13.Хаттама

Хаттама – жиналыстарда, кеңестерде, конференцияларда жəне алқалық

органдардың мəжілістерінде мəселені талқылау мен шешім қабылдаудың

барысы туралы мəлімет беретін құжат. Хаттаманың дұрыс жазылуы мен

рəсімделуіне ұйым хатшысы жауапты болады.

Толтырудың тəсілі мен көлемі жағынан хаттамалар стенография,

фонография, конспект түрінде жəне сөйлеген сөздердің мазмұны жазылмаған

ықшамды түрде болып келуі мүмкін. Хаттама қысқаша да, толық түрде

жазылады. Қысқа хаттамаларда (оның мəтінінде) күн тəртібі, сөйлеушілердің

аты-жөні, сөйлеген сөздердің тақырыбы жəне қабылданған шешімдер

көрсетіледі. Сөйлеген сөздерінің толық мəтіні келтірілмейді.Толық

хаттамаларда сөйлеген сөздердің барлығы көрсетіледі. Хаттаманың

толықтық дəрежесін жиналыстың өзі айқындайды. Бұл жағдайда құжаттың

заңдылық жарамдылығын қамтамасыз ету қажет. Құжаттың заңдылық

жарамдылығы барлық қажетті деректермен, олардың дұрыс толтыруымен

жəне хаттамадағы мəліметтердің шындыққа сəйкестігімен анықталады.

Мысалы, жиналысқа қатысушылардың санының көрсетілуі маңызды, ол

қабылданған шешімнің жеткілікті дауыспен қамтамасыз етілгенін көрсетеді.

Хаттаманың деректемелері: мекеменің атауы; құжаттың атауы;

мəжілістің өткен күні; индексі (нөмірі); мəжіліс өткен орны; бекіту грифі

(егер қажет болса); тақырыбы (жиналыстың, алқалық органның атауы);

мəтін.

Мəтіннің кіріспе бөлігінде қатысушылардың құрамы, күн тəртібі; негізгі

бөлігінде тыңдалған мəселе, сөйленген сөздер жəне қабылданған қаулы

көрсетіледі. Хаттамаға жазылған немесе рəсімделген күн емес, отырыс

өткізілген күн қойылады. Егер отырыс бірнеше күнге созылса, онда

басталған күн мен соңғы күн көрсетіледі. Толық редакцияланған жəне

рəсімделген хаттамаға ұйым төрағасы мен хатшысы қол қояды.

Осындай үлгі бойынша басқарудың алқалық органдарының ресми

мəжілістерінің хаттамалары жасалады.__

Протокол- вид документа, дающая информацию при обсуждении вопросов и принятия решении в собраниях, совещаниях, конференциях и в органах коллегии. Секретарь организации в ответе за правильное написание и оформление протокола.

По способам заполнения и объему, протоколы могут быть в виде стенографии, фонографии и конспекта. Протокол пишется коротко и подробно. В кратких протоколах показывается порядок дня, Ф.И.О выступавших, тема доклада и принятые решения. Слова которые были произнесены полностью не записываются. В полных же протоколах полностью показываются произнесенные слова. Степень протокола выясняется в собраниях. В этих случаях необходимо обеспечить законную годность документа. Законная годность документа определяется с соответствиями всеми нужными фактами их правильным написанием и с соответствием с правдой. Например, важно количество людей участвовавших в собрании,это показывает сходность выбора с принятым решением.

Реквизиты протокола: наименование фирмы, документа, дата проведенного заседания, индекс, место проведенного заседания, гриф, тема смысл.

В введении текста показывается состав учащихся, порядок дня, поднятый вопрос, сказанные слова и принятые постановления. В протоколе ставится не когда был написан или же день когда был оформлен протокол, а указывается дата заседания. Если же заседание протянулось на несколько дней, то ставится дата начала и окончания заседания. В полностью оформленный протокол ставят подпись председатель организации и секретарь.