4. Способы выбора поставщика материальных ресурсов

Выбор поставщика материальных ресурсов осуществляется двумя основными способами.

1. Использование торговых агентов организации. Анализ возможных вариантов и предложений по выбору поставщика осуществляет торговый агент организации, отвечающий за закупки материальных ресурсов (специалист по закупкам). Он выбирает поставщика исходя, прежде всего, из наиболее низких закупочных цен, делает заказ, следит за его выполнением и старается решать возникающие вопросы.

2. Коллегиальный выбор поставщика, заключающийся в коллегиальном обсуждении возможностей и потребностей в поставках. Анализ проводится как на уровне отдела закупок организации, так и на уровне взаимодействия этого отдела с производственным отделом, отделом контроля качества, отделом сбыта и другим заинтересованными службами.

Выявление и изучение источников закупки и поставки материальных ресурсов не является разовым мероприятием, а должно проводиться систематически, базируясь на различных источниках информации.

Обычные источники информации – это:

• каталоги (в печатном или электронном виде);

• торговые журналы;

• различного рода рекламные объявления;

• прайс-листы;

• торговые директории (регистры) поставщиков товаров;

• торговые представительства и др.

Каталоги наиболее известных источников снабжения, содержат, например, информацию о производственных источниках, предложениях, перечень товаров, находящихся в наличии у дистрибьюторов, цены, размеры скидок и т. п.

Торговые журналы, являясь ценным источником информации о потенциальных поставщиках, несут покупателю общую информацию о новой продукции и сырье, а также определенную рекламу.

Торговые директории (регистры) - это источники, в которых приводятся списки основных производителей, их адреса, количество отделений, филиалы, продукция, в некоторых случаях финансовое положение или место в продажах.

Торговые представительства, являются одним из наиболее ценных, имеющихся в наличии средств информации об источниках снабжения, видах продукции и общей ситуации на рынке закупок.

Особое внимание в качестве средства информации об источниках снабжения отводится Интернету. В последние годы Интернет в Республике Беларусь активно используется для поиска партнеров по бизнесу, в том числе и для снабжения.

Большое количество и разнообразие потенциальных поставщиков, требуемых материальных ресурсов приводит к тому, что особое внимание уделяется проблеме выбора тех, которые могли бы с наибольшим эффектом обеспечить успешную производственно-сбытовую деятельность организации.

5. Выбор поставщика материальных ресурсов с использованием конкурса (тендера)

Выбор способа закупки с использованием конкурса в первую очередь зависит от:

• предмета закупки;

• целей закупки;

• рыночной конъюнктуры;

- закупочной политики организации.

Практика закупочной деятельности показывает, что лучшие предложения крупных закупок даёт конкурс (тендер).

Тендер – это конкурсный отбор исполнителей заказа, имеющего определенную направленность.

Само определение этого термина было заимствовано из английского языка (tender) и в прямом переводе означает «торги, конкурс».

Все способы закупочной деятельности условно можно разделить на две категории:

1. конкурентные (проведения конкурсов, запросов котировок и т. п.);

2. неконкурентные (прямая закупка у поставщика).

Конкурсы (конкурсные процедуры) подразделяются на:

а) открытый конкурс;

б) закрытый конкурс;

в) электронный аукцион;

г) процедура запроса ценовых предложений;

д) процедура закупки из одного источника;

е) биржевые торги.

а) Открытый конкурс.

Может принять участие любой правомочный поставщик, откликнувшийся на извещение о проведении конкурса, распространенное заказчиком.

Извещение обычно публикуется в специализированных изданиях, часто - на интернет-сайте заказчика, иногда - в ведущих газетах и журналах.

Конкурс проводит сам заказчик или уполномоченный им организатор.

До истечения срока подготовки предложений, определенного в конкурсной документации, участники конкурса представляют свои заявки, оформленные также в строгом соответствии с ее требованиями. Если на конкурс подана всего одна заявка, он считается несостоявшимся.

Представители всех поставщиков, представивших конкурсные заявки, приглашаются на публичную процедуру вскрытия предложений, в ходе которой оглашаются участники конкурса и их ценовые предложения.

Конкурсная комиссия, привлекая при необходимости экспертов, проводит оценку всех заявок на предмет соответствия требованиям конкурсной документации, включая оценку правомочности и квалификации поставщиков. После чего из удовлетворяющих конкурсных предложений и на основании критериев, определенных в конкурсной документации, определяется победитель, с которым проводятся переговоры с целью заключения контракта.

Если переговоры не заканчиваются успехом, организатор конкурса проводит их с поставщиком, сделавшим следующее по выгодности предложение. В некоторых случаях проводится процедура предварительной квалификации - когда из поставщиков, желающих принять участие в конкурсе, отбираются только удовлетворяющие требованиям заказчика.

б) Закрытый конкурс.

В которых участвуют только организации, специально приглашенные организатором конкурса. Закрытые конкурсы также проводятся при закупках продукции, связанных с обеспечением безопасности.

Процедура закрытого конкурса идентична правилам открытого, за исключением выбора участников. В отличие от открытого конкурса, в котором может принять участие любая организация, приглашение к участию в закрытом конкурсе не публикуется. В нем могут участвовать только поставщики, специально приглашенные заказчиком.

Информация о результатах закрытого конкурса так же не публикуется.

Закрытый конкурс обычно проводится в случаях, если:

• продукция имеется в наличии только у ограниченного числа поставщиков;

• продукция закупается для нужд безопасности или закупка носит закрытый (конфиденциальный) характер;

в) Электронный аукцион.

Электронные аукционы проводятся на электронных торговых площадках. Основным критерием определения победителя любого электронного аукциона является цена.

г) Процедура запроса ценовых предложений.

Процедура запроса ценовых предложений применяется при государственной закупке товаров (работ, услуг), пороговое значение ориентировочной стоимости которых определено заранее.

д) Процедура закупки из одного источника.

Закупка из одного источника (или прямое заключение контракта) применима в случаях:

1. отсутствия конкуренции;

2. при превышении спроса над предложением;

3. продления ранее заключенного контракта;

4. осуществления дополнительных закупок у первоначального поставщика;

5. при чрезвычайных обстоятельствах, например, при ликвидации последствий стихийных бедствий;

6. при незначительных суммах закупок, когда расходы заказчика на поиск и отбор контрагентов могут быть несопоставимо большими, нежели цена приобретаемой продукции (работ, услуг).

При закупке из одного источника заказчик направляет предложение о заключении контракта и ведет переговоры только с одним поставщиком.

е) Биржевые торги.

При осуществлении государственных закупок с применением биржевых торгов перечень товаров определяется Советом Министров Республики Беларусь.

Таким образом, каждый из вышеперечисленных способов закупок с использованием конкурса может помочь сделать близкий выбор поставщика к оптимальному для данных условий.