Учебная задача

по дисциплине

«Проектирование информационных систем»

на примере отдела «Склад сырья и материалов»

предприятия ООО «Mebele-life»

Глава 1 предпроектное обследование

1.1 Обследование предметной области

Общество с ограниченной ответственностью «Mebele_life» относится к предприятиям, занимающихся производством и реализацией мебели (мебельных комплектующих).

Фирма «Mebele_life» организована в 2002 году. Согласно учредительным документам в регистрационной палате города Щелково ООО «Mebele_life» присвоен индивидуальный номер регистрации № 2035010203237, идентификационный номер налогоплательщика 5050041202, офис ООО «Mebele_life» находится по адресу: 141103, Московская область, ул. 1-ая Линия, д.49. На территории фирмы выделена площадь под склады, где хранятся основные виды материалов, необходимых для производства, и в отдельных складах - готовая продукция (мебель). ООО «Mebele_life» осуществляет транспортировку готовой продукции посредникам непосредственно со своих складов. Отгрузка клиентам готовой продукции осуществляется непосредственно со склада посредника. Номенклатура реализуемой продукции составляет несколько тысяч наименований и постоянно увеличивается.

С точки зрения организационно – правовой формы ООО «Mebele_life» создано в форме общества с ограниченной ответственностью, участником общества является ЗАО Группа «ЭМИТИ».

Миссия предприятия – специализируясь на производстве мебели (мебельных комплектующих), стремиться к лидерству по качеству предлагаемой продукции. Расширяя производство, создавать продукцию, не уступающую по своим характеристикам аналогам данной продукции. Доброжелательно и объективно предоставлять подробную информацию о данной продукции. Стремиться к постоянному улучшению условий трудовой жизни сотрудников. Ценить доверие партнеров и пунктуально соблюдать достигнутые договоренности.

Основными целями деятельности ООО «Mebele_life» являются:

• извлечение прибыли всеми допускаемыми законом способами;

• наиболее полное и качественное удовлетворение потребностей граждан и исполнение заказов физических и юридических лиц на основе заключаемых с ними договоров и контрактов.

Основной задачей деятельности ООО «Mebele_life» является повышение экономической эффективности производства, и получение максимально возможной прибыли.

Так же согласно учредительным документам ООО «Mebele_life» вправе осуществлять любые виды деятельности, не запрещенные законом, в том числе предметом деятельности ООО «Mebele_life» являются:

• производство мебели (без производства мебели по заказам населения);

• изготовление и ремонт мебели по заказам населения;

• производство строительных деталей из древесины и плит на древесной основе;

• оптовая и розничная торговля;

• внешнеэкономическая деятельности;

• посреднические услуги при купле- продаже товаров народного потребления;

• снабжение и сбыт;

• осуществление в установленном порядке иных видов деятельности.

У фирмы ООО «Mebele_life» есть два филиала, которые находятся в городах Екатеринбург и Ростов-на-Дону, и так же осуществляют производственную деятельность.

ООО «Mebele_life» сотрудничает с итальянской фирмой «LIRI», которая занимается производством пластикового ламината.

Основными источниками доходов ООО «Mebele_life» являются денежные средства, полученные от посредника за реализованную продукцию. Основными источниками расходов ООО «Mebele_life» являются:

• затраты на закупку материалов для производства, в том числе ДСП, ДВП, пластиковый ламинат, клей и т.п.;

• затраты на закупку и ремонт оборудования;

• затраты на аренду помещений;

• затраты на электроэнергию, отопление;

• затраты на заработную плату рабочих и ИТР.

Организационная структура предприятия ООО «Mebele_life» представлена на рисунке 1. Организационная структура построена с помощью инструментального средства MS Visio.

Рисунок 1 - Организационная диаграмма ООО «Mebele_life»

Во главе фирмы стоит генеральный директор, который решает в основном управленческие вопросы, а также вопросы стратегического характера. Он контролирует деятельность всех отделов. Также в его компетенции вопросы движения финансовых потоков.

Таким образом, в непосредственном подчинении у генерального директора находятся: заместитель по производству, заместитель по экономике и финансам, заместитель по коммерческим вопросам, главный бухгалтер, главный инженер, а также начальники различных служб предприятия (отдела информационных технологий, отдела кадров и т.д.).

На складе сырья и материалов выполняются следующие основные операции: прием, размещение хранение сырья и материалов; подготовка сырья к отпуску в производство; отпуск сырья в производство; оформление приходных и расходных документов, учет сырья и материалов.

Руководитель предприятия утверждает список должностных лиц, ответственных за приемку и отпуск (заведующие складами, кладовщиков, экспедиторов и др.) правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранностью вверенных им материалов. С этими лицами заключаются договоры о материальной ответственности.

Всем службам организации следует иметь список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов материалов, а также выдавать разрешения на вывоз из организации материалов и сырья.

Склад обеспечен техникой противопожарной безопасности, нормально вентилируются и освещаются, практически все погрузочно-разгрузочные и транспортно-складские работы механизированы, т.е. созданы все необходимые условия для хранения сырья и материалов.

Для учета движения материалов ООО «Mebele_life» применяется первичная учетная документация, отвечающая требованиям основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматической обработки информации. Количество экземпляров выписываемых документов и их документооборот устанавливается в зависимости от характера технического снабжения и от системы организации учета. Количество экземпляров должно быть минимальным; при использовании ЭВМ – один экземпляр, а при ручной обработке – не более двух.

На ООО «Mebele_life» поступление материалов в организацию контролирует в первую очередь отдел снабжения, который следит за выполнением поставщиком договорных обязательств, предъявляет им претензии по качеству и недостачам материалов, разыскивает грузы, если они своевременно не прибыли в организацию.

Таким образом, рабочая область моделирования – отдел сбыта предприятия «Mebele_life»

Используя методику «будет/не будет», определим, какие объекты и процессы будут принадлежать нашей предметной области.

Будет:

• проект будет внутренним, поскольку в данной задаче производится передача товара клиенту на основе заявки;

• проект будет предназначен для сотрудников отдела сбыта;

• проект предназначен для следующих действий: получение и анализ заказа покупателя, подготовка и подписание договора, поставка товара.

• проект будет учебным с целью изучения методологий проектирования ИС.

Не будет:

• проект не будет полномасштабной системой обслуживания клиентов;

• проект не предусматривает проблемы выбора товара, возврат товара;

Перечисленные характеристики позволяют определить не только границы рабочей области моделирования, но и выделить основные функции и основные данные предметной области.

Исходя из условия задачи, можно выделить следующие основные функции моделируемого бизнес-процесса. Основной функций является – организация процесса удовлетворения заказа.

Основными данными моделируемого бизнес-процесса будут выступать: заявка, договор, сопроводительная документация.

Для обследования предметной области было проведено анкетирование и интервьюирование начальника отдела сбыта продукции.

Для обследования деятельности отдела сбыта была составлена и заполнена следующая анкета:

Фамилия, имя, отчество начальника: Иванов Иван Иванович, телефон: 11-11-11.

1. Основная цель отдела сбыта – сбыт продукции.

2. Основные функции отдела сбыта:

2.1. Обеспечение успешной коммерческой деятельности предприятия по сбыту

(продажам) продукции, товаров (оказанию услуг).

2.2. Участие в маркетинговых исследованиях предприятия, привлечение

сбытовиков и торгового персонала к изучению платежеспособного спроса на рынке,

мониторинг и диагностика потенциальных рынков сбыта товаров (услуг), включая

финансовое состояние и платежеспособность потенциальных покупателей, емкость,

абсолютный и текущий потенциалы, соотношение спроса и предложения на конкретные

виды товаров (услуг).

2.3. Подготовка и заключение договоров с покупателями на поставку

выпускаемой продукции (продажу товаров, оказание услуг); подготовка предложений

и рекомендаций по плану производства продукции по объемам и номенклатуре или по

ассортименту товаров (услуг), исходя из результатов маркетинговых исследований.

2.4. Участие совместно с соответствующими службами предприятия в

формировании годовых, квартальных, месячных планов производства (закупок) и

суточных планов-графиков сдачи готовой продукции для соблюдения режима поставок

(продаж).

2.5. Увязка планов запуска в производство и поставки продукции, закупок

товаров, оказания услуг с другими подразделениями предприятия.

2.6. Предъявление претензий другим подразделениям предприятия за

невыполнение внутрифирменных обязательств по изготовлению и сдаче продукции.

2.7. Составление заявок на необходимые материалы для осуществления функций

сбыта (продаж).

2.8. Подготовка оперативных заявок на ускорение .изготовления отдельных

видов продукции (закупок отдельных видов товаров).

2.9. Обеспечение своевременного получения нарядов-заказов, спецификаций на

поставку продукции.

2.10. Обеспечение соблюдения нормативов остатков готовой продукции,

организации правильного хранения, рассортировки, комплектации, консервации,

упаковки и отправки товаров потребителям.

2.11. Планирование и организация отгрузки готовой продукции, подготовка

поквартальных данных об общем количестве поставленной продукции (товаров, услуг)

в соответствии с режимом поставок (продаж).

2.12. Осуществление учета и контроля за выполнением планов поставок (продаж)

по номенклатуре в соответствии с заключенными договорами, подготовка суточных

данных об отгрузке продукции (товаров).

2.13. Составление перечня товаров (услуг), по которым имеются отклонения от

установленного графика, и доведение его до руководства предприятия; выявление

товаров (услуг), не имеющих достаточного сбыта, и установление причин отторжения

их потребителями.

2.14. Ежемесячный, ежеквартальный анализ выполнения плана поставок (продаж)

и принятие мер по восполнению подразделениями предприятия задолженности по

продукции (товарам, услугам).

2.15. Регулирование взаимоотношений с потребителями, ведение переписки и

прием представителей по вопросам поставки товаров (оказанию услуг) и расчетов с

ними, подготовка материалов для заявления претензий и исков к другим

предприятиям и организациям, физическим лицам по вопросам сбыта (продаж).

2.16. Сбор первичных сведений об отказах, неисправностях и недостатках в

эксплуатации товаров, участие в рассмотрении и удовлетворении обоснованных

рекламаций и претензий по поводу качества выпускаемой продукции (поставки

товаров, оказания услуг).

2.17. Оценка структуры, длины и ширины товаропроводящей сети предприятия.

2.18. Оценка состава и организации работ в товаросопровождающей сети,

обслуживающей рынок товаров (услуг).

2.19. Организация оптовой торговли выпускаемой предприятием продукции, выбор

и контроль посреднических структур, распространяющих товары (услуги).

2.20. Формирование наиболее оптимальных по длине, ширине, длительности,

стоимости и технической оснащенности каналов сбыта товаров (услуг).

2.21. Определение географического (регионального) размещения потенциальных

потребителей и оценка целесообразности поставок через собственную

товаропроводящую сеть.

2.22. Участие в совершенствовании форм доставки продукции потребителям,

проведение логистического анализа транспортной системы предприятия, надзор за

условиями транспортировки, складирования и хранения товаров.

2.23. Составление заявок на подачу железнодорожного состава, контейнеров,

автотранспорта, других средств, обеспечивающих доставку продукции потребителям

(в места продаж) за месяц, квартал, год.

2.24. Оценка возможности и организация использования существующих

дистрибьюторских сетей, обслуживающих конкурирующие и неконкурирующие марки.

2.25. Оценка целесообразности и организация работы с оптово-розничной

торговлей на условиях комиссии.

2.26. Создание собственной сети фирменных магазинов, представительств или

эксклюзивных посредников (дилеров, агентов, поверенных); организация выставок и

витринных экспозиций в торговых точках.

2.27. Методическое руководство дилерской (агентской) сетью, обучение дилеров

и обеспечение их необходимой технической документацией, нормативными и рекламно-

информациоными материалами; контроль за соблюдением фирменного стиля в торговых

точках, дилерских центрах, на сувенирной продукции и фирменным оформлением

рекламных материалов, инструкций по эксплуатации и ремонту, гарантийных

обязательств, простых и двойных складских свидетельств, инструментов изучения

спроса.

2.28. Оценка уровня организации ремонта и технического обслуживания в

товаросопровождающей сети и его влияния на сбыт товаров (услуг); организация

учета потока обратной связи с потребителями, включая изучение мнения

потребителей и их предложений по улучшению товаров (услуг), анализ рекламаций и

их влияния на имидж товарного знака (знака обслуживания), разработку предложений

по повышению технического уровня и качества продукции.

2.29. Анализ и совершенствование форм доставки потребителям дополняющих

товаров, обязательных принадлежностей, запасных частей к товарам (предоставления

сопутствующих услуг).

2.30. Разработка предложений по технически и экономически обоснованному

выпуск запасных частей, участие в разработке и согласовании номенклатуры

запасных частей, изготавливаемых предприятием.

2.31. Подготовка еженедельных рапортов об отгрузке продукции (товаров) и

запасных частей на экспорт.

2.32. Разработка предложений по совершенствованию гарантийного обслуживания

и гарантийного ремонта совместно с другими подразделениями, а также мероприятий

по повышению качества и надежности предлагаемых товаров.

2.33. Подготовка и заключение договоров с покупателями (заказчиками) с

учетом нормативных актов на поставку отраслевой продукции.

2.34. Сравнительный анализ издержек обращения, выявление и ликвидация

экономически необоснованных расходов, проведение мероприятий по ликвидации

необоснованных расходов по сбыту продукции.

2.35. Оценка возможностей внедрения в сети джаберов, доработчиков-

переработчиков, посредников с добавленной стоимостью.

2.36. Оценка согласованности сбытовых и рекламно-информационных стратегий

предприятия, оценка коммуникационной и экономической эффективности рекламы, ее

влияния на информированность потребителей и показатели сбыта (продаж)

2.37. Участие в организации региональных, национальных и международных

выставок, ярмарок, гипермаркетов; организация показа товаров в действии,

демонстрация диапазона возможностей и преимуществ использования продукции в

работе в ходе проведения выставок-ярмарок, в местах продаж, на деловых встречах

и курсах подготовки торгового персонала.

2.38. Оценка экономической эффективности функционирования товаропроводящей и

товаросопровождающей сетей.

2.39. Реализация программы скидок (дисконтных, декортных, функциональных,

несезонных), оценка краткосрочных финансовых потерь и перспективных финансовых

или маркетинговых выгод от ее реализации

2.40. Реализация различных вариантов условий и форм оплаты товаров (услуг),

систем отсрочки и рассрочки платежей, коммерческих и потребительских кредитов.

2.41. Оценка возможностей ценовой дискриминации (дифференциации)

потенциальных покупателей товаров (заказчиков услуг) или различных модификаций

товаров (услуг) и компенсаций снижения цены по основному товару повышением цен

на дополняющие товары, обязательные принадлежности, запасные части, побочные

продукты производства, сопутствующие услуги.

2.42. Планирование надбавок за предоставление покупателям товаров

(заказчикам услуг) пространственных, временных, до- и послепродажных удобств.

2.43. Реализация программ привязки снижения (повышения) цен к особым датам,

праздникам, торжествам.

2.44. Оценка воздействия психологических (неокругленных) цен.

2.45. Обеспечение ценового позиционирования товаров (услуг) в фирменном

магазине или дилерском центре.

2.46. Подготовка для дилерских (агентских) сетей программ спонтанных скидок

(непосредственно в момент торгов).

2.47. Оценка возможности пред оставления скидок на величину остаточной

стоимости бывшего в употреблении товара, возвращаемого покупателем.

2.48. Оценка возможности принятия на себя и усреднения между покупателями

расходов на доставку продукции.

2.49. Оценка целесообразности зонирования цен или привязки цен к базисным

пунктам с учетом географического (регионального) размещения потенциальных

потребителей.

2.50. Разработка рекомендаций по корректировке цен товаров (услуг),

предоставляемых предприятием, с учетом изменения цен на товары-заменители.

2.51. Оценка целесообразности снижения цены до уровня себестоимости для

максимального охвата рынка и вытеснения с него конкурентов.

2.52. Оценка возможности завышения цены на инновационную модификацию товара

(услуги) с целью компенсации финансовых потерь от товаров (услуг), находящихся

на стадии затухания спроса.

2.53. Организация и руководство работой сервисных центров по гарантийному

обслуживанию продукции.

2.54. Организация в сервисных центрах гарантийного и послегарантийного

обслуживания и ремонта продукции, оснащение их необходимыми материалами,

запасными частями и оборудованием.

3. Кадровый состав подразделения: начальник отдела сбыта, менеджер отдела сбыта.