Заключение

В результате проделанной работы можно сформулировать следующие основные выводы.

В данной работе мы рассмотрели понятие, виды, основные функции ведомственных архивов, выявили основные проблемы современного ведомственного архивного хранения. Ведомственные архивы – это текущие архивы собственно органов государственной власти, текущие архивы их территориальных органов в подведомственных организаций, а также специализированные отраслевые ведомственные фонды с централизованной организацией хранения исторических и оперативных документальных комплексов.

Основными видами архивов в Республике Беларусь являются: государственные (республиканские, областные, зональные, районные, городские архивы; ведомственные (межведомственные) архивы (архивные учреждения или структурные подразделения государственных органов, государственных предприятий, учреждений и организаций); архивы негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь (частные архивы физических лиц, архивы юридических лиц негосударственной формы собственности, архивы религиозных организаций, документы которых созданы после отделения церкви от государства).

Существует следующие функции ведомственных архивов:

1) Комплектование архива;

2) Обеспечение сохранности документов;

3) Подготовка документов к передачи на государственное хранение;

4) Использование документов;

5) Функция контроля и оказания помощи делопроизводственным службам организации документов в делопроизводстве;

6) Функция контроля и методической помощи архивам подведомственных организаций.

Основными формами использования в архиве являются:

- информационное обеспечение организаций, структурных подразделений и граждан в соответствии с их запросами (исполнение тематических запросов);

- исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных интересов граждан;

- инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности;

- предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы; - выдача подлинных документов и дел во временное пользование;

- Публикация документов.

Одной из самых важных проблем ведомственного хранения документов является сохранность документов на протяжении всего срока хранения. Для разрешения этой проблемы необходимо постоянно проводить меры по развитию и совершенствованию материально-технической базы архивов. Необходимо вовремя проводить ремонт зданий, средств хранения, архивного оборудования. Также очень важную роль играет обучение сотрудников. Хорошая квалификация архивариусов – это надежность и сохранность документов.

В своей практической деятельности архивы организаций руководствуются законодательством, приказами и указаниями министерств (ведомств) и других вышестоящих организаций, правилами, положениями об организациях и структурных подразделениях, в состав которых они входят.

Белорусское законодательство об архивах гарантирует право создания архивов, сохраняющих документы исторической значимости для общества или имеющих ценность для собственника, всем юридическим и физическим лицам. Право собственности на архив (независимо от формы собственности) охраняется законом. Негосударственным организациям и предприятиям, а также гражданам Государственная архивная служба (по договоренности с ними) оказывает помощь. При желании собственники могут сдать свои документы на государственное хранение, если будет признана их ценность государственной архивной службой.

Одновременно законодательство об архивах запрещает создание тайных архивов из документов государственной части архивного фонда, а также из уникальных и особо ценных документов или тайных архивов, затрагивающих права и законные интересы граждан.

Итак, в своей практической деятельности архивы организаций руководствуются законодательством, приказами и указаниями министерств (ведомств) и других вышестоящих организаций, правилами, положениями об организациях и структурных подразделениях, в состав которых они входят.

В соответствии с Законом Республики Беларусь «О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» разрабатывается Положение о ведомственном архиве, утверждаемое руководителем организации и согласовывается с соответствующими учреждениями государственной архивной службы, в котором предусматривают: правовой статус ведомственного архива; источники его комплектования; состав документов, поступающих на хранение; задачи и функции архива и его права, необходимые для их осуществления. Для работников архива (согласно штатному расписанию) разрабатываются должностные инструкции, где указываются виды работ, выполняемые работниками архива, их обязанности и права.

Экспертиза ценности документов – это определение народнохозяйственного, социально-культурного, исторического и иного значения документов в целях их отбора на государственное хранение и установления сроков хранения.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации и в ходе формирования и оформления дел осуществляется отбор документов: постоянного и долговременного хранения для передачи в архив; временного хранения для дальнейшего хранения в структурных подразделениях; временного хранения, сроки которых истекли, для выделения к уничтожению.

Для обеспечения сохранности архивного наследия требуется слаженная работа архивных учреждений, архивных и делопроизводственных служб организаций. В связи с этим работе по взаимодействию архивистов и работников организаций уделяется особенно большое внимание.

Вся работа ведомственного архива (комплектование, экспертиза ценности, учет) направлена, в конечном счете, на обеспечение всестороннего использования обществом информации архивных документов. Важно помнить – каждый, кто обращается в архив организации, имеет право на максимально полное, точное и исчерпывающее исполнение своих информационных запросов.

Архив вправе защищать авторские права на архивные справочники и базы данных. Но архивные документы принадлежат обществу в целом.

Незнание правды о прошлом лишает общество социальной памяти и может стать причиной катастрофы. Документальное наследие нации складывается из крупиц. Сохранение архивного фонда – часть важной работы по собиранию и концентрации в ведомственных архивах наиболее ценной части документов.