Добавление записей в базу данных

Для добавления записи воспользуйтесь той же формой, что и для их просмотра. Форма позволяет видеть содержимое сразу всех полей. Кроме того, некоторые формы содержат списки и другие элементы управления, упрощающие ввод данных.

Если на экране отсутствует форма «Сотрудники», нажмите кнопку «Окно базы данных», выберите вкладку «Формы», выделите форму «Сотрудники», а затем нажмите кнопку «Открыть». Чтобы открыть пустую запись, нажмите кнопку со звездочкой (*) внизу формы. После этого введите данные в форму.

После перехода к другой записи или закрытия формы новая запись будет сохранена и добавлена в таблицу «Сотрудники».

Исправление ошибок. Чтобы отменить изменение, внесенное в текущее поле, нажмите кнопку «Отменить». Чтобы отменить все изменения, внесенные вами в текущую запись, нажмите кнопку «Отменить» еще раз. Чтобы удалить запись, выделите ее, а затем нажмите кнопку «Удалить запись». Чтобы проверить орфографию выделите поле и нажмите кнопку «Орфография».

Кнопка «Отменить»
Кнопка «Удалить запись»
Кнопка «Орфография»

Обновление записи

Нетрудно ввести изменения в запись о сотруднике, например, изменить его должность после повышения. Чтобы быстро найти сотрудника по фамилии, перейдите в поле «Фамилия», нажмите кнопку «Найти», а затем введите нужную фамилию. Чтобы найти запись, необязательно знать фамилию полностью. Если известно только начало фамилии сотрудника, после нажатия кнопки «Найти» введите известную часть фамилии, например, «кр», а затем выберите «С любой частью поля» из списка «Совпадение».

Кнопка «Найти»

Изменение структуры таблицы

Чтобы изменить имя поля, находясь в режиме таблицы, укажите на заголовок столбца и дважды нажмите кнопку мыши, а затем введите новое имя. Целесообразно выполнить эти действия до создания запросов, форм, и отчетов. В противном случае придется вносить изменения во все эти объекты.

Чтобы добавить поле, находясь в режиме таблицы, укажите на заголовок столбца, перед которым надо вставить новое поле, нажмите правую кнопку мыши, и из появившегося контекстного меню выберите команду «Вставить столбец». Аналогичным образом можно удалить столбец (команда «Удалить столбец»).

Чтобы скопировать поле, выделите целиком столбец, содержащий определение поля, которое вы хотите скопировать (щелкнув по области маркировки столбца). Скопируйте столбец в буфер обмена, выполнив команду Правка/Копировать. Переместите курсор на столбец, который должен следовать за вставляемым столбцом и вставьте пустой столбец, выполнив команду Вставка/Столбец. Выделите этот пустой столбец, щелкнув по его области маркировки, и выполните команду Правка/Вставить. Изменить имя скопированного поля перед тем, как вы сохраните модифицированное определение таблицы. При выполнении этой процедуры копируется все определение поля, включая все его свойства.

Чтобы переместить поле, откройте таблицу в режиме конструктора. Выделите нужный столбец, щелкнув по указателю слева от имени поля, нажмите CTRL+F8 (включится режим сдвига) и переместите поле с помощью мыши или клавиш  .