«Базы данных» :: Лабораторная работа#1

Лабораторная работа#1. Знакомство с субд Microsoft Access Работа с базой данных «Борей» Просмотр базы данных

Предположим, что вас назначили начальником отдела кадров импортно-экспортной компании «Борей». Свою работу в новой должности естественно начать с просмотра и обновления сведений о сотрудниках. Чтобы просмотреть данные о сотрудниках, откройте базу данных «Борей» (она поставляется вместе с СУБД Access). Для этого нажмите кнопку «Открыть базу данных», выберите файл базы данных «Борей» и нажмите кнопку «Открыть».

Кнопка «Открыть базу данных»

Начиная с версии MS Access 2002 самый простой способ открыть базу данных «Борей»: меню Справка - Примеры баз данных – Учебная база данных «Борей».

После этого выделите таблицу «Сотрудники» на вкладке «Таблицы» и нажмите кнопку «Открыть». Если ширина столбца слишком мала, укажите на правую границу его заголовка и дважды нажмите кнопку мыши.

Сортировка данных по алфавиту

Записи в таблице «Сотрудники» упорядочены по коду сотрудника. Чтобы отсортировать записи по алфавиту, укажите на заголовок столбца «Фамилия» и нажмите кнопку мыши, затем нажмите кнопку «Сортировка по возрастанию».

Чтобы выполнить сортировку по нескольким смежным полям, например, по фамилии и имени, выделите два столбца «Фамилия» и «Имя» и затем нажмите кнопку «Сортировка по возрастанию». Для сортировки по убыванию нажмите кнопку «Сортировка по убыванию».

Чтобы сохранить новый порядок записей в меню «Файл» выберите команду «Сохранить».

Отбор записей для отображения

Предположим, что руководством фирмы разработана новая должностная инструкция и вам поручено разослать ее всем представителям фирмы. Чтобы оставить на экране только записи, содержащие сведения только о представителях, следует применить фильтр. Для этого выделите в поле Должность – «Представитель» и нажмите кнопку «Фильтр по выделенному»

Кнопка «Фильтр по выделенному»

Чтобы оставить на экране только представителей фирмы, живущих в конкретном городе, выделите нужный город, а затем еще раз нажмите кнопку «Фильтр по выделенному».

При описании фильтра можно использовать часть поля. Например, чтобы найти всех сотрудников, фамилия которых начинается с буквы «К», выделите «К» в чьей-нибудь фамилии и нажмите кнопку «Фильтр по выделенному». Чтобы снова показать все записи нажмите кнопку «Удалить фильтр».

Кнопка «Удалить фильтр»

Теперь можно приступить к просмотру записей об отдельных сотрудниках. Первое впечатление: таблица «Сотрудники» мало пригодна для этой цели. Ширина ее настолько велика, что постоянно приходится прокручивать ее изображение, чтобы увидеть все ее поля. Кроме того, как только с экрана исчезает поле «Фамилия», становится трудно отличить одну запись от другой.

Удобнее всего просматривать отдельные записи таблицы при помощи формы. Чтобы просмотреть записи с помощью формы «Сотрудники», нажмите кнопку «Окно базы данных», выделите вкладку «Формы», выделите форму «Сотрудники», а затем нажмите кнопку «Открыть».

Кнопка «Окно базы данных»

Упражнение. Создайте новую форму: на панели инструментов раскройте список «Новый объект», выберите «Новая форма», а затем выберите мастер форм и следуйте его указаниям. Форма должна включать следующие поля: Фамилия, Имя, Дата рождения, Должность, Страна, Фотография. Расположите данные в один столбец.

Кнопка «Новый объект»