Підготовка документів і приміщення.
Підготовка документів для учасників наради має за мету:
скоротити час на викладення доповіді;
переконатися в тому, що усі ознайомлені з положеннями і фактами, які обговорюватимуться на нараді;
сконцентрувати увагу учасників на тих питаннях, які доповідач вважає основними.
Документи, які перед початком наради роздають учасникам, містять основні тезиси, висновки, пропозиції, а також описи, витяги з директивних і нормативних документів, статистичний матеріал, схеми тощо.
Документи для учасників наради слід готувати і вручати заздалегідь. Пропоновані учасникам документи систематизують, скріплюють або кладуть у папку. Неприпустимо вимагати повернення документів після наради.
Підготовка учасників до наради передбачає:
визначення своєї ролі у розв’язанні завдань, поставлених перед нарадою, з’ясування своєї позиції з питань, які передбачається обговорити;
докладне ознайомлення з документами;
чітке формулювання запитань до ведучого й учасників;
підготовку матеріалів (даних, аргументів, фактів) до полеміки;
підготовку тексту виступу.
Як правило, місцем проведення значної частини (більше ніж 70 %) ділових нарад є кабінет керівника організації. Однак засідання краще скликати в спеціально обладнаних для цієї мети приміщеннях. В основному запрошені на нараду сідають за стіл, що має прямокутну форму. Це вкрай незручно і керівникові, і учасникам наради. Відома інша, більш зручна форма столу — трапецієподібна (рис. 2.2).
Рис. 2.2. Схема розсаджування за столом учасників наради
Приміщення повинно мати гарну звукоізоляцію, нормальну температуру й відносну вологість повітря, зручні для роботи меблі, вентиляцію і т. ін.
Помилки, яких часто припускаються під час визначення місця проведення наради:
занадто багато нарад проводиться в кабінеті начальника;
у процесі наради ведуться телефонні переговори і навіть приймаються відвідувачі;
приміщення для наради не обладнано відповідним чином і погано освітлено.
Приміщення підбирають з урахуванням чисельності учасників, щоб кожен міг добре бачити і слухати доповідача. Приміщенням, де проводять нараду, як правило, є кабінет керівника або зал (кімната) для нарад.
Приміщення може бути обладнане екраном, демонстраційною дошкою, засобами для демонстрування слайдів. Для учасників необхідно створити комфортні умови (зручні крісла або стільці, письмове приладдя, мінеральна вода та ін.).
Варіанти розміщення учасників наради можуть бути різними. Проте не рекомендується, щоб вони сиділи спиною один до одного. Приміщення повинно бути світлим, з доброю вентиляцією і звукоізоляцією, забезпечувати вільний огляд ілюстративного матеріалу.
Н
алежній
організації наради
сприятиме залучення до обслуговування
технічного персоналу, завданням якого
є забезпечення учасників наради
засобами для запису, стенографування,
ведення протоколу, виконання поточних
друкарських робіт і оперативних доручень
керівника, демонстрування плакатів
тощо.
2-й етап: Проведення наради.
Проведення наради включає:
відкриття наради;
оголошення доповіді;
відповіді на запитання;
обговорення доповіді.