- •ЛЕкція 5 (6, 7) Культура укладання професійних документів
- •Б) додаткова:
- •1.2. Особливості офіційно-ділового стилю.
- •2. Документи, їх призначення і класифікація
- •Правове регулювання процесів створення і функціонування документів здійснюють:
- •2. Реквізити документа
- •Реквізити
- •3. Правила написання тексту документа
- •4. Стандартизація тексту документів
- •5. Скорочення в текстах документів
- •7. Мовний етикет у писемному професійному спілкуванні
- •Вимоги до складання й оформлення окремих типів документів (заява, автобіографія, характеристика, резюме, розписка, доручення).
2. Документи, їх призначення і класифікація
Документ (від латин. documentus – спосіб доказу) – це матеріальний об’єкт (носій), що містить певну інформацію, оформлений у визначеному порядку і має юридичну силу відповідно до чинного законодавства.
Документи зберігають на різних матеріальних носіях: на папері, фотоплівці, магнітній і перфострічці, дискеті, перфокарті, диску (CD, DVD), вінчестері, голограмах тощо.
Документи мають різне призначення (функції). Ці функції можуть бути загальними, тобто їх виконують практично всі документи, і специфічними (властивими лише частині документів).
Загальними функціями документа є:
інформаційна: будь-який документ створюється для зберігання документації, оскільки потреба її зафіксувати інформацію — причина укладання будь-якого документа;
соціальна: документ є соціально значущим об'єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою;
комунікативна: документ виступає як засіб зв'язку між окремими елементами офіційної, громадської структури;
культурна: документ є засобом закріплення і передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів, де дістає відображення рівень наукового, технічного і культурного розвитку суспільства.
Спеціальними функціями документа є:
управлінська: документ є інструментом управління; цю функцію мають управлінські документи (організаційно-розпорядчі, звітні, фінансові та ін.), створені спеціально для реалізації завдань управління;
правова: документ є засобом закріплення і зміни правових норм та право-взаємин у суспільстві; цю функцію мають законодавчі та правові нормативні акти, попередньо створені для фіксації правових норм і правовзаємин, а також будь-які документи, які набувають правової функції на деякий час (наприклад, для використання як судового доказу це може бути будь-який документ);
історична: документ виступає як джерело історичних відомостей про розвиток суспільства; цю функцію має лише частина документів, які створюються в суспільстві і лише після того, коли вони виконають свої оперативні функції і надійдуть до архіву на зберігання.
Правове регулювання процесів створення і функціонування документів здійснюють:
Закон про мови в Українській РСР (1989 p.),
Конституція України (1996)
Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації: Вимоги до оформлення документів. ДСТУ 4163 — 2003 визначає сферу застосування, терміни та визначення понять, склад реквізитів, вимоги до змісту та розташування реквізитів документів, вимоги до бланків документів та їх оформлення;
Документи класифікують за різними ознаками:
№ з/п |
Ознаки класифікації |
Види документів |
Примітки та приклади |
1 |
Спеціалізація |
Загальні Спеціалізовані |
З адміністративних питань З фінансових питань |
2 |
Призначення |
Розпорядчі
Організаційні Інформаційні |
Відображають питання оперативного управління Регламентують діяльність організації Міститься інформація про факти, події, явища, що відбувалися в організації |
3 |
Місце складання |
Внутрішні
Зовнішні |
Створені в тій установі, де вони функціонують Надійшли з інших організацій або направлені іншим організаціям |
4 |
Напрям руху |
Вхідні
Вихідні |
Створені за межами організації та надійшли до організації Створені в організації, але використовуються за її межами (адресовані за межі установ) |
5 |
Джерела виникнення |
Первинні Вторинні |
Характеризують стан (стат. звітність) Отримані на основі аналізу та узагальнення (на основі первинних) |
6 |
Форма |
Стандартні
Індивідуальні |
Створюються за чітко визначеними формами Створюються за довільною формою |
7 |
Спосіб виготовлення |
Типові Трафаретні
Індивідуальні |
Створюються за взірцем (заяви) Частина тексту вже надрукована (листки з обліку кадрів) Листи, відгуки, рецензії |
8 |
Техніка відтворення |
Рукописні Відтворені механічним способом На аудіо- чи відеоплівці На дискетах для користування на комп’ютері |
Написані від руки Надруковані
Запис якоїсь події Створені для роботи на комп’ютері |
9 |
Ступінь гласності |
Цілком секретні Секретні
ДСК (для службового користування) Загальнодоступні |
Мають дуже обмежений доступ Видаються співробітникам за спеціальним списком, зберігаються в окремих кімнатах Те саме, зберігають у сейфах
З якими можуть ознайомитися усі охочі |
10 |
Складність |
Односкладні Складні |
Містять інформацію з одного питання Містять інформацію з двох чи більше питань |
11 |
Стадії створення |
Оригінал
Копії
|
Документ створено вперше, оформлено належним чином Точне відтворення оригіналу (відпуск, витяг, дублікат)
|
12 |
Термін зберігання |
Постійного зберігання Тривалого зберігання Тимчасового зберігання |
Постійно Понад 10 років До 10 років |
13 |
Засоби фіксації |
Письмові Графічні Фото-, кіно-, фонодокументи |
Рукописні та машинописні Креслення, графіки, малюнки, схеми Відтворення заходів відбувається шляхом використання інших засобів
|
14 |
Зміст |
Організаційно-розпорядчі
Фінансово-облікові
Постачальницько-збутові |
Для оперативного управління організацією
Відображають ведення обліку
Відображають аспекти господарської діяльності
|
15 |
Найменування |
Положення, накази, звіти тощо |
Є документи однакові за назвою, але різні за змістом (заяви)
|
16 |
Термін виконання |
Термінові Звичайні, безстрокові |
Вимагають виконання у певні терміни Не потребують часового підходу
|
17 |
Юридична сила |
Справжні (чинні і нечинні) Підробні |
Видані в установленому законом порядку згідно з правилами Виникають внаслідок матеріальної або інтелектуальної підробки, в т.ч. контрафактні
|
18 |
Походження |
Службові
Особисті |
Створюють установи чи уповноважені службові особи Створюють окремі особи і це не входить у коло їх службових обов"язків
|
19 |
Ступінь обов’язковості |
Директивні Інформаційні |
Потребують обов’язкової відповіді Виготовляються з інформаційною метою (до відома)
|
20 |
За напрямком |
Вхідні Вихідні |
|