20) Анықтама.

Анықтама – 1) белгілі бір деректер мен оқиғаларды сипаттайтын,

растайтын құжат; 2) қызметтік сипаттағы деректерді растайтын құжат.

Анықтама жоғары тұрған органның немесе лауазымды адамның нұсқауымен

жазылады. Ол қажет ететін мəліметтерден ғана тұрады, ұсыныс, қорытынды

болмайды. Мекеменің өз ішіне қажет анықтамаға соны жазушы адам қол

қояды, жоғарыға жіберілетін анықтамаға мекеме басшысы қол қояды.

Анықтамалар баяндау хаттарға тəн деректерден тұрады. Анықтамада бірнеше

мəселелер қамтылса, мəтінін бірнеше бөлікке бөлген немесе кесте түрінде

құрастырған жөн. Жеке адамға байланысты анықтамалар (мекемедегі

жұмысы, лауазымды,оқуы, тіркелімі, т.б) қалыпты қағаздарға толтырылып,

кадр бөлімі бастығының не кəсіпорын басшысының жəне бас бухгалтердің

қолы қойылады, мөрмен куəландырылады.

Справка- подтверждающий документ, описывающий определенные данные или события. Справка составляется верховными органами или уполномоченными лицами согласно инструкции. При необходимости организация сама не подписывает, а отсылается верхному органу (главе организации) на подпись. В справке охватываются несколько вопросов, определенная часть отводится тексту или таблица, которая составляется в определенном порядке. Лица, имеющие отношение к справкам ( работники учреждений, должности, обучение, прописка) заполняются постоянно бумаги отделом кадров, которые главные в учреждении по данным вопросам либо главные бухгалтера, подписывают и удостоверяют все печатью.

21.Қызметтік хаттар, олардың түрлері.

Қ ы зметтік (іскерлік) хат дегеніміз түрлі мазмұндағы хаттардың

жиынтығы, олар мəтінді өзгеше жеткізу əдісімен, атап айтқанда, пошта

арқылы жеткізумен ерекшеленеді. Хат мəтіні формасы жағынан ойға

қонымды, дəйекті, шынайы əрі əдепке сай жазылуы тиіс. Фактілер мен

оқиғалар обьективті, ықшамды, анық түсіндірілуі керек. Хат мəтінінде түрлі

түсініктемеге жол берілмеуі қажет.

Х аттың мазмұны мен тұрпатына байланысты оның мəтіні қарапайым

немесе күрделі болып келуі мүмкін. Қарапайым хаттар бір-екі бөлімнен:

алғысөзден, негізгі бөлімнен, қорытындыдан құралады. Алғысөзде мəселенің

негізгі: мəселенің туындауы себебі немесе оның қысқаша тарихы беріледі.

Егер хатты құрастыруға қандай да бір құжат пайдаланылса, оған сілтеме

жасалады. Негізгі бөлімде көрсетілген мəселеге қатысты дəлелдемелер

немесе оны жоққа шығару фактілері айтылады.

Қ ы змет бабындағы хаттар өндірістердегі жағдайларға байланысты

қатынас қағазын қолдануды қажет етеді. Сондықтан қызмет бабындағы

хаттарды жіктеу дегеніміз – қатынас қағазын қажет етуші өндірістік

оқиғалардың жіктемесін құру. Ондай, жағдайлардың көп қырлығына

қарамастан олардың диапазоны шектеулі, ол іскер хаттарды бірнеше

белгілері бойынша бөлуге мүмкіндік береді. Олар: қызметтік; тақырыптық;

құрылымдық.

Ұйымның іс қағаздарын жүргізудегі осы аталған хат түрлерін қолдану

туралы дербес шешім қабылданады жөне ол іс қағаздарын жүргізу жөніндегі

нұсқаулықпен бекітіледі. Ұйымның кадрлық қызметінде қолданылатын іскер

хаттардың негізгі белгілеріне тоқталайық.

Қ ы зметтік белгісі: 1) Жауапты талап етуші хаттар; 2)Жауапты талап

етпейтін хаттар; Бірінші топқа жататын хаттарды шартты түрде, «сұрақ

хаттар» жəне «жауап хаттар» деп атауға болады, олар өз кезегінде былайша

бөлінеді: өтініш; үндеу; ұсыныс; сұрау салу; талап ету хаттары. Жауап талап

етпейтін хаттар: ескерту; еске алу; шақыру; растау; қабылданбаған;

хабарлама; ақпараттық хаттар. Қызмет бабындағы хаттың міндетті түрде

тақырыбы болуы шарт.

Служебное письмо это сумма писем на различном содержании, они отличаются способами иным способом отправки текста а точнее доставкой по почте. Со стороны формы текста письма должны быть последовательны, реальным, соответственными с правилами. Факты и событие должны объяснятся объективно, портативно и трезво. Письмо в тексте не должны даваться различному комментарию.

В связи с содержанием и вида текста его текст может быть простым или сложным. Простые письма содержится из 1-2 отдела: предисловие, основная часть, заключение. В предисловие указываются основа задачи, причина возникновения или история в крадце. Если в составлении письма было использован документ, то указывается для него ссылка. В основной части рассказывается аргументации касающиеся данной задачи или его факты отрицания.

Служебные письма по состояниям производства нуждаются в связывающих бумагах. Поэтому классификация служебные письма это составление классификации производственных случив, нуждающихся при которых нужны связные бумаги. Не смотря на разновидность случаев их диапазон ограничен, это дает возможность разделить деловые письма по нескольким свойствам. Они: служебный, тематический, структурный.