Тема 8. Організація обліково-операційної

1.2. Організація бухгалтерського обліку в системі управління господарством Ефективне управління як процес здійснення комплексу заходів щодо створення найсприятливіших умов для розвитку суб’єк­та господарювання, як цілеспрямований вплив на колективи лю­дей з метою координації їхньої діяльності має забезпечуватись високим рівнем організації системи економічної інформації. Економічна інформація — це сукупність відомостей економічного характеру, які можуть фіксуватись, перероблятись, передаватись і зберігатись, використання яких допомагає вирішити певне завдання управління. Для потреб управління економічна інформація має надходити вчасно і бути у зручній для використання формі, тобто має про­йти певні стадії формування і перетворення. Формування економічної інформації є предметом праці людей, зайнятих управлінською діяльністю. Облік і контроль є окремими видами управлінської діяльності, складовою загальної трудової діяльності управлінського персоналу. Крім того, облік і контроль — це різновид управління як інформаційного процесу і складова системи економічної інформації. Отже, необхідно розрізняти два аспекти функціонування обліку і контролю. З одного боку, це вид управлінської діяльності групи людей зі спеціальною освітою, з другого — це збирання, реєстрація, нагромадження і перетворення певного виду економічної інформації, яка надходить до інформаційної системи суб’єк­та господарювання. З позиції організації важливим є те, що облік виник як функція реєстрації фактів господарського життя. Згодом, під впливом та відповідно до вимог управління відбулася його диференціація — розподіл на види. В управлінні розрізняють облік оперативний, бухгалтерський та статистичний. Бухгалтерський облік — це впорядкована система збирання, реєстрації й узагальнення інформації про майно, зобов’язання суб’єкта господарювання та їх рух шляхом суцільного і безперервного відображення господарських операцій у грошовому вимірі з метою забезпечення керівництва необхідною інформацією. Контроль як система заходів, спрямованих на перевірку й оцінювання господарської діяльності, застосовувався здавна. Контроль — це форма здійснення цілеспрямованого впливу на об’єкти управління, яка передбачає систематичний нагляд, спос­тереження за їх діяльністю для виявлення відхилень від установ­лених норм, правил, завдань чи порушень чинних нормативних актів. Контроль як функція управління дає змогу своєчасно виявити та ліквідувати ті передумови і фактори, які заважають ефективному господарюванню, відкоригувати діяльність суб’єктів господарювання у потрібному напрямку. Як засіб контролю облік забезпечує інформацією процес його здійснення. Контроль як одна з загальних функцій управління здійснюється усіма працівниками апарату управління. Апарат бухгалтерії під керівництвом головного бухгалтера реалізує функцію кон- тролю за найважливішими напрямками фінансово-господарської діяльності суб’єкта господарювання. Управлінська діяльність виражається у прийнятті управлінських рішень і забезпеченні їх реалізації. Основою розроблення управлінських рішень є відповідна інформація. Кожне управлінське рішення є результатом аналізу відповідної інформації про управлінські проблеми і стан керованого об’єкта. Необхідною умовою успішного функціонування будь-якої системи управління є забезпечення її інформацією. Весь обсяг інформації, що використовується керованим об’єктом, утворює його інформаційну систему. Інформаційна система — це сукупність методів збирання, обробки і видачі необхідної управлінської інформації. Економічна ін­формація відіграє важливу роль у прийнятті управлінських рішень. У її складі значну частку становлять дані бухгалтерського обліку. Господарювання — явище суспільного характеру. Воно харак­теризується цілісністю на основі об’єднання двох його аспектів: продуктивних сил і виробничих відносин. Для управління господарством треба знати характерні особливості самого виробничого процесу, виробничих відносин, структуру цього господарства. Облік і контроль відіграють важливу роль в удосконаленні управління фінансово-господарською діяльністю суб’єктів господарювання, виявленні резервів і невикористаних можливостей в економії суспільної праці. Перед обліком і контролем поставлені важливі завдання підвищення аналі­тичності й оперативності обліково-економічної інформації при зниженні затрат праці на обліковий і контрольний процеси. 1.3. Основи організації бухгалтерського обліку в банках Облік як складова системи економічної інформації постійно пристосовується до потреб суспільства. Бухгалтерський облік у банках можна визначити як сукупність правил, методик та процедур для виявлення, вимірювання, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та передавання інформації про операції бан­ку зовнішнім користувачам, а також внутрішнім користувачам для прийняття управлінських рішень. Облік є безперервним. Кожна операція оформляється відповідним первинним документом. Користувачами економічної інформації бухгалтерського обліку є:

• внутрішні користувачі — акціонери банку, Рада банку, Правління банку, внутрішні аудитори, працівники. Облікова інформація використовується для планування, оцінки, контролю за щоденними операціями банку, за використанням ресурсів банку;

• зовнішні користувачі — НБУ, фактичні та потенційні кредитори, інвестори, клієнти, інші користувачі. Облікова інформація, узагальнена у фінансових звітах, використовується для оцінки минулих подій та майбутніх результатів діяльності банку.

Бухгалтерський облік у банках повинен забезпечувати своєчасне надання достовірної інформації про активи, зобов’язання, фінансовий стан та результати діяльності банку. Повнота і достовірність відображення операцій в обліку залежать від облікової політики та внутрішніх процедур банку. Бухгалтерський облік повинен забезпечувати можливість прогнозування і визначення стратегії розвитку діяльності банку. Основними завданнями бухгалтерського обліку в банках є:

• формування повної, своєчасної і достовірної інформації про функціонування банківської системи;

• формування кількісних і якісних показників роботи як окре­мого банку, так і банківської системи в цілому;

• сприяння ефективному проведенню грошово-кредитної по­літики, виконанню банками економічних нормативів і покладе­них на них функцій кредитно-розрахункової установи, правиль­ності використання банками централізованих ресурсів та інших фінансових інструментів;

• складання статистичних і аналітичних звітів, передання звіт­них даних у разі необхідності уряду, фінансовим, податковим та іншим контролюючим органам;

• забезпечення контролю за наявністю і рухом майна банку, використанням матеріальних, трудових і фінансових ресурсів, схоронністю грошових і матеріальних цінностей, за правильним використанням власних і залучених коштів, а також за правильністю інших операцій, що здійснюються банком;

• своєчасне запобігання негативним явищам у фінансово-господарській діяльності, виявлення і мобілізація резервів;

• використання бухгалтерського обліку для прийняття рішень.

Система бухгалтерського обліку включає фінансовий, управлінський та податковий облік, які ґрунтуються на єдиній інформаційній базі. Фінансовий облік забезпечує своєчасне надання зовнішнім користувачам (інвесторам, потенційним кредиторам банку, орга­нам державного управління, нагляду, податковим органам) від­повідної інформації стосовно діяльності банку. Керівництво бан­ку також заінтересоване у цій інформації, оскільки вона вико­ристовується для оцінки ефективності використання ресурсів банку. Фінансовий облік — це комплексний, системний облік статут­ної діяльності банку, який ведеться згідно з вимогами чинного законодавства і стандартів бухгалтерського обліку. На основі фінансового обліку складають фінансову звітність. Управлінський облік ведеться з метою забезпечення керівництва банку та його підрозділів оперативною фінансовою та нефінансовою інформацією у визначеній ними формі для планування, оцінки, контролю і використання своїх ресурсів. Управлінський облік забезпечує внутрішні потреби в інформації виходячи з особливостей діяльності та структури управління. Банки самостійно обирають метод обліку затрат і калькулювання собівартості послуг (робіт), визначають зміст, форми та строки подання на різні рівні управління внутрішньої звітності. У сучасних умовах у банках України ведеться окремо податковий облік. Основною причиною виокремлення податкового обліку є відмінності між вимогами податкового законодавства і стандартів обліку щодо складу доходів і витрат, порядку формування прибутку тощо. Податковий облік здійснюється відповідно до вимог державних податкових органів. Податковий облік ведеться з метою накопичення даних про валові доходи й валові витрати і використовується для складання податкової звітності. Форми, правила, порядок і строки подання податкових звітів визначаються податковими органами. Зміни в податковому обліку не впливають на фінансовий облік. Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування всіх банківських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів бухгал­терського обліку та звітності протягом установленого строку не­се керівник банку відповідно до чинного законодавства. Облікова інформація, узагальнена у фінансових звітах, використовується для прийняття управлінських рішень, оскільки:

• облік дає інформацію, яка допомагає прийняти рішення. Біль­шість важливих рішень ґрунтується на фінансових розрахунках;

• облік дає змогу виявити економічні наслідки рішень, прийня­тих раніше. Інформація про ці наслідки має бути вчасно доведена до заінтересованих осіб, з тим щоб останні завжди мали інформацію про проблеми, що виникають. Облік є необхідним засобом контролю для кожного банку.

1.4. Предмет і об’єкти організації бухгалтерського обліку Аспекти формування предмета організації бухгалтерського облі­ку такі: 1. Технологічний аспект. Зміст технології облікового процесу визначається методикою і технікою збирання, зберігання, накопичення і обробки даних. Для організації технології облікового процесу важливо визначити основні його елементи. Основу облікового процесу становлять відповідні операції. Облікові операції — це елементарні або складні дії над інформаційними даними з метою отримання проміжних або кінцевих показників. Операції, характерні для облікового процесу, поділяють на три категорії — механічні, переробні, творчі. До механічних належать: приймання документів, передавання, їх реєстрація і зберігання. Переробні операції охоплюють групування даних, здійснення бухгалтерських проведень, розрахунків тощо. До творчих належать операції зі складання підсумкових даних, пояснювальних записок, довідок, актів ревізій тощо. Сукупність та послідовність операцій формують технологіч­ні фази (стадії), а стадії — технологію облікового процесу. Кож­ний технологічний процес як сукупність операцій являє собою систему, що потребує упорядкування в часі та просторі, тобто організації. 2. Структурний аспект передбачає формування системи бухгалтерського обліку під впливом розподілу праці, що веде до розмежування єдиної системи на окремі, якісно своєрідні частини. Бухгалтерський облік у банках як цілісна система поділя­ється на такі підсистеми: облік касових операцій, облік безго­тівкових розрахунків, облік кредитних операцій, операцій з цін­ними паперами, валютних операцій, внутрішньобанківських опе­рацій тощо. Такий поділ дає можливість визначити завдання кожної підсистеми (відділу, департаменту), розробити організа­ційні моделі побудови облікового апарату. Отже, бухгалтерсь­кий облік — це колективна праця. А будь-яка колективна пра­ця як сукупність робіт різних виконавців підлягає впорядкуван­ню, тобто організації. Предметом організації бухгалтерського обліку є: обліковий процес, праця обліковців, забезпечення обліку. Об’єкт організації обліку — це частина предмета, його конкретизація і деталізація. Кожна зі складових предмета має свої специфічні об’єкти. Під об’єктом організації розуміють явище або процес, на який спрямована організаційна діяльність. Об’єк­тами організації бухгалтерського обліку є технологія облікового процесу, праця виконавців, організаційне, технічне та інші види забезпечення обліку. 1.5. Нормативно-законодавче регулювання організації бухгалтерського обліку в комерційних банках України Організація бухгалтерського обліку і звітності в банках України здійснюється згідно з Законом України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16 липня 1999 р. № 996-XIV, «По­ложенням про організацію бухгалтерського обліку та звітності в бан­ківських установах України», затвердженим постановою Правління НБУ від 30.12.98 р. № 566, та згідно з «Правилами організації фінан­сової та статистичної звітності банків України», затвердженими поста­новою Правління НБУ 12.12.97 р. № 436 зі змінами і доповненнями. Положення про організацію бухгалтерського обліку та звітності в банківських установах України:

• установлює єдині для банків України, їхніх філій, представництв та інших установ банків правила ведення бухгалтерського обліку, організації операційної роботи, документообігу, внутрішнього контролю і складання бухгалтерської звітності;

• визначає відносини банків з питань ведення бухгалтерського обліку і звітності з органами законодавчої та виконавчої влади, внут­рішніми та зовнішніми користувачами бухгалтерської інформації.

Методологічне керівництво бухгалтерським обліком і звітністю в банках здійснює НБУ, де розробляються та затверджуються План рахунків бухгалтерського обліку в НБУ, План рахунків бух­галтерського обліку комерційних банків України, інші нормативні документи щодо ведення бухгалтерського обліку і складання звітності, які є обов’язковими для виконання усіма банками в Україні та їхніми установами. Нормативні документи щодо порядку обліку доходів і витрат, фінансових результатів, з питань оподаткування узгоджуються з Міністерством фінансів України. Нормативні документи з питань обліку і звітності, що використовуються в державній статистиці, узгоджуються з Державним комітетом статистики України.

1.6. Принципи організації бухгалтерського обліку* Раціональна організація бухгалтерського обліку передбачає до- тримання принципів системного підходу, цілісності, всебічності, субординації, динамічності, випереджаючого відображення, системоутворюючих відносин окремих частин і елементів. Принцип цілісності вимагає розглядати систему як цілісне яви­ще, якість якого не зводиться до властивості окремої частини. Ці­лісність обліку як системи виявляється у подвійному узагальненні господарських фактів, явищ та процесів. Цілісність контролю вияв­ляється у використанні усіх джерел економічної інформації. Принцип всебічності передбачає врахування усіх внутрішніх зв’язків і відносин системи, всіх чинників, які впливають на її функціонування. Принцип субординації потребує будувати ієрархію елементів та відносин за чітко визначеними критеріями (мобільність, адекватність тощо). Принцип динамічності встановлює, що всі характеристики системи слід розглядати як такі, що змінюються. Динамічність системи бухгалтерського обліку зумовлена постійним удосконаленням форм і методів його організації. Принцип випереджаючого відображення означає наявність проб­лем, розв’язання яких продиктовано часом, що передбачає прогно­зування найбільш вірогідного стану системи в майбутньому. Принцип системоутворюючих відносин потребує визначення саме тих зв’язків між елементами системи, які забезпечують її цілісність, функціонування і розвиток. Крім того, організація обліку потребує дотримання принципів адаптивності, паралелізму, ритмічності, безперервності, прямоточності і пропорційності. Адаптивність щодо організації обліку означає пристосування його побудови та функцій до конкретних умов управління. Паралелізм в організації обліку виявляється в обов’язковій наявності систем, підсистем бухгалтерського обліку в усіх філіях та відділеннях банку. Ритмічність в організації обліку означає рівномірне надходження даних і видання вихідної інформації. Безперервність організації бухгалтерського обліку — послідовна побудова облікового процесу. Прямоточність в організації бухгалтерського обліку перед­бачає побудову таких схем руху носіїв інформації за ходом тех­нологічного процесу, які максимально відповідають технологіч­ним схемам. Пропорційність потребує правильного співвідношення різних елементів та об’єктів організації, збалансованості використання трудових і матеріальних ресурсів. 1.7. Методичні і технічні прийоми організації бухгалтерського обліку* При організації бухгалтерського обліку використовуються такі загальнонаукові методи: індукція, дедукція, системний, комплексний підхід тощо. Широко застосовуються специфічні методи і прийоми, які ґрунтуються на наукових принципах: моделю­вання, проектний, графічний, аналітичний, спостереження, розра­хунковий, експертних оцінок тощо. Найбільш поширеними є про­ектний і графічний методи, а також моделювання. Стосовно організації бухгалтерського обліку моделювання озна­чає побудову таких моделей, які відображають реально існуючі облікові процеси, що відповідають обсягам та характеру робіт, побудові апарату бухгалтерії, забезпеченню обліку. Застосовують­ся різноманітні моделі: економіко-математичні, імітаційні, статис­тичні, динамічні тощо. Конкретною формою вираження моделі організації бухгалтерського обліку є проект організації бухгалтерського обліку, який є інструктивно-методичним документом. Під проектуванням в організації бухгалтерського обліку розуміють докладне розроблення порядку, організаційних форм і прийомів здійснення облікового процесу з метою забезпечення найбільшої раціональності. Проект складають на підставі чинних нормативних документів з урахуванням конкретних умов та особливостей (системи управління, ступеня автоматизації). В організації бухгалтерського обліку широко застосовують графічний метод. Графіки застосовують для організації облікового процесу, роботи виконавців, побудови апарату бухгалтерії, розвитку та удосконалення обліку. Для організації облікових робіт за графіком необхідно скласти перелік робіт за ходом облікового процесу (первинний облік — документування, поточний облік — реєстрація у системі рахунків, підсумковий облік — складання звітних форм), розробити схему інформаційних зв’язків, скласти календарні плани робіт виконавців, визначити строки виконання робіт і узгодити їх з відповідними виконавцями, затвердити графік. Для організації бухгалтерського обліку застосовують різні види графіків: текстові й символьні, табличні й сітьові, матричні й лінійні, структурні, таблично-текстові тощо. Широко застосовують також графіки у вигляді організаційно-структурних схем, оперо- грам, документограм, документопотоків, документообігу тощо. Для вивчення стану обліку перспектив його подальшого розвитку використовують анкетний метод. Сутність його полягає у тому, що спочатку складають перелік питань, відповіді на які є вихідним емпіричним матеріалом для узагальнення. Організація бухгалтерського обліку покликана забезпечити мі­німальний шлях збирання й обробки інформації, мінімальну кіль­кість документів, максимальну ефективність праці виконавців.

Рекомендована література

• Положення про організацію бухгалтерського обліку та звітності в банківських установах України. Затверджене постановою Правління НБУ 30.12.98 р. № 566 // Законодавчі і нормативні акти з банківської діяльності. — 1999. — Вип. 3. — С. 14.

2. Литвин Ю. Я. Організація бухгалтерського обліку, контролю і аналізу в сільському господарстві: Навч. посібник. — К.: Вища школа, 1993. — 301 с.; іл. 3. Сопко В., Завгородній В. Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу: Підручник. — К.: КНЕУ, 2000. — 260 с.; іл.

• Шмигель А. Д. Организация бухгалтерского учета в промышленности. — К.: Вища школа, 1979. — 207 с.