1.Законодательное регулирование системы организационной, распорядительной, договорно- правовой документации и организации работы с документами

1.1 Нормативно-правовые акты регламентирующие процессы документационного обеспечения управления

В законодательстве о делопроизводстве исторически сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по целому ряду законодательных и нормативных актов. Знание этих документов необходимо не только специалистам в области делопроизводства и архивного дела, но и руководителям всех уровней и всем тем , кто по роду своей деятельности связан с подготовкой управленческой документации.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу служб делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и другие аспекты.

Нормативно-правовой акт - закон, кодекс, постановление, инструкция и другое властное предписание государственных органов, которое устанавливает, изменяет или отменяет нормы права. Предписания нормативно-правовых актов носят общий характер и направлены на регулирование определенного вида общественных отношений. В Российской Федерации и европейских государствах нормативно-правовой акт является основным источником права. ¹

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

• Законодательные акты РФ в сфере информации и документации;

• Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ по вопросам документационного обеспечения на федеральном уровне;

• Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

• Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

• Стандарты на документацию;

• Унифицированную систему документации;

• Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации и некоторые другие документы нормативно-правового и методического характера. ¹

В нормативно-методическую базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства прежде всего органами исполнительной и представительной власти субъектов Российской Федерации, а также организациями, действующими на их территории. Данные документы имеют высший приоритет и общефедеральную значимость.

Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции указано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом…»²Это положение развито в важнейшем правовом акте Федеральном законе от 27 июля 2006 г .N 149-ФЗ (ред. от 28.12.2013) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.02.2014).

Федеральный закон установил ряд основополагающих положений по документированию информации, сформулировал необходимую терминологию, определил принципы правового регулирования в сфере информации, информационных технологий и защиты информации.

Гражданский кодекс Российской Федерации установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей Гражданского Кодекса установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица. Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях предусматриваются административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Уголовный кодекс установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

Ряд законодательных актов Российской Федерации такие, как:

1. Закон «О языках народов Российской Федерации»;

2. Закон «Об участии в международном информационном обмене»;

3. Закон «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров»;

4. Закон «Об обязательном экземпляре документов»;

5. Закон «О коммерческой тайне»;

6. Закон «О бухгалтерском учете» и др.

Все они содержат нормы, которые должны учитываться при составлении и оформлении деловых документов. Действующим законодательством также регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, в том числе с помощью электронной почты, Интернета, а также приданию документам юридической силы, официальности и т.д.

Также ряд постановлений Правительства Российской Федерации: «Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи», «Об утверждении Правил отнесений сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности», «О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации» и д.р.

Нормативно-правовые акты общего характера рассчитаны на многократное применение во всех предусмотренных ими случаях. Акты отраслевого характера действуют в рамках одной отрасли, межотраслевые – в нескольких или всех отраслях. Общее методическое руководство организацией архивного дела и документационным обеспечением управленческой деятельности на территории России возложено на Федеральное архивное агентство РФ. Деятельность в сфере издания нормативных правовых актов по вопросам делопроизводства и архивного дела осуществляет Министерство культуры и массовых коммуникаций. Данные нормативные акты обязательны для применения всеми организациями независимо от их организационно-правовой формы.¹

Главархивом СССР в 1988 году разработан и внедрен важный для организации делопроизводства в организации документы «Государственная система документационного обеспечения управления (далее - ГСДОУ). Основные положения. Требования к документам и службам документационного обеспечения»

ГСДОУ - совокупность правил и принципов, устанавливающих документирование управленческой деятельности и работе с документами в органах государственного управления в организациях. Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации, совершенствование работы аппарата управления.

ГСДОУ распространяется на все системы документации. Положения ГСДОУ конкретизированы в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, (Приложение А) утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах и ведомствах и является основой для разработки индивидуальных инструкций по делопроизводству в организациях.

Типовая инструкция, отражает специфику подготовки нормативной документации федерального уровня, по содержанию и оформлению документов увязана с действующим национальным (государственным) стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 в отношении требования к оформлению управленческой документации.

Национальный (государственный стандарт) России ГОСТ Р 6.30-2003 является важнейшим нормативным документом по оформлению служебной документации. Стандарт принят постановлением Госстандарта России (теперь – Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии) от 3 марта 2003г. № 65-ст. В стандарте отражены требования по оформлению управленческих документов.

Требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации. Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к их оформлению, к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного Герба Российской федерации.¹ (Приложение Б)

В силу вступившего с 1 июля 2003 г. Федерального закона от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании», который ввел в практику добровольное использование национальных стандартов, в ГОСТ Р 6.30-2003 внесена принципиально новая запись о рекомендательном характере его требования. Перечисленные нормативно-правовые акты и методические документы служат базовыми источниками для разработки собственных положений (инструкций) по делопроизводственному обеспечению управления конкретной организации.

Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 рассматривает управление документацией преимущественно как технологический процесс, порядок повышения эффективности продвижения, доставки, упрощения доступа и использования документированной информации.

Государственный стандарт (далее - ГОСТ)- это нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам , утвержденный уполномоченным органом, устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требовании или методы, касающиеся определенных объектов, и направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в какой либо области.¹

Все государственные стандарты действующие на территории Российской Федерации объединены в единую систему Государственную систему стандартизации (далее - ГСС).

ГСС представляет собой иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов. Серия 1 ГСС содержит комплекс стандартов, в которых закреплены положения о порядке их разработки, о построении, изложении, оформлении, утверждении, регистрации, введении и действие, внесение в них изменений.

Серия 6 ГСС содержит комплекс стандартов на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации. ( Приложение В)

Для того, чтобы повысить эффективность управления действует унифицированная система документации (далее - УСД), так как достигается большая оперативность в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческого труда, уменьшаются финансовые затраты на работу с документами. Формой юридического закрепления результатов унификации является стандартизация. Поэтому УСД представляет собой комплекс государственных стандартов, определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы, и, во-вторых, единую форму всех входящих в нее документов.

Унифицированная система документации - это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных об определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

Основными принципами унификации документов является:

• унификация от общего к частному, заключается в построении формуляра - образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы докуме6нтации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д.;

• единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки терминологии и условных сокращений;

• комплексность унификации и ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

• информативность, означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;

• сокращение числа видов документов, достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники;

• стабильность требований к документам, устанавливается ввиду форм документов и использования их достаточно длительного времени, этот принцип станет более эффективным, если необходимые требования к документам будут установлены государственными и отраслевыми стандартами;

• сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;

• экономичность, достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке и др.¹

УСД, согласно стандартизированному определению,- это «система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности»². Главной целью создания УСД является установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей.

УСД способствует:

• сокращению затрат ручного труда в информационных процессах

• широкому использованию ПК, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки

• упорядочению информационных потоков

• дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.

Ядро всей УСД составляют унифицированные форму документов. В зависимости от уровня утверждения они разделяются на следующие категории:

• Общероссийские;

• Отраслевые (ведомственные);

• Формы документов субъектов Российской Федерации;

• Формы документов объединений, организаций.

В настоящее время в Российской Федерации действует восемь УСД, в том числе :

1. унифицированная система организационно-распорядительной документации (далее - УСОРД);

2. унифицированная система банковской документации;

3. унифицированная система учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций;

4. унифицированная система отчетно-статистической документации;

5. унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия;

6. УСД по труду;

7. УСД Пенсионного фонда РФ;

8. унифицированная система внешнеторговой документации и др.¹

В учреждениях по итогам унификации составляется табель форм документов– документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов, которые необходимы и достаточны для данной организации, чтобы эффективно решать задачи и выполнять функции управления. Табель форм документов- это справочник, где в упорядоченном виде содержатся формы документов, которые используются в организации, а также указаны этапы подготовки и оформления документы. Он составляется в форме таблицы.

На основании Табеля создается альбом форм документов – сборник эталонных унифицированных форм документов, необходимых для ДОУ данной конкретной организации, учреждения.¹

Стандартизация - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда.

По классификации виды документов распределяются на организационно- распорядительные, договорно- правовые, информационно- справочные и кадровые.

В дипломной работе рассмотрены организационно- распорядительная и договорно- правовая документация.