7. Мовний етикет у писемному професійному спілкуванні

Мовний етикет – це правила мовленнєвої поведінки, вироблені національним колективом мовців.

Дотримання правил етикету в писемному професійному мовленні є свідченням поваги до адресата, ввічливості, вихованості і сприяє налагодженню добрих ділових стосунків.

Правила мовного етикету особливо добре слід знати тим, хто складає ділові листи. Їм потрібно завжди пам’ятати так зване “золоте правило” ведення ділової кореспонденції: ввічливість, коректність, аргументованість.

Основними правилами мовного етикету в писемному мовленні є такі:

1. Розпочинати лист слід із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості, при цьому потрібно використовувати офіційні форми звертань, наприклад: Шановний Іване Андрійовичу! Шановна пані Ясинська! Високоповажний Міністре! Шановний пане директоре!

2. Займенники Ви, Ваш і под. треба писати з великої літери як вияв поваги до адресата.

3. У початковій фразі варто ввічливо висловити – залежно від ситуації – подяку, підтвердження, прохання, посилання на попередній лист, розмову, зустріч тощо, наприклад: Ми щиро вдячні Вам за те, що... Із вдячністю підтверджуємо отримання Вашого листа... У відповідь на Ваш запит повідомляємо... Звертаємося до Вас із проханням...

4. Невдоволення та відмову потрібно також висловлювати ввічливо і коректно, наприклад: Вибачте, але ми змушені нагадати Вам про необхідність оплатити рахунок за... . Гадаємо, що це лише непорозуміння.

5. Щоб пом’якшити тон листування, слід активні форми дієслова замінити пасивними, увести вставні слова, пор.: Ви досі не висловили пропозицій щодо нашого спільного проекту. - Пропозиції щодо нашого спільного проекту Вами досі не висловлено. За такі результати праці Ви не можете отримати премії. – На жаль, за такі результати праці Ви не можете отримати премії.

6. У завершальному реченні можна повторити подяку, ще раз перепросити, висловити запевнення чи сподівання, наприклад: Дозвольте ще раз подякувати Вам... Ще раз перепрошуємо за цю прикру помилку. Запевняємо, що ми зробимо все можливе для вчасного завершення... Сподіваємося на плідну і взаємовигідну співпрацю.

7. Закінчувати лист слід прощальною фразою на зразок: З повагою... Із вдячністю і пошаною... З найкращими побажаннями...

8.Постскриптум ( РS, приписка) наприкінці листа можливий лише за умови, що після його написання сталася подія, про яку неодмінно треба повідомити. Після постскриптуму знову потрібно поставити дату і підпис.

9. Вимоги до складання й оформлення окремих типів документів (заява, автобіографія, характеристика, резюме, розписка, доручення).

9.1. Автобіографія — документ, у якому особа описує своє життя та діяльність власноручно у хронологічній послідовності з посиланням на склад сім'ї. Основна вимога до такого документа — досягти вичерпності потрібних відомостей і лаконізму викладу.

Кожне нове повідомлення починається з абзацу. Усі відомості про себе викладають у розповідній формі від першої особи і таким чином, щоб можна було скласти уявлення про життєвий шлях, кваліфікацію та громадську діяльність автора.

В автобіографії наводяться такі відомості:

— назва виду документа (Автобіографія);

— прізвище, ім'я по батькові автора (теперішні та колишні, якщо були зміни) у називному відмінку;

— число, місяць, рік та місце народження;

— відомості про навчання;

— відомості про трудову діяльність;

— участь у громадському житті;

— короткі відомості про батьків (прізвище, ім'я по батькові теперішні та ко­лишні (якщо були зміни), дата народження (смерті, якщо померли), де й ким працюють; якщо не працюють, то зазначити причину;

— сімейний стан та склад сім'ї;

— паспортні дані, домашня адреса і номер телефону;

— дата складання (ліворуч), підпис (праворуч).

Автобіографія зберігається в особовій справі.

9.2. Резюме (від. франц. "висновок") — це доку­мент, у якому особа подає короткі відомості про навчання, і трудову діяльність, професійні навички й якості у спеціально встановленому порядку.

Щодо написання резюме, розташування його реквізитів не­має суворих правил. Найпоширенішим є формуляр-зразок, у н кому подаються такі реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Прізвище, ім'я та по батькові особи, яка складає резюме.

3. Контактні адреса та телефон (мобільний телефон, номер пейджера, факс, е-mail, адреса в Інтернеті).

4. Мета написання резюме.

5. Дані про освіту.

6. Дані про досвід роботи (обидва пункти заповнюються у зворотному хронологічному порядку).

7. Інші відомості на вимогу роботодавця (знання іноземних мов, володіння навичками роботи з комп'ютером, права водія, наявність друкованих праць тощо, в тому числі уподобання).

8. Особисті дані (місце проживання, сімейний стан).

Основна вимога до такого документа — вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу. На відміну від автобіогра­фії, резюме позбавлено елемента описовості.

У фірмах, інституціях, агенціях, установах зазвичай здійснюється комп'ютерне вивчення резюме (тому іноді воно подається не особисто, а надсилається електронною поштою). Принцип комп'ютерного оброблення резюме — виокремлення головних (стрижневих) слів: назв компаній, фірм, посад, стажу роботи, здобутої освіти. Комп'ютер "переглядає" резюме кож­ного з претендентів на заміщення вакантних посад і відповідно ю кількості знайдених стрижневих слів надає документові псиний порядковий номер.

Аби досягти успіху у складанні резюме, дотримуйтеся та­ких вимог:

• Формулюйте свою мету чітко, зрозуміло, дохідливо.

• Намагайтеся вжити якомога більше фахових слів, що відповідають посаді, яку хочете обійняти. Під час комп'ютерного вивчення дієслова не "читаються", а враховуються іменники, що є назвами посад, та професійні терміни.

• Для кожного конкретного конкурсу складайте окреме резюме.

• Намагайтеся не вживати особових займенників "я", "ми". Замість них уживайте на початку речення активні дієслова: організував, створив, керував, виконував, вивчав, обізнаний з.

• Не надсилайте своєї фотокартки, якщо цього спеціально не передбачено.

• Не зазначайте про обсяг заробітної плати.

• Для друкування резюме використовуйте папір формату А4 (у жодному разі не крейдований).

• Якщо обіймаєте не надто високу посаду, то під час складання резюме краще зосередьтеся на досвіді роботи й набутих навичках.

Різновидом резюме у практиці іноземних, зокрема американських компаній, є так званий життєпис (CV). Від класичного резюме він відрізняється тим, що в ньому зазначені дані подаються якомога детальніше; за наявності друкованих праць наводять їх бібліографічний список, оформлений за чинними стандартами; особисті дані подають на початку документа. У фірмах, установах та агенціях завжди наявні зразки оформлення резюме та життєписів. У центрах зайнятості резюме найчастіше пропонують заповнити на місці у вигляді анкети.

9.3. Характеристика - документ, в якому сформульована громадська думка про особу як члена колективу, дається оцінка ділових та моральних якостей працівника за підписами представників установи, закладу тощо. Характеристика, оформлена належним чином, вважається офіційним документом. Її видає адміністрація установи, навчального закладу на вимогу працівника, слухача, студента. Пишуть чи друкують її у двох примірниках, один з яких видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи.

Характеристики подаються при вступі до навчального закладу, при атестаціях, представленні до нагороди, до чергового військового звання, після проходження практики тощо. Оформляють характеристику на загальних бланках або на стандартних аркушах паперу формату А4.

Види характеристик:

• характеристика;

• службова характеристика;

• характеристика-відгук;

• характеристика-рекомендація;

• атестаційна характеристика.

Правильно складена характеристика об'єднує чотири частини, логічно пов'язаних між собою.

Перша частина — анкетні дані, що йдуть за назвою документа, де зазначається звання, прізвище, ім'я по батькові (у родовому відмінку), рік народження, посада, національність, освіта, які прийнято писати у стовпчик від середини — праворуч.

Друга частина — дані про трудову діяльність (для студентів, аспірантів, докторантів — зазначають з якого часу навчаються, за якою спеціальністю, відомості про навчання), (для працівників — з якого часу працюють в органах, відомості про переміщення по службі, рівень професійної майстерності).

Третя частина — власне характеристика, де розглядається ставлення до роботи, підвищення професійного рівня, участь у громадському житті колективу, стосунки у трудовому колективі, з товаришами по службі, громадянами, заохочення (стягнення), відомості про урядові нагороди, участь у заходах тощо).

Четверта частина — висновки та призначення характеристики.

Якщо характеристика складається на особу, яка звільнилася з роботи, то текст викладається в минулому часі, а якщо в момент складання характеристики студент (слухач) навчається чи працівник працює — то в теперішньому часі. Як правило, характеристику підписують керівник установи чи керівник структурного підрозділу, на підпис якого ставиться гербова печатка.

9.4. Згідно з Цивільним кодексом України цивільні особи мають право звертатися до вищих органів влади, створюючи офіційні особисті документи. Одним з основних офіційних особистих документів вважають доручення. Доручення - це документ, за яким приватна, офіційна особа чи організація надає право (повноваження) іншій приватній, офіційній особі чи організації на законних підставах здійснювати від її імені певні юридично значущі дії або представницькі функції з третіми особами і цим створювати для останнього правові наслідки.

Доручення поділяються на особисті (приватні) та офіційні (службові). Залежно від обсягу і змісту повноважень, що надаються представникові, вирізняють три види доручень: разові, спеціальні та генеральні.

Разові доручення складають на виконання одноразової дії (найчастіше це отримання товарно-матеріальних цінностей чи одержання стипендії, заробітної плати, пенсії, поштового переказу тощо).

За спеціальними дорученнями приватною чи службовою особою здійснюються однотипні вчинки (представництво в органах суду, виконання банківських операцій у межах певного терміну тощо).

Генеральні (загальні) доручення складаються на виконання розширених повноважень (здійснення операцій, пов'язаних з управлінням і володінням нерухомим і рухомим майном, банківських операцій, представницьких функцій у суді тощо з правом передоручення третій особі).

Термін дії доручення зазначається цифрами (разове, спеціальне), й літерами (генеральне). Максимальний термін дії доручення не може перевищувати трьох років. Якщо строк дії доручення не зазначений, воно зберігає юридичну силу протягом року з дня його укладання. Недатоване доручення немає юридичної сили.

Особа чи установа, яка уклала доручення, може у будь-який час його скасувати, а особа, якій доручення видане — відмовитися від нього. Угода про відмову від цього права недійсна. З припиненням дії доручення втрачає силу будь-яке передоручення третій особі.

Особисті доручення видаються окремими особами, які передають свої права іншим особам (право на отримання будь-чого).

Текст особистого доручення пишеться в довільній формі, але обов'язковими є такі реквізити:

• назва документа (доручення);

• місце укладання, число, місяць, рік — для генерального доручення (літерами і без скорочень);

• прізвище, ім'я по батькові довірителя;

• домашня адреса довірителя (для генерального доручення);

• прізвище, ім'я по батькові й дані документа, що посвідчують особу, якій видається доручення;

• зміст дій, обов'язків, прав, які має повноваження виконувати довірена особа;

• термін дії разового доручення зазначається цифрами, а спеціального і генерального — літерами;

• підпис довірителя (праворуч);

• дата укладання документа для разового доручення пишеться цифрами;

• завірення (засвідчення) підпису довірителя може бути здійснене підприємством, де він працює, закладом, де навчається, ЖЕКом за місцем його проживання чи будь-якою нотаріальною конторою;

• посада, назва установи, закладу, підпис, ініціали та прізвище особи, від імені якої виступає засвідчувач;

• запис про стягнення державного мита чи гербового збору (для генерального доручення);

• номер, за яким зареєстровано документ (для генерального доручення);

• печатка організації, закладу, де працює засвідчувач.

Дата засвідчення зазначається цифрами, а для спеціального і генерального доручення — літерами (ліворуч).

9.5. Розписка — це документ, що підтверджує певні дії, а саме — передачу й одержання документів, грошей, літератури, матеріальних цінностей тощо і є завірений підписом одержувача. Вирізняють приватну розписку, коли одна особа отримує щось від іншої, та службову, коли особа або представник установи отримує матеріальні цінності чи документи від будь-якої організації, закладу.

Розписка може мати довільну форму викладу, але слід дотримуватись такого порядку:

• назва виду документа;

• прізвище, ім'я по батькові (посада і повна назва установи для службового варіанта), назва документа (з його вихідними даними) того, хто дає роз­писку і підтверджує отримання;

• прізвище, ім'я по батькові (посада й повна назва установи — для службового варіанта) того, кому дається розписка;

• посилання на призначення розписки.

• У службовому варіанті слід зазначити, на підставі якого розпорядження, наказу чи іншого документа передано й отримано цінності;

• дата укладання (ліворуч);

• підпис особи, яка отримує цінності (праворуч).

• У приватному варіанті підпис особи, яка дає розписку, засвідчення керівником установи чи підрозділу (із зазначенням його посади, ініціалів, прізвища) або нотаріальною конторою;

• дата засвідчення (ліворуч).

Укладається розписка лише в одному примірнику.

9.6. Заява — це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання. За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні й зовнішні, які бувають від організацій, установ (службові) та особисті. У зовнішній особистій заяві обов'язково зазначається повна домашня адреса, а в службовій — повна поштова та юридична адреса установи, підприємства. У внутрішній заяві не є обов'язковими викладені вище вимоги. У заяві реквізити рекомендується розташовувати в такій послідовності:

• Праворуч вказується назва організації чи установи, куди подається заява.

• Нижче у стовпчик — назва професії, місце роботи, прізвище, ім'я, по батькові, адреса того, хто подає заяву (якщо заява адресується до тієї організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду й місце роботи чи структурний підрозділ).

• Ще нижче посередині рядка пишеться слово «Заява» з великої літери й не ставиться крапка.

• З великої літери й з абзацу починається текст заяви, де чітко викладається прохання з коротким його обґрунтуванням.

• Після тексту заяви ліворуч вміщується дата, а праворуч — підпис особи, яка писала заяву.

У складній заяві також подаються відомості про те, які саме документи додані до заяви на підтвердження правомірності виставленого в ній прохання (документи перелічуються після основного тексту перед підписом).

Заява пишеться від руки в одному примірнику.