2. Бази даних та системи управління бд
Одним з основних факторів впливу НТП на всі сфери діяльності людини є широке використання нових інформаційних технологій, під якими розуміють сукупність методів і засобів одержання та використання інформації на базі обчислювальної і комунікаційної техніки та широкого впровадження математичних методів.
У зв'язку з використанням нових інформаційних технологій поширилося поняття "інформаційна система". Інформаційна система (ІС) - це комунікаційна система із збирання, передавання й обробки інформації про конкретний об'єкт для реалізації функцій управління.
Банк даних є різновидністю ІС, у якій реалізовано функції централізованого збереження та накопичення інформації, що обробляється; організована ця інформація в одну або декілька баз даних. Банк даних складається з таких компонентів:
База даних (БД) - сукупність спеціальним чином організованих даних, які зберігаються на машинних носіях і відображають стан об'єктів та їх взаємозв'язки в предметній галузі, яка розглядається.
Система управління базою даних (СУБД) - сукупність мовних і програмних засобів, призначених для створення, ведення та використання бази даних багатьма користувачами; вона є універсальною, загального призначення, найбільш поширена й ефективна.
Адміністратор бази даних є особа або група осіб, відповідальних за розробку вимог до БД, її проектування, створення, ефективне використання та супроводження.
Обчислювальна система - це сукупність взаємопов'язаних і узгоджено діючих комп'ютерів або процесорів та інших пристроїв, які забезпечують автоматизацію процесів приймання, обробки та видачі інформації споживачу.
Обслуговуючий персонал виконує функції підтримки технічних і програмних засобів у робочому стані.
Для класифікації СУБД можна використовувати такі основні ознаки: вид програми, характер використання, модель даних.
За характером використання СУБД поділяються на персональні і багатокористувацькі.
Персональні СУБД забезпечують можливість створення персональних БД і додатків, що працюють з ними. Персональні СУБД і додатки найчастіше виступають у ролі клієнтської частини багатокористувацької СУБД. До персональних СУБД належать Visual FoxPro, Paradox, Access тощо.
Багатокористувацькі СУБД містять у собі сервер БД і клієнтську частину і, як правило, можуть працювати в неоднорідному обчислювальному середовищі.
3. Загальна характеристика субд Microsoft Access
Система управління базами даних Microsoft Access 2003 продовжує лінію Access попередніх версій і має багато спільного з ними. Це означає, що Access доступна для широкого кола непрофесійних користувачів персональних комп'ютерів. Для професійних користувачів підтримується VBA (Visual Basic for Applications).
Об'єктами бази даних є:
Таблиці призначені для зберігання інформації бази даних, крім того, дозволяють виконувати введення, перегляд, коригування інформаційних даних, їх вважають головним об'єктом бази даних.
Форми призначені для введення, перегляду та коригування даних. Це необов'язковий елемент, але він додає зручності і спрощує ці операції.
Запити - це похідна таблиця, у якій збираються дані з інших таблиць і проводяться над ними різні операції. У запиті можуть з'явитись обчислювальні поля, тобто поля, значення яких є функціями значень інших полів. Запити дозволяють проводити групові операції, тобто операції над групою записів, об'єднаних певною загальною ознакою. Запити дозволяють також складати вибірки з таблиць за якоюсь умовою.
Звіти призначені для формування вихідного документа та для виведення його на друк.
Макрос - це набір спеціальних макрокоманд, який дозволяє об'єднати розрізнені операції обробки даних у програму. Макроси автоматизують виконання певної послідовності команд.
Модуль - це програма на мові VBA, яка використовується для реалізації нестандартних процедур при створенні програми.
Сторінки доступу до даних - Web-сторінка, яка використовується для додавання, редагування, перегляду або маніпулювання поточними даними в базі даних Access.
Таблиці та форми використовуються для обслуговування "начинки" бази даних, а запити та звіти виконують основну функцію БД - перетворення та подання інформації, необхідної користувачу.
З кожним об'єктом необхідно працювати в окремому вікні, при цьому передбачено два режими роботи:
• режим конструктора. У цьому режимі створюються об'єкти або змінюється структура об'єктів;
• оперативний режим. Об'єкт використовується для обробки і відображення даних.
MS Access має потужний, зручний і гнучкий засіб візуального проектування об'єктів за допомогою Майстрів, і це дає змогу при мінімумі попередньої підготовки швидко створити повноцінну БД - на рівні таблиць, форм, запитів-вибірок і звітів.
Хоч це спочатку може здатися заплутаним, одна з найкорисніших рис Access полягає в тому, що при роботі з об'єктами різних типів, а також при переході з одного режиму в інший вид меню і панелі інструментів змінюється відповідно до тих завдань, які потрібно виконувати. При активізації різних вікон стають доступними ті засоби, які призначені для роботи з поточним вікном.
Запуск програми Access виконується так само як запуск будь-якої іншої програми пакета Microsoft Office. Після завантаження Access на екрані з'являється вікно програми з розташованою на ділянці завдань панеллю Приступаючи до роботи, де на ділянці Відкрити користувач повинен вибрати один із наступних варіантів роботи:
• створювати нову базу даних - по силання Створити файл...
• відкривати існуючу базу даних -посилання Додатково.... Вибравши посилання Створити файл... одержимо такі варіанти створення нової бази даних:
• Нова база даних... - створення нової бази "з чистого аркуша";
• Із наявного файла... - дозволяє створити базу даних на основі вже існуючої;
• На моєму комп'ютері... - забезпечує створення бази даних на основі шаблонів, що є на даному комп'ютері.
Найчастіше користувачу доводиться створювати базу даних "з чистого аркуша". Отже, якщо вибрати посилання Нова база даних... на панелі Створення файла, то з'явиться вікно Файл нової бази даних де потрібно вибрати папку розміщення бази, ввести ім'я нової бази і натиснути кнопку Створити.
П
Відкриття БД виконується за допомогою посилання Додатково на панелі Приступаючи до роботи. У діалоговому вікні Відкриття файла бази даних потрібно вказати ім'я і адресу існуючого файла бази даних і натиснути кнопку Відкрити. У вікні програми розкривається вікно бази даних, яке забезпечує доступ до об'єктів БД і можливість створювати нові об'єкти.
Головне вікно бази даних складається з вкладок з надписами Таблиці, Запити, Форми, Звіти, Сторінки, Макроси, Модулі і кнопок:
Відкрити - дає можливість відкрити вибрану таблицю, форму, запит або Переглянути звіт, або Запустити макрос;
Конструктор - дозволяє перейти в режим доопрацювання будь-якого раніше створеного об'єкта;
Створити - дозволяє приступити до створення нового об'єкта будь-якого вибраного типу;
Видалити - вилучає виділений об'єкт;
Великі значки-Маленькі значки - відображає об'єкти БД обраного типу у вигляді великих або малих значків у вікні бази даних;
Список - малі позначки розташовані у вікні БД по вертикалі в алфавітному порядку за іменами об'єктів;
Таблиця - виводить список з об'єктивними відомостями.