7.2. Формы организации внешнеэкономической службы на уровне предприятия

В современных условиях демонополизации внешнеэконо­мической деятельности предприятие — основное звено внешнеэкономического комплекса страны. В соответствии с дей­ствующим законодательством предприятие — это самостоятель­ный хозяйствующий субъект, созданный в определенном порядке для производства продукции, выполнения работ и оказания услуг в целях удовлетворения общественных потребностей и получения прибыли. Согласно действующему законодательству предприятие имеет право самостоятельно определять формы, методы и объемы работы на внешнем рынке.

Для эффективного управления внешнеэкономической деятель­ностью на уровне предприятия нужна адекватная условиям его работы структура управления. Организационная структура управ­ления внешнеэкономической деятельностью предприятия определяется, прежде всего, теми целями и задачами, которые она при­звана решать.

Наибольший опыт управления внешнеэкономической деятель­ностью накоплен в специализированных внешнеторговых организациях (ВТО).

Ведущей структурной единицей ВТО является фирма, работа которой специализируется на торговле определенными товарами либо с группой стран. Возглавляет фирму директор и в зависимо­сти от объема работы — несколько его заместителей.

Функциональные отделы и службы, содействующие работе специализированных фирм и ВТО, можно условно разделить на три группы.

1. Группа отделов и служб, осуществляющих планирование:

• планово-экономический отдел — планирование внешнетор­говой деятельности и контроль выполнения плана, анализ хозяйственной деятельности ВТО;

• валютно-финансовый отдел — валютное планирование и контроль за банковскими, валютными, кредитными и расчет­ными операциями, соблюдение интересов ВТО при внешнеторговых сделках;

• транспортный отдел — планирование и обеспечение пере­возок экспортных и импортных грузов;

• бухгалтерия ВТО — учет и отчетность, расчеты с банками, поставщиками и сторонними организациями, расчет и вы­плата заработной платы, анализ (совместно с плановым отделом) результатов финансовой деятельности по объедине­нию и рекомендации по ее улучшению.

2. Группа отделов, занимающихся непосредственно маркетингом:

• отдел конъюнктуры и цен — исследование спроса, предложе­ния, динамики цен, структуры рынков, систематизация конъ­юнктурных материалов, координация работы фирм с общими иностранными агентами, методическое руководство и конт­роль правильности расчетов и применения цен фирмами при подготовке и заключении контрактов, другая работа по иссле­дованию конъюнктуры рынков;

• отдел рекламы и выставок — обеспечение рекламной дея­тельности ВТО, организация участия специализированных фирм в международных выставках и ярмарках;

• инженерно-технический отдел — изучение действующих на мировом рынке технических требований к товарам, инфор­мирование о них непосредственных производителей това­ров, анализ технического уровня и качества продукции, ее конкурентоспособности, подготовка соответствующих заключений и рекомендаций специализированным фирмам по этим вопросам;

• отдел совместных предприятий — координация, планирова­ние и контроль деятельности совместных предприятий, со­зданных с участием иностранного капитала на территории России, и смешанных обществ, созданных с участием объе­динения за рубежом, создание новых смешанных обществ за рубежом и ликвидация их;

• отдел технического обслуживания и запчастей — организа­ция гарантийного и послегарантийного технического обслу­живания экспортируемых объединением товаров в зарубеж­ных странах, обеспечение технических центров и зарубеж­ных агентов объединения необходимыми запасными частя­ми, ремонтным оборудованием и транспортом.

3. Группа отделов, обеспечивающих принятие и исполнение управленческих решений:

• отдел развития — совершенствование организационной струк­туры объединения;

• отдел АСУ (ВЦ) — автоматизация расчетов, внедрение эко­номико-математических методов и ЭВМ в практику работы объединения и фирм, создание совместно с другими отдела­ми и фирмами баз данных и ведение их;

• отдел кадров — вопросы подбора и расстановки кадров, ведение личных дел работников;

• отдел загранкомандировок — оформление командировок за границу;

• канцелярия — регистрация и контроль организационно-распорядительной документации и переписки;

• административно-хозяйственный отдел — снабжение необхо­димыми для работы объединения материалами и оборудова­нием, ответственность за эксплуатацию здания, другая хозяй­ственная работа;

• юридический отдел — помощь в составлении условий кон­трактов и соглашений, консультация фирм по вопросам пре­зентаций и рекламаций, разногласий, защита интересов ВТО в судах и арбитражах, правовое обеспечение;

• протокольный отдел — выполнение поручений руководства ВТО и фирм по встречам, приему и проводам представите­лей иностранных фирм, прибывших с деловыми целями. Иногда юридический и протокольный отделы, а также бухгал­терия и отдел кадров подчиняются непосредственно генеральному директору ВТО, выполняя те же функции.

Создание такой разветвленной структуры управления ВЭД ха­рактерно для предприятий (организаций) независимо от их органи­зационно-правовой формы, когда их деятельность целиком и пол­ностью сосредоточена на внешних рынках. Однако количество таких предприятий, естественно, меньше, чем количество предприятий, занимающихся производством. На промышленных предприятиях, активно участвующих во внешнеэкономической деятельности, внеш­неторговый аппарат существует в основном в двух формах: как часть внутрипроизводственной структуры в виде внешнеэкономического отдела (отдела внешнеэкономических связей) и как относительно самостоятельное подразделение в виде внешнеторговой фирмы.

На предприятиях за последние 10 лет накоплен значительный опыт осуществления внешнеэкономической деятельности. В ка­честве примера проанализируем организацию внешнеэкономичес­кой деятельности на двух уральских предприятиях.

ОАО Первоуральский новотрубный завод (ПНТЗ) является крупней­шим в Европе и России производителем бесшовных труб и баллонов. Он производит свыше 25 000 типоразмеров труб и трубных профилей из более чем 240 марок углеродистых, легированных и нержавеющих сталей по 34 государственным и 25 иностранным стандартам, а также по 400 техническим условиям. На его долю приходится около 16% общего объема труб, выпускаемых российскими предприятиями. Имеются мно­гочисленные европейские (ТЮФ, Германия) и американские (API — American Petroleum Institute) сертификаты, подтверждающие соответ­ствие качества мировым требованиям.

Продукция предприятия поставляется примерно в 25 зарубежных стран. Наиболее стабильными в 1994—1998 гг. были поставки в Герма­нию и Италию — соответственно 30,4 и 38,2% объема экспорта труб. Внешнеэкономическая деятельность ПНТЗ, особенно та ее часть, кото­рая связана с экспортом, представляет собой одно из важнейших на­правлений развития и, самое главное, выживания завода в современных условиях, поскольку оно является на сегодняшний день единственным источником получения «живых» денег для выплаты налогов и заработ­ной платы.

Отдел по внешним экономическим связям (ОВЭС) был создан в сентябре 1991 г. с целью осуществления внешнеэкономической деятель­ности, включая создание совместных производств с зарубежными фир­мами. В настоящее время основными задачами отдела являются:

• поиски рынков сбыта для продукции ОАО за свободно конвертируемую валюту;

• организация загрузки производства экспортными заказами;

• поиски предложений иностранных инвесторов;

• подготовка, оформление и организация выполнения контрактов на поставки экспортной продукции.

В соответствии с возложенными на него задачами отдел выполняет следующие функции:

1. Проведение маркетинговых исследований рынков сбыта продук­ции ОАО.

2. Организация договорных отношений с экспортирующими орга­низациями.

3. Работа с организациями-посредниками.

4. Участие в переговорах, разработка и оформление контрактов на поставку продукции за валюту в дальнее зарубежье.

5. Организация обеспечения производства экспортными заказами совместно с другими службами ОАО.

6. Осуществление лицензирования и декларирования грузов.

7. Совместно со службами ОАО осуществление контроля за ходом выполнения экспортных заказов, соблюдением сроков отгрузки соглас­но заключенным контрактам.

8. Контроль за своевременной оплатой счетов в СКБ и поступлени­ем валюты на счета ОАО и посредников.

9. Контроль обеспечения расчетов с другими организациями за про­ведение операций, связанных с внешнеэкономической деятельностью.

10. Участие в планировании ВЭД.

11. Организация и обеспечение своевременного составления отчет­ной документации по внешнеэкономическим связям.

12. Организация работы с представителями фирм, иностранными специалистами, прибывающими в ОАО.

13. Организация рекламы продукции.

14. Организация повышения квалификации работников отдела. В ходе выполнения данных функций ОВЭС взаимодействует с дру­гими отделами и службами ОАО:

•со службой заместителя генерального директора по экономике и финансам по вопросам ценообразования и другим экономическим вопросам;

•со службой заместителя генерального директора по труду и кадрам по вопросам комплектования и подготовки кадров, организации труда и социальным вопросам;

•с управлением материально-технического снабжения (УМТС) — осуществляет консультирование работников данного отдела по воп­росам импорта сырьевых материалов;

•со службой заместителя генерального директора по загрузке про­изводства и реализации продукции по вопросам согласования зап­росов иностранных партнеров, обеспечения трубной заготовки, кон­троля за движением заказов в ходе производства, комплектации и отгрузки продукции;

•с управлением по договорам и реализации продукции по вопросам таможенного оформления при осуществлении поставок продукции ОАО в страны СНГ за свободно конвертируемую валюту;

• с бухгалтерией по вопросам идентификации валютных средств, по­ступающих на транзитные счета ОАО, в Первоуральском коммер­ческом банке;

• с управлением по транспорту по вопросам транспортировки грузов;

• с цехами ОАО по вопросам производства;

• с юридическим отделом по правовым вопросам;

• со сторонними организациями по вопросам внешнеэкономичес­кой деятельности в пределах своей компетенции.

В состав ОВЭС входят следующие специалисты:

начальник отдела;

заместитель начальника отдела;

ведущий экономист по внешнеэкономическим связям;

переводчики (2 чел.);

экономисты по внешнеэкономическим связям (2 чел.);

экономисты по сбыту (4 чел.);

специалисты по таможенному оформлению (3 чел. по экспор­ту и 1 чел. по импорту).

Отдел по ВЭС является самостоятельным структурным подразделе­нием и подчиняется помощнику генерального директора по внешним экономическим связям, который назначается на должность и освобож­дается от нее генеральным директором. Целью деятельности помощни­ка генерального директора по ВЭС является обеспечение экспертизы экономической эффективности заключения внешнеторговых сделок ОАО и принятие решений о целесообразности подписания контрактов с ино­странными фирмами. Он осуществляет свою деятельность, руководству­ясь следующими должностными обязанностями:

1. Проведение исследований мирового рынка труб, выявление по­требительского спроса на них, прогноз внешнеторговой деятельности ОАО; на основе результатов исследования — участие в разработке экс­портной программы ОАО.

2. Разработка стратегии и осуществление реализации экспортной политики ОАО на основе определения максимально выгодных каналов сбыта труб.

3. Организация всестороннего изучения и анализа экономического состояния иностранных фирм перед заключением экспортных и им­портных контрактов.

4. Ориентация деятельности отдела на долгосрочную перспективу работы с постоянными покупателями экспортной продукции ОАО.

5. Обеспечение координации деятельности служб ОАО по разработ­ке мер и созданию условий, способствующих уменьшению издержек при производстве экспортной продукции.

6. Выявление возможностей привлечения иностранных инвесторов, разработка и реализация схем кредитования инофирмами экспортных сделок ОАО.

7. Совершенствование мер, обеспечивающих соблюдение службами ОАО законодательства РФ по внешнеэкономической деятельности и таможенному делу.

8. Формирование принципов ценообразования экспортной продук­ции ОАО, которые способствуют ее продвижению на мировой рынок.

9. Осуществление сотрудничества и взаимодействия с таможенны­ми органами.

10. Совершенствование действующих и разработка новых схем транс­портировки экспортных грузов, выбор оптимальных путей и средств транспортировки, экспедиторских фирм.

11. Систематическое предоставление генеральному директору ОАО информации: о конъюнктуре и политике цен мирового рынка труб; об экономической эффективности и целесообразности заключения экспорт­ных и импортных контрактов с инофирмами; об изменениях в законо­дательстве РФ по внешнеэкономической деятельности; об изменениях в таможенном законодательстве.

12. Руководство работой по координации практических вопросов процедуры и техники внешнеторговых операций, проведению перего­воров с иностранными фирмами, а также разработке содержания внеш­неторговых контрактов.

13. Осуществление руководства деятельностью отдела по внешне­экономическим связям.

Начальник отдела назначается на должность и освобождается от нее генеральным директором по представлению заместителя генерального директора по труду и кадрам и имеет право:

•издавать распоряжения по отделу;

• получать от подразделений ОАО материалы, необходимые для вы­полнения задач и функций, возложенных на отдел;

•представительствовать от имени предприятия в других организа­циях по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

• вести переговоры, переписку с другими предприятиями и предста­вителями иностранных фирм по вопросам, входящим в компетен­цию отдела;

•визировать документы и организовывать совещания по вопросам, касающимся функций и задач отдела;

•получать информацию о движении валюты на счетах ОАО;

• приостанавливать в пределах своей компетенции действие распо­ряжений и указаний руководителей цехов и других структурных подразделений ОАО, противоречащих действующим положениям, договорам на поставку продукции и контрактам. Начальник отдела по ВЭС осуществляет непосредственное руко­водство отделом и обеспечивает организацию работы его сотрудников, которые выполняют свои функции в соответствии с должностными инструкциями, действующими в рамках Первоуральского новотрубного завода.

Заключение и реализация экспортного контракта. Как было отмече­но, одной из задач отдела ВЭС является оформление и организация выполнения внешнеэкономических контрактов. На рис. 1 приведена схема заключения и реализации экспортного контракта.

Отправным пунктом данного процесса является получение запроса от зарубежной компании, в котором приводится перечень интересую­щих компанию труб, а также их основные характеристики. В ОВЭС осуществляется регистрация и перевод запроса, после чего он передает­ся в производственный отдел, где происходит сопоставление содержа­щихся в нем данных с тем сортаментом труб, производство которых налажено на заводе в настоящее время.

Если продукция завода не отвечает требованиям запроса, то запрос передается в технический отдел с целью определения имеющихся на заводе возможностей для производства запрашиваемого вида труб. Пос­ле проведения анализа технический отдел готовит заключение, которое вместе с предложением по срокам реализации поступает обратно в ОВЭС.

В зависимости от характера заключения (отрицательное или поло­жительное) ОВЭС соответственно либо отказывает зарубежному заказ­чику в производстве данного вида труб, либо осуществляет предвари­тельный расчет контрактной цены.

В основе цены контракта лежит заводская цена, которая включает себестоимость труб (определяется на основе расчетных таблиц, разраба­тываемых лабораторией ценообразования ПНТЗ), прибыль, приплату за меру и стоимость упаковки. Заводская цена, к которой прибавляются транспортные расходы, расходы в порту, плата за посредничество и та­моженные платежи, и образует в результате цену контракта. Для тех изделий, качество которых подтверждено международным сертифика­том, существуют специальные таблицы расчета цены, разработанные с учетом зарубежных стандартов.

Далее отдел ВЭС отправляет своему потенциальному зарубежно­му партнеру проект контракта, разработанный специалистами отдела.

Если клиент не согласен с предлагаемыми условиями, он может выслать встречное контрпредложение, которое рассматривается ОВЭС. В любом случае после корректировки некоторых условий с учетом инте­ресов обеих сторон контракт, как правило, оказывается подписанным. Зарубежный партнер подтверждает свое согласие с условиями контрак­та подписью ответственного лица и печатью компании.

На Новотрубном заводе в целях повышения обоснованности при­нимаемых решений существует процедура сбора подписей главного ин­женера, начальника ОВЭС, начальника планового отдела, начальника финансового отдела, главного бухгалтера, начальника юридического от­дела. Каждый из этих специалистов проверяет свою часть контракта. Только после того как контракт был одобрен данными лицами, помощ­ник генерального директора по ВЭС представляет его на рассмотрение генеральному директору, который обладает правом решающей, после­дней подписи.

Рис. (Приложение к лекциям)

После подписания контракта ОВЭС оформляет заказ на производ­ство контрактной продукции и отправляет его в информационно-вы­числительный центр, где происходит обработка заказа с учетом особен­ностей технологического процесса. Адаптированный к производству за­каз поступает в планово-распределительное бюро цеха, где его включа­ют в план по производству. После того как продукция произведена, следует ее проверка сначала ОТК цеха, а затем ОТК завода, который и выдает на продукцию сертификат качества, подтверждающий ее соот­ветствие установленным стандартам. По требованию клиента может быть произведена также дополнительная проверка качества существующей на заводе службой вневедомственной приемки.

Следующим участником процесса выполнения экспортного заказа является служба сбыта цеха, которая готовит распоряжение о необходи­мости транспортировки груза и отгрузочную спецификацию наимено­вания груза, тоннажа и т.д. Все эти документы передаются в экспеди­цию сбыта, задача которой — оформить железнодорожную накладную на перевозку груза и завизировать ее на станции.

Одновременно с реализацией заказа отдел по ВЭС оформляет паспорт сделки. Два экземпляра подготовленного специалистами отдела по ВЭС паспорта сделки и оригинал либо заверенная копия контракта передаются в Первоуральский коммерческий банк, который рассматривает их (прове­ряет соответствие данных паспорта сделки условиям контракта, соответ­ствие подписи на нем образцу подписи в карточке образцов подписей лиц, имеющих право первой подписи по счету ПНТЗ) и подписывает данные экземпляры паспорта сделки, один из которых возвращается в ОВЭС.

ОВЭС собирает документы: оригинал и четыре копии заполненной грузовой таможенной декларации (ГТД), полученную в Первоуральс-ком коммерческом банке и заверенную ксерокопию хранящегося там паспорта сделки, сертификат качества, заверенную копию контракта, железнодорожную накладную, отгрузочную спецификацию — и переда­ет их на таможенный пост, находящийся в городе Первоуральске. Ра­ботники таможенного поста сверяют данные, содержащиеся в паспорте сделки с данными, заявленными в ГТД и другими имеющимися в их распоряжении документами, подписывают их, ставят на них личную номерную печать и возвращают обратно в ОВЭС за исключением двух копий ГТД и копии паспорта сделки.

Копия ГТД, железнодорожная накладная и сертификат качества, которые составляют товаросопроводительную документацию, поступа­ют в распоряжение экспедиции сбыта, которая занимается отправкой груза получателю.

Параллельно с этим ОВЭС в 10-дневный срок со дня выпуска про­дукции таможенными органами представляет в банк копию ГТД, полу­ченную от таможенного органа. На основании данных ГТД Государ­ственный таможенный комитет РФ составляет учетные карточки - УК (каждая учетная карточка содержит информацию по одной произведен­ной отгрузке), объединяемые в реестры и направляемые в двух экземп­лярах по каналам специальной связи в банк. В банке со всех учетных карточек делают ксерокопии, которые пересылаются затем в отдел по ВЭС в целях идентификации сумм, поступающих на счет ПНТЗ.

В заключение ОВЭС осуществляет информирование покупателя об от­грузке продукции и приводит все необходимые действия, связанные с опла­той поставки (выставление счета, сбор документов по аккредитиву и т.д.).

Заключение и реализация импортного контракта. Импорт занимает незначительную долю во внешнеторговом обороте ПНТЗ и представляет собой прежде всего покупку запасных частей к установленному на заводе импортному оборудованию. На рис. 2 представлена схема заключения и реализации импортного контракта.

Специалисты цехов готовят служеб­ную записку с перечнем необходимых запасных частей, комплектующих, которая представляется генеральному директору для рассмотрения. Пос­ледний проверяет реальную потребность завода в указанных товарах, ви­зирует заявку и отправляет 6 отдел по ВЭС. ОВЭС напрямую или через «Трубоимпэкс» (г. Кёльн, ФРГ) направляет запрос в зарубежные фирмы, производящие данные изделия, и получает от них коммерческое предло­жение. Изучив это предложение, ОВЭС высылает обратно подписанный контракт, содержащий, возможно, некоторые дополнения.

После подписания контракта со стороны инофирма начинает по­ставку закупленного по контракту товара. Поставка осуществляется, как правило, на условиях CIP Первоуральск, и груз помещается на таможенный склад, расположенный на территории завода. ОВЭС обя­зан уведомить таможенные органы о прибытии груза и произвести вместе с их представителем его осмотр. Далее в течение десяти дней сотрудники ОВЭС должны произвести таможенное оформление груза, т.е. оформить ГТД и оплатить таможенные платежи.

Рис. 2 Схема заключения и реализации импортного контракта (Приложение к лекциям)