Тема 3. Організація облікових номенклатур та носіїв облікової інформації

План

• Поняття облікової номенклатури.

• Структура облікової інформації.

• Облікові номенклатури первинного, поточного і підсумкового обліку.

• Методика вибору технології відображення та носіїв облікової інформації.

• Організація відображення інформації первинного, поточного і підсумкового обліку.

• Організація забезпечення формами паперових носіїв, зберігання і облік.

3.1. Поняття облікової номенклатури Облікова номенклатура — це перелік (склад) господарських фактів про форми функціонування засобів виробництва, джерел їх утворення, про господарські операції і результати господар- ської діяльності, які повинні знайти відображення у бухгалтерському обліку. Першочерговим завданням організації облікових но­менклатур є відбір цих фактів, явищ і формування переліку цих облікових номенклатур. Історично склалося так, що обсяг робіт з бухгалтерського обліку в умовах ручної праці збільшувався поступово. Поява нової облікової номенклатури сприймалася механічно, й оформлення її здійснювалося за методом аналогії. Організація бухгалтерського обліку в умовах автоматизації без розроблення облікових номенклатур неможлива. Ураховуючи різноманітність та велику кількість об’єктів формування облікових номенклатур, їх слід вибирати за підрозділами бухгалтерського обліку — основні засоби, готівкові кошти, оплата праці тощо, причому окремо для кожної стадії облікового процесу — первинного, поточного і підсумкового обліку. Особливістю розроб­лення облікових номенклатур в умовах автоматизованого обліку є створення системи довідкової та нормативної інформації. Облікові номенклатури має розробляти обліковий апарат під керівництвом головного бухгалтера. До цієї роботи можуть залучатися фахівці інших служб, заінтересованих у раціональному документуванні операцій з метою оперативного контролю за діяльністю суб’єкта господарювання. Формування переліків облікових номенклатур — важливий мо­мент організації облікового процесу. Їх наявність дає змогу більш обґрунтовано обирати і проектувати первинні документи, визначати обсяги облікових робіт, сприяє ліквідації дублювання в обліку, фор­муванню раціонального документообігу, вирішенню інших завдань. 3.2. Структура облікової інформації Облікова інформація характеризується складною структурою. Мінімальною структурною одиницею, яка не підлягає подальшому змістовому поділу, є реквізит. Реквізити — це обов’язкові дані, установлені законом або відомчими положеннями для документів, без яких вони не можуть бути підставою для відображення операції в обліку. Розрізняють два види реквізитів: реквізити-ознаки і реквізити-основи. Перші характеризують якісний, а другі — кількісний бік об’єктів обліку — господарських фактів, явищ та процесів. Прикладом реквізитів-ознак є: номер документа, назви матеріалу і постачальника тощо, а реквізитів-основ — кількість матеріалів, сума тощо. Реквізити-ознаки і реквізити-основи самостійного економічного значення не мають, тому їх використовують тільки для повної характеристики об’єкта обліку. Кожний реквізит-основа разом з кількома реквізитами-озна­ками утворюють інформаційну сукупність, яку називають економічним показником. Один або кілька економічних показників утво­рюють носія економічної інформації — документ. Документи можуть містити тексти, зображення, звуки тощо. У вузькому розумінні документ — це діловий папір, що юридично підтверджує певний факт чи певне право. Документ — це передбачена законом матеріальна форма отри­мання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці чи іншо­му носії. Для управлінської діяльності, особливо для бухгалтерського обліку, важливою є юридична сила документа, яку забезпечує наявність необхідних реквізитів і правильне їх оформлення. Службові документи, що складаються в установі банку, повинні мати встановлений комплекс обов’язкових реквізитів і стабільний порядок їх розміщення: назву установи — автора документа, вихідні номери і дату, назву документа, текст, підпис, дані про розробника документа. Для листів, що надсилаються електрон­ною поштою, вказується номер поштової скриньки відправника. Документи, що надходять або складаються в бухгалтерії, оформ­ляються на бланках паперу форматом А-3 (розмір 297 ? 420 мм), А-4 (розмір 210 ? 297 мм) і А-5 (розмір 148 ? 210 мм). Установлені такі види бланків:

• бланки розпорядчих документів;

• єдиний фірмовий бланк установи для листів;

• бланк департаменту для листів.

Листи, доповідні записки, довідки та інші документи, призначені для використання в межах установи, складаються на чистих аркушах, а не на бланках. При підготовці і розсиланні документів засобами електронної пошти службові бланки не використовуються. На форматах А-3, А-4 і А-5 оформляються як організаційно-розпорядчі, так і бухгалтерські документи. Кожний службовий документ повинен мати повну й аргументовану інформацію, повне найменування установи, заголовок до тексту. Останній не складається на телефонограми, телеграми, телефаксограми, повідомлення та листи форматом А-5.

3.3. Облікові номенклатури первинного, поточного і підсумкового обліку Організація первинного обліку починається з визначення складу господарських операцій і об’єктів, які мають бути відображені в системі обліку суб’єкта господарювання. Для цього за кожним з розділів обліку (основні засоби, господарські матеріали тощо) потрібно скласти докладний перелік усіх об’єктів, що підлягають обліку для отримання вихідної інформації, які називаються обліковими номенклатурами. Потім в облікових номенклатурах виділяють об’єкти й операції, які мають бути відображені в обліку шляхом попередньої їх фіксації у первинних докумен­тах. Склад облікових номенклатур визначається змістом госпо­дарської діяльності. На склад облікових номенклатур також впли­ває система звітності. Щоб визначити перелік облікових номен­клатур з кожного підрозділу бухгалтерського обліку, складають перелік усіх об’єктів, які підлягають фіксації у первинних документах. Розглянемо на прикладі формування переліку облікових номенклатур первинного обліку нарахованих процентів за кредитними операціями банку. Обліковими номенклатурами, тобто даними, що підлягають фіксації у первинних документах за вка­заними операціями, є: дата операції, номер поточного рахунку, назва підприємства, номер позичкового рахунку, шифр позики, процентна ставка, символ звітності. Усі перелічені облікові но­менклатури вказуються у «Розпорядженні операційного відділу про нарахування процентів за користування кредитом». Організація поточного обліку також починається з вивчення складу облікових номенклатур, які слід відобразити у системі облікових регістрів. В основу розроблення складу облікових номенклатур поточного обліку покладено систему показників внутрішньої та зовнішньої звітності, план рахунків, класифікацію об’єктів, які визначено нормативними актами та методичними рекомендаціями. За своєю технікою вибір облікових номенклатур поточного обліку аналогічний вибору їх на стадії первинного обліку. За кожним підрозділом обліку складають докладний перелік об’єктів, що підлягають відображенню в облікових регістрах. Наприклад, перелік облікових номенклатур поточного обліку нарахованих процентів за користування кредитом (тобто даних, що фіксуються в облікових регістрах) матиме вигляд: назва клієнта, дата погашення, термін нарахування (з — до), сума основного боргу, процентна ставка, кількість днів у місяці, кількість днів у році, сума процентів, код валюти, відмітка про сплату. Вказані облікові номенкла­тури відображаються у відомості нарахованих процентів за місяць. Облікова номенклатура поточного обліку є основою робочого плану рахунків. У кожному банку затверджений НБУ План рахунків має бути деталізований для поточних потреб управління. Конкретизація здійснюється відповідно до організаційних особливостей та видів операцій банку. Організація підсумкового обліку починається з виявлення складу облікових номенклатур, які повинні знайти відображення у звітних формах. Ці номенклатури являють собою систему показників, які характеризують стан та зміну стану активів, зобов’я­зань і капіталу. Формування показників залежить від багатьох чинників, які впливають на організацію підсумкового обліку. Важливими чинниками є склад форм звітності, періодичність її надання, джерела одержання інформації. За цими ознаками номенклатури підсумкового обліку поділяють так: за характером — на зовнішню і внутрішню, за змістом — статистичну, оперативну й бухгалтерську, за періодичністю подання — на поточну і річну. До поточної відносять щоденну, тижневу, двотижневу, щомісячну, щоквартальну звітність тощо. Організація зовнішньої звітності залежить від вимог, поставлених до неї користувачами — НБУ, акціонерами тощо. Безпосередньо формування переліку облікових номенклатур здійснюється так само, як і для первинного або поточного обліку, проте має деякі особливості. Облікові номенклатури підсумкового обліку як показники системи фінансової звітності регламентовані законодавчими актами. Номенклатури або показники внутрішньої звітності формують відповідно до потреб управління кожного банку залежно від характеру діяльності. Наприклад, обліковими номенклатурами підсумкового обліку кредитних опера­цій банку (тобто даними, що фіксуються у звітних формах) є: строк, сума, процентна ставка, валюта за кредитами, наданими на між­банківському ринку; строк, сума, процентна ставка, валюта за кредитами, наданими на небанківському ринку; строк, сума, про­центна ставка, валюта за кредитами, отриманими на міжбанків­ському ринку. Перелічені облікові номенклатури відображаються у звітній формі № 310Д «Звіт про суми і процентні ставки за кредитами». 3.4. Методика вибору технології відображення та носіїв облікової інформації Організація відображення облікової інформації потребує додержання трьох особливостей бухгалтерського обліку як процесу. Перша особливість полягає у тому, що кожний господарський факт, явище або процес має бути задокументований. Другою особливістю бухгалтерського обліку є те, що всі господарські факти, явища та процеси, що відображені у первинних документах, підлягають обов’язковому запису і накопиченню в облікових регістрах. Тобто облікові регістри також є носіями облікової інформації. Третя особливість бухгалтерського обліку полягає у тому, що облік як процес не закінчується визначенням нового стану об’єк­та в облікових регістрах, а підсумкові дані мають бути перенесені з облікових регістрів до звітних форм. Тобто звітні форми також є носіями підсумкової облікової інформації. Отже, характерні особливості бухгалтерського обліку як технологічного процесу визначають три види носіїв облікової інформації: документи, облікові регістри, звітні форми. Слід зазначити, що документи формуються не тільки на стадії первинного обліку, а й на стадії поточного і підсумкового обліку. Вибір носіїв облікової інформації залежить від наявності технічних засобів: організаційної та обчислювальної техніки. В умовах ручної обробки інформації застосовуються паперові носії даних, при автоматизованому веденні обліку — технічні (дискети, лазерні, оптичні диски, магнітні накопичувачі інформації тощо). Проте усі господарські факти, явища та процеси мають бути відображені у первинних документах, передбачених чинним законодавством. Вибір форм первинних документів полегшується наявністю альбомів типових міжгалузевих документів, а також альбомів галузевих первинних документів. На практиці часто виникає необхідність у проектуванні первинних документів. Для цього потрібно визначити, до якої класифікаційної групи належить май­бутній документ (за видом операції, призначенням, обсягом, за місцем і способом складання). Спираючись на класифікаційні ознаки, установлюють вимоги до документа і склад обов’язкових реквізитів та порядок їх розміщення на бланку. Застосовують такі принципи розміщення реквізитів:

• анкетний — у лівій частині бланка розміщені реквізити, а в правій — відповіді, записи даних;

• зональний — документ горизонтальними і вертикальними лініями ділиться на зони;

• табличний — коли в кожній зоні формується таблиця з графами по вертикалі і строками — по горизонталі;

• комбінований — використовуються два і більше наведених принципів розміщення реквізитів.

При проектуванні форм первинних документів слід керуватися вимогами уніфікації документів і дотримуватись таких рекомендацій:

• Реквізити, що заповнюються чи обробляються однією осо­бою на бланку доцільно розміщувати поруч (відповідні підпи­си також).

• Графи реквізитів, що перебувають в арифметичній і логічній залежності краще розмістити поруч.

• Текстові графи краще наближати до граф з шифрами.

• На звороті документа доцільно наводити довідкові номенклатури, пов’язані з господарською операцією.

До кожного первинного документа мають розроблятися корот­кі вказівки про порядок його заповнення, складання, просування, обробку і зберігання. При визначенні технології та виборі носіїв облікової інформації слід передбачати раціоналізацію облікового процесу, яка полягає в орієнтації носіїв інформації на контрольно-аналітичні процеси. Носії інформації мають бути зрозумілими і простими з погляду обробки даних. Багато паперових носіїв інформації розробляють централізовано: типові форми документів, облікових регістрів, звітних форм. Деякі форми документів визначені нормативними актами, наприклад касові документи — порядком ведення касових операцій. Якщо типових форм документів немає, такі документи розроб­ляють в установі відповідно до чинних нормативних актів. 3.5. Організація відображення інформації первинного, поточного і підсумкового обліку До бухгалтерських документів ставлять такі вимоги: наявність обов’язкових спеціальних реквізитів, забезпечення контролю за господарськими фактами, відображення звітних даних, зручність їх обробки, чіткість, компактність тощо. Основним напрямком удосконалення форм первинних документів є їх уніфікація і стандартизація, заміна разових документів на накопичувальні, реєстрація операцій безпосередньо в облікових регістрах, створення комплексних документів, скорочення кількості примірників документів, оформлення кількох операцій одним доку­ментом, упровадження автоматизованої фіксації первинних даних. Зменшення кількості документів скорочує облікову процедуру. Уніфікація — це раціональне скорочення числа об’єктів однакового функціонального призначення. Уніфікація є одним з методів стандартизації. Стандартизація — це процес установлення і застосування стандартів, під якими розуміють зразки, еталони, моделі, що беруться за вихідні для зіставлення з ними інших подібних об’єктів. Основними принципами стандартизації є:

• забезпечення відповідності вимог нормативних документів актам законодавства;

• взаємозв’язок і узгодженість нормативних документів усіх рівнів.

Результатом роботи щодо уніфікації і стандартизації є розроблені уніфіковані системи документації. Уніфікована система документації — це система документа­ції, створена за єдиними правилами і вимогами, що містить ін­формацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності. Розробниками систем документації є міністерства (відомства), які очолюють ту галузь діяльності, документи якої уніфікуються (для банківської системи — НБУ). У процесі своєї діяльності бухгалтерії доводиться мати справу з документами міжгалузевих уніфікованих систем документації. Насамперед це:

• система первинної облікової документації;

• система фінансової, первинної і звітної облікової документації бюджетних установ і організацій;

• система розрахунково-грошової документації;

• система організаційно-розпорядчої документації.

Загальнодержавні уніфіковані форми документів обов’язкові для застосування в усіх установах, підприємствах і організаціях незалежно від їх підпорядкованості і форми власності. Як приклад типових міжвідомчих форм первинної облікової документації можна навести первинні документи з обліку особового складу працівників, розрахунків з оплати праці, обліку основних засобів, матеріалів, касових операцій тощо. Крім того, конкретна установа може розробляти свої форми первинних документів, але вони застосовуються тільки в межах установи. На стадії поточного обліку, крім облікових регістрів (книг, журналів, відомостей), формують регістри розрахункового характеру, наприклад розрахунок амортизації основних засобів, процентів за наданими клієнтам кредитами тощо. Крім того, у процесі поточного обліку складають різні бухгалтерські довідки, що мають індивідуальний характер. Запис господарських операцій із носіїв первинного обліку — документів — до облікових регістрів має здійснюватись відповідно до встановлених правил. Ці правила визначаються способом ведення записів, характером бухгалтерського проведення, ступенем деталізації об’єкта обліку. Співвідношення цих ознак визначає форму облікових регістрів, послідовність ведення записів. Склад облікових регістрів, їхня структура, способи і послідовність записів, прийоми узагальнення кінцевих показників визначають форму поточного і всього бухгалтерського обліку. Тому вибір форм поточного обліку — це практично вибір форми бухгалтерського обліку. Вибір форм відображення облікової інформації для поточного обліку здійснюється у розрізі топологічних підрозділів обліку (основні засоби, готівкові кошти тощо) та видів форм (облікові реєстри, розрахункові таблиці, бухгалтерські довідки). Цей вибір полегшується тим, що розроблені уніфіковані форми поточного обліку (наприклад, щоденний баланс, касові книги тощо). В умовах автоматизованого обліку облікові регістри і звітні форми складають за заданою програмою і видають на технічних носіях. Значна їх частина, особливо додаткових, не видається на друкарський пристрій, а надсилається електронною поштою до головної установи банку або в НБУ. Загальні питання методики та техніки складання форм звітності викладені в інструкціях щодо складання цих форм. Проте такі інструкції не враховують особливостей конкретного банку. Тому складають робочі інструкції для заповнення звітних форм. У робочих інструкціях конкретизують служби, посадових осіб, строки, методику формування та деякі інші питання. Робочі інструкції сприяють поліпшенню та впорядкуванню робіт зі складання звітних форм. 3.6. Організація забезпечення формами паперових носіїв, зберігання і облік Організація забезпечення формами паперових носіїв здійснюється за такими каналами: 1) у централізованому порядку; 2) через придбання бланків у магазинах; 3) шляхом виготовлення бланків на замовлення в друкарнях. Щоб не допустити зривів у роботі, потрібно заздалегідь спланувати необхідну кількість бланків на рік і своєчасно подати замовлення у відповідні організації. Для нормального функціонування бухгалтерії треба мати приблизно п’яти-, шестимісячний запас бланків. За способом зберігання носії облікової інформації поділяють на звичайні і суворої звітності. Звичайні паперові носії облікової інформації зберігають і обліковують так само, як канцелярське приладдя. Документи суворої звітності нумерують друкарським способом і комплектують. Наказом керівника призначається відповідальна особа. Машиночитальні носії бухгалтерської інформації (дискети) зберігають у спеціальних упаковках, які забезпечують їх захист від пошкодження.

Рекомендована література

• Сопко В., Завгородній В. Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу: Підручник. — К.: КНЕУ, 2000. — 260 с.; іл.

• Шмигель А. Д. Организация бухгалтерского учета в промышленности. — К.: Вища школа, 1979. — 207 с.

 

Контрольні питання

• Пояснити сутність і значення облікових номенклатур.

• Структура облікової інформації. Види реквізитів.

• Методика і техніка відбору облікових номенклатур.

• Організація облікових номенклатур первинного обліку.

• Облікові номенклатури поточного обліку.

• Облікові номенклатури підсумкового обліку.

• Методика вибору технології відображення та носіїв облікової інформації.

• Організація відображення інформації первинного обліку.

• Організація відображення інформації поточного обліку.

• Організація відображення інформації підсумкового обліку.