1.2. Нормативно-правовая база ведомственных архивов

Временное хранение дел предприятия обычно организуется и осуществляется в его архиве. Срок хранения документов и дел в этих архивах определяется нормативными документами. Документы постоянного срока хранения передаются в государственный архив.

Архив предприятия может функционировать на правах:

- Самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива предприятия возлагается на руководителя предприятия, а управление повседневной деятельностью архива на руководителя самостоятельного структурного подразделения.

- Структурного подразделения в составе службы документационного обеспечения управления предприятия. Руководство возлагается на руководителя службы документационного обеспечения управления и руководителя структурного подразделения [17, с. 112].

К числу основных задач, независимо от организационных особенностей предприятия, относятся: комплектование архива документами; создание научно-справочного аппарата; учет и обеспечение сохранности документов; использование документов архива; подготовка и передача документов на постоянное хранение.

К функциям архива можно отнести: принятие документов на хранение; проведение экспертизы ценности документов; осуществление проверки правильности формирования и оформления дел; организация работы по составлению номенклатуры дел; организация информационного обслуживания; создание страхового фонда копий документов архива; предоставление сведений о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве [17, с. 113].

Служба документационного обеспечения управления выполняет множество функций в организации. Она занимается разработкой и внедрением унифицированных форм документов, регистрацией и обработкой документов, осуществляет контроль за работой с документами других структурных подразделений. Однако такая функция как хранение дел была бы затруднительна без существования архива. Вдобавок к этому служба документационного обеспечения управления совместно с архивом разрабатывает номенклатуру дел организации и принимает участие в организации работы самого архива.

Деятельность архива предполагает оперативное информирование работников о предстоящих действиях, обеспечение координации между работниками или подразделениями архива в процессе их выполнения, организацию систематического контроля над ходом и результатами выполняемых действий. Реализуется оно на основе законодательных актов Республики Беларусь и ее субъектов, межотраслевых и отраслевых нормативно-методических документов об архивном деле, соответствующих организационно-распорядительных документов предприятия.

К организационно-распорядительным документам относятся положение об архиве предприятия, штатное расписание, инструкции по осуществлению повседневной деятельности архива и ее отдельным направлениям, должностные инструкции работников архива [17, с. 115].

Вся деятельность ведомственных архивов в Республике Беларусь базируется на правовой основе. Нормативно-правовая база архивного дела включает в себя:

– указы, распоряжения Президента Республики Беларусь;

– постановления и распоряжения правительства Республики Беларусь, регламентирующие документационное обеспечение на республиканском уровне;

– правовые акты органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

– правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

– государственные стандарты на документацию;

– классификаторы технико-экономической и социальной информации;

– государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения;

– законодательные акты Республики Беларусь в сфере документации.

Сегодня правовой основой создания архивов организации является Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», где говорится, что государственные органы, органы местного управления и самоуправления, организации и граждане обязаны (вправе) создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования, образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов [3].

Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143, являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами [6].

Для организации работы архива необходимо принять положение об архиве. В положение об архиве включаются следующие разделы: 1) основные положения; 2) состав документов архива; 3) задачи и функции архива; 4) права архива; 5) организация работы архива [6].

В своей работе Экспертная комиссия руководствуется Положением об Национальном архивном фонде Республики Беларусь, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 20 сентября 1996 г. № 373 [5], а также сети государственных архивных учреждений Республики Беларусь Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 [7], распорядительными документами отраслевого республиканского органа управления, приказами руководителя учреждения, нормативно-методическими документами Государственного архива и архивного органа местного исполнительного и распорядительного органа, курирующего государственного архива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением об Экспертной комиссии учреждения.

Таким образом, в данной главе нами рассмотрены виды ведомственных архивов, их задачи и функции, а также нормативно-правовая база, регламентирующая деятельность ведомственных архивов.

Ведомственные архивы – это архивные учреждения или структурные подразделения государственных органов, предприятий, учреждений и организаций, осуществляющие прием и хранение документов этих государственных органов, предприятий, учреждений и организаций в течение периода времени, установленного законодательством. Ведомственные архивы – структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы.

Основным нормативным правовым актом, регулирующим деятельность ведомственных архивов являются Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь № 143 от 24 мая 2012 г.

2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ

2.1. Комплектование и оформление документов в архивах

Комплектование архива организации – это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.

Комплектование архива включает:

- определение источников комплектования архива;

- определение состава документов, подлежащих приему в архив;

- организация передачи документов в архив.

Основными источниками комплектования архива организации являются:

- структурные подразделения организации;

- подведомственные организации;

- физические лица [13, с. 66].

Источники комплектования – это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы.

Источниками комплектования могут быть как государственные, так и не государственные учреждения.

Под профилем архива следует понимать установленный для архива состав документов, который определяется признаками классификации документов Национального архивного фонда Республики Беларусь.

Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю каждого архива.

Работа по комплектованию архивов состоит из нескольких этапов:

- установление профиля архива;

- определение источников комплектования;

- определение состава документов, подлежащих хранению в архиве;

- организация комплектования [13, с. 67].

Источниками комплектования государственных архивов являются организации нового типа, в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие обязательной передаче на государственное хранение.

Архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу.

Подготовка дел к передаче в архив для дальнейшего хранения включает в себя: экспертизу ценности документов, оформление документов, составление описей дел, составление актов о выделении документов к уничтожению. Эта процедура позволяет выделить для хранения наиболее ценные и значимые документы.

Под экспертизой ценности документов понимается процесс изучения документов и определения их научного, культурного и государственного значения в целях установления сроков хранения и отбора для включения в Государственный архивный фонд Республики Беларусь. Исходя из этого, мы можем сказать, что экспертиза – один из основных видов работы с документами, так как ее главной целью является формирование Национального архивного фонда Республики Беларусь.

Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертиза ценности документов осуществляется: в делопроизводстве организации (учреждения); в ведомственном архиве; в государственном архиве, как самостоятельный вид работы (целевая экспертиза), а также при описании и переработке описей дел архивных фондов.

Оценка документов в делопроизводстве организации (учреждения) проводится:

– при составлении номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней;

– при регистрации поступающих в организацию (учреждение) документов (при проставлении на документе индекса определяется его принадлежность к конкретному делу, где и указан срок хранения);

– при направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассмотренный в документе, квалифицированно может определить принадлежность документ к какому-либо делу);

– при проверке правильности отнесения документов к делам (дела должны быть просмотрены полистно, чтобы исключить возможные ошибки);

– при подготовке дел к последующему хранению после завершения их делопроизводством (осуществляется в структурном подразделении организации (учреждении) лицом ответственным за делопроизводство и контролируется экспертной комиссией организации (учреждения) при сдаче на хранение в архив) [15, с. 21].

Исходя из выше указанного, можно сказать, что ценность документов определяется независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, к которой принадлежит организация-фондообразователь, экспертиза проводится на общих принципах и критериях.

В основе оценки ценности документов лежат следующие принципы:

– принцип историзма (требуется рассматривать любое явление в процессе развития и делать анализ закономерностей развития тех или иных общественных явлений, отношений);

– принцип всесторонности (при экспертизе необходимо изучить внутренние и внешние особенности документа);

– принцип комплексной оценки документа (документ должны оцениваться в комплексе с другими документами, так как одни документы дополняются другими, третьи повторяют первые, а четвертые могут быть полностью поглощены вторыми) [15, с. 22].

Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в осуществлении экспертизы в организации (учреждении) создаются экспертные органы, экспертные комиссии.

Центральная экспертная комиссия организуются в министерствах и ведомствах. В остальных организациях, а также в структурных подразделениях министерств и ведомств создаются экспертные комиссии.

Центральные экспертные комиссии и Экспертные комиссии – постоянно действующие совещательные органы, решения которых утверждаются руководителем организации (учреждения).

Центральная экспертная комиссия назначается приказом по министерству (ведомству) из числа наиболее квалифицированных специалистов структурных основных подразделений под председательством одного из руководящих работников. В ее состав в обязательном порядке включается заведующий архивом организации (учреждения) и представитель соответствующего государственного архива, на учете которого состоит данное министерство (ведомство).

Экспертная комиссия организации также назначается приказом руководителя организации (учреждения). Председателем комиссии должен быть один из заместителей руководителя организации (учреждения). В состав комиссии включаются три- пять наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и состав документации данной организации (учреждения). В нее обязательно входят работники делопроизводственной службы и заведующий архивом или лицо, ответственное за архив (если нет штатной единицы заведующего архивом).

Для государственных организаций (учреждений) или для организаций, в архивах которых сохранились документы, относящиеся к государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь, решения Экспертной комиссии становятся правомочными при согласовании их с местным архивным учреждением, которое осуществляет контроль за сохранностью ценных архивных документов. Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать свои действия с архивными органами при выделении документов к уничтожению в соответствии с Законом Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь».

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

– постоянного хранения в государственных архивах;

– временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

– временного хранения (до 10 лет);

– подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения [6].

В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены Экспертной комиссии, утверждает руководитель учреждения.

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год. После этого проводится работа по оформлению дел для последующего хранения или передачи их в ведомственный архив.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической и иной ценности или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками.

При наличии в деле особо ценных документов, а также невостребованных личных документов (трудовые книжки, документы об образовании), они вкладываются в конверт, который затем подшивается в это дело.

Для дел с особо ценными документами, личными, судебными и следственными, дел о присуждении ученых степеней и званий, дел на авторские свидетельства и патенты и т.п. при подготовке к сдаче в архив составляется, если она не велась в течение года, внутренняя опись документов. Составлять внутреннюю опись рекомендуется также к делам, заготовки которых не полно раскрывают содержание документов. В этом случае внутренняя опись облегчит использование документов дела, поиск необходимой информации. В конце внутренней описи дела составляется итоговая запись с указанием цифр и прописью общего количества документов в деле, включенных в опись и количество листов описи.

Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в папки с тремя клапанами и завязками или специальные коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их можно поместить в конверты, которые затем подшиваются в дело.

Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. На все завершенные в делопроизводстве организации дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются описи дел.

Описи составляются отдельно на: дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу и иные однотипные дела; на дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (рационализаторские предложения, судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.); служебные ведомственные издания [6].

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

При подготовке к передаче в ведомственный архив дел за несколько лет, дела сначала раскладывают по годам, а в пределах года по структурным подразделениям. Такая систематизация дел называется хронологически-структурная.

Раскладывая дела по годам, надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством. Дело, начатое в одном структурном подразделении и переданное для окончания в другое, относится к той структурной части, где оно было закончено делопроизводством.

Передача документов на хранение в ведомственный архив осуществляется, согласно утвержденного графика. График составляется архивом и утверждается руководителем организации (учреждения). Эта работа должна проводится ежегодно.

В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача производится по описям.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив не передаются, а хранятся в структурных подразделениях и по истечению сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрой и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее. Один экземпляр описей возвращается сдатчику. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

2.2. Хранение документов в архивах

Государственные органы или органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т.ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения:

- кратковременные сроки хранения (менее 10 лет);

- долговременные сроки хранения (более 10 лет, включая постоянное хранение) [15, с. 27].

В отношении особо ценных документов, в т.ч. уникальных документов, устанавливается особый режим учета, хранения и использования. Создаются страховые копии этих документов.

Уничтожение документов Национального архивного фонда Республики Беларусь законом запрещается.

Государственному учету подлежат все документы Национального архивного фонда Республики Беларусь независимо от места их хранения. Его порядок определяется специально уполномоченным Правительством Республики Беларусь республиканским органом исполнительной власти. Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Национального архивного фонда Республики Беларусь.

Также следует отметить, что документы Национального архивного фонда Республики Беларусь, хранящиеся в государственных и местных архивах, музеях, библиотеках, организациях Национальной академии наук Республики Беларусь, не входят в состав имущества этих архивов, музеев, библиотек и организаций Национальной академии наук Республики Беларусь [5].

Источниками комплектования государственных и местных архивов архивными документами могут выступать государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Национального архивного фонда Республики Беларусь и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и местные архивы.

При этом передача документов Национального архивного фонда Республики Беларусь на постоянное хранение происходит следующим образом:

- документы Национального архивного фонда Республики Беларусь, находящиеся в государственной или коммунальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и коммунальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и местные архивы;

- документы Национального архивного фонда Республики Беларусь, образовавшиеся в процессе деятельности органов государственной власти и организаций, могут передаваться в государственные архивы Республики Беларусь на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти в области архивного дела;

- документы Национального архивного фонда Республики Беларусь, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и местные архивы, музеи, библиотеки, организации Национальной академии наук Республики Беларусь на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, организациями Национальной академии наук Республики Беларусь и собственниками указанных документов [15, с. 31].

Учет архивных документов – установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежит каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.

В Беларуси существует централизованный учет документов Национального архивного фонда Республики Беларусь в масштабе всей страны, основанный на наличии в органах управления архивным документом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

Основной учет архивных документов является единая система регистрации архивных фондов и единиц хранения.

Средство учета – присвоение архивных шифров единицам хранения.

Проведение учета – основано на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности.

Первичными документами учета являются учетные документы архива – комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав, состояние архивных документов. В них учитываются отдельные документы, единицы хранения, фонды.

К учетным документам архива относятся: книга учета поступлений; книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования; список фондов; список фондов с особо ценными документами; лист фонда; архивная опись; опись особо ценных документов; опись страхового фонда; реестр описей; реестр описей особо ценных документов; инвентарная книга учета дел с материальными ценностями; паспорт архива; паспорт архивохранилища; сведения об изменениях в составе и объеме фонда на 1 января; карточка фонда; дело фонда; внутри-деловые описи и листы – заверители дел [15, с. 32].

В книге учета поступлений документов фиксируются все поступления документов в архив за истекший год, их составление и первичное описание.

В нем указываются источники поступлений, фиксируются документы, по которым шло поступление документов, – сдаточные описи, акты приема-передачи. На ее основе составляются все остальные учетные документы архива.

В первичном поступлении фонда он получает номер по списку фонда. Последующие его пополнения фиксируются под тем же номером.

Список фондов является перечнем официальных наименований и номеров хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов. Фонды получают порядковые номера. Ежегодно на 1 января составляется итоговая запись о количестве фондов и их движении.

Лист фонда содержит название, номер архивного фонда, его категорию, место хранения, сведения о количестве, хронологии, составе его документов, научно-справочном аппарате и динамике на основании записей о движении документов. В нем указывают описи фонда, их состояние и содержание.

Архивная опись является одним из основных учетных документов архива, архивным справочником, содержащим систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенным для их учета и раскрытия их содержания. Опись составляется на основе номенклатуры дел и их реального наличия. Благодаря описи, каждая единица хранения получает свой архивный номер.

Описи особо ценных документов и страхового фонда составляются аналогично архивной описи.

Реестр описи служит для регистрации описей, их количества и состава. В нем указываются номер фонда, номер описи, количество дел в ней, количество листов описи и ее экземпляров.

Реестр описей особо ценный документов ведется аналогично общему реестру описей.

Инвентарная книга учета дел с материальными ценностями заводится в том случае, если в делах или их оформлении имеются материальные ценности, драгоценные металлы и камни. Такие дела хранятся в сейфах

Паспорт архива ежегодно 1 января высылается в вышестоящее архивное учреждение. Он содержит все сведения об архиве, его фондах, единицах хранения, учетных, научно-справочных документах, работе архива по всем направлениям за отчетный год.

Паспорт архивохранилища также является отчетным документом и содержит сведения о размещенных в нем фондах, делах, документах за отчетный год.

Карточка фонда является учетным документом, содержащим название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда, месте хранения, предназначенным для центрального государственного учета архивных документов.

Дела фонда ведется на каждый фонд, являясь своеобразным досье каждого архивного фонда. В него включаются документы, отражающие историю фондообразователя и фонда, такие, как историческая справка, схема систематизации фонда, листы фонда, акты, связанные с движением фонда.

Учетная документация архива в своей совокупности адекватно отражает состав документов Национального архивного фонда Республики Беларусь и является первичной основой создания общегосударственного банка архивных данных.

2.3. Использование документов архива

Формы использования архивных документов – это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования.

Использование информации, содержащейся в документах Национального архивного фонда Республики Беларусь, в целях удовлетворения нужд общества архивные учреждения осуществляют путем:

- информирования государственных органов о документах Национального архивного фонда Республики Беларусь, которые могут быть использованы при решении хозяйственных, политических, научных, культурных и иных задач. Информирование может производиться в форме перечня заголовков дел или документов по определенной тематике или по видам с указанием дат документов и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации;

- исполнение запросов социально-правового характера [8].

Запрос – это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации.

Исполнение запроса – поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивной информации.

Существуют следующие виды запросов:

- Тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта);

- Персональные, в том числе биографические и генеалогические;

-  Социально-правовые.

Исполнение запросов осуществляется в три этапа:

1. Прием запроса и работа с заявителем.

2. Поиск запрашиваемой информации.

3. Составление и выдача заявителю ответов на запросы [8].

Если запрос относится к категории платных, следует известить об этом заявителя.

Архив не может взимать плату за исполнение социально-правовых и консульских запросов, запросов органов государственной власти и органов местного самоуправления для использования в служебных целях.

При поиске запрашиваемой информации следует помнить о сроках исполнения.

При составлении и выдаче заявителям ответов на запросы архив предоставляет ответы в виде следующих информационных документов: архивная справка; архивная копия; архивная выписка; информационное письмо; тематическая подборка; тематический обзор документов.

Использование документов в средствах массовой информации. Организация использования архивной информации через СМИ (печать, радио, телевидение, кино) включает в себя информирование широкого круга потребителей ретроспективной документной информации о составе и содержании документов ведомственных архивов, предоставляемых ими услугах, формирование потребностей общества в архивной информации.

Для периодической печати могут быть подготовлены газетные и журнальные подборки архивных документов, документные очерки, газетные и журнальные статьи, тематические газетные полосы, корреспонденции, информации и пр.

Газетные и журнальные подборки архивных документов представляют собой публикацию полностью или извлечение нескольких документов на одну тему, помещаемых в газете или журнале под общим заголовком и расположенных в тематическом или хронологическом порядке.

Документальный очерк представляет собой статью, на основании архивных документов, конкретных исторических событий или описание деятельности конкретных людей.

Архивные документы широко используются при создании документальных и научно-популярных, и учебных фильмов.

Организация информационных мероприятий. Информационные мероприятия в государственной архиве включают организацию выставок документов, организацию встреч с общественностью, экскурсии в архивы, презентации, дни открытых дверей, лекции и доклады, читательские конференции, уроки для студентов и школьников.

Дни открытых дверей служат популяризации состава и содержания фондов архива, работы его основных отделов. В программу дня могут быть включены методические консультации по актуальным вопросам работы государственного архива: по комплектованию, по выдаче архивных справок, по приему работ исследователей, по организации текущего делопроизводства в архивах, по подготовке дел к сдаче в государственный архив.

Экскурсии организуются в соответствии с планом, в котором указывается тема экскурсии, ее содержание, порядок и сроки проведения. План проведения экскурсии согласовывается с заинтересованными учреждениями. Тематические экскурсии сопровождаются информацией о функциях архива, его истории, составе документов.

Доклады и лекции направлены на подготовку слушателя к восприятию архивных документов. Тексты лекций, докладов, а также тексты сообщений на вечерах-встречах должны быть литературно обработаны, т.е. текст должен быть доступен данной категории слушателей, занимателен, обеспечивать максимальное сохранение содержания лекции, доклада в памяти слушателя.

Предоставление документов пользователям в читальный зал. В целях создания условий для работы специалистов (пользователей) непосредственно в архиве создан читальный зал, оборудованный соответствующими техническими средствами для работы с микрокопиями, электронными аудиовизуальными и иными документами.

В читальном зале архива могут работать как сотрудники организации, так и исследователи из научных и иных организаций или частные лица. Пользователи допускаются в читальный зал на основании личного заявления; пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, представляют письмо направившей их организации; сотрудники организации допускаются в читальный зал по предъявлении служебного удостоверения.

Разрешение на работу в читальном зале дает заведующий архивом на необходимый пользователю срок. После ознакомления с печатными изданиями исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архивов: описи, обзоры, каталоги.

Все формы использования документов в архиве организации подлежат учету.

Учет и регистрация запросов социально-правового характера осуществляется в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Учет и регистрация поступающих и исполненных тематических запросов осуществляется на карточках регистрации и учета исполнения тематических запросов.

Учет посещений пользователями читального зала осуществляется в журнале регистрации посещений пользователями читального зала

Учет подготовленных архивом организации выставок, экскурсий, встреч с общественностью, презентаций, лекций, статей, докладов, тематических подборок документов, сборников документов, радио- и телепередач, инициативных информаций осуществляется на карточках учета форм использования документов.

Учет заказов на копирование документов осуществляется в журнале учета заказов на копирование документов (п. 348 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143) [15, с. 36].

Отказ архива в предоставлении документов должен быть выдан в письменной форме и содержать причины отказа, срок действия ограничений, юридическое основание ограничений, а также порядок обжалования отказа.

Выдача подлинных документов и дел во временное пользование. Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение, либо органам суда, прокуратуры, МВД в случаях, когда в целях защиты законности или государственной безопасности необходим именно подлинник документа.

Дела выдаются во временное пользование на основании запроса (заявления) фондообразователя, а также его наследников или правопреемников, в котором указывается для каких целей и какие именно документы должны быть выданы.

Выдача дел во временное пользование другим организациям по их письменному запросу оформляется актом. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в архиве. Акт подписывается руководителями организации, передающей документы, и организации-получателя; подписи скрепляются гербовыми печатями организаций.

Дела выдаются из хранилищ на срок, не превышающий:

– один месяц – работникам архива организации в рабочие помещения, пользователям в читальный зал и работникам организации во временное пользование;

– три месяца – во временное пользование сторонним организациям;

– шесть месяцев – для экспонирования документов (п. 308 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143) [15, с. 37].

Срок выдачи дел для проведения работ по созданию страхового фонда, фонда пользования, специальной обработке с целью улучшения физического состояния документов определяется договорами со сторонними организациями на проведение соответствующих работ.

Продление установленных сроков выдачи дел допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации, выдачи во временное пользование сторонней организации – по письменному подтверждению организацией наличия выданных дел и соблюдения нормативных условий их хранения.

Выдача дел работникам архива организации в рабочие помещения для проведения архивных работ с документами осуществляется с разрешения руководителя архива организации.

Выдача дел в читальный зал архива организации и во временное пользование работникам организации осуществляется с разрешения руководителя архива организации (лица, ответственного за архив).

Выдача дел во временное пользование сторонним организациям осуществляется с разрешения руководителя организации на основании письменных запросов соответствующих организаций или договоров об экспонировании документов, проведении работ по созданию страхового фонда, фонда пользования, специальной обработке документов с целью улучшения их физического состояния (п. 309 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143) [15, с. 37].

Доступ к архивным документам ограничивается, если есть основания считать, что это:

– повлечет разглашение государственных секретов, коммерческой и иной охраняемой законом тайны;

– может нанести вред сохранности архивных документов (в этом случае вместо оригинала выдается копия архивного документа);

– нарушает права и законные интересы граждан;

– повлечет иное нарушение законодательства.

Ограничение доступа к архивным документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан, устанавливается на срок 75 лет со дня создания таких документов. С согласия гражданина, а после его смерти с согласия его наследников, оформленного в установленном порядке, ограничение доступа к таким документам может быть отменено ранее чем через 75 лет со дня создания этих документов (ст. 29 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь») [3].

Порядок доступа к документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан, устанавливается республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

Публикация документов. Публикация архивных документов – совокупность работ по подготовке документов к изданию.

Существуют различные типы, виды и формы публикаций документов.

Типы публикаций:

- научный (предназначен для научного исследования и заменяющие непосредственное обращение к источнику. В них приводится история текста, его внешние особенности);

- научно-популярный (рассчитан на широкую аудиторию. К изданиям прилагается справочный аппарат);

- учебный (предназначен для освоения учебных программ) [14, с. 33].

Таким образом, основными формами использования в архиве являются:

- информационное обеспечение организаций, структурных подразделений и граждан в соответствии с их запросами (исполнение тематических запросов);

- исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных интересов граждан;

- инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности;

- предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы; - выдача подлинных документов и дел во временное пользование;

- публикация документов.