Етап 1. Визначення стандартів та критеріїв

На першому етапі контролювання послідовно визначаються:

• напрямки контролю;

• завдання контролю;

• критерії та стандарти;

• норми та нормативи.

До основних напрямків контролю відносять:

1. Ефективність виробничо-господарської діяльності .

2. Використання людських ресурсів.

3. Стан зовнішнього середовища організації.

4. Стан внутрішньо організаційних процесів.

Потім переходять до визначення завдань контролю, серед яких виокремлюють:

1. дотримання трудової дисципліни на робочих місцях;

2. виявлення можливих зловживань та крадіжок;

3. визначення відповідності оформлення документації вимогам нормативно-правових актів;

4. перевірка якості і кількості виготовленої продукції ( наданих послуг);

5. визначення рівню кваліфікаційної підготовки персоналу та інші.

Психологія менеджменту визначає, що співробітники більш ретельно виконують роботу, що постійно оцінюється керівництвом й неуважно ставляться до тих операційних процедур, що не підлягають вимірюванню. Такий тип поведінки називається поведінкою, орієнтованою на контроль.

Підбір критеріїв та стандартів розпочинають на попередніх етапах менеджменту: в процесі планування, організування, мотивування. В процесі контролю здійснюється їх підбір відповідно до встановлених завдань.

Критерій - (від лат. critērium, яке зводиться до грец. χριτήριον — здатність розрізнення; засіб судження, мірило, пов'язаного з грец. χρινω — розділяю, розрізняю) — мірило, вимоги, випробування для визначення або оцінки товару, послуги, людини; ознака, взята за основу класифікації. Критерій виступає підставою для оцінювання, визначення (критерії вибору матеріалу, сировини, підбору кадрів, тощо).

Стандарт (від англ. standard — норма, зразок) – це нормативно-технічний документ, що встановлює комплекс вимог до об'єкту стандартизації, в якому встановлюються характеристики продукції (послуг), правила здійснення і характеристики процесів виробництва, реалізації та виконання робіт або надання послуг. Стандарт може бути розроблений на:

• матеріальні предмети (продукцію, еталони, зразки речовин);

• послуги;

• вимоги в різних галузях народного господарства.

Види стандартів:

• міжнародні стандарти (ISO, IEC, OIML, CEN, CENELEC);

• державні стандарти України (ДСТУ);

• галузеві стандарти (ГСТУ);

• стандарти науково-технічних та інженерних товариств і спілок України (СТТУ);

• технічні умови України ( ТУ У);

• стандарти підприємств (СТП).

Обрані стандарти мають відповідати особливостям та характеру продукції, що виробляється, організаційно-технічному рівню організації, її спеціалізації, кваліфікації фахівців та забезпечувати:

• встановлення порядку та методів планування підвищення якості продукції або послуг;

• ритмічність процесу виробництва або надання послуг;

• встановлення вимог до засобів та методів контролю та оцінки якості продукції;

• поліпшення показника якість продукції/ витрати на виробництво;

• порядок роботи з постачальниками щодо якості сировини, матеріалів, комплектуючих;

• додержання технологічної дисципліни;

• скорочення витрат від браку;

• вдосконалення роботи із покупцями продукції ( послуг).

Технічні умови – нормативний документ, що встановлює технічні вимоги, яким має відповідати товар, послуг або процес. Технічні умови можуть бути стандартом, частиною стандарту або окремим нормативним документом.

Норми – максимальна допустима величина абсолютних витрат сировини, матеріалів, ресурсів.

Нормативи – відносні показники, що характеризують трудомісткість, фондомісткість, капіталовіддачі, тощо.

Ефективне функціонування організації передбачає дотримання не лише виробничих, технічних, фінансових, а й етичних стандартів (норм). Етичні норми — це система загальних цінностей і правил, яких повинні дотримуватися працівники фірми для забезпечення її позитивного іміджу і створення передумов для підприємницького успіху 34. У світовій практиці менеджменту порушенням етичних норм вважають:

• надання чи отримання хабара;

• виплату співучаснику незаконно отриманих грошей;

• шахрайство;

• розпалювання конфліктів на ґрунті зіткнення інтересів;

• ухиляння від сплати податків;

• продаж неякісної продукції;

• розкриття таємниць компанії;

• незаконне використання інформації, отриманої у довірливій розмові та ін.

Фірми, які дорожать своєю репутацією, доводять до своїх працівників ті етичні норми, що є звичними не тільки для власної країни, а й для всього світу.

Етап 2. Оцінювання виконання

Оцінювання виконання – виявлення фактичних та реальних даних щодо стану, властивостей і характеристик підконтрольних об’єктів.

Ключовими вимогами до будь-якої системи оцінки є:

• доцільність,

• чутливість,

• надійність,

• прийнятність,

• практичність.

Вимірювання та оцінка результатів діяльності — встановлення фактично досягнутих результатів, які характеризують стан об'єкта контролю. Система вимірювання повинна відповідати тому виду діяльності, який контролюють.

Розрізняють фізичний та динамічний виміри. Фізичний вимір стосується розміру, форми, зовнішнього вигляду об'єкта контролю. Основні одиниці — штуки, тонни, кілометри, гривні тощо. Динамічний вимір характеризує рівень використання ресурсів за якістю чи властивістю (наприклад, фондовіддача, матеріаломісткість, продуктивність). При вимірюванні важливо, щоб швидкість, повторюваність і точність контролю узгоджувалися з діяльністю, що підлягає контролюванню.

Етап 3. Порівняння досягнутих результатів з установленими стандартами

На цьому етапі контролювання проводиться:

• встановлення масштабу допустимих відхилень;

• формування, передача та розповсюдження інформації про результати контролю,

• оцінювання отриманої інформації.

Топ-менеджмент встановлює масштаб допустимих відхилень – відхилення від запланованих показників, що не потребує прийняття управлінських рішень щодо змін у виробничому та управлінському процесі. Менеджера можуть інформувати тільки про відхилення, які перевищують масштаб допустимих відхилень. Такий спосіб контролювання називають управлінням за принципом виключення.

Надто великий масштаб допустимих відхилень збільшує ризик несвоєчасного їх виявлення, а надто малий — спричиняє реагування системи контролю на незначні відхилення і потребує зайвих коштів на перевірку стану контрольованого об'єкта. Тому система контролю повинна спрацьовувати лише тоді, коли мають місце істотні для об'єкта контролю відхилення від стандартів.

Передавання інформації — це процес надсилання отриманої у процесі вимірювання інформації особі, що приймає рішення. Інформацію слід передавати у той момент, коли це потрібно для прийняття рішення.

Організація руху інформації щодо результатів контролю проводиться шляхом визначення:

• кому та в якій формі передається інформація;

• з якою регулярністю і в який період часу інформація має надходити;

• яким чином забезпечується повнота і достовірність інформації.

Топ-менеджмент організації визначає форми надання інформації щодо результатів вимірювання та контролю. Як правило це :

• Особисте спостереження.

• Статистичні звіти.

• Усні звіти.

• Письмові звіти.

Оцінювання інформації — це зіставлення фактичних результатів зі стандартами та визначення ступеня їх досягнення, відповідності оперативному, тактичному та стратегічному плануванню, цілям та місії організації. Забезпечення якісного аналізу інформації, яку було отримано в процесі контролювання діяльності організації – одна з основних засад ефективності прийнятих управлінських рішень.

Етап 4. З’ясування необхідності коректив

Визначення потреби у корективах діяльності відноситься до функції менеджменту контролювання, а здійснення коректив реалізується через іншу функцію менеджменту - регулювання. Оскільки, значна частина роботи в організації є результатом об'єднаних зусиль груп людей, то абсолютно точно визначити причини виникнення проблеми важко. Тому необхідність прийняття рішень щодо внесення коректив у діяльність організації полягає у визначенні причин відхилення й проведення організаційних заходів, що сприятимуть ліквідації виявлених відхилень.

Менеджер повинен вибрати одну з трьох можливих ліній поведінки:

• взяти до відома результати контролю та не приймати ніяких управлінський дій. Як правило це відбувається в тих випадках, коли результати контролю показують відповідність виробничої та управлінської діяльності стандартам та нормативам, коли динаміка виробничих процесів в організації відповідає стратегічним планам та цілям організації;

• прийняття рішення щодо необхідності проведення організаційних заходів з усунення відхилень. На третьому етапі контролювання з’ясовується масштаб відхилення від стандарту і точно аналізуються можливі причини його виникнення. На четвертому з’ясовуються причини відхилення визначається чи можна їх усунути силами фірми або необхідно корегувати стратегію організації в напрямку пристосування до нових зовнішніх умов. Наприклад, зниження обсягу продажу продукції може мати дві причини. Перша - закінчення життєвого циклу продукту. В цьому випадку потрібно змінити стратегію бізнесу на стратегію цілеспрямованого скорочення бізнесу. Якщо аналіз вказує на зменшення прибутків від стратегічної одиниці бізнесу за рахунок неефективної тактики збуту, то зміна стратегії бізнесу може бути скоректована в напрямку формування нової маркетингової стратегії відповідно до нових тенденцій ринку;

• прийняття рішення щодо необхідності перегляду стандартів. Якщо в результаті проведеного аналізу буде зроблено висновок щодо нереальності встановлених стандартів, то коректуванню підлягають саме вони. Такі випадки найчастіше трапляються, коли керівник ідеалізує ділові та професійні якості управлінського або виробничого персоналу фірми; неадекватно оцінює ситуацію в зовнішньому середовищі бізнесу.

3. ВИДИ УПРАВЛІНСЬКОГО КОНТРОЛЮ

Для будь –якого контролю характерні такі компоненти: об’єкт та суб’єкт контролю; процес контролю; результати контролю.

Відповідно до вищезазначеного види контролю розрізняють:

1. за ступенем охоплення роботи;

2. за формою;

3. за джерелом використання інформації;

4. за характером відносин;

5. за сутністю завдання;

6. за якісними характеристиками;

7. за змістом;

8. за етапами діяльності.

1. За ступенем охоплення роботи розрізняють вибірковий і суцільний контроль. Вибірковому контролю підлягають – рішення і розпорядження, для яких строки виконання не мають великого значення.

2. За формою проведення контролю: відкритий та таємний. При відкритому контролі факт перевірки діяльності працівників (структурних підрозділів) заздалегідь повідомляється підлеглим. Таке контролювання діяльності може бути плановим. При застосуванні таємного контролю його факт невідомий для осіб, діяльність яких контролюється.

3. За джерелом використання інформації розрізняють:

1. Документальний контроль проводиться у формі перевірок, ревізій, спеціальних обстежень. При цій формі контролю використовуються великі масиви інформації, плани, кошториси, договори, нормативи, статистична звітність, тощо.

2. Візуальний (натуральний) контроль здійснюється шляхом безпосереднього огляду об’єктів неозброєним оком або оптичними приладами.

4. За характером відносин між керівниками та підлеглими розрізняють внутрішній та зовнішній контроль. При внутрішньому контролі виконавець сам контролює якість своєї роботи, при зовнішньому — дії виконавця контролює безпосередній керівник або (якщо йдеться про діяльність усієї організації) незалежний суб'єкт управління (наприклад, аудиторська фірма).

5. За сутністю завдання виокремлюють:

1. лінійний контроль — контролюється об'єкт загалом (наприклад, контроль з боку власника фірми);

2. функціональний контроль — об’єкт контролюється лише за певною функцією (контроль з боку фінансового менеджера, комерційного директора, начальника виробництва тощо);

3. операційний контроль — контроль лише однієї окремої характеристики стану та поведінки об'єкта (наприклад, контроль розмірів матеріальних витрат чи фонду оплати праці).

5. За якісними характеристиками розрізняють такі види контролю:

1. одиничний — контроль одного параметра;

2. множинний — контроль багатьох параметрів;

3. багатофункціональний — контроль даних, які використовують для оцінювання різних управлінських функцій.

5. За змістом визначають види контролю:

1. Економічний контроль;

2. Виробничий контроль;

3. Маркетинговий контроль.