В) Внесение записей в книгу регистрации

Регистрация документов - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Подписанные приказы по основной деятельности передаются в канцелярию для регистрации, размножения и рассылки вместе с приложениями, на которые имеются ссылки в тексте, и списком на рассылку. Регистрация приказа должна проводиться в день его подписания. В случае задержки сдачи подписанного приказа на регистрацию или рассылку более чем на два дня он должен быть снова доложен лицу, его подписавшему, с объяснением причин задержки для изменения даты подписи, а в случае необходимости и сроков исполнения.

Регистрационные книги ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности) и для упорядочения работы с кадровой документацией. Регистрация документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства). Как правило, регистрационной книгой часто именуют регистрационно-учетный документ альбомного формата, ведущийся постоянно, без привязки к календарным периодам.

Полный перечень регистрационно-учетных форм не определен ни одним законом или нормативным актом трудового законодательства. Решение о ведении и содержании большинства из них самостоятельно принимает каждый работодатель. Исключение составляют только приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обязанность их ведения возложена на работодателей Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N2 225 «О трудовых книжках».

Отделы кадров, как правило, используют следующие регистрационные формы:

- журнал ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка и с иными актами, связанными с трудовой деятельностью работников;

- книга регистрации трудовых договоров;

- книга регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;

- книга регистрации приказов о предоставлении отпуска;

- книга регистрации приказов о командировках работников;

- книга регистрации командировочных удостоверений;

- книга регистрации служебных заданий;

- книга регистрации локальных нормативных актов;

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

- книга регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;

- журнал выдачи справок по личному составу;

- журнал учета больничных листов.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». С другой стороны, журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы и поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

При ведении учетно-регистрационной работы удобно пользоваться готовыми формами журналов, предлагаемыми производителями книжной продукции. Допускается и самостоятельное проектирование и изготовление канцелярских книг и журналов.

Обложка регистрационной книги проектируется и изготавливается в той же проекции, что и страницы — в книжной или альбомной.