8. Особливості управління проектами на основі внутрішніх організаційних структур

Організаційна структура управління проектом - це сукупність взаємопов’язаних органів управління, що розташовані на різних ступенях системи. В більш простому понятті, це організація людей для успішного виконання проекту.

Створення організаційної структури передбачає розподіл та групування завдань проекту, їх виконавців, встановлення взаємопідпорядкованості й координації груп і підрозділів, поділ праці залежно від спеціалізації персоналу.

При створенні великих проектів найбільш ефективною формою стає так зване проектне управління. У проектній структурі для вирішення конкретного завдання створюється спеціальна робоча група, що після завершення роботи над проектом розпускається. При цьому відповідний персонал і ресурси, раніше притягнуті до роботи, повертаються у свої підрозділи. Для вирішення завдань перспективного розвитку в складі проектної організації підприємства створюється спеціальний підрозділ, що займається винятково питаннями стратегії, а керівники проектів зосереджують свою увагу на виконанні конкретних завдань.

Як правило, найбільш кращим типом організаційної структури управління для проектної роботи є матрична структура, яка у найбільшій мірі відповідає програмно-цільовому характеру проектної діяльності. Матрична ОСУ базується на функціональній структурі, відносини в якій будуються на вертикальних зв'язках – “керівник – підлеглий”. Для вирішення конкретних проектних завдань у цій структурі створюються тимчасові творчі колективи (ТТК) чи тимчасові проектні групи (ТПГ), на чолі яких керівники проектів. Ці групи комплектуються з фахівців відповідних функціональних відділів.

Систему зв’язків між окремими виконавцями й групами, які працюють над проектом як окремі організаційні одиниці всередині проектної команди, називають внутрішньою організаційною структурою проекту. До таких структур належать:

Ø внутрішня функціональна структура;

Ø внутрішня матрична структура;

Ø дивізіональна структура;

Ø федеральна організаційна структура;

Ø комбінації цих структур.

Більшість сучасних організацій використовують змішані структури. Так, функціональні організації створюють спеціальні команди по управлінню важливими проектами. Члени такої команди звільняються від інших обов’язків, вони можуть залучати співробітників функціональних підрозділів на весь час, розробляти та встановлювати власні процедури взаємодії та звітності.

9. Складові системи планування проекту

Сам процес планування проходить чотири етапи:

Ø розробку загальних цілей;

Ø визначення конкретних цілей на даний період із послідуючою їх деталізацією;

Ø визначення шляхів і способів досягнення цілей;

Ø контроль за процесом досягнення поставлених цілей шляхом співставлення планових показників із фактичними та коригування цілей.

Розробка планів по проекту охоплює всі етапи його життєвого циклу.

Процес планування проектів – це процес, який передбачає визначення цілей і параметрів взаємодії між роботами та учасниками проекту, розподіл ресурсів та вибір і прийняття організаційних, економічних, технологічних рішень для досягнення поставлених цілей проекту.

Загальний процес планування проектів включає наступні етапи:

Ø визначення цілей, задач проекту, розрахунок техніко-економічних показників для обґрунтування проекту, визначення потреби в ресурсах, тривалості та специфікації виконуваних робіт, етапів проекту;

Ø структуризацію проекту;

Ø прийняття організаційно-технологічного рішення;

Ø розробку сіткових моделей робіт;

Ø оцінку реалізуємості проекту, оптимізацію по термінах і критеріях якості використання ресурсів та інших критеріях;

Ø підготовка необхідних документів до пакета планів;

Ø затвердження планів і бюджету;

Ø доведення планових завдань до виконавців;

Ø підготовку та затвердження звітної документації для контролю планів.

Основними процесами планування є:

1. Планування цілей

2. Декомпозиція цілей

3. Визначення операцій

4. Визначення взаємозв’язків операцій (робіт, задач)

5. Оцінка тривалості операції

6. Планування ресурсів

7. Складання розкладу виконання проекту визначення термінів початку та завершення всіх операцій проекту.

8. Оцінка вартості

9. Розробка бюджету

10. План управління якістю

11. Планування організації