7.1 Разработка отчета в режиме Мастера
В окне БД выберите пункт "Отчеты", режим Мастера.
В окне "Создание отчетов" выберите источник данных — таблицу "Группа".
На первом шаге Мастера переведите все поля из области "Доступные" в область "Выбранные" (рис.115).
Рисунок 115 - Разработка Отчета в режиме Мастера
На втором шаге определяется группировка данных в отчете. В данном случае, способ группировки не очень важен, поэтому перейдите к третьему шагу.
На третьем шаге выберите способ сортировки записей — по возрастанию номеров групп.
На четвертом шаге выберите вид макета отчета — Табличный.
На пятом шаге выберите стиль отчета — "строгий".
На шестом шаге задайте имя отчета — "Группы" и нажмите "Готово". Получите отчет, аналогичный приведенному на рисунке 116.
Рисунок 116 - Отчет Группы
Для редактирования откройте заготовку отчета в режиме Конструктора.
Преобразуйте заготовку к виду, показанному на рисунке 117, заменив надписи и внешний вид некоторых объектов отчета. Вставьте дату: меню Вставка→Дата и время…
Рисунок 117 - Отчет в режиме Конструктора
11. Перейдите из режима Конструктора в режим просмотра Отчета (рисунок 118).
Рисунок 118 - Отчет Группы после редактирования
8. Конструирование запросов
Одним из основных инструментов обработки данных в СУБД являются запросы. В Microsoft Access имеется удобное для пользователя графическое средство формирования запроса по образцу — QBE (Query By Example), с помощью которого легко может быть построен сложный запрос.
Запрос строится на основе одной или нескольких таблиц. При этом могут использоваться таблицы базы данных, а также другие запросы. Запрос QBE содержит схему данных, включающую используемые таблицы, и бланк запроса. При конструировании запроса достаточно, работая мышью, выделить и перетащить необходимые поля из таблиц, представленных в схеме данных запроса, в бланк запроса и ввести условия отбора записей.
С помощью запроса можно выполнить следующие виды обработки данных:
выбрать записи, удовлетворяющие условиям отбора;
включить в результирующую таблицу запроса заданные пользователем поля;
произвести вычисления в каждой из полученных записей;
сгруппировать записи с одинаковыми значениями в одном или нескольких полях для выполнения над ними групповых функций;
произвести обновление полей в выбранном подмножестве записей;
создать новую таблицу базы данных, используя данные из существующих таблиц;
удалить выбранное подмножество записей из таблицы базы данных;
добавить выбранное подмножество записей в другую таблицу.
Последовательное выполнение ряда запросов позволяет решать достаточно сложные задачи, не прибегая к программированию.
В Access может быть создано несколько видов запроса:
Запрос на выборку — выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом его является таблица, которая существует до закрытия запроса.
Запрос на создание таблицы — основан на запросе выборки, но в отличие от него результат запроса сохраняется в новой таблице.
Запросы на обновление, добавление, удаление — являются запросами действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах.