Структура і властивості економічної інформації
Оброблення інформації на ЕОМ потребує структуризації та формалізованого опису окремих її сукупностей. Розглядаючи структуру економічної інформації, виділяють її окремі елементи — прості й складні інформаційні одиниці. Логічний підхід до структуризації дає змогу встановити структурні елементи залежно від функціонального призначення інформації та її особливостей: реквізит, показник, інформаційне повідомлення, інформаційний масив, інформаційний потік, інформаційну підсистему, ІС (див. схему 2).
Схема 2. Структура економічної інформації
Економічна інформація має певну структуру незалежно від застосовуваних технічних засобів для її оброблення.
Структура розкриває побудову економічної інформації, відіграючи в ній ту саму роль, що і синтаксис у розмовній мові. З елементів інформації — одиниць нижчого рангу — утворюються складові сукупності — одиниці вищого рангу. Одиницями нижчого рангу є реквізити, а одиницею вищого рангу —ІС.
Реквізит — це логічно неподільний елемент. Такі елементи бувають двох видів: реквізити-основи та реквізити-ознаки.
Реквізити-основи кількісно характеризують конкретні об'єкти управління, реквізити-ознаки — якісно. Реквізити-основи можуть бути кількісні, трудові, грошові (вартісні), абсолютні, відносні. Реквізити-ознаки можуть бути довідкові, групувальні, спеціальні.
Реквізит має певну самостійність й особливі риси. Так, він може входити в найрізноманітніші складові одиниці інформації, що належать до різних сутностей і мають різну складність (як слово може входити до складу різних речень). Ця властивість реквізиту знаходить своє відображення у формі, що всебічно характеризує реквізит незалежно від його наявності у певній складовій одиниці інформації. Форма реквізиту включає найменування, структуру (формат), значення (сукупність значень). Найменування (ім'я) служить для звернення до нього і, як правило, подається словом або групою слів. Наприклад, "табельний номер робітника". Це може бути також назва графи документа. При алгоритмізації та програмуванні використовують скорочені імена — ідентифікатори, що мають обмежену довжину. Доцільно, щоб ідентифікатор реквізиту був закріплений за ним незалежно від того, чи використовується цей реквізит у тій або іншій складовій одиниці інформації, у тій або іншій підсистемі. Це особливо важливо при створенні БД і для сумісності різних ІС.
Структура реквізиту — це спосіб подання його значень. У структурі розрізняють довжину і тип. Довжина — кількість символів, що утворюють значення реквізиту. Вона може бути сталою або змінною. Наприклад, "Код цеху" — 2 знаки, "Кількість зданих на склад деталей" — може займати від однієї до семи позицій, "Найменування і характеристика матеріалу" — до 120 позицій.
Типи реквізитів залежать від видів значень. Найпоширенішими є чисельний, текстовий, логічний типи.
Значеннями реквізитів с послідовності символів (літер, цифр, різних знаків і спеціальних позначень).
Під час оброблення інформації над реквізитами-основами виконують арифметичні операції, а за допомогою реквізитів-ознак здійснюють пошук інформації, її сортування, вибірку, порівняння (логічні операції).
Однорідні за формою реквізити-ознаки, які мають різні значення, об'єднують у номенклатури. Наприклад, номенклатура виробів (продукції) - це набір значень кодових позначень або найменувань виробів.
З реквізитів утворюється показник — структурна одиниця, що характеризує конкретний об'єкт управління з кількісного та якісного боків як сума реквізиту-основи і певної кількості реквізитів-ознак.
Показник — це мінімальна сукупність інформації, що має остаточний економічний зміст. Він характеризує певне економічне явище. На основі показників складають документи. В документі може бути кілька показників. У конкретній системі показників відбивається вся господарська діяльність об'єкта і на їх основі здійснюється управління цією діяльністю. Економічна інформація будь-якого об'єкта складається з інформаційних сукупностей — повного набору інформації, достатньої для всебічної характеристики об'єкта за певний проміжок часу.
Сукупність інформації, достатньої для вироблення судження про конкретний процес (явище, факт), називається повідомленням.
Вхідні дані надходять на оброблення сформованими у вигляді інформаційних повідомлень. Повідомлення, зафіксоване на матеріальному носію відповідно до правил, які існують, та має юридичну силу, називається документом. Документ має самостійне змістове значення і характеризується повним набором реквізитів та показників.
Реквізити і показники можуть розглядатися в укрупнених сполученнях, що дає змогу виділяти інформаційну одиницю вищого рівня — інформаційний масив, який практично інтерпретує номенклатуру, об'єднує реальні значення реквізитів, що утворюють інформаційні повідомлення.
Масив як структурна одиниця інформації набув провідного значення за автоматизованого оброблення інформації. Сукупність масивів, що стосуються однієї ділянки управлінської роботи, називається інформаційним потоком, а сукупність інформаційних потоків, які характеризують управлінську роботу, пов'язану з виконанням певної функції, — інформаційною підсистемою. Сукупність інформаційних підсистем, що характеризують управління об'єктом загалом, утворює ІС. Вона є структурною одиницею вищого рівня і цілком охоплює всю інформацію об'єкта (цеху, підприємства, установи, організації, галузі).
Під час проектування ІС необхідно враховувати такі властивості економічної інформації:
достовірність (неспотворюваність)
повнота (достатня для прийняття рішень)
чіткість, зрозумілість
цінність, якість інформації (міра зменшення невизначеності)
адекватність (рівень відповідності реальному об’єкту)
Характеристики економічної інформації:
великі обсяги
багаторазове повторення циклів її отримання і перетворення у певні часові періоди
різноманіття джерел і споживачів
значна питома вага рутинних процедур під час її опрацювання
Економічна інформація має задовольняти такі вимоги:
точність — забезпечувати її однозначне сприйняття всіма споживачами;
вірогідність — визначати допустимий рівень спотворення як вхідної, так і результатної інформації, на якому зберігається ефективність функціонування системи;
оперативність — відображати старіння інформації з часом і втратою актуальності (цінності). Несвоєчасність надходження інформації зумовлює запізнення в прийнятті рішень.
Управління господарською діяльністю потребує такої інформації:
прогнозування ринкових процесів;
відхилення від планових показників для прийняття оперативних рішень;
науково-технічної інформації, яка містить нові наукові знання, інформацію про винаходи, технічні новинки своєї фірми та фірм-конкурентів.
Процес управління у будь-якій організації полягає в реалізації функцій, які взаємодіють між собою та формують єдиний процес, тобто безупинний ланцюг взаємозалежних дій.
Обсяг управлінської роботи має бути розподіленим. Розподіл по горизонталі передбачає розміщення конкретних керівників на окремих посадах (на чолі окремих підрозділів). Наприклад, начальник фінансового відділу, начальник виробничого відділу, начальник служби маркетингу. Горизонтально розподілена управлінська робота має бути скоординована по вертикалі — за рівнями управління: низовий (операційних керуючих — майстри); керівників середньої ланки (начальник відділу, директор філії); керівників вищої ланки (президент, віце-президент, голова ради).
Кожному рівню управління необхідна інформація, яка здобувається і розповсюджується в процесі комунікацій (зв'язку), переміщується всередині організації з рівня на рівень: по спадній, тобто з вищих на нижчі рівні; по висхідній (від нижнього до вищого). Крім того, організація потребує горизонтальних комунікацій для координації завдань і дій.
У керівника кожного рівня існують свої потреби в інформації. Він повинен уміти оцінити якісний та кількісний аспекти своїх інформаційних потреб, знати інформаційні потреби своїх начальників, колег і підлеглих. Інформаційні потреби залежать від цілей керівника, прийнятих ним рішень, показників оцінки результатів своєї роботи (його відділу, підлеглих). У процесі інформаційного обміну він повинен визначити такі поняття, як "занадто багато" і "занадто мало" (збільшення кількості інформації не обов'язково підвищує якість рішень). Вхідні дані треба "фільтрувати", відкидати непридатну для справи і залишати тільки придатну (релевантну) інформацію — дані, що стосуються конкретних проблем, людини, мети та періоду часу, "просіяні" для конкретних моделей, цілей, проблем і ситуацій, періоду часу.
Процес перетворення економічної інформації у відповідні дані:
класифікація (поділ множин об’єктів на частини за подібністю)
кодування (створення кодів та присвоєння їх підмножинам об’єктів)
моделювання елементів (умовне відображення реальних об’єктів і процесів за допомогою мовних, графічних та інших засобів, аби полегшити сприйняття та аналіз їх людиною)
Автоматизована інформаційна система – система, що реалізує інформаційні технології у сфері управління за спільної роботи управлінського персоналу і комплексу технічних засобів. Призначена для автоматизованого збирання, реєстрації, збереження, пошуку, оброблення та видачі інформації за запитами користувачів. Це відбувається на основі використання економіко-математичних методів, моделей, ЕОМ і засобів комунікації.
Автоматизовані системи можуть бути класифіковані за рівнем підтримки, яку вони забезпечують організації:
І клас – системи забезпечення інформації – обробляють інформацію, що генерується та використовується в ділових операціях:
системи оброблення операцій (реєстрація та обробка даних, одержаних внаслідок ділових операцій)
автоматизовані системи управління технологічними процесами, АСУТП (прийняття рішень з типових питань по управлінню виробничими процесами)
системи співробітництва на підприємстві (забезпечення зв’язку, координації та співробітництва відділів і робочих груп за допомогою комп’ютерних мереж)
ІІ клас – системи забезпечення менеджменту – допомагають менеджерам у прийнятті рішень:
інформаційні менеджерські системи (системи забезпечення менеджменту, що виробляють заздалегідь визначені звіти, подають відображення даних і результати вжитих заходів на періодичній чи винятковій основі або за запитом)
системи підтримки прийняття рішень (ІС, які використовують моделі прийняття рішень, БД і особисті міркування користувача; діалоговий процес моделювання)
управлінські ІС (ІС з додатковими можливостями для управління – аналізу даних, засобів підтримки прийняття рішень, ЕП та ін.)
Наступна класифікація інформаційних систем:
За рівнем або сферою діяльності:
державні (автоматизована система державної статистики, автоматизована система фінансових рішень і т.д.)
територіальні (регіональні)
галузеві
ІС об’єднань, підприємств
За рівнем автоматизації процесів управління:
інформаційно-пошукові (пошук інформації без змістової обробки)
інформаційно-довідкові
інформаційно-керівні (вироблення рішення)
системи підтримки прийняття рішень (прийняття рішень із слабо структурованих або неструктурованих проблем)
інтелектуальні автоматизовані системи (інформаційно-пошукові (діалог типу “запитання-відповідь”), розрахунково-логічні (математичні моделі), експертні)
За ступенем централізації АС:
централізовані АІС
децентралізовані АІС
ІС колективного використання
Призначення ІС полягає в описі економічного об'єкта, його станів, взаємодії, що виражаються через економічні показники. Вона покликана своєчасно подавати органам управління необхідну і достатню інформацію для прийняття рішень, якість яких забезпечує високоефективну діяльність об'єкта управління та його підрозділів. До головних її завдань належать:
виявлення джерел інформації;
збирання, реєстрація, оброблення та видача інформації, що характеризує стан виробництва й управління;
розподіл інформації між керівниками, підрозділами та виконавцями відповідно до їх участі в управлінні.
Найважливіша властивість ІС — єдність управлінської інформації, що визначає єдине інформаційне забезпечення системи управління. Вхідною інформацією користуються всі органи управління. Інші її властивості наведено в табл.1
Таблиця 1.1
Вид властивості |
Характеристика |
Організаційно-структурна |
Відповідає структурі системи управління |
Організаційно-економічна |
Надійність — ступінь безперебійного функціонування. Потужність — кількість операцій за одиницю часу. Пропускна здатність — обсяг інформації, що проходить за одиницю часу, та обсяг результатної інформації, яка видається за одиницю часу. Усталеність — здатність збереження ІС у заданих режимах. Економічність — собівартість операцій оброблення, термів окупності. Ефективність — рівень комплексності, рівень автоматизації |
Функціональна |
Порядок функціонування, змінюваність у зв'язку з розвитком об'єкта управління, надмірність інформації |
Споживча |
Порядок взаємодії зі споживачами інформації, своєчасність її доставки, взаємозв'язок і взаємозалежність елементів інформації |
Структурно ІС складається з таких компонентів:
власне інформації;
системи оброблення інформації;
входу;
виходу;
внутрішніх і зовнішніх каналів
Характерною рисою ІС є те, що людина виступає активним учасником інформаційного процесу. Це виявляється в умовах функціонування автоматизованого робочого місця (АРМу), коли людина (кінцевий користувач) здійснює введення інформації в систему, підтримує її в актуальному стані, обробляє інформацію і використовує здобуті результати в управлінні. Інформація служить способом опису взаємодії між джерелом й одержувачем інформації. Те саме повідомлення одному одержувачеві може давати багато інформації, а іншому — мало або нічого.
Потенційні можливості ІС реалізуються через їх функції, до яких належать:
обчислювальна — вчасно і якісно виконує оброблення інформації в усіх аспектах, що цікавлять систему управління;
слідкувальна — відстежує і формує всю необхідну для управління зовнішню та внутрішню інформацію;
запам'ятовувальна — забезпечує безупинне накопичення, систематизацію, збереження і відновлення всієї необхідної інформації;
комунікаційна — забезпечує передачу потрібної інформації в задані пункти;
інформаційна — реалізує швидкий доступ, пошук і видачу необхідної інформації;
регулювальна — здійснює інформаційно-керуючий вплив на об'єкт управління і його ланки при відхиленні їхніх параметрів функціонування від заданих значень;
оптимізаційна — забезпечує оптимальні розрахунки в міру зміни цілей, критеріїв та умов функціонування об'єкта управління;
прогнозна — визначає основні тенденції, закономірності та показники розвитку об'єкта управління;
аналізаторна — визначає основні показники техніко-економічного рівня виробництва і господарської діяльності;
документувальна -— забезпечує формування всіх обліково-звітних, планово-розпорядницьких, конструкторсько-технологічних та інших форм документів.
Задачі, що розв’язуються в АІС, мають ряд характерних особливостей, що впливають на технологію автоматизованої обробки даних:
Інформаційний взаємозв’язок, який виявляється в тому, що результати розв’язування одних задач є вхідними даними для розв’язування інших. Ця особливість впливає на склад та зміст інформаційної бази комп’ютерної системи, потребуючи також вибору способів і методів нагромадження і зберігання інформації в системі.
Масовість та груповий характер вирішення. Як правило, економічні розрахунки виконуються через певний термін, причому визначається не один, а група взаємопов’язаних економічних показників. Ця особливість впливає на структуру алгоритмів розв’язування задач, а також на склад та зміст програмного забезпечення систем.
Потреба багатоваріантного розв’язування. Це стосується задач прогнозування, планування та прийняття рішень. Саме тому в КІС мають бути передбачені відповідні спеціальні інструментальні та апаратні засоби, наприклад база моделей для задоволення згаданої потреби.
Чітко регламентовані терміни подання вхідних даних і результатів розв’язування задач. Тому при створенні КІС необхідно вирішувати питання контролю інформації на всіх етапах її переробки.
Постійні зміни складу економічних показників та методик їх розрахунку. Ця особливість впливає на склад та зміст програмного забезпечення, особливо на його прикладну частину.
Класифікація задач обробки даних за шістьма основними ознаками:
За функціями управління:
планові
облікові
контрольні
задачі нормування показників
задачі складання звітності
та ін.
За характером перетворення інформації:
обчислювальні
імітаційні
прийняття рішень
За роллю в процесі управління:
інженерно-технічні
економічні
інформаційно-довідкові
За математичною суттю:
оптимізаційні (розв’язуються шляхом пошуку одного рішення із великої кількості можливих варіантів; характеризуються складною методикою розрахунків, що зумовлює використання різноманітних моделей, а також невеликими розмірами вхідних даних)
прямого розрахунку (характерні великі розміри і складність вхідних даних, проста методика розрахунку і одно варіантність розв’язання)
інформаційно-пошукові (задачі типу «запитання-відповідь» характеризуються складною методикою розрахунку та значними розмірами вхідної інформації.
За можливістю формалізованого опису:
формалізовані (розв’язування можна описати у вигляді математичних формул і залежностей)
неформалізовані (розв’язування не можна описати у вигляді математичних формул і залежностей)
За регулярністю розв’язування:
систематичні
епізодичні
випадкові
При самому загальному підході інформаційну систему (ІС) можна визначити як сукупність організаційних і технічних засобів для збереження та обробки інформації з метою забезпечення інформаційних потреб користувачів (абонентів).