4. Дотримання процедури наради

Дотримання процедури нормалізує хід наради. Одна з задач керівника - попередньо погодити, а потім не дозволяти порушувати регламент виступів.Нарада, як правило, починається з вступного слова керівника, у якому він формулює мету і задачі майбутньої роботи. Порядок роботи може бути різним. Якщо на обговорення виносяться заздалегідь підготовлені пропозиції, то вони доводяться до присутніх, після чого обговорюються. Якщо це не зроблено, то пропонується вносити пропозиції, а вуж потім їх обговорювати.

Можна заздалегідь цілком підготувати текст виступу, можна обмежитися тезами. При необхідності доцільно використовувати відео- і аудіозасоби. Дуже добре під час обговорення найбільш важливих тим заздалегідь підготувати текст і роздати його учасникам засідання.

Не варто у виступі охоплювати велике коло питань. Досить зупинитися на кардинальній основній ідеї, але її потрібно викласти переконливо, доказово, дохідливо. У ході виступу необхідно контролювати себе й аудиторію. При перших ознаках ослаблення уваги з боку присутніх доцільно використовувати відомі прийоми для його мобілізації.

Навіть при самій ретельній підготовці наради ви не доможетеся успіху, якщо не будете контролювати дискусію. Для цього можливо застосування наступних прийомів:

а) для збереження єдності учасників наради:

- розрядити обстановку в конфліктній ситуації;

- не приймати чиюсь сторону до остаточного підведення підсумків;

- захищати того, хто має менше досвіду, працює недавно;

б) для мобілізації учасників наради:

- не розслаблюватися самому і не давати виключатися з роботи іншим;

- уникати повторів;

- не залишати без уваги навіть саму незначну пропозицію, якщо воно хоч якось допоможе справі;

в) для фокусування уваги на обговорюваній задачі:

- ґрунтуватися на фактах;

- записувати внесені пропозиції;

- вибудовувати їх так, щоб в очах присутніх складалася цілісна картина;

г) для активізації учасників наради:

- з метою посилення доказовості тих чи інших положень ставити додаткові питання;

- висловити схвальне зауваження на адресу учасника, який вніс конструктивну пропозицію.

Довгі і нудні виступи можна переривати. Зрозуміло, робити це варто тактовно, не даючи волю роздратуванню, не зачіпаючи самолюбства підлеглого, не сковуючи його ініціативу.

Наприкінці наради варто коротко підвести його підсумки, подякувати учасникам за висловлені конструктивні пропозиції, поставити задачі по реалізації прийнятих рішень.

5. Організація ведення наради

«Конфліктність» керівника: за даними соціологів 70% виробничих конфліктів відбувається завини керівника.

Першочергове завдання кожної ділової людини — знати і вміти використовувати напрацьовані практикою суспільного життя правила суперечки, придатні для будь-якого випадку життя, коли формулюється точка зору.

Отже, правило перше. До полеміки потрібно готуватись.

Правило друге. Суперечку завжди слід починати з точного визначення поняття чи предмета, про який сперечаються. Як можна сперечатись про потребу у формах власності, якщо опоненти в поняття власності вкладають різний зміст?

Правило третє. Перед тим, як заперечувати .опоненту, розберіться в суті його позиції. «Сперечатись можна лише проти того, з ким буваєш не згоден, але в той же час добре розумієш». (В.Г.Белінськцй.) Прагнення зрозуміти опонента — цінна якість 'і запорука того, що суперечка буде продуктивною і ніколи не переросте в конфронтацію.

Правило четверте. Вступаючи в суперечку, підсумуйте сказане супротивником, при цьому підкресліть вразливі місця його роздумів.

Правило п'яте. Сперечайтеся по суті, а не прискіпуйтеся до часткового. Інакше виникне ситуація, висміяна Маяковським: «Робить із мухи слона і торгує слоновою кісткою».

Правило шосте. Аргументи не рахують, а зважують. Аргументація визначає змістовність діалогу, вона містить у собі факти, статистичний матеріал, посилання на авторитети, засоби наочності тощо.

Правило сьоме. Намагайтеся попередити наступ противника. Наступ кращий за оборону.

Правило восьме. Прагніть до мінімуму слів, фактів, цифр, доведень і часу.

Правило дев'яте. Не варто на все відповідати «ні», де з чим потрібно погодитись і використати це проти.

Правило десяте. Полеміка — не лише змагання розуму, а й серця. Пристрасність і емоційність — добра підтримка логіці.

Правило одинадцяте. Сміху боїться навіть той, хто нічого не боїться. Намагайтеся говорити з гумором і дотепно.

Правило дванадцяте. У діалозі будьте коректні.

Правило тринадцяте. Будьте цілеспрямовані. «Якщо люди довго сперечаються, це свідчить про те, що те, про що вони сперечаються, незрозуміле для них самих» (Вольтер).

Правило чотирнадцяте. «Серйозна суперечка може бути закінчена тоді, коли автор зуміє викласти думку противника з тим же ступенем впевненості, з яким її викладає противник, але потім додати роздуми, які показують корені упереджень противника» (Д.Гранін). Не бійтеся програти в суперечці. Переможець не здобуває нічого нового для себе, а переможений іде з новим знанням.