Контрольні питання
Пояснити роль організації бухгалтерського обліку в системі управління господарством.
У чому полягає системний підхід до організації бухгалтерського обліку?
Назвати вимоги до облікової інформації.
Як використовується облікова банківська інформація для прийняття управлінських рішень?
Дати характеристику фінансового й управлінського обліку.
Пояснити сутність організації бухгалтерського обліку.
Що є предметом організації бухгалтерського обліку?
Назвати об’єкти організації бухгалтерського обліку.
Назвати нормативні акти, що регламентують питання організації бухгалтерського обліку в банках України.
Дати характеристику принципів організації бухгалтерського обліку.
Які методичні і технічні прийоми застосовуються при організації бухгалтерського обліку?
Навчальні завдання
Скласти схему «Використання економічної інформації у си- стемі господарського обліку».
Навести у вигляді схеми порівняльну характеристику фінансового й управлінського обліку за такими ознаками: основні користувачі інформації, елементи методу бухгалтерського обліку, свобода вибору, одиниця виміру, основний об’єкт обліку, періодичність складання звітності, ступінь надійності інформації, обов’язковість ведення.
Скласти перелік загальних нормативних документів з організації бухгалтерського обліку в банках. Форма переліку така:
Таблиця 1.1 ПЕРЕЛІК НОРМАТИВНИХ ДОКУМЕНТІВ, ЩО РЕГЛАМЕНТУЮТЬ ОРГАНІЗАЦІЮ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ В БАНКАХ
Нормативний документ |
Номер |
Ким і коли затверджений |
Розділи |
Короткий зміст основних положень |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Тема 2. Організація технічного оформлення і забезпечення бухгалтерського обліку
План
Форми бухгалтерського обліку.
Поетапна побудова технології бухгалтерського обліку.
Фази циклу опрацювання облікової банківської інформації .
Способи технології облікового процесу.
2.1. Форми бухгалтерського обліку Технологія облікового процесу залежить від форми ведення бухгалтерського обліку. Формою бухгалтерського обліку є певне сполучення побудови і взаємозв’язку регістрів, а також порядку і способів реєстрації і групування в них облікової інформації. Форми бухгалтерського обліку розрізняють за такими ознаками:
кількістю облікових регістрів, їх призначенням, змістом, формою;
послідовністю та способами записів в облікових регістрах;
зв’язком регістрів хронологічного та систематичного, синтетичного та аналітичного обліку.
Існують певні вимоги до форми обліку. Зокрема, вона повинна:
забезпечувати повноту і реальність відображення в регістрах облікової інформації, контроль ефективного використання ресурсів суб’єктів господарювання;
бути економічною, тобто забезпечувати оперативність та високу якість обліку при мінімумі витрат праці на збір, обробку та передання інформації;
відповідати вимогам зведення інформації. Записи в регістрах мають бути згруповані у такий спосіб, щоб забезпечити можливість отримання звітних показників, не звертаючись до первинних документів і не застосовуючи вибірки;
забезпечувати оптимальне поєднання аналітичного й синтетичного обліку, можливість одержання необхідної інформації про господарські факти, явища та процеси;
забезпечувати своєчасне відображення в обліку господарських операцій та своєчасне складання звітності;
задовольняти вимоги економічного аналізу діяльності суб’єкта господарювання;
забезпечувати зберігання інформації.
Сутність і принципи побудови форм бухгалтерського обліку були викладені в дисципліні «Теорія бухгалтерського обліку». Тому докладно розглянемо меморіально-ордерну форму рахівництва, оскільки вона є основою технології облікового процесу в банках. Меморіально-ордерна форма обліку дістала назву від меморіального ордера, на підставі якого здійснюються записи у книги, картки, відомості та баланс. Меморіальний ордер — це спеціальний бланк, на якому коротко описується зміст господарської операції, вказується сума та кореспонденція рахунків. Основними принципами меморіально-ордерної форми обліку є:
оформлення бухгалтерських проведень меморіальними ордерами;
поділ синтетичного обліку на хронологічний і систематичний;
ведення аналітичного обліку на окремих носіях інформації (наприклад, на картках);
особлива побудова Головної книги, яка розкриває кореспонденцію рахунків.
Технологія облікового процесу за меморіально-ордерною формою обліку така: спочатку господарська операція фіксується у первинних документах, на підставі яких складають меморіальні ордери. Іноді меморіальні ордери складають на групу документів. Меморіальні ордери реєструються у спеціальному журналі, де ведеться хронологічний облік господарських операцій. Аналітичний облік ведеться у відповідних регістрах (картках, книгах тощо). За даними регістрів аналітичного обліку складають оборотну відомість за аналітичними рахунками. Синтетичний облік ведеться у Головній книзі, на основі якої складається оборотна відомість за синтетичними рахунками. Після звірки даних аналітичного і синтетичного обліку складається баланс та інша звітність. Меморіально-ордерна форма є порівняно простою — замість численних регістрів синтетичного обліку використовується Головна книга; вказана форма забезпечує можливість раціонального розподілу облікових робіт між виконавцями, забезпечує можливість контролю правильності облікових записів за допомогою звіряння даних реєстраційного журналу та Головної книги; забезпечує можливість швидкого виявлення допущених помилок; вона є придатною для автоматизації. Водночас меморіально-ордерна форма має певні недоліки — значна трудомісткість облікових робіт (багаторазовість записів про кожну господарську операцію у різних регістрах), відрив аналітичного обліку від синтетичного. Автоматизація облікового процесу дає змогу значною мірою позбутися вказаних недоліків. Суб’єкти господарювання самостійно обирають форму ведення бухгалтерського обліку, залежно від характеру і масштабів діяльності, обсягів інформації, потреб управління. Суб’єкти господарювання можуть розробляти і застосовувати власні форми облікових регістрів, програми реєстрації та обробки інформації з обов’язковим дотриманням загальних методологічних принципів обліку та технології обробки облікової інформації. Форма обліку та додаткові регістри вказуються в обліковій політиці, яка є обов’язковою до виконання.
*Сопко В., Завгородній В. Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу: Підручник. — К.: КНЕУ, 2000. — С. 8.
* Кузьмінський А. М., Сопко В. В., Завгородній В. П. Організація бухгалтерського обліку, контролю й аналізу господарської діяльності. — К.: Вища школа, 1993. — С. 8.
2.2. Поетапна побудова технології бухгалтерського обліку Основу технології облікового процесу формують операції, які поділяють, як уже зазначалося, на три категорії: механічні, переробні і творчі. Розуміння підходів до поділу облікових операцій на вказані типи дає можливість удосконалювати структуру облікового процесу, організовувати розподіл праці виконавців. Сукупність операцій формує інформаційну процедуру. Кілька інформаційних процедур утворюють фазу обробки інформації. Фази формують стадії облікового процесу, тобто стадії первинного, поточного і підсумкового обліку. Бухгалтерський облік як технологічний процес організаційно формує послідовну систему стадій — первинного, поточного і підсумкового обліку. Кожна така структурна одиниця — стадія — є самостійним об’єктом організації. Перша стадія. За сукупністю операцій бухгалтерського обліку її характеризують як первинне спостереження, фіксацію господарського факту на певному носії інформації. Відбувається формування доказів для здійснення записів у майбутньому. Цю стадію називають первинним обліком. Друга стадія охоплює операції з реєстрації господарських фактів у системі рахунків на відповідних носіях облікової інформації — облікових регістрах — книгах, картках, машинограмах тощо, розрахунки підсумкових даних, їх розподіл і перерозподіл. Цю стадію називають поточним обліком. Ця стадія є базою для складання звітності. Складовою обох стадій облікового процесу є контрольні функції апарату бухгалтерії. До них включають попередній, поточний і наступний контроль. Третя стадія. За сукупністю операцій — це складання різних зведених даних облікового характеру — кінцевого бухгалтерського балансу, звітних форм. Слід зазначити, що чіткої межі між стадіями облікового процесу не існує, вони тісно переплітаються. Для того, щоб визначити об’єкти організації технологічного процесу, треба розглянути сукупність операцій, які формують облікову стадію. Для цього потрібна систематизована номенклатура даних, яка б характеризувала господарські факти, явища або процеси. Сукупність таких даних визначають різні господарські характеристики, які потім підлягають обліковій обробці. Отже, першим об’єктом організації облікового процесу є номенклатура. Для використання даних у технологічному процесі кожну облікову номенклатуру слід зафіксувати на певному технічному носії. Основними технічними носіями даних про господарські факти, явища або процеси, які підлягають обліку, можуть бути: аркуш паперу, дискета тощо. Носії даних залежать від засобів обробки інформації. Другим об’єктом організації технології облікового процесу є носії даних про господарський факт, явище або процес. Особливістю технології облікового процесу є реєстрація даних номенклатур, які зафіксовані на носіях у системі облікових реєстрів. Це потребує впорядкування передавання носіїв даних як у просторі, так і в часі, тобто організації руху носіїв. Отже, об’єктом організації облікового процесу є рух носіїв даних, тобто організація документообігу. Також до складу об’єктів організації технології облікового процесу належить забезпечення облікового процесу, яке охоплює інформаційне (носіями інформації — документами, обліковими регістрами, звітними формами тощо), технічне (засобами виготовлення документів, обчислювальними машинами тощо), програмне та інші види забезпечення. Отже, на кожній стадії основними об’єктами організації облікового процесу є облікові номенклатури, носії облікових номенклатур, рух носіїв, технологія процесу та забезпечення облікового процесу. 2.3. Фази циклу опрацювання облікової банківської інформації Бухгалтерський облік у банках ведеться в автоматизованому режимі на основі меморіально-ордерної форми рахівництва з використанням інформаційних комп’ютерних технологій. Використання підсистеми «Операційний день банку» (ОДБ) дало змогу зменшити кількість процедур ручної обробки інформації, знизити витрати часу на обробку облікової інформації, підвищити оперативність отримання звітних даних. Основні функції ОДБ:
введення та обробка інформації з розрахунково-грошових документів;
створення та ведення особових рахунків та масивів нормативно-довідкової інформації;
ведення аналітичного і синтетичного обліку, формування балансу та відповідних форм звітності за кожний банківський день;
сервісні функції: відкриття, закриття та протоколювання банківського дня.
Облікова система незалежно від розмірів банку призначена для збору, опрацювання фінансової інформації про діяльність банку та періодичного звітування щодо неї. Фінансові звіти складають наприкінці кожного звітного періоду, який також називають обліковим періодом. Протягом кожного звітного періоду облікова система повинна збирати та опрацьовувати економічну інформацію про всі операції, що здійснювались банком. Збір та опрацювання облікової інформації називають циклом цього процесу, оскільки він повторюється з новими даними кожного облікового періоду. У циклі можна виділити кілька послідовних фаз, починаючи з власне господарської операції, опрацювання інформації в обліковій системі протягом облікового періоду, до кінцевої фази — складання фінансових звітів. У повному обсязі обліковий цикл виконується за рік. При комп’ютерній обробці облікової інформації більшість фаз облікового циклу здійснюється в автоматизованому режимі, і цей процес неможливо простежити наочно. Однак для розуміння цього процесу розглянемо зміст окремих фаз. Початкова фаза циклу опрацювання облікової інформації — це збір первинної інформації щодо кожної операції. Діяльністю, пов’язаною зі збором інформації, займається чимало співробітників банку, і не тільки обліковців. Первинні документи містять інформацію для внесення до облікової системи. Такі документи повинні вчасно надходити і містити повну та достовірну інформацію про кожну операцію. На цій фазі перевіряється правильність оформлення первинного документа. Економічна інформація збирається постійно, як тільки відповідна операція відбулась. Якість інформації на виході з облікової системи обумовлюється насамперед якістю та своєчасністю надходження первинних даних про здійснені господарські операції. Друга фаза — аналіз кожної операції з метою визначення впливу операції на баланс банку та встановлення економічних наслідків кожної операції для банку. Аналіз операцій потребує розуміння сутності господарських операцій і грунтовних знань процедур обліку. Визначення економічних наслідків кожної операції здійснюється відповідно до фундаментальної облікової моделі: Активи = Зобов’язання + Капітал, та рівності: Дебет = Кредит. На цій фазі бухгалтерський запис з документа вводиться в комп’ютерну систему, тобто здійснюється реєстрація операції. Третя фаза — в автоматичному режимі операції розносяться за бухгалтерськими рахунками. При виконанні роботи вручну економічні наслідки кожної операції занотовуються у Журналі реєстрації господарських операцій (операційному щоденнику) у хронологічному порядку. Журнал повинен відповідати трьом вимогам: 1) давати змогу відобразити в обліку зміст господарських операцій у хронологічному порядку; 2) давати змогу знайти можливі помилки у відображенні тієї чи іншої операції; 3) давати змогу мати усі записи щодо економічних наслідків кожної операції на одному носії. Кожна операція відображається в журналі окремим проведенням за дебетом і кредитом відповідних рахунків. Кожне проведення у журналі робиться на відповідну дату, записи у журналі ведуть у хронологічному порядку. Це забезпечує можливість подальшої перевірки правильності запису та виявлення можливих помилок. Четверта фаза — перенесення даних до Головної книги (постинг). У Головній книзі зібрано різні рахунки: для кожного типу активів, зобов’язань та капіталу відкритий власний рахунок. Перенесення даних до Головної книги — важлива рекласифікація даних з хронологічного порядку у журналі до класифікації за фундаментальною обліковою моделлю: «Активи = Зобов’язання + + Капітал». Головна книга може вестись по-різному, наприклад, з використанням окремої картки для кожного рахунку. За умов комп’ютеризованої бухгалтерської системи дані Головної книги містяться в електронній пам’яті, але навіть у цьому разі розрізняють окремі бухгалтерські рахунки. Отже, перенесення хронологічно упорядкованої інформації з журналу до Головної книги являє собою важливу рекласифікацію даних, оскільки в Головній книзі інформацію класифіковано як активи, зобов’язання, капітал, доходи, витрати, позабалансові рахунки, а не згідно з хронологією. Особливості форми рахунків Головної книги в банках залежать від програмного забезпечення. Форма Т-рахунків застосовується переважно для ознайомлення з системою обліку. Типова форма рахунків, яка використовується на практиці, має вигляд таблиці, відповідає концепції «дебет-кредит», має додаткові колонки для дати, пояснень, номера кореспондуючого рахунку, вхідного та вихідного сальдо. П’ята фаза — складання попереднього перевірного балансу. На підставі даних Головної книги складають попередній баланс, котрий відповідає таким запитам: 1) дає змогу перевірити дотримання рівності між сумами за дебетами і кредитами рахунків на кінець облікового періоду; 2) подає фінансові дані у формі, зручній для подальшої роботи зі складання фінансових звітів. Такий баланс називають попереднім, оскільки до нього не внесено результатів коригуючих проведень. Перевірний баланс складається за всією номенклатурою бухгалтерських рахунків. Шоста фаза — виправлення помилок, виявлених у процесі складання перевірного балансу, звіряння даних аналітичного і синтетичного обліку. Виправлення здійснюється методом зворотного сторно на підставі виправних ордерів. Сьома фаза — здійснення коригуючих проведень — регламентується Порядком формування коригуючих проведень, що здійснюються комерційними банками України з метою забезпечення реальної фінансової звітності, затвердженим Постановою Правління НБУ від 9.10.2001 р. № 427. Коригуючі проведення застосовуються для таких бухгалтерських коригувань, як переоцінка, нарахування та рух резервів, розрахунки за податками та обов’язковими платежами, що безпосередньо впливають на фінансовий результат звітного періоду. Коригуючі проведення здійснюються після дати балансу протягом перших днів наступного місяця, відображаються в балансі банку за поточну дату в день фактичного здійснення проведення. Наприклад, необхідно здійснити коригуюче проведення 3-го числа після звітного місяця за нарахованими доходами. Проведення у балансі здійснюються 3-го числа Д 1208 «Нараховані доходи за коштами до запитання в НБУ», К 6000 «Процентні доходи за коштами до запитання в НБУ» на суму 150 грн. Коригуючі проведення мають чотири основні характеристики:
Сальдо рахунку доходів або витрат у звіті про прибутки та збитки змінюється.
Сальдо рахунку активів або зобов’язань у балансі змінюється.
Реєструються після звітного періоду.
Ніколи прямо не впливають на рахунки обліку готівкових коштів та на кореспондентський рахунок.
Восьма фаза — складання звіту про прибутки та збитки комерційного банку. Дев’ята фаза — підсумкові проведення на рахунках звіту про прибутки та збитки. Рахунки доходів і витрат називають номінальними (тимчасовими) рахунками, оскільки вони використовуються для накопичення даних тільки за поточний обліковий період. Наприкінці кожного періоду їх кінцеві сальдо переносяться до рахунку 5040 «Прибуток чи збиток минулого року, що очікує затвердження». Періодичне закриття рахунків доходів і витрат робиться за допомогою підсумкових проведень. Підсумкові проведення виконують подвійне завдання:
Перенесення чистого доходу до нерозподіленого доходу (капіталу);
Установлення нульового сальдо за кожним рахунком доходів і витрат на початок нового облікового періоду.
Рахунки бухгалтерського балансу (активів, зобов’язань, капіталу) не закривають періодично, тому вони називаються постійними або реальними. Сальдо балансового рахунку на початок нового облікового періоду має дорівнювати сальдо цього рахунку на кінець попереднього періоду. Десята фаза — складання повного пробного балансу. Ця фаза має процедурний характер, її мета — перевірка сальдо рахунків після здійснення підсумкових проведень, що може здійснюватись автоматично у комп’ютеризованій обліковій системі. Повний пробний баланс складається тільки з постійних рахунків, оскільки всі рахунки доходів і витрат закриваються наприкінці облікового періоду на рахунок фінансового результату. На підставі повного пробного балансу складається балансовий звіт банку. 2.4. Способи технології облікового процесу Опрацювання інформації в обліковій системі — це проходження інформації протягом кожного облікового періоду через відповідні фази циклу самого процесу опрацювання. Опрацювання інформації може здійснюватись одним із трьох методів, наведених нижче, або за допомогою комбінації цих методів.
Ручний спосіб опрацювання облікової інформації в банках не використовується, але застосовується у навчальному процесі для кращого розуміння матеріалу.
Механізований спосіб використовується для запису операцій, що повторюються багато разів і мають однаковий зміст, наприклад, касові машини для приймання платежів від населення. Цей спосіб швидко витісняється комп’ютерним опрацюванням даних.
Автоматизований спосіб з використанням комп’ютерів, іншого електронного обладнання та відповідного програмного забезпечення. Це — основний спосіб опрацювання облікової банківської інформації.