§4. Субд Microsoft Access.

СУБД Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Начиная с версии Access 2000, появились также Web-страницы доступа к данным, которые пользователь может просматривать с помощью программы Internet Explorer. Помимо этого, Access позволяет использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению. Присоединив внешние таблицы, пользователь Access будет работать с базами данных в этих таблицах так, как если бы это были таблицы Access.

При создании или открытии файла Microsoft Access (В базе данных Microsoft Access объекты и данные сохраняются в файле .mdb), открывается окно базы данных. Окно базы данных является центром управления файлами Access. Из этого окна пользователи создают и используют любые объекты базы данных Access или проекта Access.

Объекты Microsoft Access

1. Таблицы.

Таблицы — основной объект Access. Список таблиц, составляющих базу данных приложения, появляется в окне базы данных при первом открытии приложения. Кроме этого, Access создает системные таблицы, в которых хранится информация обо всех объектах приложения, и эти таблицы при необходимости также могут отображаться в окне базы данных.

Основные режимы работы с таблицами:

• Режим Таблицы.

• Режим Конструктора.

• Режим Сводной таблицы и Сводной диаграммы.

Существует также дополнительный режим — режим Предварительного просмотра, который позволяет увидеть расположение данных на листе перед осуществлением печати таблицы.

Создание таблиц

Используются три способа создания таблиц:

1. путем ввода даныx;

2. с помощью Конструктора таблиц;

3. с помощью Мастера создания таблиц

Существуют также и другие варианты, создания таблиц. Можно, например, создать таблицу с помощью запроса на создание таблицы. Можно создавать таблицы путем импорта из других баз данных или создавая связи с такими внешними таблицами.

2. ЗАПРОСЫ служат для выбора данных из таблиц, а также для автоматизации операций по обновлению и изменению таблиц;

Запросы - это специальные структуры, предназначенные для обработки данных базы.

С помощью запросов данные упорядочивают, фильтруют, отбирают, изменяют, объединяют, то есть обрабатывают.

Для одной и той же таблицы можно создать множество разных запросов, каждый из которых сможет извлекать из таблицы лишь малую часть информации, но именно ту часть, которая в данный момент необходима.

Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным

В результате работы запроса из общей исходной базы формируется результирующая таблица, содержащая часть общей информации, соответствующую запросу.

Типы запросов

• Запросы на выборку;

• Запросы с параметром;

• Перекрестные запросы;

• Запросы на изменение. Существует четыре типа запросов на изменение:

на обновление записи, на удаление, на добавление записей, на создание таблицы.

• Итоговые запросы.

Анализ данных с помощью запросов

Еще одной функцией запросов Access является анализ данных, которые распределены по разным таблицам. Анализ данных может выполняться с помощью:

• перекрестных запросов, которые позволяют выполнить некоторую обработку таблиц с целью получения сводных данных;

• статистических функций, которые позволяют выполнять различного рода расчеты;

• мастеров, которые позволяют отыскать в таблице повторяющиеся записи и записи, для которых отсутствуют подчиненные записи в связанной таблице;

• сводных таблиц и сводных диаграмм — аналогов соответствующих средств Excel.

Вычисления в запросах.

Существует ряд вычислений, которые можно выполнить в запросе, например, найти сумму или среднее по значениям одного поля, перемножить значения двух полей или вычислить дату, отстоящую от текущей на три месяца. В запросах можно выполнять вычисления следующих типов:

• Встроенные вычисления, называемые «итоговыми», для расчета следующих значений по группам записей или по всем записям, отобранным в запросе: сумма, среднее, число значений, минимальное или максимальное значение, стандартное отклонение или дисперсия.

• Пользовательские вычисления для выполнения расчетов с числовыми и строковыми значениями или значениями дат для каждой записи с использованием данных из одного или нескольких полей. Для ввода таких выражений необходимо создать новое вычисляемое поле. Вычисления снова производятся всякий раз, когда выполняется запрос, поэтому результаты всегда представляют текущее содержимое базы данных. Обновить вычисленные результаты вручную невозможно. 

3. ФОРМЫ. MS Access позволяет организовать удобный и понятный интерфейс пользователя для работы с данными с помощью форм. Формы - настраиваемые диалоговые окна, сохраняемые в БД в виде объектов специального типа. Формы используются в приложении для ввода и отображения данных и содержат элементы управления, с помощью которых осуществляется доступ к данным в таблицах. Позволяют выполнять проверку корректности данных при вводе, проводить вычисления, и обеспечивают доступ к данным в связанных таблицах с помощью подчиненных форм.

Основные функции:

• Ввод и редактирование данных.

• Управление ходом выполнения программы.

• Печать информации из базы данн

• Вывод сообщений о ходе работы

Кнопочная форма

Может быть создана форма, отображаемая в виде кнопочной формы, когда пользователь открывает какую-либо конкретную базу данных.

Подчиненные формы

Подчиненная форма выглядит как часть другой формы. Фактически же, если большая главная форма обеспечивает связь с одной таблицей, то подчиненная форма — с другой таблицей. Пользователь может вводить данные в одну форму и просматривать связанные с ней данные из другой таблицы, не зная, что они хранятся раздельно.

4. ОТЧЕТЫ. Отчеты во многом похожи на формы и позволяют получить результаты работы запросов в наглядной форме, но только не на, экране, а в виде распечатки на принтере. Таким образом, в результате работы отчета создается бумажный документ.

Отчет представляет собой эффективный способ представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом:

1. Создать почтовые наклейки;

2. добавить эмблему или рисунок;

3. Сгруппировать записи по дате исполнения;

4. Вычислить итоговые значения;

5. Представить данные на диаграмме.

5. МАКРОСЫ. Макрос представляет набор макрокоманд, который создается для автоматизации часто выполняемых задач. Группа макросов позволяет выполнить несколько задач одновременно. Макросы выполняют определенные операции, такие как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет.

Условные макросы. В некоторых случаях требуется выполнять макрокоманду или серию макрокоманд только при выполнении некоторых условий. Условие задается любым логическим выражением.

6. Страницы доступа к данным. Страницы доступа к данным представляют специальный тип веб-страниц, предназначенный для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными, хранящимися в базах данных Microsoft Access или в базах данных Microsoft SQL Server. Страница доступа к данным может также включать данные из других источников, таких как Microsoft Excel. Использование страниц доступа к данным для ввода данных аналогично использованию форм ввода данных: пользователь имеет возможность просматривать, вводить, редактировать и удалять данные в базе данных. предоставляет пользователям возможность обновлять или просматривать данные через Интернет или интрасеть.

7. МОДУЛИ. Модули представляют наборы описаний, инструкций и процедур, сохраненных под общим именем для организации программ на языке Microsoft Visual Basic (Microsoft Visual Basic. Визуальная версия языка программирования высокого уровня Basic.).

Существуют два основных типа модулей: модули класса: модуль класса, содержащий описание нового объекта и стандартные модули, в которые помещают процедуры Sub и Function, которые должны быть доступными для всех процедур в этой базе данных.

34