивідуальні реквізити (кому, про що, для подання куди). Довідки службового характеру складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи.

Довідка містить такі обов'язкові реквізити: 1) назву організації, що видає довідку; 2) дату видачі й номер довідки; 3) прізвище, ім'я та по-батькові особи, якій видається довідка; 4) текст довідки; 5) призначення довідки (куди подається); 6) підписи службових осіб, печатка, без якої довідка не має юридичної сили.

РОЗПИСКА - це документ, який підтверджує передачу й одержання грошей, матеріальних цінностей, доку­ментів тощо від установи чи приватної особи.

Розписки можуть бути приватними й службовими та повинні містити такі реквізити: 1. Назва документа. 2. Текст. 3. Дата. 4. Підпис. 5. Засвідчення (за необхідності).

Текст приватної розписки має містити такі відомості: ● Прізвище, ім’я, по батькові (повністю) того, хто дає розписку й підтверджує отримання (за необхідності вка­зується назва документа, що підтверджує особу отриму­вача, та його вихідні дані). ● Прізвище, ім’я, по батькові (повністю) того, кому дається розписка (за необхідності вказується назва доку­мента, що підтверджує його особу, та його вихідні дані). ● Конкретні дані (найменування, кількість, стан, тер­мін тощо) матеріальних цінностей, що передаються. Кількість, вартість вказуються цифрами й словами. ● Засвідчення підпису особи, яка дає розписку, за необ­хідності засвідчується посадовою особою установи, де вона працює, за місцем проживання чи нотаріальною конторою.

У тексті службової розписки вказуються посади осіб, повні назви установ, які вони представляють, на підставі якого розпорядчого документа передано й отримано ма­теріальні чи грошові цінності.

При необхідності в розписці вказуються прізвища свідків передачі цінностей з їх підписами.

ДОРУЧЕННЯ - це документ, за яким приватна чи посадова особа, організація передає права (повноваження) іншій особі чи організації здійснювати від її імені за­фіксовані в дорученні дії.

Доручення можуть бути особистими (приватними) і офіційними (службовими). Приватні доручення можуть бути написаними від руки. Для офіційних доручень виготовляються, як правило, відповідні бланки. Бланки доручень можуть мати захист від фальсифікації (водяні знаки тощо), такі бланки підлягають суворій звітності.

Доручення обов’язково мають бути засвідченими нотаріально або ж підписом посадової особи та печаткою установи. Доручення, що не виходять за межі установи (найчастіше це особисті доручення, пов’язані з одержанням заробітної плати, стипендії тощо), можуть засвідчуватися підписом  керівника структурного підрозділу та печаткою цього підрозділу.

Залежно від обсягу та змісту повноважень доручення можуть бути:

- разові — це, як правило, одноразове отримання грошових чи матеріальних цінностей;

- спеціальні — передається право здійснювати в ме­жах певного часу однотипні дії (певні господарські чи банківські операції, представництво в судових органах тощо);

- генеральні — на виконання розширених повнова­жень (управління й володіння рухомим і нерухо­мим майном, банківські операції, представницькі функції в судових органах тощо).

Доручення складається з таких реквізитів: 1. Назва документа. 2. Текст. 3. Дата. 4. Підпис довірителя. 5. Засвідчення підпису довірителя (дата засвідчення, посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка за­свідчила доручення, печатка). Засвідчення здійс­нюється за місцем роботи чи проживання довіри­теля або в нотаріальній конторі.

Текст особистого доручення містить, як правило, такі дані:

1. Прізвище, ім’я, по батькові довірителя (повністю).

2. Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається доручення, дані документа, що посвідчує особу.

3. Дії, обов’язки, права довіреної особи, її повнова­ження.

4. Термін дії доручення.

Текст генерального (спеціального) доручення складаєть­ся з таких частин:

1. Місце, число, місяць, рік укладання документа (лі­терами й без скорочень).

2. Прізвище, ім’я, по батькові довірителя (повністю). Якщо довірителем виступає установа, то вказується посада, прізвище, ім’я, по батькові, назва установи, закладу довірителя або назва установи-довірителя.

3. Домашня адреса довірителя (адреса установи).

4. Прізвище, ім’я, по батькові (повністю), дані докумен­та, що посвідчує особу, якій видається доручення.

5. Дії, обов’язки, права довіреної особи, її повнова­ження.

6. Термін дії доручення (словами).

Крім засвідчення (дата засвідчення вказується ліво­руч літерами) за необхідності вказується:

1. Запис про стягнення державного мита чи гербового збору.

2. Номер, під яким зареєстровано генеральне дору­чення.

ЗАПОВІТОМ є особисте розпорядження фізичної особи на випадок своєї смерті. Треба чітко розуміти, що не будь-яке розпорядження фізичної особи, зроблене на випадок смерті, вважатиметься заповітом. У зв'язку з цим розглянемо ознаки, якими характеризується заповіт.

Заповіт – це розпорядження, зроблене на випадок смерті. Причому саме факт смерті заповідача є необхідною умовою для набуття чинності заповіту.

Заповіт є односторонньою операцією. У нім відбивається волевиявлення однієї особи – заповідача, і не потрібна згода спадкоємців на їх вказівку в заповіті. Волевиявлення спадкоємців (прийняти або не прийняти спадок) має значення тільки на момент відкриття спадку.

Заповіт є особистим розпорядженням. Заповіт може бути складений тільки від імені однієї особи (виключенням є сумісний заповіт подружжя, де заповідачам виступають дві особи).

У заповіті призначаються спадкоємець або спадкоємці і визначаються долі кожного з них в спадковій масі, що є необхідною умовою дійсності заповіту.

Заповіт припускає обов'язкову письмову форму і посвідчення відповідним посадовцем. Заповіт, складений особою, що не мала на це має рацію, а також заповіт, складений з порушенням вимог по його формі і посвідченню, є нікчемним..

Право на заповіт має фізична особа з повною цивільною дієздатністю. Повну цивільну дієздатність має фізична особа, що досягла вісімнадцяти років (повноліття) .у випадку реєстрації браку фізичної особи, що не досягла повноліття, воно набуває повної цивільної дієздатності з моменту реєстрації браку. Повна цивільна дієздатність може бути надана фізичній особі, яка досягла шістнадцяти років і працює за трудовим договором. Надання повної цивільної дієздатності проводитися за рішенням органу опіки і опікування за заявою зацікавленої особи з письмової згоди батьків або опікуна, а у разі відсутності такої згоди повна цивільна дієздатність може бути надана за рішенням суду.

Заповіт, складений від імені недієздатної особи навіть з відома його опікуна, не має юридичної сили.

Заповіт складається за життя людини, а підлягає виконання тільки після його смерті. Дуже важливо скласти заповіт так, щоб в майбутньому не виникло різночитання волі заповідача, і щоб процес спадкоємства проходив саме так, як того хотів заповідач.

Заповідач може призначити своїми спадкоємцями одне або декілька фізичних осіб, незалежно від наявності у нього з цими особами сімейних, споріднених відносин, а також інших учасників цивільних відносин. Заповідач може без вказівки причин позбавити права на спадкоємство осіб, що мають право на обов'язкову частину в спадку. у разі смерті особи, позбавленого права на спадкоємство, до смерті заповідача, позбавлення його права на спадкоємство втрачає силу. Діти (внуки) цієї особи мають право на спадкоємство на загальних підставах. Спадкоємцями по заповіту можуть бути юридичні особи і інші учасники цивільних відносин. Спадкоємцями по заповіту можуть бути: фізичні особи, юридичні особи, держави. Спадкоємцем може бути будь-яка особа, незалежно від ії дієздатності, громадянства і споріднених зв'язків із заповідачем.

36. Особливості укладання документів юридичного фаху: позовна заява, протокол слідчої дії.

ПОЗОВНА ЗАЯВА. Характерною особливістю позовних заяв є те, що позивач повинен якомога детальніше, послідовно й логічно викласти конкретні факти, що стали причиною звернення до суду, зазначивши місце та роль відповідача в картині подій, указати прізвища очевидців, свідків, запропонувати матеріальну оцінку відшкодування тощо залежно від змісту заяви з обов'язковим посиланням на відповідні статті.

Додатками до позовної заяви можуть бути висновки експертів, оригінали чи копії документів, квитанції про сплату витрат, рукописи творів, довідки тощо.

Позовна заява має такі реквізити:

1) назва й адреса організації, що чинить позов, її відомча приналежність (штамп);

2) дата позовної заяви;

3) назва суду або арбітражу, на ім'я якого подається заява;

4) повна назва й адреса позивача (строго відповідно до назви, зазначеної у банківських документах);

5) повна назва й адреса відповідача і співвідповідача (якщо він є), сума позову;

6) назва документа;

7) текст позовної заяви, в якій викладено суть суперечки, перелік вжитих заходів позивачем для усунення розбіжностей на добровільних засадах та їхніх результатів, а також вимоги позивача, зазначення документів, які підтверджують позов;

8) перелік додатків із зазначенням кількості аркушів;

9) прізвища свідків (у разі потреби);

10) підписи службових осіб: керівника організації і головного (старшого) бухгалтера або юрисконсульта.

ПРОТОКОЛ СЛІДЧОЇ ДІЇ. В протоколі про кожну слідчу дію повинні бути зазначені:

місце і дата його складання; посади і прізвища осіб, що проводять дію; прізвища осіб, які брали участь у проведенні слідчої дії, адреси цих осіб; роз’яснення їх прав і обов’язків; зміст проведеної слідчої дії, час її початку і закінчення; всі істотні для справи обставини, виявлені при виконанні даної слідчої дії. З метою нерозголошення даних про особу, щодо якої застосовані заходи безпеки, у протоколах слідчих дій, передбачених статтями 95, 96, 107, 145, 170, 171, 173 та 176 цього Кодексу, обмежуються відомості про цю особу в порядку, передбаченому статтею 52-3 цього Кодексу.

Протокол зачитується всім особам, що брали участь у проведенні слідчої дії, при цьому їм роз’яснюється їх право робити зауваження. Зазначені особи можуть ознайомитися з протоколом особисто.

Вставки і поправки повинні бути застережені в протоколі перед підписами.

Протокол підписують: особа, яка провадила слідчу дію, допитана особа, а також перекладач, поняті, якщо вони були присутні, та інші особи, які були присутні або брали участь у проведенні цієї дії. Якщо хто-небудь з цих осіб через фізичні вади або з інших причин не може особисто підписати протокол, то для підписання протоколу запрошується стороння особа. До протоколу можуть бути додані фотознімки, матеріали звукозапису, кінозйомок, відеозапису, плани, схеми, зліпки та інші матеріали, які пояснюють його зміст.

Коли особа, що брала участь в проведенні слідчої дії, відмовиться підписати протокол, то це зазначається в протоколі і стверджується підписом особи, яка провадила слідчу дію.