4. Робота з таблицями в Access

4.1 Створення таблиць

Будь-який об'єкт (таблицю, запит, форму, звіт) можна створити вручну або за допомогою Майстра. Для користувачів-початківців краще:

• таблиці та запити створювати вручну;

• форми та звіти - за допомогою Майстра або Автоматично.

Для створення таблиці необхідно вибрати вкладку Таблиці і натиснути кнопку Створити. Потім вибрати спосіб створення таблиці: режим таблиці, конструктора, майстра таблиць.

Краще вибрати спосіб Створення таблиці в режимі конструктора. На екрані з'явиться вікно таблиці в режимі конструктора, де потрібно вказати ім'я поля таблиці та його характеристики (властивості):

У кожному рядку визначаються характеристики одного поля запису. У стовпчику імя поля вводиться ім'я поля. Воно може мати довжину до 64 символів і містити алфавітні, цифрові та будь-які спеціальні символи за винятком крапок, знака оклику та квадратних дужок. У таблиці не може бути двох полів з однаковими іменами. Щоб перейти у стовпчик Тип даних, треба клацнути його мишею або натиснути клавіші ТАВ або Enter. У цьому стовпчику треба вибрати тип даних, який визначається видом інформації. Тип даних можна вибрати із списку, який розкривається.

4.2. Типи даних в Access

У MS Access допускаються такі типи даних:

• текстовий - містить текст не більш ніж із 255 символів;

• числовий - містить числові значення;

• поле MEMO - зберігає текстові або текстові та числові дані довжиною не більш ніж 65535 символів;

• дата/час - поля містять значення дати та часу;

• грошовий - зберігаються числа, які можуть мати 15 розрядів зліва від десяткової крапки та чотири справа;

• лічильник - містить число, яке автоматично збільшується на одиницю, коли в таблицю додається новий запис;

• логічний - поля, у яких зберігається значення Так або Ні;

• поле об'єкта OLE - розміщуються об'єкти, опрацьовані OLE-сервером, тобто графічні об'єкти;

• гіперпосилання - містить гіперпосилання, які вказують шлях до файла на жорсткому диску або адресу в мережі Internet. У стовпчику Опис можна ввести коментарі до кожного поля.

Як тільки курсор переміщується в стовпчик Тип даних, у нижній частині вікна з'являється бланк Властивості поля. Набір властивостей поля залежить від обраного типу даних.

Властивості полів даних:

Розмір поля - визначає максимальну довжину текстового або числового поля.

Формат поля - установлює формат відображення даних у формі та запиті.

Число десяткових знаків - визначає кількість розрядів у дробовій частині десяткового числа.

Маска вводу - визначає маску даних при введенні.

Підпис - це надпис, який виводиться поряд з полем у формі або звіті, робить читабельними поля таблиці.

Значення за замовчуванням - дозволяє автоматично вставляти значення, які часто повторюються в усіх новостворених полях.

Умова на значення - дозволяє створити фільтр, який забезпечує тільки ті значення, які відповідають заданій умові.

Обов'язкове поле - установка, яка вказує на те, що дане поле обов'язково треба заповнити.

Повідомлення про помилку - виводить повідомлення на екран при введенні недопустимого значення.

Пусті рядки - установка, яка визначає, чи допускається введення в дане поле порожніх рядків (" ").

Індексоване поле - визначає прості індекси для швидкого пошуку.