Навчальні завдання

1. Скласти перелік форм первинних облікових документів з обраної ділянки обліку.

Таблиця 3.1

Номер	Назва документа	Формат	Призначення документа
1	2	3	4

Дати короткі рекомендації щодо заповнення первинних документів, у яких вказати посадових осіб, які складають, контролюють, затверджують документ; методику і техніку складання і руху документа. 2. Скласти перелік облікових номенклатур первинного обліку з обраної ділянки обліку. Форма переліку така (табл. 3.2):

Таблиця 3.2

Дані, що підлягають відображенню в обліку (облікові номенклатури)	Використання облікових даних	Вимірники	У яких носіях фіксується інформація
1	2	3	4

Для розроблення переліку облікових номенклатур первинного обліку у складі облікових номенклатур наводять дані, необхідні для формування показників поточного обліку, вказують вимірники (натуральні, вартісні) і первинні документи, у яких фіксуються відповідні облікові номенклатури. 3. Скласти перелік облікових номенклатур поточного обліку з обраної ділянки обліку. Форма переліку наведена у табл. 3.2. Для складання переліку облікових номенклатур поточного обліку інформація, що підлягає відображенню в обліку (облікові номенклатури), наводиться відповідно до «Порядку ведення аналітичного обліку установами банків України», затвердженому Постановою Правління НБУ від 30.12.1997 р. № 466. У складі носіїв інформації вказуються облікові регістри аналітичного і син­тетичного обліку, в яких фіксуються облікові номенклатури. 4. Скласти перелік облікових номенклатур підсумкового обліку з обраної ділянки обліку. Форма переліку наведена у табл. 3.2. Для складання переліку облікових номенклатур підсумкового обліку звітна інформація (облікові номенклатури) наводиться відповідно до «Правил організації фінансової та статистичної звітності банків України», затверджених Постановою Правління НБУ від 12.12.1997 р. № 436. У складі носіїв інформації вказуються звітні форми, у яких фіксуються облікові номенклатури. 5. Скласти перелік файлів та форм зовнішньої поточної звітності з обраної ділянки обліку за такою формою (табл. 3.3):

Таблиця 3.3

Номер файла	Назва файла	Періодичність	Назва форми	Номер форми	Спосіб подання та адреса подання
1	2	3	4	5	6

Тема 4. Організація документообігу і діловодства

План

• Поняття і стадії документообігу.

• Документообіг за банківськими операціями.

• Організація руху облікової інформації та її матеріальних носіїв.

• Види графіків документообігу та основні принципи їх побудови.

• Організація діловодства.

4.1. Поняття і стадії документообігу Створення форм документів, формування різних первинних, проміжних та підсумкових даних, складання звітності пов’язані з великою кількістю операцій, у здійсненні яких беруть участь багато виконавців. Це потребує продуманої систематизації їхніх дій і процедур руху облікової інформації. Упорядкування цього процесу, тобто руху документів, називають документообігом. Іншими словами, документообіг — це процес руху первинних документів від моменту їх складання (або отримання) до здавання в архів (або відправлення). Документопотік — це сукупність операцій передавання з одного робочого місця на інше даних, зафіксованих на різних носіях облікової інформації. Формування документопотоків залежить від організаційної побудови і структури господарства, форми бухгалтерського обліку, типів, виду та характеру технічних та організаційних засобів. Об’єктом організації є рух не тільки документів, а й цілих масивів даних. Організації підлягає рух усіх видів облікової інформації. Обробка інформації, відображеної у документах, в обліковому процесі полягає у перетворенні вхідної інформації у вихідну різними механічними і логічними операціями. Найбільш суттєвими у технології облікового процесу є операції передавання від одного виконавця іншому й обробки (виконання різних технічних, логічних процедур). Операції передавання умовно можна поділити на чотири види: складання або одержання документа ззовні, просування від місця складання або одержання до місця обробки, рух у процесі обробки, рух до місця зберігання — архіву. Кожний вид операції складається з кількох елементарних видів робіт, які виконуються окре­мим виконавцем за певний час. Кількість таких елементарних робіт може бути різною залежно від складності операції, доку­мента, тривалості його руху. Документи з часу їх створення (надходження) і до передання їх до архівного підрозділу установи банку зберігаються за місцем їх формування — у структурних підрозділах. З метою оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинки справ зазначаються індекси за номенклатурою. Схоронність документів і справ до передання їх до архіву забезпечується керівниками структурних підрозділів і посадовими особами, відповідальними за діловод- ство. Вилучення документів зі справ постійного зберігання забороняється, дозволяється лише видача справ у тимчасове користування з дозволу керівника установи банку. Вилучення документів для знищення і складання про це акта проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання за відповідний період згідно з вимогами інструкцій з архівної справи. Для знищення вилучаються справи, строк зберігання яких закінчився до 1.01 року, в якому складено акт. Після здачі документів на знищення вносяться відповідні записи до журналу обліку надходження й вибуття документів з архіву. Раціональна організація руху носіїв облікової інформації потребує мінімального розриву у часі між здійсненням господарської операції та одержанням необхідних відомостей про цю операцію органами управління. 4.2. Документообіг за банківськими операціями Документообіг у банках — комплекс норм і правил, що визначають проходження документів за підрозділами банку, порядок їх обробки і оформлення при здійсненні банківських операцій. Правильна організація документообігу в банках забезпечує ефективність внутрішньобанківського контролю операцій, прискорення обіговості коштів у розрахунках, нормальний режим робочого дня при рівномірному навантаженні обліково-операцій­ного апарату банку, найкоротший шлях проходження документів без повторного їх передання одному і тому ж виконавцеві. Банківський документ — це письмове розпорядження клієнта чи відповідального працівника банку на проведення грошово-розрахункової або іншої операції банку. Під банківською документацією розуміють сукупність документів, які є письмовим свідченням виконання операцій і підставою для відображення їх в обліку. Усі банківські операції документально підтверджуються. Документи, які засвідчують операції, називають первинними. Банківські документи класифікують за такими ознаками: 1) за місцем складання — внутрішні і зовнішні; 2) за призначенням — розпорядчі і виконавчі; 3) за змістом — грошові, меморіальні, інші; 4) за обсягом — прості і зведені. Для спрощення обробки документи уніфікують: розробляють форми документів, які використовуються для різних операцій. Так, бланками платіжних доручень оформляють перекази грошових коштів і одержання лімітованих чекових книжок, оплату товару або послуг. Обов’язковими реквізитами банківських документів є:

• назва документа (форми);

• номер і дата складання;

• місце складання документа;

• назва отримувача коштів;

• зміст операції (підстави для її здійснення);

• сума операції (цифрами і прописом);

• номери рахунків за дебетом і кредитом;

• назва банку (отримувача та платника коштів) і номер МФО;

• підписи відповідальних осіб.

Інші реквізити документа залежать від виду операції. Наприклад, при розрахункових операціях у документах вказуються назва, місце­знаходження платника і постачальника, а також банків, які їх обслу­говують, номери балансових і позабалансових рахунків, за якими відображають операції, сума цифрами і літерами, коди опрацювання інформації, печатка і підписи посадових осіб клієнта, інші дані. Реквізити в документах розміщені у відповідній послідовності: довідкові дані — зліва, бухгалтерські і статистичні — справа. Таке розміщення реквізитів полегшує перенесення інформації з них в облікову систему. Грошово-розрахункові операції, які виконуються установами банків, різні за своїм змістом. Залежно від характеру операції грошово-розрахункові документи операційного відділу (внутрішньобанківські та клієнтські) поділяють на меморіальні і касові. Меморіальні документи використовуються для безготівкових перерахувань за рахунками. До їх складу належать:

• вимоги-доручення,

• платіжні доручення,

• меморіальні ордери,

• виправні ордери,

• розрахункові чеки,

• розпорядження кредитного відділу,

• акредитиви,

• електронні розрахункові документи,

• векселі.

Касові документи:

• прибуткові касові документи — об’ява на внесення готівки, прибутковий касовий ордер, повідомлення;

• видаткові касові документи — грошовий чек, видатковий касовий ордер.

Кількість грошово-розрахункових документів, що подають у банк клієнти, і тих, що складаються у банку, має бути достатньою для відображення операцій за всіма особовими рахунками, а також для додатків до виписок з рахунків. Усі примірники документів заповнюють за допомогою технічних засобів або від руки українською мовою. Документи, які надають клієнти банку, повинні мати підписи уповноважених відповідальних осіб клієнта та відбиток його печатки. Підписи осіб, відповідальних за складання первинних документів на обчислювальних машинах, виконуються у вигляді паролю або іншим способом авторизації. Документ на машинозчитувальному носії повинен мати код особи, відповідальної за правильність складання документа. Належність коду конкретній особі реєструється банком — створювачем документа на машинозчитувальному носії, а також забезпечуються технічні, програмні засоби та організаційні умови, що виключають можливість користування чужими кодами. У кожному банку повинен розроблятися графік документо- обігу, який затверджується керівником банку. Документообіг за банківськими операціями проходить низку послідовних стадій. На першій стадії перевіряються форма і зміст документів, що надійшли, визначається можливість виконання операції залежно від стану рахунків. На другій стадії документи підписуються відповідальними виконавцями, а в окремих випадках — контролерами. За деякими операціями цієї стадії складають похідні документи. На третій стадії документи групуються за балансовими і позабалансовими рахунками, здійснюється механізоване й автоматизоване опрацювання документів і відображення операцій в обліку. На четвертій стадії документи групуються і брошуруються в папки для здавання в поточний архів. Організація документообігу в умовах автоматизації обліку має свої особливості:

• приймання і контроль документів здійснюють обліково-опе­раційні працівники;

• на початку дня операційні працівники перевіряють рахунки і проводять підготовчу роботу до прийому клієнтів;

• операційні працівники обслуговують клієнтів у їх присутності;

• документи проводяться за рахунками в день їх надходження;

• оплата документів можлива, якщо у клієнта вистачає коштів на рахунку;

• операційний день у банку закінчується видачею усіх вихідних форм (оборотні, сальдові відомості, щоденний баланс тощо);

• перевірка вихідних форм та формування архівних папок документів покладається на обліково-операційних працівників.

4.3. Організація руху облікової інформації та її матеріальних носіїв Найбільш поширеним є графічний спосіб організації руху інфор­мації і носіїв. В окремих випадках застосовують текстовий спосіб. Форма графіка не регламентована. Порядок складання та обсяг характеристик у кожному конкретному випадку визначають організатори, проектувальники. Найчастіше у графіках фіксують тільки основні характеристики руху, які забезпечують виконання облікових робіт: строки передавання (здавання) документів, особи або структурні підрозділи, які відповідають за передавання доку­мента та дотримання строків. В окремих випадках характеристики руху конкретизують: крім посад виконавців, указують їхні пріз­вища, строки можуть бути конкретизовані по годинах і хвилинах. Графік документообігу має передбачати оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через яких проходить кожний первинний документ, мінімальний термін знаходження його у підрозділі. Графік документообігу може оформлятися у вигляді схеми або переліку робіт зі складання, передавання й обробки документів, що виконуються кожним підрозділом і кожним виконавцем із зазначенням їх взаємозв’язку і термінів виконання робіт. Час на обробку визначають за типовими нормами часу, хронометражем, емпірічним способом тощо. При плануванні руху носіїв облікової інформації особливу ува­гу приділяють питанню передання документа від одного вико­навця іншому, у разі необхідності конкретизується спосіб передавання різними каналами зв’язку. Організація документообігу на стадії складання і просування включає вибір форм первинних документів за кожним об’єктом обліку, вибір технічних засобів і способів складання первинних документів, визначення складу осіб, відповідальних за правильне і своєчасне складання первинного документа, визначення часу на документування. 4.4. Види графіків документообігу та основні принципи їх побудови Розрізняють індивідуальні (на кожний носій) і зведені (на групу носіїв) графіки документообігу. Зазвичай складають графіки табличної форми. В індивідуальних графіках фіксують: за рядками (горизонталь) — види робіт, за графами (вертикаль) — служби, структурні підрозділи, посадові особи, строки виконання та інші характеристики. Такі графіки називають оперограмами, або документограмами. Як правило, їх використовують для оптимальної організації руху документів на стадії первинного обліку. Для складання оперограми необхідно визначити:

• перелік робіт, які слід виконати від першої до останньої операції над документом до створення його як повноправного носія облікової інформації;

• склад осіб, відповідальних за складання документа;

• час роботи над документом від першої до останньої операції;

• технічні засоби, за допомогою яких виконуються операції над документом;

• спосіб і час передавання документа від одного виконавця іншому.

На кожний документ складають оперограму, або документо- граму. У зведених графіках планують тільки найважливіші шляхи пересування документів від оперативних робітників до бухгалтерії і звідти — до передання в архів. У цих графіках не відображають порядок складання документа. Зведені графіки розподіляють за розділами обліку (зведений графік руху документів з обліку матеріалів тощо). У рядках, як правило, вказують назву усіх первинних документів, якими оформляється операція, а у графах — служби, структурні підрозділи, осіб, які працюватимуть з документом, строки обробки, види процесів обробки. Основні принципи побудови графіків документообігу такі:

• документ слід складати в момент виконання господарської операції, після створення він проходить лише ті інстанції, де здійснюється контроль за даною господарською операцією або за вірогідністю показників документа. З графіка має бути виключений процес проходження документів по інстанціях, де його тільки формально візують без перевірки зафіксованої операції;

• час проходження документів від місця складання до бухгалтерії має бути мінімальним, а надходження документів до бухгал­терії — рівномірним;

• у графіку слід чітко зазначати час складання документа і його проходження через кожну інстанцію, строки передання документа від одного виконавця до іншого мають бути узгоджені;

• графік складають у двох примірниках: перший передається структурному підрозділу установи, другий — зберігається у головного бухгалтера.