Работа с листами Вставка и удаление листов

По умолчанию в книге Microsoft Office Excel содержатся три листа, но при необходимости листы можно добавлять (включая такие типы листов, как листы диаграмм, листы макросов и листы диалогов) и удалять. Также можно изменять количество листов по умолчанию для новой книги. Имя (или заголовок) листа отображается на его ярлычке в нижней части экрана. По умолчанию листам присваиваются имена «Лист1», «Лист2» и т. д., но имя любого листа на более подходящее.

Вставка нового листа

Чтобы вставить новый лист, выполните одно из следующих действий.

• Чтобы быстро вставить новый лист после существующих листов, щелкните вкладку Вставить лист в нижней части экрана.

• Чтобы вставить новый лист перед существующим, выберите этот лист, нажмите на вкладке Главная в группе Ячейки кнопку Вставить и выберите команду Вставить лист.

Одновременная вставка нескольких листов

1. Удерживая нажатой клавишу SHIFT, выберите столько ярлычков листов книги, сколько листов требуется вставить в открытую книгу.

Например, если требуется добавить три новых листа, выберите три ярлычка существующих листов.

2. На вкладке Начальная страница в группе Ячейки щелкните Вставка, а затем выберите команду Вставить лист.

3. Чтобы изменить порядок следования листов в книге, щелкните ярлычок листа, который необходимо переместить, и перетащите его в необходимое местоположение.

Переименование листа

1. В строке ярлычков листов щелкните правой кнопкой мыши ярлычок, который требуется переименовать, и выберите командуПереименовать.

2. Выделите текущее имя и введите новое.

 СОВЕТ.   При печати листа можно вывести его имя.

Печать имен листа

1. На вкладке Вставка в группе Текст выберите команду Колонтитулы.

2. В представлении Разметка страницы щелкните в том месте, где должно отображаться имя листа.

3. В группе Работа с колонтитулами нажмите кнопку Имя листа  .

Удаление одного или нескольких листов

1. Выделите лист или листы, которые требуется удалить.

2. На вкладке Начальная страница в группе Ячейки щелкните стрелку рядом с командой Удалить, а затем выберите команду Удалить лист.

Вопрос 28. Адреса ячеек. Абсолютные и относительные адреса. Автозаполнение. Типы данных. Форматирование таблиц. Ячейки идентифицируются по их положению в таблице, или адресу. Этот адрес представляет собой название столбца, за которым следует номер строки. Поэтому первая ячейка рабочего листа, расположенная в его верхнем левом углу, имеет адрес А1, самая левая ячейка второй строки — А2, а верхняя ячейка второго столбца — В1. Обычно адрес ячейки состоит из буквенного названия столбца и номера строки. Можно использовать также систему ссылок на ячейки R1C1, которая имеет такое название, поскольку первая ячейка таблицы, А1, в этой системе характеризуется адресом R1C1. Обратите внимание на два отличия в способах адресации ячеек. * Система адресации R1C1 не использует буквенный заголовок столбцов.

При выборе данной системы на вкладке Общие (General) диалогового окна Сервиса Параметры (Tools=>Options) буквенные заголовки столбцов меняются на числа (рис. 1.2). ? В системе адресации R1C1 сначала указывают номер строки, а затем— номер столбца, на пересечении которых расположена ячейка. При обычной системе адресации заголовок столбца указывается первым. Основное преимущество обычной системы адресации заключается в том, что она короче. Поэтому многие пользователи считают, что ее применение, особенно в формулах, удобнее, так как не приходится каждый раз обращаться к сокращению R (строка) и С (столбец). Недостатком данной системы является то, что столбцы после 26-го именуются двумя буквами (всего в рабочем листе 256 столбцов).

При работе с широкими листами система адресации R1C1 оказывается достаточно удобной. Предположим, необходимые данные находятся в ячейке R1C52. Из адреса ясно, насколько далеко они расположены по отношению к первой ячейке таблицы. А если знать, что данные содержатся в той же ячейке с адресом AZ1, будет ли вам столь же очевидно их расположение? Определение активной ячейки Независимо от используемой системы ссылок на ячейки, Excel выделяет ячейку, с которой работают в настоящее время (эта ячейка называется активной, или текущей), несколькими способами. ? Адрес ячейки находится в поле слева непосредственно над строкой заголовков столбцов (в поле Имя (Name)). ? Выделяются заголовки строки и столбца, на пересечении которых находится ячейка.

Абсолютные и относительные адреса. Абсолютный адрес – это не изменяющийся при копировании и перемещении формулы адрес ячейки, содержащий исходное данное (операнд) Для указания абсолютной ссылки вводится символ $ .Различают два типа абсолютной ссылки: полная и частичная. Полная абсолютная ссылка указывается если при копировании или перемещении адрес клетки содержащий исходное данное не меняется. Для этого символ $ ставится перед наименованием столбца и номером строки. Пример. $B$5; $D$12- полные абсолютные ссылки. Частичная абсолютная ссылка указывается если при копировании и перемещении не меняется номер строки или наименование столбца. При этом символ $ в первом случае ставится перед номером строки а во втором перед наименованием столбца. Пример. B$5, D$12 – частичная абсолютная ссылка не меняется номер строки, $B5, $D12- частичная абсолютня ссылка не меняется наименование столбца. Относительная ссылка- это изменяющийся при копировании и перемещении формул адрес ячейки, содержащий исходное данное (операнд). Изменение адреса происходит по правилу относительной ориентации клетки с исходной формулой и клеток с операндами. Формула написания относительной ссылки совпадает с обычной записью.

Автозаполнение. автозаполнение в Microsoft Excel служит для облегчения работы пользователям. Например, чтобы не печатать целый столбец с ячейками, содержимое которых увеличивается на одинаковые промежутки. К этим параметрам можно отнести номера пунктов, дни недели, месяца и т.д.

Для автозаплнения в Excel используется только курсор в виде черного плюса, соответственно, если он появился заполнять данные в ячейках можно автоматически. Данная функция работает не только с числами. Можно автоматически прописывать дни недели, названия месяцев и даже самому вручную (в настройках) вписывать списки, которые в дальнейшем будут использоваться для автозаполнения. Для этого во вкладке Файл тыкаем в раздел Параметры. Далее Дополнительно – прокручиваем список до низа, и во вкладке Общие нажимаем на кнопку Изменить списки. После заполнения всех данных, в примере я добавил падежи русского языка и после начала их расстановки в ячейках, можно будет способом, описанным выше, проводить автозаполнение.

Типы данных. Excel позволяет вводить в ячейки три типа данных: числа, текст, формулы. Текст может использоваться для заголовков таблиц, объяснения или пометок на рабочем листе. Если Excel не распознает тип данных как числовой или как формулу, то данные воспринимаются как текст.  Числа используются для представления цифровой информации и могут быть введены в различных форматах: общем, денежном, финансовом, процентном и т. д. Дата и время могут также рассматриваться как числа.  Формулы, введенные в ячейку, производят вычисления, управляют работой базы данных, проверяют свойства и значения ячеек и используются для задания связи между ячейками и массивами с помощью адресных ссылок.  Любая формула начинается со знака (=). Если в ячейку введена формула, то по умолчанию ячейка будет показывать результат расчета.  Форматирование таблиц. Форматирование столбца таблицы

1. Выделите столбцы для форматирования.

2. Выберите в меню команду Формат, и затем требуемую операцию (табл. 1).

Таблица 1. Форматирование столбца таблицы Excel

Отобразить

Автоподбор ширины

Скрыть

Ширина

Стандартная ширина

Вопрос 29. Разбиение окон. Фиксирование окон-фрагментов. Отслеживание взаимосвязи ячеек. Разбиение окон. Окно текущего рабочего листа может быть разделено на две или четыре части. Каждая панель показывает один и тот же рабочий лист, но любая из панелей может использоваться независимо для просмотра различных частей рабочего листа. Эта возможность полезна при создании формул для выбора ячеек, находящихся далеко друг от друга.

Позиция активной ячейки, строки или столбца определяет тип разделения (при выделении строки - вдоль листа, столбца - поперек, ячейки - на четыре части).

1. Выделите подходящую ячейку, строку или столбец.

2. Выберите Окно, Разделить (Window, Split).

Рабочий лист разделится, и появятся полосы разделения поперек или вдоль рабочего листа. Например, верхнее левое окно может использоваться для просмотра данных, в то время как нижнее правое для просмотра результатов вычислений.

Как только окно будет разделено, команда Разделить изменится на команду Снять разделение (Remove Split). Для удаления разделения окна нужно выбрать эту команду. Фиксирование окон-фрагментов. Строки и столбцы, содержащие заголовки, могут быть зафиксированы на месте, подобно именам строк и столбцов. Заголовки остаются на месте, в то время как пользователь может просматривать содержимое рабочего листа. Фиксация заголовков особенно эффективна для улучшения читаемости больших таблиц, строки или столбцы которых находятся за пределами видимого экрана.

Позиция активной ячейки будет определять, какие строки и/или столбцы станут заголовками в результате прокрутки окна:

• выделение строки фиксирует верхнюю строку в качестве заголовка;

• выделение столбца фиксирует левый столбец в качестве заголовка;

• выделение ячейки фиксирует верхнюю строку и левый столбец в качестве заголовка.

1. Выделите подходящую ячейку, строку или столбец.

2. Выберите Окно, Закрепить области (Window, Freeze Panes).

Переместите бегунок и просмотрите таблицу при зафиксированных строках заголовка.

Если заголовок уже зафиксирован, команда Закрепить области изменится на команду Снять закрепяение областей (Unfreeze Panes). Используйте эту команду для того, чтобы отменить фиксацию областей. Отслеживание взаимосвязи ячеек. В Excel появились так называемы трассировщики. Трассировщики позволяют найти влияющие ячейки (ячейки, на которые ссылается формула в текущей ячейке), зависимые ячейки (ячейки, содержащие формулы, которые ссылаются на текущую ячейку) и таким образом устанавливаются источники ошибки для любой ячейки рабочего листа. Вопрос 30. Копирование и перемещение. Специальное копирование. Перемещение и копирование данных является одной из основных операций, используемых при работе с табличными данными, при этом копируется на новое место не только содержимое ячеек, но и их форматирование.

Перемещение и копирование содержимого ячеек можно осуществить двумя способами:

• командами меню Правка (Edit);

• перетаскиванием с помощью мыши.

Как только пользователь выделит ячейку и выберет команду Вырезать или Копировать (Cut или Сору) в меню Правка (Edit), Excel произведет копирование содержимого ячейки в буфер обмена.

При перемещении данные исходных ячеек будут вставлены на новое место.

Копирование данных используется для дублирования информации. Как только содержимое одной ячейки скопировано, оно может быть вставлено в отдельную ячейку или в область ячеек неоднократно. Кроме того, выбранная область окружается подвижной пунктирной границей, которая будет оставаться до тех пор, пока операция не будет завершена или отменена.

Граница выглядит как пульсирующая точечная рамка, окружающая выделенный объект. Вставка содержимого ячеек возможна только тогда, когда существует эта граница.

Использование команды Вставить (Paste) в меню Правка (Edit) после выбора команды Вырезать (Cut) будет отключать границу.

Использование команды Вставить (Paste) после команды Копировать (Сору) не будет отключать границу, т.е. пользователь может продолжать указывать другие места назначения для вставки данных и применять команду Вставить снова.

Нажатие клавиши Enter будет вставлять выделенную область на новое место, указанное мышью, и отключать границу.

Нажатие клавиши Esc будет отменять операцию копирования в буфер и отключать границу.

Когда вставляются данные из более чем одной ячейки, требуется указать только левый верхний угол области ячеек на рабочем листе, в которую осуществляется вставка.

Перемещение и копирование с помощью меню

1. Выделите область ячеек для копирования.

2. Для перемещения щелкните кнопку Вырезать -  или выберите команду Вырезать из меню Правка (Edit, Cut). Excel показывает границу, окружающую область вырезания.

3. Для копирования щелкните по кнопке Копировать -  или выберите Правка, Копировать (Edit, Copy). Excel показывает границу, окружающую область копирования.

4. Выберите место (верхнюю ячейку области) вставки.

5. Щелкните по кнопке Вставить -  нажмите Enter или выберите Правка, Вставить (Edit, Paste).

Возможность Перетаскивания (Drag and Drop) позволяет перемещать или копировать содержимое выделенных ячеек с помощью мыши. Эта возможность особенно полезна при .перемещении и копировании на небольшие расстояния (в пределах видимой области рабочего листа).

Перемещение и копирование перетаскиванием

1. Выберите область ячеек для перемещения.

2. Переместите указатель мыши на обрамление выделения.

3. Перетащите выделение с помощью указателя на новое место. Область ячеек будет перемещена на новое место.

4. Если при перетаскивании удерживать нажатой клавишу Ctrl, область ячеек будет скопирована на новое место.

Специальное копирование. Специальное копирование данных между файлами включает в себя команду Специальная вставка (Paste Special) в меню Правка (Edit). В отличие от обычного копирования данных с помощью команды Вставить (Paste) команда Специальная вставка (Paste Special) может быть использована для вычислений и преобразования информации, а также для связывания данных рабочих книг (эти возможности будут рассмотрены в следующей главе).

Команда Специальная вставка (Piste Special) часто используется и для копирования атрибутов форматирования ячейки.

1. Выделите ячейку или ячейки для копирования.

2. Выберите Правка, Копировать (Edit, Copy).

3. Выделите ячейку или ячейки, в которые будут помещены исходные данные.

4. Выберите Правка, Специальная вставка (Edit, Paste Special). Диалоговое окно Специальная вставка содержит несколько параметров для вставки данных

5. Установите необходимые параметры, например форматы (при колировании форматов изменяется только форматирование, а не значение ячеек).

6. Выберите ОК .

Первая группа параметров диалогового окна Специальная вставка (Paste

Special) позволяет выбрать содержимое или атрибуты форматирования, которые необходимо вставлять. При выборе параметра Все (АИ) вставляются содержимое и атрибуты каждой копируемой ячейки на новое место. Другие варианты позволяют вставлять разные комбинации содержимого и/или атрибутов.

Вторая группа параметров применяется только при вставке формул или значений и описывает выполняемые операции над вставляемой информацией в ячейки, которые уже содержат данные (табл. 19).