1.2. Особливості офіційно-ділового стилю.

Як цілісна структура будь-який документ має опиратись на такі вимоги, як: стислість викладу офіційного матеріалу; точне визначення формулювань, одно­значність термінів; послідовність використання технічних засобів правотворчості.

Офіційно-діловий стиль існує у двох формах: усній і писемній, які суттєво вирізняються між собою. Особливості писемної форми у порівнянні з усною такі:

— відсутність співрозмовника в момент висловлюваної думки, відсутність мовної ситуації;

— не завжди відома кількість співрозмовників, якісний склад аудиторії;

— писемна форма мовлення є вторинною щодо усної і спирається на усне мовлення як на своє джерело;

— наявність закріплення текстів за формами існування (не всі письмові тек­сти можуть озвучуватись (наприклад, паспорт, свідоцтво про народження тощо);

— монологічний характер письмових текстів, потенційно обмежена кількість копій;

— наявність системи графічних знаків, властивих тільки писемній формі;

— спілкування не пряме, а опосередковане, що в свою чергу зумовлює ре­тельну роботу над добором засобів, їх уточнення, поліпшення, а звідси й сувора регламентація засобів та структури тексту, традиційність і консерватизм у структуруванні, доборі засобів.

Офіційно-діловому стилю притаманне використання слів тільки в тих зна­ченнях, які визначає норма загальнолітературного слововживання, а також зна­чення, традиційні для ділових документів, які не порушують їх стилістичної єдності й відповідають загальній тенденції стандартизації ділової мови.

1.3. Офіційно-діловий стиль визначає наявність мовних зворотів, певну стандар­тизацію початків і закінчень текстів документів. Це так звані кліше — усталені сло­весні формули, закріплені за певною ситуацією і сприймаються як звичайний, обов'язковий компонент. Наявність стандартних висловів полегшує, скорочує про­цес укладання текстів, приводить до однотипності засобів в однакових ситуаціях.

Кліше — це мовні одиниці, яким властиві постійний склад компонентів, їх поря­док та звичність звучання. Наприклад: повідомляємо, надсилаємо вам, встановити контроль, слідством встановлено, згідно з оригіналом, відповідно до, мати на увазі, взяти участь, надати перевагу, порядок денний, план заходів затвердити тощо.

Вирізняють такі види кліше:

а) прості, що складаються з двох слів: до наказу, до відома, вжити заходів, оголосити подяку, накласти стягнення, прошу вас, надсилаємо вам, клопочу щодо, не заперечую тощо;

б) ускладнені, що мають більше двох слів: мати на увазі, визнати за можли­ве, брати участь у заходах, довести до відома, вжити суворих заходів, накласти дисциплінарне стягнення, завірено у двох примірниках, доводжу до відома тощо;

в) складні, що мають у своїй структурі два простих кліше, які поєднані в один блок: відділ боротьби з незаконним обігом наркотиків, контроль за виконанням наказу залишаю за собою, складено і завірено у двох примірниках тощо. Отже, тексти офіційно-ділового стилю вимагають документації тверджень, точності формулювань, не припускають двозначності сприймання змісту.

Засоби офіційно-ділового стилю, в яких має місце регулювально-комуніка­тивна функція, мають значення не лише як теоретичне узагальнення, а й діста­ють практичне застосування в роботі державного апарату, законодавчих і дип­ломатичних органів, адміністративно-канцелярського управління.