4.3. Робота з таблицями
Готову таблицю можна змінювати, додавати або вилучати поля, змінювати їх параметри. Краще всі виправлення виконувати до початку заповнення бази даних, оскільки спроба змінити параметри полів заповненої таблиці може призвести до втрати та перекручення даних. Для встановлення нового поля потрібно встановити курсор на рядок, перед яким буде новий рядок, і вибрати команду Вставка/рядки або натиснути кнопку Додати рядки панелі інструментів Конструктор таблиць. Якщо треба вилучити поле або декілька полів, треба їх виділити і вибрати команду Правка/видалити рядки або натиснути кнопку Видалити рядки на панелі інструментів. Під час вилучення поля вилучаються дані, які знаходились у ньому. Всі ці операції слід виконувати в режимі конструктора.
Встановлення первинного ключа. Кожна таблиця бази даних повинна містити одне або декілька полів, які ідентифікують кожен запис в таблиці. Вони допоможуть швидко віднайти і зв’язати між собою дані із різних таблиць з допомогою запитів, форм і звітів. Це поле називається ключовим. Якщо для таблиці позначені ключові поля, то Access запобігає дублюванню або вводу порожніх значень в ключові поля. Отже, у ключовому полі не може бути повторів.
Найбільш простим є вибір ключовим полем поля типу лічильник. Якщо в таблиці такого поля не має, то при закритті структури таблиці, програма запропонує автоматично створення ключового поля лічильник.
Якщо таблиці містить поле, яке має унікальні значення, які не повторюються, то його можна зробити ключовим. У випадках, коли гарантувати унікальність кожного поля не можливо, існує можливість створити ключ з декількох полів. Таке трапляється, коли таблиці пов'язані між собою зв’язком.
Для створення ключового поля, його слід виділити і викликати у контекстному меню пункт "Ключевое поле". Для ключового поля автоматично будується індекс. Індекс ключового поля завжди унікальний і не допускає пустих полів у записах.
Зберігання таблиць. Щоб зберегти таблицю та продовжувати роботу із створення іншої таблиці, краще закрити першу таблицю (можна кнопкою системного меню або кнопкою Закрити і в діалоговому режимі надати ім'я цій таблиці).
Після цього можна перейти в оперативний режим таблиці і вводити в неї дані або виконувати інші роботи.
Заповнення таблиці даними. Необхідно вибрати вкладку Таблиці і кнопку Відкрити. Перехід від режиму конструктора до режиму таблиць (оперативний) і, навпаки, можна виконувати за допомогою кнопки Вигляд. У відкриту таблицю можна вводити записи, заповнюючи значеннями поля:
Для зручності роботи з таблицею можна змінювати ширину стовпчика, висоту рядка, шрифт даних таблиці тощо. Якщо таблиця велика, то переміщення курсора можна виконувати, вибираючи команду Правка/Перейти.
Користувач може додавати нові записи, вилучати або редагувати ті, які вже є, шукати або змінювати записи командами, які є в меню Правка.
4.4. Зв'язування таблиць
Access дозволяє будувати бази даних, окремі таблиці яких можуть бути об'єднані між собою.
Як правило, пов'язують ключове поле однієї таблиці з відповідним йому полем іншої таблиці, яке називається полем зовнішнього ключа. Для встановлення зв'язку між таблицями вибирають команду Сервіс=>Схема даних або натискають кнопку Схема даних на панелі інструментів База даних. На екрані з'являється вікно Схема даних, у якому можна встановити та переглянути зв'язки між таблицями.
Якщо потрібно додати таблицю або запит у вікно Схема даних, слід натиснути кнопку панелі інструментів Відобразити таблицю.
Для зв'язування таблиць потрібно перемістити мишею поле первинного ключа головної таблиці до відповідного поля (зовнішнього ключа) підпорядкованої таблиці. На екрані з'явиться діалогове вікно Зміна зв’язків.
Між таблицями можуть бути встановлені такі типи відносин: один-до-багатьох (1:Б) або один-до-одного (1:1) із забезпеченням цілісності даних. Тому схема даних будується відповідно до інформаційно-логічної моделі.
Параметр Забезпечення цілісності даних означає виконання для взаємопов'язаних таблиць таких умов коректування даних:
• у підпорядковану таблицю не можна додати запис з неіснуючим у головній таблиці значенням ключа зв'язку;
• у головній таблиці не можна вилучити запис, якщо не вилучені пов'язані з нею записи в підпорядкованій таблиці;
• зміна значень ключа зв'язку в головній таблиці повинна призводити до змін відповідних значень у записах підпорядкованої таблиці;
• встановлення зв'язків між таблицями типу 1:1 або 1:Б і задавання для них параметра цілісності даних можливо тільки за умов:
• зв'язані поля можуть мати різні імена, але тип даних і значення характеристик повинні бути однаковими;
• обидві таблиці повинні зберігатися в одній базі даних;
• головна таблиця зв'язується з підпорядкованою по первинному ключу.
Якщо для вибраного зв'язку забезпечується цілісність, можна задати параметри Каскадне оновлення Зв'язаних записів і Каскадне видалення Зв'язаних записів. У цих режимах при зміні значення в полі зв'язку головної таблиці Access автоматично змінює значення у відповідному полі підпорядкованих таблиць, аналогічно - при вилученні. При виборі в головній таблиці неключового поля як поля зв'язку між таблицями можна встановити тільки зв'язки-об'єднання.