2.2.2 Исследование технологии документооборота кредитной организации при использовании автоматизированного программного обеспечения

Для осуществления электронного документооборота необходимо наличие средств вычислительной техники, обязательна стопроцентная оснащенность персональными компьютерами всех сотрудников, работающих с документами, средств связи между всеми рабочими местами, автоматизированной системы делопроизводства, использующей программное обеспечение, служб и технических возможностей перевода входящих бумажных документов в электронную форму.

Система электронного документооборота представляет собой интеграционную систему, охватывающую делопроизводство и подготовку документов и связывающую их с внешней средой электронного обмена.

Важным преимуществом технологии подготовки документов, используемой в электронном документообороте и делопроизводстве, является возможность автоматизации всего процесса согласования и утверждения документа, в том числе и с использованием электронных аналогов собственноручной подписи.

Доставка документов в электронном виде и их отправление осуществляется с использованием технических средств обработки и передачи информации, таких как:

1. Электронная почта (LOTUSNOTES и др.);

2. Межбанковская связь (ТЕЛЕКС, СВИФТ);

3. Телеграфная связь (телеграммы);

4. Факсимильная связь (факсограммы);

5. Телефонная связь (телефонограммы).

Организация документооборота, как в Орловском региональном филиале, так и в головном офисе банка осуществляется с использованием программы СМД в соответствии с Регламентом работы в программе «CompanyMedia- Делопроизводство».

Документы, поступившие по каналам связи на электронный адрес банка, проходят прием и регистрацию в службе ДОУ.

Службой ДОУ при получении электронного документа осуществляются :

• прием, первичная обработка и регистрации корреспонденции, направляемой в адрес банка и его руководства сторонними организациями;

• прием и регистрация корреспонденции, направляемой по электронной почте и факсимильной связи в адрес директора филиала;

• регистрация соглашений и договоров;

• регистрация организационно-распорядительных документов;

• регистрация протоколов совещаний у директора филиала;

• контроль исполнения поручений директора филиала;

• отправка документов адресатам;

• информационно-справочная работа о прохождении документов.

После того, как электронный документ распечатали, проставляется штамп с отметкой о поступлении электронного документа и подписью работника службы ДОУ, осуществившего прием и распечатку, и штамп, где указывается регистрационный номер. Если документ распечатан на нескольких листах, то на первом листе ниже штампа указывается общее количество листов : «на___л.». При необходимости к документу прикладывается распечатка отчета об электронном адресе отправителя корреспонденции.

В Департаменте информационных технологий осуществляется первичная техническая регистрация сообщений, поступающих по каналам электронной почты.

Документы, адресованные руководству банка, полученные по электронной почте, пересылаются в службу ДОУ по системе «LOTUSNOTES».

В Банке работа в программе «CompanyMedia- Делопроизводство» основывается на принципе однократной регистрации документов:

• поступающих (входящих) – в день поступления или на следующий рабочий день;

• создаваемых (внутренних, исходящих) – в день подписания или утверждения

При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется. При регистрации документов в Орловском региональном филиале ОАО «Россельхозбанк» они делятся на группы, каждая из которых регистрируется отдельно:

• Входящие документы;

• Исходящие документы;

• Внутренние документы;

• Нормативно-распорядительные документы;

• Договоры, соглашения;

• Протоколы совещаний у директора филиала.

Порядковые регистрационные номера электронного документа присваиваются в пределах каждой регистрируемой группы.

Процедура регистрации документов в Орловском региональном филиале ОАО «Россельхозбанк» состоит из двух этапов:

1. заполнение регистрационной формы (журнал,карточка,электронная карточка);

2. проставление отметки на документе (на бумажном носителе):

При регистрации входящего документы – на нижнем поле первого листа справа проставляется штамп, где указывается регистрационный номер и дата.

При регистрации исходящего, внутреннего документа, подготовленного на стандартном бланке, - в соответствующей позиции бланка, не на бланке – на соответствующем месте применительно к бланку.

На электронных документах проставляется регистрационный номер, который состоит из порядкового номера и может дополняться цифровым индексом филиала, индексом дела по номенклатуре и др.

Электронная подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

• сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной подписи, не утратил силу на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

• подтверждена подлинность электронной подписи в электронном документе;

• электронная подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Электронные документы с электронной подписью имеет юридическое значение при осуществлении отношений, указанных в сертификате ключа подписи.

При регистрации исходящих документов в программе «CompanyMedia-Делопроизводство» прикрепляются их электронные файлы.

При отправке электронного документа:

• Исполнитель предоставляет делопроизводителю филиала подлинник документа на бумажном носителе и электронный файл документы;

• Директор филиала определяет необходимость досылки документа на бумажном носителе, в противном случае подлинник документа на бумажном носителе подшивается в дело подразделения банка(с распечаткой отчета об отправлении электронного документа).

Электронные документы банка могут передаваться адресатам с использование программы «CompanyMedia- Делопроизводство» или электронной почты «LOTUSNOTES» в следующих формах:

• Электронный документ, полученный путем сканирования зарегистрированного подлинника документа на бумажном носителе и сохраненный в графическом формате (jpeg, pdf).

• Электронный документ, полученный путем внесения регистрационного номера и даты в электронный файл документы в соответствии с подлинником документы на бумажном носителе, и сохраненный в текстовом формате (doc,rtf).

Исходящие письма, подписанные директором филиала, отправляемые по электронной почте – после регистрации и проставления электронной версии документа исходящего регистрационного номера делопроизводитель направляет документы по программе «CompanyMedia- Делопроизводство»(при необходимости – по электронной почте «LOTUSNOTES»).

Электронный документооборот имеет ряд преимуществ для учреждения, таких как упрощение процедуры организации работы с документами, позволяет собрать необходимую информацию гораздо быстрее. Таким образом, электронный документооборот отвечает требованиям Инструкции по делопроизводству Орловского регионального филиала ОАО «Россельхозбанк». ¹