36. Дискусія. «Мозковий штурм»

Дискусія — це форма колективного обговорення, мета якої виявити істину через зіставлення різних поглядів, правильне розв’язання проблеми. «Мозкови́й штурм», (англ. brainstorming, нім. Brainattack f, Brainstorm m) — популярний метод висування творчих ідей у процесі розв'язування наукової чи технічної проблеми, сеанси якого стимулюють творче мислення. Для проведення сеансу комплектують спеціальну групу з представників науково-дослідних, конструкторських, виробничих та інших підрозділів фірми — переважно від 6 до 10 чол. Призначають голову групи, який добре обізнаний з технікою застосування методу «М.ш.». До групи, як правило, входять 1-2 чол., які взагалі не обізнані з проблемою і є спеціалістами з інших галузей науки і техніки. Сеанс здійснюється в два етапи. На першому допускається (й навіть заохочується) висування навіть безглуздих, як на перший погляд ідей, що їх записують, як правило, на магнітну стрічку всі без винятку за принципом: що більше ідей, то краще. Критикувати висловлені ідеї забороняється, тому що передчасне оцінювання ідей може вбити творчий ентузіазм, особливо у неспеціалістів. Допускається уточнення та комбінування ідей.

На другому етапі всі висунуті ідеї уважно вивчають висококваліфіковані спеціалісти-експерти й оцінюють за допомогою спеціальних таблиць критеріїв, розроблених заздалегідь. Більшу частину висловлених пропозицій відкидають, а ті ідеї, які найбільшою мірою відповідають усім критеріям, передають на розробку і впровадження у виробництво.

Ефективність методу «мозкового штурмування» зменшується, якщо в групі є сильна особа, що домінує над іншими, якщо недостатня кваліфікація учасників або якщо їх дуже багато.

37. Класифікація документів

Документ – це засіб закріплення на спеціальному матеріалі (папері) результатів діяльності установи або фірми.

Класифікація службових документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців.

Документи поділяють за такими основними ознаками:

¨ за назвою - наказ, протокол, статут, акт, довідка;

¨ за походженням - службові та особисті;

¨ за місцем складання - внутрішні та зовнішні;

¨ за напрямком - вхідні та вихідні;

¨ за формою - типові, трафаретні, індивідуальні;

¨ за способом фіксації - письмові, графічні, акустичні, фото- та кінодокументи;

¨ за стадіями створення - оригінали та копії;

¨ за терміном зберігання - тимчасового зберігання (до 10 років), тривалого зберігання (понад 10 років), постійного зберігання;

¨ за змістом - організаційно–розпорядчі, фінансово–розрахункові, постачально–збутові тощо.

В управлінській (службовій) діяльності установ і фірм особливе місце займає організаційно-розпорядча документація (ОРД), яку поділяють на 5 груп:

¨ організаційна – положення, правила, статути, інструкції;

¨ розпорядча – розпорядження, постанови, накази;

¨ довідково-інформаційна – листи, телеграми, доповідні записки, довідки, акти тощо;

¨ з кадрових питань (по особовому складу) – заяви про працевлаштування, автобіографії, резюме, характеристики, накази по особовому складу, особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки тощо;

¨ офіційно-особисті документи - пропозиції, заяви та скарги громадян, розписки та доручення.