Тема 2. Документальне оформлення розрахунків з підзвітними особами:

Підзвітними особами вважаються робітники і службовці під­приємства, які одержали аванс під звіт.

Гроші під звіт можуть бути видані на витрати, пов'язані з відря­дженням, на придбання різних матеріальних цінностей, поштові, телеграфні послуги тощо.

Особи, які не працюють на підприємстві, гроші під звіт одержу­вати не можуть. Список осіб, що мають право отримувати підзвітні суми, встановлюється адміністрацією підприємства і затверджу­ється його керівником.

Підзвітній особі видають аванс у сумі, необхідній для виконан­ня господарських операцій. Аванс видається на підставі заяви підзвітної особи за видатковим касовим ордером, підписаним ке­рівником підприємства і головним бухгалтером.

Підзвітні суми можуть витрачатися тільки на цілі, передба­чені при видачі авансу.

Видача готівки під звіт проводиться з кас підприємства за умо­ви повного звіту конкретної особи за раніше виданими під звіт суми, тобто в разі подання до бухгалтерії авансового звіту про ви­трачені (частково витрачені) кошти та одночасного повернення до каси підприємства залишку готівки, виданої під звіт.

Підзвітні особи зобов'язані подати до бухгалтерії підприєм­ства разом із невикористаним залишком готівки авансовий звіт про витрачання одержаних у касі сум протягом трьох банківських днів наступних за днем закінчення відрядження або придбання товарно-матеріальних цінностей.

До авансового звіту додаються документи (рахунки, квитанції, проїзні документи, чеки тощо), які підтверджують проведені видатки, зокрема придбання матеріальних цінностей. В остан­ньому випадку на документах обов'язково мають бути підписи осіб, які отримали матеріальні цінності під свою відповідальність. У бухгалтерії авансові звіти перевіряють арифметично і з погля­ду обґрунтованості витрат. Після перевірки авансовий звіт за­тверджує керівник підприємства, і бухгалтерія остаточно розрахо­вується з підзвітною особою.

Коли сума авансу перевищує суму витрат, прийняту за звітом, різниця підлягає поверненню до каси, і навпаки, якщо сума авансу менша від суми витрат, зазначеної у звіті, і підзвітна особа викори­стала власні гроші, перевитрачені кошти їй відшкодовуються.

Для обліку підзвітних сум у бухгалтерському обліку вико­ристовується субрахунок

372 "Розрахунки з підзвітними осо­бами".

За дебетом цього субрахунка обліковуються суми, видані під звіт, за кредитом — суми, які підтверджені звітами та доку­ментами, а також повернені невикористані суми.

Сальдо субрахунка 372 "Розрахунки з підзвітними особами" може бути як дебетовим, так і кредитовим. Дебетове сальдо означає суму заборгованості підзвітних осіб підприємству, кредитове — суму перевитрат підзвітних осіб за авансовими звітами. У балансі сальдо за субрахунком відображається розгорнуто: дебетове саль­до — у складі оборотних активів у рядку 210 "Інша дебіторська заборгованість", кредитове сальдо — у складі поточних зобов'я­зань у рядку 610 "Інші поточні зобов'язання".

Тема 3. Документальне оформлення розрахунків з постачальниками та підрядниками

Основними джерелами інформації для контролю розрахункових відносин з постачальниками і підрядниками є первинні документи.

Порядок та форми розрахунків між покупцем і постачальни­ком визначаються в господарських договорах або контрактах купівлі-продажу.

Відповідальність за своєчасну і якісну підготовку необхідних матеріалів та юридичне оформлення договірних відносин, а та­кож облік, реєстрацію, зберігання договорів рекомендується по­класти на службу, відповідальну за підготовку та оформлення договірних відносин відповідно до покладених на неї функцій.

Надходження основних засобів оформлюється Актом приймання-передачі (ф. № 03-1), в якому зазначаються первісна вартість об'єкта, коротка технічна характеристика, місце експлуатації. До акта додається технічна документація, яка стосується цього об'єкта. Підставою для оприбуткування виконаних робіт є Акт прий­нятих робіт.

Основними типовими документами з оприбуткування запасів від вітчизняного постачальника є накладні, товаротранспортні накладні, залізничні накладні, акти про приймання матеріалів, податкові накладні (де вказується податковий кредит з ПДВ) тощо.

Матеріали, що надходять на склад, ретельно перевіряють, вста­новлюється відповідність їх якості, кількості, асортименту умо­вам поставок і супровідним документам. Якщо не виявлено роз­ходжень, матеріали приймають. При цьому можливі два варіан­ти оформлення оприбуткування: безпосередньо на документі по­стачальника або шляхом виписування прибуткового ордера. При­буткові ордери використовують для кількісно-сумового обліку ма­теріалів, що надходять від постачальників або з переробки.

Коли є розбіжності у кількості та якості з даними супровідних документів постачальника, а також для матеріалів, що надійшли без платіжних документів, складають Акт про приймання ма­теріалів (типова форма № М-7).

Акт складається комісією, яку призначає керівник підприєм­ства і до якої входять завідувач складу, представник відділу по­стачання (або відповідальна особа) та ін. Цей акт є підставою для оприбуткування бухгалтерією фактично прийнятих матеріалів. Прибутковий ордер при цьому не заповнюється.

Товарно-матеріальні цінності, що доставлені від постачальника залізничним транспортом, оприбутковуються на склад на підставі залізничної накладної. При одержанні вантажів із залізничної станції експедитор повинен перевірити відповідність кількості місць, що надходять, і знаків маркування на них з даними супро­відних документів. Якщо при прийманні вантажу буде встановле­но розходження з даними, зазначеними в транспортних докумен­тах, або виникнуть питання щодо цілісності вантажу (зірвана або пошкоджена пломба), складають комерційний акт. Цей акт є ос­новою для подання претензій до залізниці про відшкодування збитків. Матеріальні цінності, що надійшли від постачальника автомо­більним транспортом, оприбутковують на склад на підставі това­ротранспортної накладної, одержаної від вантажовідправника.

У разі надходження вантажу на склад без документів відділ постачання виписує наказ складу про приймання вантажу без документів. Завідувач складу здає накази до бухгалтерії разом з прибутковими ордерами. Платіжними документами, які використовуються при опера­ціях оплати товару, є рахунки-фактури, платіжні доручення, виписки банків тощо.

Необхідно щоденно одержувати рахунки-фактури (ф. № 868), перевіряти їх відповідність надходженню матеріальних цінностей на склад підприємства (відділ постачання) і контролювати своє­часність їх оплати (фінансовий відділ підприємства, а на малому підприємстві — головний бухгалтер).

Залежно від особливостей товару до товаротранспортної на­кладної і рахунка-фактури можуть додаватися документи, що підтверджують кількість і якість товарів (свідоцтво про якість, сертифікати, довідка про результати лабораторних досліджень).

ТМЦ зі складу постачальника отримують за дорученням, що виписується покупцем своєму представнику.

Розрахункові документи підписує як сторона, що приймає, так і сторона, що передає.

Підставою для обліку імпортних товарів та їх руху є доку­менти іноземної фірми-постачальника, транспортно-експедицій­них компаній з навантажувально-розвантажувальних і транспорт­них послуг, документи на послуги щодо зберігання товару, роз­рахункові документи про сплату мита, зборів і податків.

Імпортні товари на складі покупця оприбутковують на підставі зовнішньоекономічного договору купівлі-продажу, вантажної мит­ної декларації, приймального акта і акта експертизи торговельно-промислової палати, комерційних документів (рахунків-фактур, інвойсів, що підтверджують митну вартість товару), транспортних накладних (СМЕ, залізничної накладної, авіанакладної, коносамен­ту, товаротранспортної накладної). При купівлі товару за іноземну валюту обов'язково складається довідка бухгалтерії про наявність курсових різниць при перерахуванні грошей. У разі виявлення недостачі складається рекламаційний акт, в якому, зокрема, зазначається невідповідність якості, комплектності тощо даним супровідних документів, стан тари, упаковки і маркування тари. Рекламаційні акти складають окремо за кож­ним іноземним покупцем на кожну партію товару, що надійшла за одним транспортним документом. Одержувач складає реклама­ційний акт у 10-денний термін з дня надходження товару, а щодо товарів, на які іноземним постачальником надаються гарантії, протягом 5 днів з дня виявлення недостачі (дефекту). Рекла­маційні акти та інші документи відправляють іншій стороні відра­зу після їх оформлення листом у чотирьох примірниках рекла­маційного акта (довантажити товари, виправити виявлені дефек­ти тощо). Залежно від форми розрахунків оформляють такі платіжні документи: платіжне доручення, акредитив, інкасо, видатко­вий касовий ордер та ін.

Отже, при купівлі ТМЦ складаються чотири види документів:

1. договір, контракт купівлі-продажу;

2. документи, що засвідчують надходження товару (товаро­транспортна накладна, залізничні накладні, акти про прийман­ня матеріалів тощо);

3. платіжні документи (рахунок-фактура, платіжне доручен­ня, виписка банку тощо);

4) документи, що складаються при виявленні нестач, дефектів (комерційний акт, рекламаційний акт).