Инвентаризация

Перед составлением годового бухгалтерского баланса страховщик проводит инвентаризацию.

Инвентаризацию имущества и обязательств проводят для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации. Целью проведения инвентаризации является документальное подтверждение наличия, состояния и оценки имущества и обязательств.

Основными задачами инвентаризации являются следующие:

выявление фактического наличия имущества;

определение правильности оценки финансовых обязательств;

сопоставление фактически имеющегося имущества и финансовых обязательств с данными бухгалтерского учета.

При этом под имуществом понимают основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, дебиторскую задолженность, денежные средства и прочие активы, под обязательствами - страховые резервы, кредиты и займы, кредиторскую задолженность. Инвентаризации подлежит имущество, принадлежащее организации на праве собственности, находящееся на ответственном хранении, арендуемое имущество, а также неучтенное имущество.

В результате инвентаризации должны быть установлены:

правильность расчетов с банками, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями и структурными подразделениями;

правильность и обоснованность сумм дебиторской и кредиторской задолженности.

Порядок проведения инвентаризации и оформление ее результатов определены в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 г. N 49.

Инвентаризация может проводиться на любую дату. При этом следует отметить, что целесообразно ее проведение на первое число месяца, то есть на дату подведения сальдо по бухгалтерским счетам.

Статьей 12 Закона РФ от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" установлен обязательный порядок проведения инвентаризации при формировании годовой бухгалтерской отчетности. Она является не обязательной для имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее первого октября отчетного года.

Проведение плановой инвентаризации и внезапной инвентаризации требует утверждения ее порядка и сроков проведения руководителем, что не является обязательным при проведении инвентаризации в обязательном порядке.

Порядок проведения инвентаризации определяется в учетной политике организации. Для контроля порядка проведения инвентаризации организация ведет журнал контроля выполнения приказов о проведении инвентаризации.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая комиссия.

В зависимости от установленного порядка в страховой организации инвентаризация может проводиться:

постоянно действующей комиссией;

рабочей инвентаризационной комиссией;

ревизионной комиссией.

При больших объемах работ по инвентаризации имущества и обязательств, в случае наличия обособленных подразделений (филиалов, представительств), а также агентств рекомендуется формировать рабочую инвентаризационную комиссию. Напротив, при небольших объемах работ рекомендуется создавать ревизионную комиссию.

Состав постоянно действующей комиссии и рабочей инвентаризационной комиссии утверждается приказом (распоряжением, постановлением) руководителя, который подлежит регистрации в журнале контроля выполнения приказов о проведении инвентаризации.

В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, представители службы внутреннего аудита, представители других подразделений. При этом не запрещается включение в состав комиссии представителей сторонних организаций - аудиторов, экспертов, консультантов и т.п.

Следует обратить внимание на то, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии и материально ответственных лиц (при проверке наличия имущества) является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Инвентаризация проводится в несколько этапов.

На первом этапе (подготовительном) проводятся соответствующие записи в карточках аналитического учета и выводятся остатки на день инвентаризации. Комиссии передаются последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы по реестру. Председатель комиссии визирует документы с указанием "до инвентаризации по состоянию на "__" 200_ года". Это является основанием для определения бухгалтерией остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Во время инвентаризации все операции по приему и отпуску материальных ценностей должны быть прекращены. Поступившие материальные ценности во время инвентаризации должны быть оприходованы после даты инвентаризации.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что все приходные и расходные документы по имуществу сданы в бухгалтерию.

На втором этапе (основном) происходит фактическая инвентаризация имущества и финансовых обязательств - взвешивание, обмеривание, подсчет, проверка, оценка, сверка дебиторской и кредиторской задолженности.

Рассмотрим порядок инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств.

Инвентаризация основных средств заключается в их осмотре и описи с указанием наименования, назначения, инвентарного номера, основных технических и эксплуатационных показателей.

При инвентаризации недвижимости проверяют наличие договоров, удостоверяющих право собственности или аренды.

До начала инвентаризации необходимо проверить наличие и состояние инвентарных карточек, книг, описей и других регистров бухгалтерского учета, технических паспортов и других документов, фиксирующих технические характеристики, а также право собственности или аренды.

При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение (восстановление).

Инвентаризация ценных бумаг происходит по отдельным эмитентам, с указанием в акте названия, серии, номера, номинальной и фактической стоимости, сроков гашения и общей суммы.

При хранении ценных бумаг в организации их инвентаризация проводится одновременно с инвентаризацией денежных средств в кассе. Инвентаризация ценных бумаг, находящихся на хранении в банке или специализированном хранилище, заключается в сверке остатков с данными выписок организаций, у которых ценные бумаги находятся на хранении.

Инвентаризация денежных средств на расчетных счетах проводится путем сверки остатков с выписками банка.

Проверка фактического наличия бланков строгой отчетности производится материально ответственным лицом по видам бланков (например, по сериям договоров страхования) с учетом начальных и конечных номеров, по каждому месту хранения.

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности проводится путем сравнения остатков с данными контрагентов.

Форма сверки дебиторской (кредиторской) задолженности может быть представлена следующим образом.

Дебиторская задолженность по состоянию на 31 декабря 2005 г.

┌──────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────┬─────────────────────┐

│ Сумма, подлежащая оплате │ Оплаченная сумма │Остаток задолженности│

├────────────────┬──────────┬──────────────┼───────────┬──────────┬──────────┼───────┬─────────────┤

│ Основание │Дата пла-│Сумма планиру-│Основание │Дата фак-│Сумма фак-│ Сумма│Из нее: прос-│

│ │нируемого │емого платежа │ │тического │тического │ │роченная за-│

│ │платежа │ │ │платежа │платежа │ │долженность │

├────────────────┼──────────┼──────────────┼───────────┼──────────┼──────────┼───────┼─────────────┤

│Договор страхо-│ 01.09.05 │ 8000 │п/п 234456 │ 30.08.05 │ 8000 │ │ - │

│вания N ТТ565/1 │ 01.01.06 │ 8000 │ │ │ │ 8000 │ │

├────────────────┼──────────┼──────────────┼───────────┼──────────┼──────────┼───────┼─────────────┤

│Договор страхо-│ 10.08.05 │ 14 000 │п/п 012345 │ 11.08.05 │ 14 000 │ │ │

│вания N ТНС345/2│ 10.11.05 │ 10 000 │п/п 654321 │ 15.11.05 │ 5 000 │ 5000 │ 5000 │

├────────────────┼──────────┼──────────────┼───────────┼──────────┼──────────┼───────┼─────────────┤

│Итого │ x │ 40 000 │ x │ x │ 27 000 │13 000 │ 5000 │

└────────────────┴──────────┴──────────────┴───────────┴──────────┴──────────┴───────┴─────────────┘

Со стороны дебитора Со стороны кредитора

(наименование организации) (наименование организации)

Руководитель_________________(___________) Руководитель _____________(__________)

Главный бухгалтер _____________(__________) Главный бухгалтер ___________(_________)

По результатам инвентаризации составляется инвентаризационная опись или акты. В них заносится информация о фактическом наличии имущества и обоснованности учтенных финансовых обязательств. На объекты, не подлежащие восстановлению, составляется отдельная опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (например, порча, полный износ и т.п.).

Описи и акты составляются в двух экземплярах и подписываются членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Инвентаризационные описи являются первичными учетными документами для бухгалтерского учета. Помарки и подчистки в описях не допускаются. Основными требованиями к составлению описей является полное и точное отражение данных о наличии имущества и обязательств.

На третьем этапе сопоставляются данные инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета, выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений. До составления сличительных ведомостей бухгалтерия должна проверить правильность всех подсчетов, приведенных в описи. Формы сличительных ведомостей приведены в постановлении Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88. Сличительные ведомости оформляются в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, другой - у материально ответственного лица.

На четвертом этапе (заключительном) оформляются результаты инвентаризации. Для оформления результатов инвентаризации могут использоваться регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

Форма результатов инвентаризации может быть представлена следующим образом.