Лабораторна робота № 5

Тема: Конструювання звітів бази даних засобами MS ACCESS і робота з ними.

Мета: Придбати практичні навички зі створення різних звітів із застосуванням інструментальних засобів їхнього конструювання.

Призначення: Істотно розширити знання з технології формування вихідних даних бази за допомогою звітів і набути практичних навичок конструювання звітів різних видів відповідно до індивідуального завдання.

Загальні положення

Для формування вихідного документа бази даних використовуються звіти. У процесі конструювання звіту визначаються склад і зміст його розділів, оформляються заголовки, тексти реквізитів та місце їх розташування, вводяться вирази для додаткових обчислень тощо. При необхідності внесення в звіт даних з декількох таблиць в основу його конструювання може бути покладений багатотабличний запит.

Розглянемо приклад створення звіту в якому виводиться список товарів по групах, що є в продажі. Попередньо створимо запит на вибірку «Товари по групах» на базі таблиць «Групи товарів» і «Товари».

Для створення звіту необхідно у вікні бази даних вибрати об’єкт «Отчеты» і клацнути на кнопці Создать, у результаті чого на екрані відображається діалогове вікно «Новый отчет» (рис. 6.1), де в якості джерела даних вибираємо створений запит.

https://msn.tup.km.ua/pluginfile.php/29867/mod_resource/content/0/Laborat/Acs_5.files/image002.jpg

Рис. 5.1 - Вікно «Новый отчет»

За допомогою цього діалогового вікна можна вибрати один з режимів конструювання звіту: «Конструктор», «Майстер звітів», «Автозвіти» і т.д. У лабораторній роботі вивчається технологія використання Конструктора і Майстра звітів. Інші режими конструювання звітів прості і можуть бути освоєні самостійно.

Створення звіту за допомогою Конструктора. При виборі режиму «Конструктор» на екрані з’являється вікно Конструктора, у якому відображаються порожні розділи звіту (рис. 6.2).

Додання або вилучання розділів звіту може бути виконане по командах меню Вид-Колонтитулы чи Вид-Заголовок/Примечание отчета.

Рис. 5.2 - Вікно «Конструктор отчета»

При розробці звіту у вікні «Конструктор отчета» потрібно заповнити кожен розділ елементами керування відповідно до макета звіту.

Розділ «Заголовок отчета» друкується один раз на початку звіту (на першей сторінці) і може містити емблему, назву, дату тощо.

Розділ «Верхний колонтитул» виводиться у верхній частині кожної сторінки (на першій сторінці – під розділом «Заголовок отчета») і зазвичай містить заголовки стовпців

Розділ «Нижний колонтитул» виводиться в нижній частині кожної сторінки і може містити дату, номер сторінки тощо.

Розділ «Область данных» містить основну частину даних, які потрібно подати у звіті (записи таблиць або запитів), також може містити елементи оформлення. Цей розділ повторюється для кожного запису з джерела даних.

Розділ «Примечание отчета» друкується один раз у кінці звіту (на останній сторінці – перед розділом «Нижний колонтитул») і може містити результати обчислень над усіма записами звіту.

Якщо необхідно групувати записи за певним полем, у вікні «Конструктор отчета» може бути доданий «Заголовок группы» і «Примечание группы». При цьому в розділі «Примечание группы» можуть бути розміщені вирази для підведення підсумків по групах.

У процесі конструювання звіту за допомогою команд меню і кнопок панелей інструментів «Конструктор отчета» і «Панели элементов» розділи звіту заповнюються потрібними елементами. Поля з повторюваними значеннями розміщаються в області даних, а поля, за якими здійснується групування - у заголовку груп.

Розглянемо технологію конструювання однотабличного звіту. У вікні «Конструктор отчета» (рис. 5.2) за допомогою панелі елементів у розділах розміщаються потрібні елементи керування, а також поля запиту (рис. 5.3), перелік яких у разі відсутності викликається клацанням на кнопці Список полей.

Рис. 5.3 - Список полів запиту

Для виконання групування і сортування даних клацанням на кнопці («Сортировка и группировка») панелі «Конструктор отчетов» необхідно викликати однойменне діалогове вікно (рис. 5.4).

Рис. 5.4 - Вікно «Сортировка и группировка»

У зв’язку з тим, що товари повинні бути сортовані за групами, зі списку полів запиту вибирається поле «НазваГрупи» і задається групування за цим полем. Для цього в області «Свойства группы» у рядках «Заголовок группы» і «Примечание группы» варто поставити Да (рис. 5.4).

Назва групи товарів повинна бути представлена один раз. Тому назва групи розміщується в розділі «Заголовок группы» шляхом «перетягуванням» імені цього поля «НазваГрупи» зі списку полів у розділ заголовка. Після цього в разі потреби підпис поля може бути скоригований, установлені тип і розмір шрифту. У цьому ж розділі оформляються підписи полів звіту.

Формування табличної частини звіту виробляється розміщенням відповідних полів у розділі «Область данных» шляхом їхнього «перетягуванням» з вікна «Список полей» з наступним форматуванням. Для виведення відсортованого за алфавітом списку товарів у кожній групі задається сортування по полю «НазваТовару», але в області «Свойства группы» діалогового вікна «Сортировка и группировка» (див. рис. 5.4) у рядках «Заголовок группы» і «Примечание группы» варто поставити Нет.

Для включення розрахункових полів з підсумковими даними необхідно клацнути на кнопці («Поле») панелі елементів керування і помістити елемент «Свободный» у розділі «Примечание группы «НазваГрупи» нижче відповідного підпису в шапці таблиці. Після цього клацанням правої кнопки миші на створеному полі «Свободный» викликати контекстно залежне меню «Поле» (рис. 5.5).

Рис. 5.5 - Контекстно залежне меню «Поле»

Вибір команди Свойства забезпечить виклик діалогового вікна «Поле: Поле ()»:

Рис. 5.6 - Вікно «Поле: Поле ()» (вкладка «Данные»)

При активній вкладці «Данные» клацання на кнопці рядка «Данные» забезпечує виклик вікна «Конструктор выражений», за допомогою якого конструюється потрібний вираз (рис. 5.7).

Рис. 5.7 - Вікно «Конструктор выражений»

Клацання на кнопці ОК повертає до діалогового вікна «Поле: Поле ()». При активній вкладці «Макет» забезпечується вибір формату й інших характеристик цього поля (рис. 5.8).

Рис. 5.8 - Вкладка «Макет» діалогового вікна «Поле:Поле()»

Аналогічно будуються інші поля з виразами. Після конструювання всіх полів розділу «Примечание группы: НазваГрупи» дані потрібно відформатувати.

Якщо кількість записів у таблиці звіту таке, що воно може бути розміщене на декількох сторінках, на кожній з них необхідно вказати номер поточної сторінки. Для цього в розділі «Нижний колонтитул» вікна «Конструктор отчета» створюється поле «Свободный» і в його властивостях за допомогою Конструктора виразів конструюється наступний вираз:

= “Сторінка “ & [Page] & «з» & [Pages].

Також можна скористатись командою меню Вставка – Номера страниц.

У цьому ж розділі звіту для відображення поточної дати і поточного часу на кожній сторінці звіту варто створити поле з введенням у нього виразу =Now(). Можна також скористатись командою меню Вставка – Дата и время. Якщо ж ці дані потрібно розташувати в звіті один раз на першій (останній) сторінці, тоді зазначене поле варто розташувати в розділі «Заголовок отчета» («Примечание отчета»).

Звіт «Перелік товаров на складі», розроблений за допомогою Конструктора, представлений на рис. 5.9.

Рис. 5.9 - Звіт, розроблений за допомогою Конструктора звітів

Ha будь-якій стадії створення звіт може бути попередньо переглянутий за командою Предварительный просмотр меню Файл чи клацанням на однойменній кнопці панелі інструментів.

У цьому режимі на екрані відображається панель інструментів «Предварительный просмотр» (рис. 5.10), за допомогою якої може бути змінений режим попереднього перегляду, забезпечений вихід з цього режиму, а також виконані інші операції.

Рис. 5.10 - Панель інструментів «Предварительный просмотр»

При перегляді звіт відобразиться на екрані таким, яким він буде надрукований (рис. 5.11).

Отриманий звіт необхідно зберегти й у разі потреби надрукувати. Пе­ред друкуванням за допомогою команди меню Файл -Параметры страницы можна вибрати принтер, задати формат паперу, розмір полів, відстань між рядками, орієнтацію звіту на аркуші і т. д.

Рис. 5.11 - Звіт у режимі попереднього перегляду

Розробка багатабличного звіту в режимі «Мастер отчетов».

Конструювання звітів у цьому режимі зводиться до діалогу, коли система послідовно задає питання про звіт і на основі відповідей конструює його. Майстер звітів використовується для створення звітів із групуванням і без нього, підсумкових звітів, однотабличних і багатотабличних звітів і т.д.

Розглянемо технологію конструювання богатотабличного звіту на прикладі таблиць бази даних «Склад». Наведемо приклад створення звіту який відображає для всіх замовників вартість кожного з їх замовленнь з переліком товарів, що ввійшли в кожне замовлення.

Для створення звітів у цьому режимі необхідно в діалоговому вікні «Новый отчет» (рис.5.1) клацнути на пункті «Мастер отчетов», а зі списку джерел даних вибрати таблицю чи запит, дані з яких будуть використовуватися в звіті. Наприклад, як джерело даних використаємо створені в попередній роботі запити «Суми замовлень» і «Вартість товару».

Після клацання на кнопці ОК відкривається перше діалогове вікно «Создание отчетов» у режимі «Мастер отчетов» (рис. 5.12).

Рис. 5.12 - Перше вікно «Создание отчетов»

У цьому діалоговому вікні відображається список таблиць і запитів, що розкривається, для вибору їх як джерела даних, а також списки «Доступные поля:» і «Выбранные поля:» для додавання в звіт потрібних полів. Добір потрібних у звіті полів здійснюється відповідними кнопками.

Якщо в звіті використовуються дані більш ніж однієї таблиці чи запиту, необхідно зі списку таблиць і запитів вибрати необхідні і додати потрібні поля. Набравши усі поля, треба клацнути на кнопці Далее. Вид наступного діалогового вікна залежить від того, з однієї чи декількох таблиць(запитів) обрані поля. Якщо поля обрані з декількох таблиць(запитів), то з’являється друге діалогове вікно «Создание отчетов» в якому вибирається вигляд представлення даних (рис. 5.13).

Рис. 5.13 - Друге вікно «Создание отчетов»

Після клацання на кнопці Далее з’являється третє діалогове вікно «Создание отчетов» (рис. 5.14). За допомогою елементів керування цього діалогового вікна вибираються поля таблиці, що використовується для групування даних.

Рис. 5.14 - Третє вікно «Создание отчетов»

Після клацання на кнопці Далее з’являється четверте діалогове вікно «Создание отчетов» (рис. 5.15).

Рис. 5.15 - Четверте діалогове вікно «Создание отчетов»

Це діалогове вікно дозволяє задати порядок сортування даних у групах звіту. При цьому записи можна сортувати за декількома полями за зростанням або спаданням. Вибравши поля і порядок сортування, слід клацнути на кнопці Далее, що забезпечить відображення п’ятого діалогового вікна(рис. 5.16).

Рис 5.16 - П’яте діалогове вікно «Создание отчетов»

Це діалогове вікно дозволяє за допомогою альтернативного перемикача вибрати макет звіту (ступеневий, блок, структура 1 і т. д.), його орієнтацію (книжкова чи альбомна) і вказати, чи треба автоматично настроювати ширину полів для їхнього розміщення на одній сторінці. Після установки параметрів необхідно клацнути на кнопці Далее, що забезпечить виведення на екран шостого діалогового вікна (рис. 5.17).

Рис. 5.17 - Шосте діалогове вікно «Создание отчетов»

3i списку в правій частині цього вікна можна вибрати необхідний стиль звіту. При вказівці на один з них у лівому вікні з’являється його зразок. Вибравши придатний стиль, треба клацнути на кнопці Далее, що забезпечить виведення на екран останнього - сьомого діалогового вікна «Создание отчетов».

У цьому діалоговому вікні необхідно вказати заголовок звіту і в разі потреби перейти в режим «Конструктор отчета» для зміни його структури і додавання елементів керування. Для цього потрібно включити альтернативний перемикач у стан «Изменить макет отчета».

Після відповідного редагування в цьому режимі звіт матиме вигляд, представлений на рис. 5.18.

Рис. 5.18 - Звіт «Суми замовлень»

Ha будь-якому етапі роботи в режимі «Конструктор отчета» звіт може бути попередньо переглянутий і підготовлений до друку. Звіт «Суми замовлень», підготовлений для друку, представлений на рис. 5.19.

Рис. 5.19 – Фрагмент звіту «Суми замовлень», підготовлений для друку

Розробка багатабличного звіту в режимі «Конструктор». Конструктор звітів дозволяє попередньо створити звіт для головної таблиці, а потім - для підлеглої. Після цього бланк звіту підлеглої таблиці розміщується в розділі «Область данных» головної таблиці. Створення даних звітів розглянути самостійно.

Завдання

1. Використовуючи довідкову систему MS Access, вивчити призначення кнопок панелей інструментів «Конструктор отчетов», «Панель элементов», «Формат(форма/отчет)» і «Предварительный просмотр». Основні кнопки «вирізати» засобами MS Word i представити в звіті з поясненнями.

2. Створений запит в п.2 лабораторної роботи №4, в режимі «Конструктор», перетворити на запит на вибірку без параметра. Створити однотабличний звіт у режимі «Конструктор отчетов». Виконати групування і сортування даних. Вікно розробленого звіту надрукувати. Розроблений звіт запустити на виконання з видачею результатів на друк.

3. Створити звіт у режимі «Мастер отчетов» на базі першого завдання п.3 лабораторної роботи №4. У звіті застосувати поля, що обчислюються, групування за обраним полем, розподіл елементів звіту по сторінках і т. д. Вікно розробленого звіту надрукувати. Розроблений звіт запустити на виконання з друком результатів.

4. Створити й надрукувати з поясненнями стрічковий автозвіт на базі перехресного запиту створеного в лабораторній роботі № 4 відповідно до вашого варіанту з підведенням загальних підсумків.

5. Створений запит в п.1 лабораторної роботи №4, в режимі «Конструктор», змінити таким чином, щоб поряд з окладами співробітників виводились дані про їхні обсяги продажів (суми виконаних замовлень) за N –ий місяць поточного року (N – номер варіанта). У режимі «Конструктор отчетов» створити звіт «Розрахунково-платіжна відомість» за N–ий місяць поточного року. У звіті застосувати поля що обчислюються.

Провести розрахунки за такими формулами:

Премія - 30% від окладу, якщо об’єми продажів(суми виконаних замовлень) перевищують 500 грн;