Презентация как один из эффективных методов Special event

Презентация — это целенаправленный процесс распро­странения информации, источником которой выступают ее ор­ганизаторы и исполнители, а ее потребителем — аудитория.

Цель любой современной презентации — облегчение про­цесса восприятия информации с помощью запоминающихся образов, о каком бы виде презентаций (продажа, демонстрация, доклад и т. д.) мы ни говорили. Характер презентации опреде­ляется ее целями, особенностями аудитории, исполнителем, а также рядом других факторов. Этим и объясняется разнообразие презентаций. Так, цель презентации может быть популяризатор­ская или рекламно-информационная, научно-просветительская или образовательная. Примерами презентаций являются как сообщение, опубликованное на обычной информационной доске, так и демонстрация выставленного экспоната, а также доклад перед аудиторией. В настоящее время широкое распространение получили мультимедийные демонстрации благодаря возможно­сти многоаспектного, разнопланового взгляда на объект такой презентации. Известный специалист в области презентаций Роберт Линдстром считает, что начало презентациям положил первобытный человек, нарисовавший на стене пещеры рисунок, поясняющий его рассказ соплеменникам. С тех пор зрительные образы помогают людям общаться, объяснять, понимать, воспри­нимать и запоминать информацию. В человеческом мозгу 30% занимают нейроны, отвечающие за зрение, 8% нейронов обес­печивают тактильное восприятие и только 3% отвечают за слух. Таким образом, ученые нашли обоснование поговорке: "Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать". Между тем презента­ции обычно не решают альтернативную задачу (или видеть, или слышать), а ищут пути наиболее эффективного воздействия как на органы слуха, так и на органы зрения. Одновременное воз­действие на два важнейших органа восприятия (восприятие — сложный процесс приема и преобразования информации, обес­печивающий организму отражение объективной реальности и ориентировку в окружающем мире) позволяют достичь гораздо большего эффекта. Интересно, но, по данным Центра приклад­ных исследований Вортоновской школы Университета штата Миннесота, получается, что человек запоминает 20% услышан­ного, 30% увиденного и более 50% того, что он видит и слышит одновременно¹.

Презентация — это сильный прием воздействия на партне­ров, потенциальных клиентов и коллег. Правда, от руководства компании требуется определенная решительность, поскольку часть должна быть краткой и деловой, поэтому оптимальное количество выступающих не превышает трех-четырех че­ловек. Ведь задача презентации — создать благоприятное впечатление у гостей, а не утомить их пространственными размышлениями.

Демонстрация предмета. Поскольку мы рассматриваем презентацию с точки зрения BTL-коммуникаций, то следует подчеркнуть, что именно она является наиболее удобным ме­стом для втягивания ее участников в процесс "познания нового товара". Например, если на презентации демонстрируется но­вый автомобиль, то нужно, чтобы гостям предлагали сесть за руль, проверить на себе удобство его кресел, осмотреть мотор и багажник. Соответственно, если это продукты питания, то гостей нужно приглашать дегустировать, одновременно угощая их спиртным, так как алкоголь понижает степень критичности восприятия окружающего.

Переход границ обыденного. Однако для достижения макси­мально возможного эффекта от презентации как от BTL-акции желательно постараться сделать так, чтобы гостям и участникам было что потом вспоминать.

Уже давно в ходе проведения презентаций широко использу­ется демонстрация видеоряда. Демонстрируемые на презентации ролики не должны быть уж слишком заумными, а напротив — простыми и понятными, но интересными для присутствующих как по замыслу, так и по воплощению.

Наполнение презентации развлекательными компонентами зависит от целей мероприятия и размеров бюджета. Она должна стать настоящим праздником, поэтому этой стороне надо уделить особое внимание.

Музыкальный фон, сопровождающий презентацию, должен быть ненавязчивым, можно пригласить оркестр легкой джазовой музыки.

Почему-то гости особенно позитивно воспринимают органи­зацию презентации в национально-фольклорном стиле. Однако следует четко себе представлять, что где-то будут лучше всего смотреться девушки в расшитых кокошниках, коротких сарафанах и русских сапогах, а где-то наряженные в японские кимоно веерами в руках. И здесь опять-таки очень многое зависит от продукции — т. е. главной темы презентации. Если это конди­ционеры, то без оформления в японском стиле вам не обойтись, так как существует замечательное японское хайку: "Продавец вееров принес нам охапку ветра! Ну и жара!" Это хайку явится не только оригинальным девизом самой презентации, но и есте­ственным образом задаст ей тон.

Фуршет. Для фуршета организуется стол со спиртными напитками, соками и легкими закусками. Этот этап презентации очень способствует неформальному общению гостей и возник­новению контактов.

Одаривание гостей. Конкурсы и подарки — неотъемлемая часть презентации. Но следует особо тщательно подойти к этому вопросу. За участие в конкурсах, гости получают памятные при­зы; причем обязательно что-нибудь полезное. Раздача подарков "от фирмы" гостям должна производиться не в момент их при­бытия, а уже в самом конце презентации, чтобы не связывать им руки лишними пакетами или коробками. Следить за тем, чтобы ни один гость не ушел без подарка, должны специально выделенные люди.

Фиксация презентации. На презентации крайне жела­тельно организовывать видеосъемку. Видеозапись подобного мероприятия очень важный во всех отношениях документ.

Представители СМИ всегда были и будут едва ли не самыми дорогими гостями на ваших презентациях. Поэтому о них необ­ходимо позаботиться самым лучшим образом, но в то же время и не заискивать перед ними. Конечно, журналист незаменим, однако и он должен знать свою цену!

Завершение презентации. В конце концов гостей благода­рят, и они начинают расходиться. При этом музыка должна иг­рать до тех пор, пока помещение не покинул последний из гостей. Конечно, сегодня у многих из тех, кого обычно приглашают на презентации, имеются собственные автомобили, но, поскольку водить автомобиль в нетрезвом состоянии не рекомендуется,

необходимо организовывать развоз гостей по домам на ранее вызванных машинах.

Семь классических способов начать презентацию

1. Вопрос. Заданный членам аудитории вопрос способствует активизации мыслительного процесса. Это приводит к тому, что человек акцентирует свое внимание на ведущем и на той инфор­мации, которую он пытается донести до слушателя.

2. Факт. Поразительная статистика или малоизвестный факт вызывает интерес зрителя/слушателя, возникает жела­ние выслушать ведущего до конца, чтобы удовлетворить свое любопытство.

3. Ретроспектива/перспектива. Обращение к прошлому или взгляд в будущее всегда вызывает сильное эмоциональное воздействие на человека. Однако нужно учитывать тот факт, что эмоции могут быть как положительными, так и отрицательными. Положительные эмоции стимулируют субъект к достижению цели, в данном случае к приобретению товара, связанного с при­ятными воспоминаниями, а отрицательные — наоборот.

4. Анекдот. Короткая интересная история из жизни.

4. Цитата. Выдержка из уважаемого источника, в которой идет речь о вашем бизнесе.

4. Афоризм. Легко узнаваемое крылатое выражение.

4. Аналогия. "Будьте как дети!" — говорит нам Библия и... будет просто отлично, если в ходе презентации для какого-то номера вы сможете использовать детей. Во-первых, это всегда умиляет, во-вторых, вспоминания о детстве опять-таки на­страивают на мажорный лад. Так что привлечение к участию в презентации детей — отличный ход для того, чтобы сделать ее еще более интересной и впечатляющей.

Пятнадцать принципов развития презентации 1. Модульный. В основу любой презентации следует поло­жить модульный принцип ее организации, т. е. ей следует со­стоять из нескольких легкозаменяемых модулей, объединенных общей темой. В случае непредвиденных обстоятельств любой их этих модулей может быть незаметно заменен на другой и при этом никто ничего не заметит.

2. Хронологический. События презентации должны следо­вать по четко продуманному временному плану, иначе какие-то модули вашего действа могут показаться излишне затянутыми, _а какие-то слишком короткими.

3. Географический. Организация презентации должна быть такой, чтобы более понятные собравшимся географические объекты упоминались в первую очередь, а малоизвестные — во вторую. Нет смысла разыгрывать на презентации "экспедицию в Тимбукту", но вот показать национальный мордовский танец в одной из губерний Поволжья и можно, и нужно. С другой сто­роны, правило "чем проще, тем лучше" тоже никто не отменял. Недаром англичане по этому поводу говорят, что "все, что вы когда-нибудь придумаете в Къоу, уже давным-давно есть в Катманду".

4. Пространственный. Метафоры и аналогии из окружаю­щего мира приветствуются, так как придают нашим идеям объ­емность и помогают их лучше воспринимать.

5. Проблема/решение. Организация презентации может быть посвящена решению или рассмотрению какой-нибудь важной проблемы, что позволяет усилить ее эффективность применением BTL-коммуникаций. В этом случае легче подоб­рать образцы и подарки для раздачи, продукты для дегустации. Кроме того, людям всегда приятно узнавать, что они участвуют в деле, имеющем общественную значимость, и какая-то из суще­ствующих проблем так или иначе решается с их помощью или находится на пороге своего решения.

6. Выход/действие. Организация презентации вокруг одного или нескольких возможных решений создавшейся ситуации и необходимых для этого действий.

7. Возможность/средства. Организация презентации во­круг какой-нибудь деловой возможности и мер, которые вы или ваша компания собираетесь предпринять, чтобы восполь­зоваться ею.

8. Концепция/функции. Организация презентации посвя­щается предпринимательской идее, методу или технологии и многочисленным вариантам ее применения, проистекающим из ее сущности. Например, это может быть открытие сети магази­нов "Цветик-семицветик" с раздачей семилопастных цветных значков и многоцветных сувениров.

9. Особенности/преимущества. Организация презентации вокруг нескольких особенностей вашего продукта или услуги и конкретных преимуществ, обусловленных этими особенно стями.

10. Ситуационный анализ. Рассказ о том, как вы или ваша компания разрешили какую-то одну конкретную проблему или удовлетворили требования конкретного клиента, и полное опи­сание, которое вы даете по ходу выступления вашему бизнесу и его окружению.

11. Аргумент/заблуждение. Вы выдвигаете аргументы против собственного решения, а потом сами же их опровергаете, обращая внимание на заблуждения (или ошибочные убеждения), на которых основаны эти аргументы.

12. Сравнение/контраст. Организация презентации вокруг серии сравнений, иллюстрирующих отличия вашей компании от других. Сейчас такой метод особенно популярен в Японии, где доказал свою эффективность, хотя раньше его считали не совсем этичным.

13. Параллельные пути. Последовательное описание не­скольких связанных между собой идей, причем каждая из этих идей раскрывается в процессе их общего рассмотрения.

14. Риторические вопросы. Такие вопросы обычно не тре­буют ответов. Тем не менее их все-таки задают, причем пред­полагается, что они актуальны для аудитории, и потом на них даются ответы.

15. Перечисление. Как известно, на презентации не надо много говорить, однако перечислить ряд важных положений для усвоения присутствующими соответствующей информации просто необходимо. Ведь иначе о чем они сами будут говорить, возвратившись от вас? Конечно, оригинальность и качество по­даваемых блюд и напитков имеет очень большое значение, но презентация — это все-таки не коктейль-пати, а мероприятие информационно-рекламного характера.

Основные статьи расходов

Пришло время рассмотреть основные статьи расходов. Со­трудникам, непосредственно занимающимся прямой рекламой, доподлинно известно, что для проведения промоушн-акции тре­буется смета, как и для проведения любого имиджевого мероприя­тия. Но из чего складывается смета для проведения праздника?

Основными статьями расходов будут планирование ме­роприятия, оплата труда исполнителей, организация, коорди­нация и контроль, а также стоимость сценария, режиссуры и постановки, прокат музыкального и светового оборудования, оформительские работы и т. д. Исходя из пожеланий заказчика и определяется общая сумма расходов на презентацию.