13.3. Організація документообігу за валютними операціями банку

Робочий день обліково-операційних працівників має бути організований так, щоб забезпечити правильне та своєчасне оформлення розрахунково-грошових документів, що надходять, виконання операцій та відображення їх у бухгалтерському обліку за балансовими та позабалансовими рахунками зі складанням щоденного балансу. Усі документи, що надійшли в операційний день до працівників бухгалтерської служби, мають бути оформлені та відображені в обліку за відповідними рахунками того самого дня. Документи, що надійшли після операційного дня, відображаються в обліку наступного робочого дня. Порядок приймання документів після операційного дня обумовлюється в угодах із обслуговування клієнтів (у тому числі враховуються особливості системи «клієнт-банк»). Банківські установи, які обслуговують велику кількість клієнтів, для поліпшення якості обслуговування, за згодою клієнтів можуть установлювати графік їх обслуговування. Документообіг валютних операцій складається з таких основних етапів:

• перевірка правильності оформлення і змісту документів, що надійшли, залежно від виду операції; визначення можливості виконання операції залежно від стану рахунків;

• перевірка або оформлення бухгалтерського проведення у документі, підписання його відповідальним виконавцем, а в окре­мих випадках — контролюючим працівником;

• передання документів для автоматизованої обробки;

• використання документів для перевірки правильності відображення операції в особовому рахунку;

• групування документів та їх брошурування в папки для здачі в поточний архів.

З метою впорядкованості руху та своєчасного одержання первинних документів, облікових регістрів наказом керівника установи банку встановлюється графік документообігу за кожним видом операції в іноземній валюті, в якому вказуються контрольні дати складання договорів, прийняття документів від клієнтів та інших структурних підрозділів банку до обліку, передання для опрацювання та до архіву. Комерційні банки самостійно встановлюють порядок обслуговування своїх клієнтів з урахуванням регламенту функціонування мережі розрахункових палат України та її взаємодії з банками — учасниками системи електронних платежів. Графік документообігу повинен забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожний первинний документ, обліковий регістр та звіт, визначити мінімальний термін його перебування в підрозділі, а також сприяти по­ліпшенню облікової роботи. Графік документообігу оформлюється у вигляді схеми або переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, що виконуються кожним структурним підрозділом служби бухгал­терського обліку, а також усіма службами, що здійснюють ва­лютні операції із зазначенням їх взаємозв’язку і строків вико­нання робіт. Особи, які ініціювали операцію, оформляють і подають первинні документи, які належать до сфери їх діяльності, за графіком документообороту. Для цього кожному виконавцю видається витяг із графіка. У витязі наводиться перелік документів, що стосуються функціональних обов’язків виконавця, термін їх подання та підрозділи установи банку, до яких передаються ці документи. Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу здійснюється керівником підрозділу установи банку, що відповідає за відображення операцій в облікових регістрах. Операційний день у банку закінчується видачею всіх вихідних форм та їх перевіркою відповідальними виконавцями до початку нового операційного дня. Після проведення звірки первинних документів із вихідними формами банк зобов’язаний забезпечити додержання встановленого порядку формування документів, облікових регістрів і звітів та збереження документів.

13.4. Організація контролю валютних операцій банку Важливим елементом організації обліково-операційної роботи є застосування внутрішньобанківського контролю. Внутрішньобанківський контроль — це сукупність засобів і способів, за допомогою яких здійснюється контроль за правильністю виконання і відображення в обліку банківських операцій в іноземній валюті. З метою забезпечення заходів внутрішньобанківського контролю всі етапи здійснення банківських валютних операцій мають бути документовані. Підставою для бухгалтерського обліку операцій є тільки належно оформлені первинні облікові документи, в яких зафіксовано факт здійснення цих операцій або розпорядження (дозвіл) на їх проведення. Усі операції банку оформлюються документами, які містять інформацію про характер операції, підтверджують їх законність та є підставою для відображення операцій в обліку. Документи за встановленими формами виписуються банками та їх клієнтами на бланках, які надруковані типографським способом. Допускається складання грошово-розрахункових докумен­тів за операціями в іноземній валюті за допомогою технічних засобів без застосування типографських бланків, але з аналогічним розташуванням реквізитів, передбачених стандартною формою бланка за даною операцією. Для здійснення контролю за операціями в іноземній валюті уповноважені банки мають право вимагати від резидентів документи та інформацію, що підтверджують здійснення платежів через кореспондентські рахунки в іноземній валюті та кореспондент­ські рахунки банків-нерезидентів у гривнях відповідно до чинного законодавства і нормативно-правових актів Національного бан­ку України. Суб’єкт ринку, який при здійсненні валютної операції є покуп­цем іноземної валюти, несе повну відповідальність за наявність усіх документів, які передбачені Правилами здійснення операцій на міжбанківському валютному ринку України і обов’язкові для здійснення операції купівлі-продажу іноземної валюти. Документи, які надають клієнти банку, повинні мати підписи уповноважених посадових осіб клієнта та відбиток його печатки. Складовими внутрішньобанківського контролю валютних опе­рацій банку є:

• бухгалтерський (первинний та подальший контроль);

• адміністративний контроль.

Бухгалтерський контроль — це сукупність процедур, що дають змогу забезпечити збереження активів банку та достовірність звітності, що складається бухгалтерською службою на основі інформації операційних підрозділів. Бухгалтерський контроль, що здійснюється перед виконанням операцій та їх відображенням в обліку, називається первинним. Первинний контроль в установах банку здійснюється відповідальним виконавцем (бухгалтером, контролером), який виходячи із змісту документів, наданих в електронному або паперовому вигляді, перевіряє правильність їх оформлення та наявність порушень процедур бухгалтерського обліку. Після здійсненої перевірки документ підписується працівником банку. Банк самостійно встановлює перелік операцій, які вимагають додаткового контролю; визначає обсяг та частоту перевірок окре­мих ділянок роботи працівників бухгалтерської служби; порядок здійснення логічного та арифметичного контролю за достовір­ністю звітності. Первинний контроль у банку здійснюється відповідальним виконавцем (бухгалтер, контролер тощо), який за змістом наданих документів, перевіряє правильність оформлення первинних документів та наявність в них обов’язкових реквізитів. Після перевірки відповідності встановленим вимогам документ підписується відповідальним виконавцем. Право підпису грошово-розрахункових документів, які потребують додаткового контролю, та право підпису на грошово-розрахункових документах без обмеження, яке надається банківським працівникам, оформляється спеціальним розпорядженням керівника установи банку, в якому передбачається прізвище, ім’я, по батькові, посада працівника, зразок його підпису (контролюючий працівник). Право контрольного (першого) підпису (без обмеження сумою операції) на грошово-розрахункових документах, які підлягають додатковому контролю, мають керівники та головні бухгалтери банків, їхні заступники та начальники обліково-операційних відділів. Надання прав контрольного (першого) підпису тій чи іншій посадовій особі не виключає можливості виконання цією осо­бою (крім головного бухгалтера) функцій відповідального виконавця за визначеним колом операцій. У цьому разі ним конт­ролюються документи за операціями, які виконуються іншими працівниками. Працівники установи банку, які підписали розрахунково-ка­совий або будь-який інший документ, не маючи на те права, несуть за такі дії дисциплінарну відповідальність, а за наявності в їхніх діях ознак злочину — кримінальну відповідальність. У такому самому порядку несуть відповідальність працівники установи банку, які мають право підпису, в разі перевищення ними своїх повноважень. Головний бухгалтер установи банку або уповноважена ним особа підписує ордери за операціями з іноземною валютою (крім обмінних операцій), підкріплення каси та здавання надлишку каси до регіонального НБУ, прибутку і збитків; документи щодо списання облікованих за позабалансовими рахунками боргів, спи­саних у збитки, а також ордери на закриття поточних і бюджетних рахунків; ордери виправлення допущених помилок у бухгалтерському обліку. Головний бухгалтер також контролює операції з формування і використання резерву на можливі втрати за позиками банку в іноземній валюті; операції щодо списання з балансу банку безнадійної простроченої заборгованості за процентами, які були нараховані в іноземній валюті, але не отримані; операції з обслуговування платіжних карток національної та міжнародних платіж­них систем тощо. Наявність на первинних платіжних документах підпису голов­ного бухгалтера або уповноваженої ним особи свідчить про проведений контроль зазначених документів. Ордери за іноземними операціями в установах банків, де існують відділи іноземних операцій, можуть контролюватись начальником підрозділу з іноземних операцій установи банку. Контроль за додержанням вимог зберігання валютних коштів пунк­тами обміну здійснює керівник уповноваженого банку. Контроль за правильністю ведення бухгалтерського обліку за операціями в обмінних пунктах здійснює головний бухгалтер або його заступник, про що видається наказ керівника банку. Контролю підлягає видача, здавання й облік іноземної та національної валюти, оформлення реєстрів-журналів та додержання курсів валют. У разі порушення правил здійснення операцій купівлі та продажу іноземної валюти власними обмінними пунктами та пунктами — агентами банку уповноважений банк позбавляється ліцен­зії Національного банку України на право здійснення операцій купівлі та продажу іноземної валюти. Підставою для позбавлення ліцензії може бути акт перевірки обмінного пункту, здійсненої уповноваженим органом. У тих випадках, коли операції підлягають додатковому контролю, відповідальний виконавець передає платіжні документи в необхідній кількості примірників контролюючому працівникові. Контролюючий працівник перевіряє правильність оформлення операції, переконується в повній відповідності (тотожності) першого й інших примірників документа один одному, після чого підписує їх. Після здійснення додаткового контролю платіжний документ передається відповідальному виконавцю для відображення операції в бухгалтерському обліку. Додатковому контролю підлягають також видаткові касові операції. Контроль проводиться з метою виключення можливості оплати неправильно оформлених документів, чеків з підписами й відбитком печатки, що не належать даному клієнтові, а також надходження в касу чеків та інших касових видаткових документів, минаючи відповідних операційних працівників і контролера установи банку; внесення безпідставних виправлень і дописок у касові документи й журнали. Якщо касові операції не автоматизовані, тобто касир і контролер не можуть поставити своїх підписів на документах в автоматизованому режимі, то контроль здійснюється вручну з веденням касових журналів контролером. Касовий журнал ведеться в двох примірниках. Серед основних позицій касового журналу мають бути: порядковий номер запису, номер документа (чека, ордера на приймання/видачу тощо), символ звітності, сума та інші дані, яких вимагає звітність та програмне забезпечення. Можлива організація централізованого ведення касового журналу з надходжень. Для перевірки достовірності підписів посадових осіб банку на грошово-розрахункових документах в іноземній валюті, що приймаються до виконання, відповідні працівники повинні мати зразки їхніх підписів. Контролери повинні користуватися своїми примірниками зразків підписів працівників банку, а також зразками підписів і відбитків печаток клієнтів. Контролерам забороняється користуватися одним і тим самим примірником зразків підписів і відбитків печаток клієнтів та зразками підписів працівників банку, якими користуються відповідальні виконавці. Керівник установи банку несе відповідальність за проведення документів, виконаних з його дозволу за письмовим зверненням ініціатора, з порушенням чинного законодавства. Подальший контроль здійснюється з метою виявлення недоліків первинного контролю та неправильного виконання банківських операцій за рахунками фізичних осіб. При цьому до сфери подальшого бухгалтерського контролю належать правильність відображення операцій в обліку та наявність усіх необхідних документів. Перелік необхідних документів, що супроводжують здійснювані установами банку операції, визначається внутрішніми інструкціями (операційні процедури). Наступні або чергові перевірки проводяться з таким розрахунком, щоб робота кожного обліково-операційного працівника перевірялась не рідше одного разу на рік або щоквартально за рішенням головного бухгалтера банку. Склад працівників, які залучаються до проведення наступних перевірок, крім спеціалістів, що здійснюють контроль, заступника головного бухгалтера і начальників відділів, визначається головним бухгалтером виходячи з обсягу операцій банку. Якщо операції були проконтрольовані головним бухгалтером або його заступником, додатковому котролю з боку інспектора подальшого контролю вони не підлягають. Рекомендується щоквартально складати план подальшого кон- тролю за операціями, що здійснюються в іноземній валюті. План підписується головним бухгалтером і затверджується керівником банку в установленому порядку. Результати перевірки оформлюються довідкою (актом). За результатами перевірок, отриманих під час подальшого кон­тролю, розробляються конкретні заходи щодо недопущення подібних недоліків у майбутньому, підвищення фахового рівня бухгалтерських працівників. Головний бухгалтер зобов’язаний контролювати заходи щодо усунення недоліків і в разі потреби організувати повторну перевірку. Концепція контролю має велике значення для управління банківською установою. Відсутність належного контролю не дає змоги виявити ризики та вжити ефективних заходів щодо виявленого ризику. Окрім бухгалтерського контролю, існує ще адміністративний контроль банківських операцій, що здійснюється в іноземній валюті. До системи контролю входять такі елементи:

• організаційна структура банку;

• методи закріплення повноважень та обов’язків;

• методи контролю, що застосовуються керівництвом для проведення моніторингу і оцінювання результатів роботи, включаючи внутрішній аудит;

• принципи та практика у сфері людських ресурсів;

• система бухгалтерського обліку;

• принципи бухгалтерського обліку та процедури контролю.

Таким чином, структура контролю складається з організаційної схеми та всіх прийнятих керівництвом принципів і процедур. Основним принципом побудови адміністративного контролю є правильний (розумний) розподіл повноважень між працівниками банку, а саме: щоб жоден працівник чи обмежена група працівників банку не змогла зосередити у своїх руках усі необхідні для здійснення повної операції повноваження (прийом, оплата, зберігання). Внутрішній аудит — це незалежний підрозділ, який не бере участі у виконанні операцій, а періодично виконує перевірки та оцінює:

• адекватність та ефективність заходів та системи внутрішнього контролю;

• управління ризиком та портфелем;

• акуратність, своєчасність та цілісність фінансової та іншої звітності;

• дотримання принципів та внутрішніх процедур обліку;

• відповідність регулятивним вимогам.

Важливим заходом створення ефективної системи внутрішнього контролю в банку є підтримання взаємовідносин та обмін інформацією між зовнішніми та внутрішніми аудиторами банку.

Контрольні питання

1. Загальні питання організації обліку операцій банку з іноземною валютою. 2. Організація обліку операцій, що здійснюються через пункти обміну валют. 3. Організація обліку операцій в іноземній валюті, що виконуються за дорученням клієнтів банку. 4. Організація обліку власних валютних операцій банку. 5. Організація контролю валютних операцій банку.

Навчальні завдання

1. Розробити схему організації обліку валютних операцій банку. У схемі відобразити організацію первинного, поточного і підсумкового обліку (відображення узагальнених облікових даних у щоденному балансі). 2. Скласти графік документообігу одного первинного документа. 3. Скласти зведений графік документообігу за валютними опе­раціями банку. 4. Скласти план здійснення контрольних заходів за валютними операціями банку. Тема 14. Організація обліку внутрішньобанківських операцій План

• Загальні питання організації обліку внутрішньобанківських операцій.

2. Організація обліку особового складу працівників, первин­ного обліку робочого часу, планування робіт з обліку праці та її оплати. 3. Організація документообігу за внутрішньобанківськими опе­раціями. 4. Організація контролю внутрішньобанківських операцій. 14.1. Загальні питання організації обліку внутрішньобанківських операцій Питання організації обліку і контролю внутрішньобанківських операцій вирішуються комерційним банком з урахуванням вимог таких документів:

• Закону України «Про банки і банківську діяльність» від 07.02.2000 р. № 2121-III;

• «Положення про організацію бухгалтерського обліку та звітності в банківських установах України», затвердженого постановою НБУ від 30.12.98 р. № 566;

• Закону України про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні від 16.07.99 р. № 996-XIV;

• національних Положень (стандартів) бухгалтерського обліку;

• «Кодексу про працю», затвердженого Законом № 322-VIII від 10.12.71 р. зі змінами та доповненнями;

• Закону України «Про оплату праці», затвердженого Постановами ВР від 20.04.95 р. № 144/95-ВР, від 20.02.96 р. № 49/96-ВР, від 06.02.97 р. № 50/97-ВР зі змінами та доповненнями;

• Закону України «Про відпустки», затвердженого Постановою ВР № 505/96-ВР від 15.11.96 р. зі змінами та доповненнями;

• Закону України «Про охорону праці» затвердженого Постановою ВР № 2695-XII від 14.10.92 р. зі змінами та доповненнями;

• Закону України Про внесення змін до закону України «Про оподаткування прибутку підприємств» від 22.05.97 р. № 283/97-ВР зі змінами та доповненнями;

• інструкції № 7 «Про безготівкові розрахунки в Україні в господарському обороті України», затвердженої постановою Правління Національного банку України від 20.06.95 р. № 140 зі змінами та доповненнями;

• інструкції «Про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України», затвердженої постановою Правління На­ціонального банку України від 19.02.2001 р. № 69;

• «Правил бухгалтерського обліку процентних та комісійних до­ходів і витрат банків», затверджених постановою Правління Національного банку України від 25.09.97 р. № 316 зі змінами та доповненнями;

• інструкції з інвентаризації основних засобів нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 11.08.94 № 69 зі змінами і доповненнями;

• «Положення про порядок формування і використання резервів для відшкодування можливих втрат від дебіторської заборгованості комерційних банків», затвердженого постановою Правління Національного банку України від 31.03.99 р. № 157 зі змі­нами та доповненнями;

• «Інструкції з бухгалтерського обліку запасів товарно-мате­ріальних цінностей комерційних банків України», затвердженої по- становою Правління Національного банку України від 20.08.1999 р. № 419 зі змінами та доповненнями;

• облікової політики банку;

• інших нормативних документів НБУ та внутрішньобанківських нормативних документів.

До внутрішньобанківських операцій відносять операції з обліку товарно-матеріальних цінностей, малоцінних швидкозношуваних предметів, обліку витрат на утримання персоналу; обліку нарахуваннь і сплати податків та обов’язкових платежів, обліку дебіторської та кредиторської заборгованості за господарськими опе­раціями банку, за розрахунками з працівниками банку, облік капіталу банку, інших господарських операцій. Облікова політика та внутрішні банківські процедури банку в частині організації обліку внутрішньобанківських операцій забезпечують повноту та своєчасність відображення операцій у бух­галтерському обліку, які проводяться відповідно до чинного законодавста і нормативних актів Національного банку України. Організація обліку внутрішньобанківських операцій має забезпечити:

• документальне оформлення кожної операції первинними документами, визначеними нормативними документами Національного банку України, державним комітетом статистики та внутрішньобанківськими нормативними документами;

• прийняття і відображення в бухгалтерському обліку первинних документів у регістрах синтетичного та аналітичного обліку;

• процедури перевірки тотожності даних аналітичного обліку оборотам і залишкам балансових рахунків синтетичного обліку;

• порядок проведення розрахунків між філіями одного банку;

• порядок застосування в обліку принципу нарахування доходів та витрат, включаючи створення та використання резервів;

• складання та подання у встановлені строки фінансової та статистичної звітності;

• контроль за дотриманням правил бухгалтерського обліку та виявлення інформації про здійснені внутрішньобанківські операції;

• дотримання правил належного зберігання первинних доку­ментів, регістрів аналітичного та синтетичного обліку та бухгалтерської звітності.

Усі операції, що здійснені банком за звітний період, мають відображатися у балансі банку та звітності з урахуванням принципів нарахування та відповідності. При організації обліку окремих внутрішньобанківських операцій розробляється схема облікового циклу проведення операцій на всіх етапах документообігу та контролю за ними. Основними завданнями при організації обліку операцій з товарно-матеріальними цінностями та малоцінними швидкозношуваними предметами є:

• методи визначення вартості товарно-матеріальних цінностей і малоцінних і швидкозношуваних предметів на складі;

• правильність оцінки товарно-матеріальних цінностей та малоцінних і швидкозношуваних предметів при їх придбанні (отри­манні) або виготовленні та при переданні зі складу в експлуатацію, під час продажу або іншого вибуття та відображення їх у бухгалтерському обліку;

• правильне і своєчасне оформлення відповідних первинних документів за операціями руху запасів товарно-матеріальних цін­ностей і малоцінних та швидкозношуваних предметів і відображення їх у бухгалтерському обліку;

• дотримання встановлених правил обліку операцій у бухгалтерському обліку;

• контроль за залишками, надходженнями і витратами запасів;

• контроль за зберіганням запасів.

Первинні документи з обліку запасів товарно-матеріальних цінностей оформляються на бланках типових форм, затверджених Державним комітетом статистики України, або з використанням бланків, виготовлених самостійно, які мають обов’язково містити реквізити типових форм. Запаси товарно-матеріальних цінностей відображаються в бух­галтерському обліку за їх первісною вартістю. Оцінювання одиниці запасів, придбаних за різними цінами товарно-матеріальних цінностей та виданих зі складу в експлуатацію для реалізації або інше вибуття, здійснюється за одним із методів:

• «перше надходження — перший видаток» (FIFO);

• середньозваженої вартості;

• «останнє надходження — перший видаток» (LIFO);

• індентифікованої собівартості відповідної одиниці запасів;

• нормативних затрат;

• ціни продажу.

Метод «перше надходження — перший видаток» (FIFO) передбачає, що цінності, які надійшли на склад першими, першими і передаються в експлуатацію. Сутність методу середньозваженої вартості полягає в тому, що при кожному надходженні товарно-матеріальних цінностей на склад, середньозважена вартість кожної одиниці товару на складі має бути перерахована. Метод «останнє надходження — перший видаток» (LIFO) передбачає, що ті одиниці цінностей, які надійшли на склад останніми, видаються зі складу першими. Один із методів визначення вартості запасів товарно-мате­ріальних цінностей застосовується на систематичній основі в усіх облікових періодах, про що обов’язково має бути зазначено в обліковій політиці банку. При організації обліку розрахунків за податками та обов’яз­ковими платежами враховуються вимоги чинного законодавства, інших нормативних актів Національного банку України та внутрішніх положень банку щодо порядку обчислення і сплати податків та обов’язкових платежів до бюджету та позабюджетних фондів. Організація обліку дебіторсько-кредиторської заборгованості за господарською діяльністю банку здійснюється відповідно до внутрішніх вимог банку в розрізі таких видів заборгованості: з придбання господарських матеріалів, іноземної валюти та банківських металів за власний рахунок, за послуги банку, за розрахунками за цінними паперами для банку та іншої заборгованості. Облік дебіторсько-кредиторської заборгованості за розрахунками з працівниками банку організовується кожною установою банку, виходячи з внутрішніх вимог банку, а саме: облік може вестися в розрізі сум заборгованості працівникам (працівниками) банку на відрядження в межах України і за межами України, на господарські витрати, сум нарахувань працівникам банку за заробітною платою, сум утримань з працівників банку на користь третіх осіб, сум нестач та інших нарахувань на працівників банку та в розрізі сум іншої заборгованості. Організація обліку за сумнівною дебіторською заборгованістю за господарськими операціями банку, щодо якої існує сумнів повернення, здійснюється в розрізі видів заборгованості та контр- агентів (дебіторів) банку. При цьому на суму сумнівної дебіторської заборгованості за господарськими операціями, щодо якої існує ризик неповернення, банком формуються резерви на можливі втрати за сумнівною дебіторською заборгованістю. Резерви обліковуються за відповідними аналітичними рахунками балансових рахунків, які можуть відкриватися за групами ризику та за видами сумнівної дебіторської заборгованості згідно з внутрішніми вимогами банку. Організація обліку капіталу банку здійснюється відповідно до нормативних актів Національного банку України та з урахуванням внутрішніх вимог банку на рахунках 5-го класу Плану рахунків комерційних банків. Капітал — це різниця між загальними сумами активів та зобов’язань комерційного банку. При обчисленні нормативів загальна сума капіталу складається з суми основного капіталу (капітал 1-го рівня) за мінусом суми недосформованих резервів за активними операціями банків, додаткового капіталу (капітал 2-го рівня), субординованого капіталу (капітал 3-го рівня), за мінусом відвернень з урахуванням розміру основних засобів. Основний капітал банку складається із фактично сплаченого зареєстрованого статутного капіталу, дивідендів, які спрямовані на збільшення статутного капіталу, емісійних різниць, резервних фондів, прибутків минулих років, збитків поточного року. Додатковий капітал включає загальні резерви банку, результати переоцінки основних засобів і нематеріальних активів, поточні доходи. До субординованого капіталу включаються кошти, залучені як в національній, так і в іноземній валюті на умовах субординованого боргу на підставі угоди на строк не менше п’яти років зі щорічним зменшенням розміру цих коштів на 20% від їх первинного розміру протягом п’яти останніх років угоди. При організації обліку субординованого боргу необхідно врахувати, що капіталізація процентів за ним не допускається і процентна ставка не може перевищувати розміру ставки рефінансування, яка встановлена Національним банком України. Балансові рахунки, за якими здійснюється облік капіталу банку, можуть кореспондувати тільки між собою. Лише у разі сплати дивідендів та внесків від акціонерів або збільшення капіталу банку шляхом переоцінки активів рахунки кореспондують з дебіторами і кредиторами та рахунками готівкових коштів. Організація обліку статутного капіталу банку здійснюється з моменту реєстрації банку і припиняється в день вибуття банку з реєстру Національного банку України. Не можуть бути використані для формування статутного капіталу бюджетні кошти, кошти, отримані в кредит, та засоби, отри­мані під заставу. При внесенні коштів акціонерів в іноземній валюті перерахунок у гривню здійснюється на час внеску коштів до статутного капіталу банку. Подальше коригування суми в разі зміни валютного курсу не проводиться. Майно, яке надається засновниками в рахунок їх внесків до статутного капіталу, повинно бути оцінене за домовленістю зі співвласниками банку при наданні необхідних документів, що засвідчують вартість майна (вартість може бути визначена за взаєм­ним погодженням сторін або розрахована експертно). Вартість об’єктів інтелектуальної власності та інших нематеріальних активів береться на облік за домовленістю між власниками банку та суб’єктами права власності. Облік загальних резервів, створених за рішенням акціонерів під різні ризики, здійснюється за балансовим рахунком № 5020 «Загальні резерви» та резервних фондів банку, які створюються згідно із законодавством — за балансовим рахунком № 5021 «Резервні фонди». Розмір відрахувань до резервного фонду має бути не меншим 5% від прибутку банку до досягнення ним 25% розміру регулятивного капіталу банку. Результат поточного року формується за рахунок чистого при­бутку, який визначається як різниця між доходами і видатками, що визнаються за правилами фінансового обліку, і відображається в обліку в останній робочий день звітного року за балансовим рахунком № 5040 «Прибуток чи збиток, що очікує затвердження» до розподілу прибутку за рішенням зборів акціонерів. Організація обліку результатів переоцінки основних засобів та нематеріальних активів здійснюється за балансовими рахунками 51 розділу «Результати переоцінки» Плану рахунків. Організація контролю внутрішньобанківських операцій забезпечується сукупністю процедур щодо дотримання нормативних актів чинного законодавства, Національного банку України та внутрішніх положень банку при здійсненні таких операцій.

14.2. Організація аналітичного і синтетичного обліку внутрішньобанківських операцій, доходів, витрат, капіталу банку Інформація за внутрішньобанківськими операціями, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, систематизується на відповідних рахунках бухгалтерського обліку в регістрах синтетичного та аналітичного обліку шляхом подвійного запису їх на взаємопов’язаних рахунках бухгалтерського обліку. Щоденний оборотно-сальдовий баланс є однією з основних форм регістрів синтетичного обліку, де відображаються обороти за дебетом і кредитом за день, вихідні залишки за активом і пасивом за кожним балансовим рахунком IV порядку з проміжним підсумком за балансовими рахунками III та ІІ порядків. Баласові рахунки, що є рахунками синтетичного обліку, забезпечують одержання інформації про виконання банком господарських операцій та її відображення у фінансовій звітності для зовнішнього та внутрішнього користування. Оборотна відомість належить до регістрів синтетичного обліку і використовується для накопичення дебетових і кредитових оборотів за визначений період. Ще одним із регістрів синтетичного обліку є перевірочна відомість залишків на перше число місяця, яка складається за всіма балансовими та позабалансовими рахунками. Ураховуючи особливості побудови аналітичних рахунків, банк самостійно визначає власну систему аналітичного обліку, ство­рюючи внутрішній план рахунків, та структуру номера аналітичного рахунку. Структура номера аналітичного рахунку складається з 14 знаків і має вигляд: АААА К ЕЕЕЕЕЕЕЕЕ, де АААА — номер балансового рахунку; К — ключовий розряд; ЕЕЕЕЕЕЕЕЕ — інформація про аналітичний рахунок, використовується на розсуд банку. Банк може передбачити в структурі номера аналітичного рахунку для обліку коштів за внутрішньобанківськими операціями значення одного сегмента Е, який буде дозволяти здійснювати поділ персональних рахунків на рахунки різних типів контрагентів: банків, індивідуальних корпоративних клієнтів, внутрішніх рахунків. Усі контрагенти банку мають обов’язково бути зареєстровані у відповідних реєстрах. Наявність такого сегмента в складі номера аналітичного рахунку дозволить одночасно вибрати той реєстр, в якому зберігається опис власника рахунку. Наприклад: 1 — інші банки-резиденти; 2 — банки-нерезиденти; 3 — небанківські установи; 5 — фізичні особи; 9 — установи (філії) банку. Відкриття аналітичних рахунків передбачає наявність параметрів згідно з вимогами «Методичних вказівок про ведення параметрів аналітичного обліку», затверджених постановою Правління НБУ від 17.06.1997 р. № 191 зі змінами та доповненнями. Аналітичні рахунки містять обов’язкові параметри, визначені окремими вказівками Національного банку України, та не- обов’язкові, які визначаються внутрішньобанківськими документами. Необов’язкові параметри є рекомендованими для заповнення при організації внутрішнього обліку. Використання параметрів аналітичного обліку дає можливість отримувати різного роду звіти і в різних розрізах, що необхідно як для внутрішньої, так і зовнішньої звітності. Дані аналітичних рахунків мають бути тотожними відповідним рахункам синтетичного обліку. Перевірка тотожності даних аналітичних рахунків відповідним рахункам синтетичного обліку здійснюється банком не рідше одного разу на місяць. Облік операцій з придбання та оприбуткування на склад товар­но-матеріальних цінностей і малоцінних та швидкозношуваних предметів організовується за такими групами рахунків: № 340 «Господарські матеріали»; № 341 «Малоцінні та швидкозношувані предмети»; № 351 «Дебіторська заборгованість за господарською діяльністю банку». Аналітичні рахунки можуть відкриватися за видами господарських матеріалів (будівельні матеріали, канцелярські матеріали, нафто­продукти, запасні частини, папір тощо) та малоцінними і швидко­зношуваними предметами (формений одяг, спеціальний одяг тощо). Ведення аналітичного обліку господарських матеріалів у підзвітних осіб банком організовується за підзвітними особами. Крім того, номенклатура товарно-матеріальних цінностей, згру­пованих за характерною для них ознакою і відповідним чином зашифрованих із зазначенням одиниці виміру, оприбуткована на склад, має відображатися у складському обліку. Складський облік — це постійний кількісний облік, який здійснюється на складі за допомогою карток складського обліку матеріалів. Складський запас товарно-матеріальних цінностей призначений для забезпечення безперебійного процесу діяльності банку. Операції з придбання запасів господарських матеріалів за іноземну валюту здійснюються за тими самими балансовими рахунками, що й операції з придбання в національній валюті. Безоплатне передавання (оприбуткування) запасів товарно-матеріальних цінностей між установами одного банку може здійснюватися згідно із самостійно розробленою схемою внутрішньосистемних розрахунків. Передані в експлуатацію товарно-матеріальні цінності та малоцінні і швидкозношувані предмети відображаються в обліку за рахунками 7-го класу Плану рахунків залежно від того, на які потреби використовуються господарські матеріали. Вартість використаних товарно-матеріальних цінностей для поліпшення та створення основних засобів у бухгалтерському обліку відображається за балансовими рахунками № 4430 «Капітальні інвестиції за незавершеним будівництвом і за невведеними в експлуатацію операційними основними засобами» та № 4530 «Капітальні інвестиції за основними засобами, що прийняті в оперативний лізинг (оренду)». Запаси товарно-матеріальних цінностей, переданих у заставу, обліковуються на окремих аналітичних рахунках балансових рахунків № 3400 «Господарські матеріали на складі» та № 3410 «Малоцінні та швидкозношувані предмети на складі». Одночасно сума застави, що визначена договором, відображається за дебетом позабалансового рахунку № 9510 «Надана застава». Облік заставленого майна, прийнятого банком на відповідальне зберігання, здійснюється за позабалансовим рахунком № 9501 «Застава, за якої предмет застави передається банку». У випадках, якщо заставлене майно не передається на відповідальне зберігання банку, в обліку відображається за позабалансовим рахунком № 9500 «Застава, за якої предмет застави залишається у заставника». Організація синтетичного обліку за операціями з проведення розрахунків за податками та обов’язковими платежами здійснюється за такими групами балансових рахунків: № 352 «Розрахунки за податками та обов’язковими платежами»; № 362 «Розрахунки за податками та обов’язковими платежами». Аналітичний облік за балансовими рахунками організовується за видами податків та обов’язкових платежів. Так, за балансовими рахунками № 3522 «Дебіторська заборгованість за податками та обов’язковими платежами, крім податку на прибуток» та № 3622 «Кредиторська заборгованість за податками та обов’язковими платежами, крім податку на прибуток» можуть бути відкриті аналітичні рахунки за такими видами податків та обов’язкових платежів:

• відрахування до Пенсійного фонду;

• відрахування до Фонду соціального страхування на випадок безробіття;

• відрахування до Фонду соціального страхування від нещасних випадків;

• відрахування до Фонду непрацездатності;

• податок на додану вартість;

• податок на землю;

• податок з власників транспортних засобів;

• комунальний податок;

• торговий патент;

• збір за користування послугами стільникового рухомого зв’язку (мобільний зв’язок);

• збір за забруднення навколишнього природного середовища.

Організація синтетичного обліку розрахунків з працівниками банку за внутрішньобанківськими операціями здійснюється за такими групами балансових рахунків: № 355 «Дебіторська заборгованість за розрахунками з працівниками банку»; № 365 «Кредиторська заборгованість за розрахунками з працівниками банку». Аналітичний облік за балансовими рахунками ведеться за підзвітними особами 1 — за виданими авансами: на відрядження, на господарські витрати або 2 — за заборгованістю працівникам банку на відрядження та на господарські витрати. Установа банку має забезпечити своєчасне погашення дебіторської заборгованості працівниками банку на відрядження та за господарськими операціями згідно з чинним законодавством. У разі визнання дебіторської заборгованості сумнівною до повернення, установа банку має забезпечити формування резервів на можливі втрати за сумнівною дебіторською заборгованістю відповідно до «Положення про порядок формування і використання резервів на відшкодування можливих втрат від дебіторської заборгованості комерційних банків», затвердженого постановою Правління Національного банку України від 31.03.99 р. № 157 зі змінами і доповненнями. Порядок списання сумнівної дебіторської заборгованості за рахунок створених резервів, розробляється кожним банком самостійно. Рішення про списання сумнівної дебіторської заборгованості за рахунок створених резервів затверджується правлінням банку. Організація обліку доходів та витрат банку базується на загальних принципах нарахування та відповідності, враховуючи інші принципи: обачливості, переваги змісту над формою, дати операції, відкритості, зрозумілості, суттєвості, конфіденційності та ін. Основою обліку статей доходів і витрат банку є метод нарахування, на якому базуються фінансові звіти банку відповідно до національних Положень (стандартів) з урахуванням міжнародних стандартів бухгалтерського обліку. Згідно з методом нарахування, доходи визнаються тоді, коли вони зароблені, а витрати — у той період, коли вони були здійснені, незважаючи на час, коли були отримані або сплачені фактич­ні грошові кошти. Організація обліку усіх доходів і витрат банку здійснюється за рахунками 6-го і 7-го класів, незалежно від порядку їх оподаткування. Організація обліку валових доходів і валових витрат належить до управлінської звітності і здіснюється кожним банком за самостійно обраною системою як позасистемно, так і за рахунками 8-го класу «Управлінський облік». Дані 8-го класу не враховуються у фінансових звітах банку. Деталізація рахунків, які відкри­ваються на 8-му класі, визначається кожним банком самостійно. Доходи, які отримуються в результаті здійснення внутрішньобанківських операцій, відносяться до небанківських операційних доходів. Витрати, пов’язані із забезпеченням діяльності банку, відносяться до адміністративних витрат. До них належать: витрати на утримання персоналу (заробітна плата, премії, інші виплати); сплата податків та інших обов’язкових платежів, інші експлуатаційні витрати. Інші небанківські операційні доходи (витрати) виникають у процесі здійснення небанківських операцій, але забезпечують банківську діяльність і є складовою цієї діяльності. До них належать доходи від продажу окремих небанківських послуг (аудиторські послуги, підтримка програмного забезпечення, консультації нефінансового характеру тощо), доходи від оренд­них операцій та ін. Аналітичний облік організовується банком за видами дохо­дів і витрат, необхідних для проведення аналізу та порівняль­ної характеристики проведених адміністративних доходів (вит­рат) банку. Так, аналітичний облік витрат на оплату основної і додаткової заробітної плати може організовуватися за такими видами:

• заробітна плата за відпрацьований час;

• оплата щорічних відпусток;

• премія за виробничі показники;

• заробітна плата працівникам за час їх навчання на курсах підвищення кваліфікації;

• доплата різниці в посадових окладах при заміщенні;

• оплата понаднормового часу охоронникам;

• доплата водіям за класність;

• заробітна плата за роботу у вихідні, святкові (неробочі) дні та надурочно.

Інші витрати на утримання персоналу можуть бути класифіковані так:

• винагорода за підсумками роботи за рік;

• винагорода за вислугу років;

• вихідна допомога при скороченні штату;

• компенсація за ушкодження здоров’я, пов’язаного з виконанням трудових обов’язків;

• витрати на оплату лікарняних листків у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю.

Аналітичний облік за господарськими та іншими експлуатаційними витратами можна класифікувати так:

• канцелярські витрати;

• витрати на придбання малоцінних та швидкозношуваних предметів;

• витрати на папір;

• витрати на паливно-мастильні матеріали;

• витрати на стоянку, паркування автотранспорту;

• витрати на охорону транспортних засобів;

• витрати на пожежну охорону;

• інші витрати.

Облік витрат за внутрішньобанківськими операціями організовується за такими групами балансових рахунків: № 740 «Витрати на утримання персоналу»; № 741 «Сплата податків та інших обов’язкових платежів, крім податку на прибуток»; № 742 «Витрати на утримання основних засобів та нематеріальних активів»; № 743 «Інші експлуатаційні та господарські витрати»; № 744 «Витрати на телекомунікаційні витрати; № 745 «Супутні небанківські операційні витрати»; № 748 «Інші небанківські операційні витрати за операціями з філіями та іншими установами банку»; № 749 «Інші небанківські операційні витрати». Облік капіталу банку здійснюється за рахунками 5-го класу Плану рахунків. Зареєстрований статутний капітал банку обліковується за такими балансовими рахунками групи 500 «Статутний капітал банку»: № 5000 «Зареєстрований статутний капітал банку»; № 5001 «Несплачений зареєстрований статутний капітал банку». На загальну суму зареєстрованого статутного капіталу банк випускає акції, стає їх емітентом і зобов’язується виконати обов’язки, що виникають з умов їх випуску. Аналітичний облік за випущеними акціями здійснюється за видами акцій.

Суми несплаченої частини збільшення статутного капіталу обліковуються за балансовим рахунком № 5001 «Несплачений зареєстрований статутний капітал банку». Внески акціонерів за незареєстрованим статутним фондом обліковуються за балансовим рахунком № 3630 «Внески за незареєстрованим статутним фондом». Відображення операцій у бухгалтерському обліку за рахунками групи 500 «Статутний капітал банку» здійснюється тільки на балансі головного банку (юридичної особи) в розрізі філій та представництв. Порядок проведення розрахунків філіями одного банку щодо передання коштів статутного капіталу розробляється банком самостійно. За різних обставин може виникати необхідність викупу акцій банку, що перебувають в обігу та належать акціонерам банку. Облік власних акцій, викуплених в акціонерів для подальшого перепродажу або анулювання в установленому порядку, здійснюється за балансовим рахунком № 5002 «Власні акції, які придбані в акціонерів» за видами акцій. У разі продажу акцій інвестору за ціною, вищою від номінальної вартості, емісійна різниця між ціною розміщення акцій та їх номінальною вартістю враховується за балансовим рахунком № 5010 «Емісійні різниці» в розрізі привілейованих та простих акцій. На дату оголошення Загальними зборами акціонерів або Радою банку дивідендів здійснюється нарахування дивідендів:

• на рахунок № 3631 «Кредиторська заборгованість перед акціо­нерами банку за дивідендами», у разі сплати дивідендів акціонерам;

• на рахунок № 5003 «Дивіденди, які направлені на збільшення статутного капіталу», у разі прийняття рішення про капіталізацію дивідендів.

Облік результатів переоцінки здійснюється за такими балансовими рахунками розділу 51 «Результати переоцінки»:

• № 5100 «Результати переоцінки основних засобів»;

• № 5101 «Результати переоцінки нематеріальних активів».

Згідно з «Інструкцією з бухгалтерського обліку основних засобів і нематеріальних активів комерційних банків України», затвердженою постановою НБУ від 11.12.2000 р. № 475 банки здій­снюють переоцінювання основних засобів та нематеріальних акти­вів за справедливою вартістю на дату складання балансу, щодо яких є активний ринок. Якщо балансова вартість активу в результаті переоцінки збільшується, то сума збільшення відображається як зростання додаткового капіталу, і навпаки, уцінка основних засобів здійснюється за рахунок дооцінки за цим об’єктом, а при недостатності суми дооцінки — за рахунок витрат банку за рахунком № 7499 «Інші небанківські операційні витрати» окремий аналітичний рахунок «Переоцінка основних засобів». З метою правильного відображення в обліку результатів до- оцінки (уцінки) об’єктів основних засобів та нематеріальних активів банки мають накопичувати інформацію щодо раніше здійснених дооцінок (уцінок) за цим об’єктом. 14.3. Організація обліку особового складу працівників, первинного обліку робочого часу, планування робіт із обліку праці та її оплати Організація обліку працівників та оплати праці у банку забезпечує виконання таких вимог:

• проведення кількісного обліку особового складу персоналу банку згідно зі штатним розкладом;

• проведення первинного обліку використаного робочого часу;

• дотримання організаційних засад та форм оплати праці пра­цівників, які перебувають у трудових відносинах із банком;

• нарахування оплати праці та інших додаткових виплат із дот­риманням вимог законодавства про працю та внутрішніх положень про оплату праці та матеріальне заохочення працівників банку;

• дотримання порядку документального оформлення операцій з обліку праці та її оплати;

• дотримання порядку збереження особових карток, відомостей про нарахування заробітної плати та інших первинних документів;

• здійснення систематичного контролю за кількістю використаного робочого часу та фонду оплати праці;

• формування фінансової та статистичної звітності;

• надання фінансової звітності відповідним внутрішнім та зов­нішнім користувачам.

Для забезпечення функціонування банку в кожній його установі розробляється штатний розклад працівників та схема посадових окладів, яка передбачає встановлення за кожною посадою нижньої та верхньої межі (вилки) посадового окладу. Залежно від категорії працівників застосовуються різні підходи до визначення розмірів посадових окладів. Конкретний розмір посадового окладу працівника залежить від його кваліфікаційно-професійного досвіду, складності виконуваних ним робіт та функцій, рівня відповідальності та фінансових можливостей банку. Для операційно-касових працівників, які можуть бути переведені на відрядну форму оплати праці, посадові оклади встановлюються на рівні законодавчо визначеної мінімальної заробітної плати. Відрядна форма оплати праці вводиться з метою підвищення ефективності та продуктивності праці операційно-касових пра­цівників, підвищення їх заінтересованості в результатах праці, творчої активності, розширення переліку банківських послуг та поліпшення якості обслуговування клієнтів. Вона грунтується на наявності прямої залежності між розмірами заробітної плати працівника та обсягами виконаних ним робіт, оцінених за кількістю здійснених ним умовних операцій відповідно до внутрішнього положення про порядок обліку кіль­кості операцій. Відрядна система оплати праці у банку може використовуватися в основному для операційно-касових працівників. Її рекомендується організовувати з двох частин:

• постійно-наближеної до схеми посадових окладів;

• змінно-відрядного приробітку за перевищення місячної нор­ми, розрахованої з кількості умовних операцій та суми отриманих коштів.

При організації обліку відрядної оплати праці у банку має бути розроблене внутрішнє положення про порядок обліку кількості операцій, в якому передбачаються методи та нормативи для підрахування кількості фізичних операцій, їх підсумовування, переведення в умовні операції згідно з коефіцієнтом трудомісткості та рівня процентної надбавки до посадового окладу. Облік особового складу персоналу банку ведеться в особових картках із присвоєнням кожному працівникові табельного номера та відомостей про нього (дата народження, кількість дітей та їх вік, дата прийняття на роботу, відомості про надані відпустки, дата звільнення з роботи тощо). На підставі табелів обліку робочого часу організовується первинний облік його використання. Облік робочого часу при перебуванні у відпустці здійснюється за видами відпусток:

• відпустка щорічна;

• додаткова відпустка у зв’язку з отриманням освіти;

• творча відпустка;

• соціальна відпустка: у зв’язку з вагітністю; по догляду за дитиною; додаткова відпустка працівникам, що мають дітей;

• відпустка без збереження заробітної плати.

Залежно від фінансового стану банк може планувати інші заохочувальні та компенсаційні виплати у формі винагород за підсумками роботи за рік і за вислугу років, одноразові заохочення та інші грошові і матеріальні виплати, які не передбачені актами чинного законодавства. Крім основної заробітної плати, внутрішнім положенням банк може передбачати премії за виробничі результати, інші надбавки, доплати, гарантійні і компенсаційні виплати, передбачені чинним законодавством. Усі витрати на оплату праці, включаючи доплати за кваліфікацію та за обсяги робіт, відносяться на витрати того звітного періоду, коли вони мали місце. Банк може передбачити систему створення резервів на оплату відпусток для забезпечення рівномірного розподілу витрат на оплату відпусток протягом звітного періоду шляхом щомісячного проведення нарахувань за встановленим нормативом від витрат на оплату праці. Облік коштів створених резервів на оплату відпусток здійснюється за балансовим рахунком № 3658 «Забезпечення оплати відпусток». У разі, якщо банком не передбачається створення резерву на оплату відпусток, то нарахування відпускних майбутніх періодів та обов’язкових загальнодержавних перерахувань на відпускні майбутніх періодів обліковуються за окремими аналітичними рахунками балансового рахунку № 3500 «Витрати майбутніх періодів» і амортизуються на витрати банку звітного періоду. Організація обліку зборів і утримань із заробітної плати та обов’язкових нарахувань на заробітну плату здійснюється відповідно до чинного законодавства України. Розрахунки за цими зборами й утриманнями відображаються за окремими аналітичними рахунками балансових рахунків № 3622 «Кредиторська заборгованість за податками та обов’язковими платежами, крім податку на прибуток» та № 3653 «Утримання з працівників банку на користь третіх осіб». Розрахунки щодо виплати заробітної плати персоналу банку відображаються в обліку за балансовим рахунком № 3652 «Нарахування працівникам банку за заробітною платою». Облік нарахувань працівникам банку допомоги на дітей, різних видів винагород здійснюється за балансовим рахунком № 3659 «Інші нарахування працівникам банку». Організація проведення розрахунків з працівниками банку може здійснюватись як у готівковому, так і в безготівковому порядку. Зарахування виплат на поточні рахунки або рахунки з використанням платіжних карток здійснюється згідно із заявою кожного працівника персоналу банку на підставі розрахунково-платіжних відомостей або відомостей на зарахування заробітної плати та інших перерахувань. Витрати на утримання персоналу банку проводяться за окремими аналітичними рахунками балансових рахунків 7-го класу:

• № 7400 «Основна і додаткова заробітна плата»;

• № 7401 «Внески на державне соціальне страхування»;

• № 7402 «Інші обов’язкові нарахування на заробітну плату»;

• № 7403 «Матеріальна допомога та інші соціальні виплати»;

• № 7409 «Інші витрати на утримання персоналу».

14.4. Організація документообігу за внутрішньобанківськими операціями Документообіг — система створення, перевірки та обробки первинних документів за внутрішньобанківськими операціями в бухгалтерському обліку від моменту їх створення до передання в архів. Організація документообігу за внутрішньобанківськими операціями повинна забезпечити:

• правильне й своєчасне оформлення первинними документами господарських операцій банку та своєчасне відображення їх в обліку;

• правильне формування регістрів синтетичного та аналітичного обліку;

• передання документів до автоматизованої обробки;

• формування фінансової та статистичної звітності;

• порядок підшивання та зберігання документів.

При організації документообігу за внутрішньобанківськими операціями використовуються типові форми первинної документації, які затверджені наказом Міністерства статистики, Міністерства фінансів, визначені окремими нормативними актами НБУ або виготовлені самостійно, із включенням обов’язкових реквізитів типових форм. За кожним видом операцій у банку розробляється графік документообігу, в якому визначається час проходження документів на всіх етапах обробки інформації структурними підрозділами, які беруть участь в оформленні документа. Графік документобігу включає такі етапи:

• підготовку первинної документації;

• складання та підписування документа;

• перевірки за змістом операції до підписання;

• затвердження документа;

• відображення даних у регістрах бухгалтерського обліку.

Усі внутрішньобанківські операції відображаються в обліку тільки за наявності документального підтвердження. Підставою для відображення в обліку є первинні документи, які фіксують факти здійснення операцій. Відповідальність за своєчасне складання первинних документів і достовірність інформації, що міститься у них, а також їх передання для подальшого обліку несуть особи, які склали і підписали ці документи. Первинними бухгалтерськими документами з обліку господарських матеріалів, малоцінних та швидкозношуваних предметів є накладні, інші бухгалтерські документи, спеціальні журнали або картки для обліку виданого форменого одягу, взуття і спорядження та акти на придбання та вибуття запасів товарно-мате­ріальних цінностей. Акт є документом, у якому зазначена основ­на інформація, зокрема детальна характеристика матеріальних цінностей, висновок комісії. Акт приймання-передання запасів товарно-матеріальних цінностей затверджується керівником уста­нови банку і зберігається разом з іншими первинними документами в бухгалтерських документах дня. Основними документами для обліку робочого часу, обліку праці та її оплати, всіх видів нарахувань заробітної плати, інших додаткових виплат та розрахунків із працівниками та бюд­жетом є:

• накази банку;

• табелі обліку робочого часу;

• особові рахунки на кожного працівника банку;

• відомості нарахувань заробітної плати та інших виплат;

• відомості на виплату готівки або зарахування на вкладні рахунки;

• відомості сплати обов’язкових нарахувань на оплату праці до бюджетів усіх рівнів;

• платіжні доручення на сплату обов’язкових платежів.

Для оцінки стану дебіторської заборгованості за господарською діяльністю банку, щомісячно здійснюється інвентаризація дебіторської заборгованості. Результати проведеної інвентаризації оформляються протоколом засідання комісії, в якому міститься інформація стосовно кожного дебітора. Прийняте рішення комісії про списання безнадійної до повернення дебіторської забор­гованості за господарськими операціями банку також оформля­ється протоколом на списання. Первинним документом, що підтверджує внесення часток засновників, є засновницький опис майна. Усі внутрішньобанківські операції з обліку доходів та витрат, здійснені банком за звітний період, мають відображатися у звітності цього періоду. Для складання щоденного балансу використовується технічний рахунок № 5999, на якому на кожну звітну дату зіставляються доходи і витрати. Операції з нарахування, руху резервів, розрахунку податків та інших обов’язкових платежів істотно впливають на фінансовий результат звітного періоду. Для одержання реальної фінансової звітності установи банку на кінець року та кінець місяця здійснюють коригування доходів і витрат шляхом внесення коригуючих проведень. Коригуюче проведення здійснюється стосовно операції, фактично проведеної у звітному періоді або відображеної в балансі банку на кінець попереднього місяця. У виписці поточного дня зазначається місяць, за який проводиться коригування. Аналогічно відокремлюються коригуючі про­ведення і в меморіальному ордері, який підписується виконавцем та головним бухгалтером. Банк щоденно роздруковує список здійснених коригуючих про­ведень, який надалі підшивається разом із документами за коригуючими проведеннями. У документах дня вони підшиваються окремою групою. Банк зобов’язаний забезпечити дотримання встановленого порядку формування та зберігання документів. Вимоги до зберігання документів за рахунками, що стосуються виконаних внутрішньобанківських операцій, регламентуються нор­мативними документами НБУ та внутрішніми положеннями щодо групування і брошурування в папки й подальшого зберігання в поточному архіві та здавання в постійний архів. Первинні документи та облікові регістри за внутрішньобанківськими операціями підлягають обов’язковому зберіганню у сховищі або вогнетривких шафах у приміщеннях, які охороняються.

4.5. Організація контролю внутрішньобанківських операцій Бухгалтерський контроль внутрішньобанківських операцій — це сукупність процедур, які забезпечують дотримання чинного законодавства, нормативних актів НБУ, внутрішніх положень банку та достовірність і повноту звітності, що складається бухгал­терською службою. Установа банку самостійно розробляє систему і форми внутрішньогосподарської звітності і контролю господарських операцій та визначає права працівників на підписування документів. Головний бухгалтер організовує контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій, бере участь в оформленні матеріалів, пов’язаних з нестачею та відшкодуванням втрат від нестачі, крадіжки і псування активів банку, забезпечує перевірку стану бухгалтерського обліку у філіях. Для організації контролю внутрішньобанківських операцій необ­хідно передбачити комплексне забезпечення системи контролю, яке складається з таких елементів:

• організаційного забезпечення ведення бухгалтерського обліку операцій з господарської діяльності банку та можливості впро­вадження (застосування) ефективних форм і методів контролю;

• технічного забезпечення для успішної реалізації контрольних функцій.

Бухгалтерський контроль за внутрішньобанківськими опе­раціями складається з поточного контролю, який забезпечує суцільний контроль первинних документів при виконанні опера­цій, додаткового контролю за окремими операціями і подаль­шого контролю — у формі періодичних тематичних та комп­лексних перевірок. Первинний контроль у банку здійснюється відповідальними виконавцями, які перевіряють правильність оформлення документів і відображення їх в обліку та виявляють порушення процедур бухгалтерського обліку. За окремими грошово-розрахунковими документами та за рахунками придбання і видачі господарських матеріалів, малоцінних швидкозношуваних предметів, іншою дебіторсько-кредитор­ською заборгованістю передбачається проведення додаткового контролю. Перелік документів та рахунків, що підлягають додатковому контролю, визначається головним бухгалтером банку та затверджується керівником банку. Право підпису відповідальним виконавцем документів, що пот­ребують додаткового контролю, оформлюється спеціальним роз­порядженням керівника банку. Відповідальність за прийняття до виконання документів, які суперечать чинному законодавству, несуть особи, які їх ініціювали і підписали. Система контролю має забезпечити вжиття заходів щодо запо­бігання несанкціонованого проведення виправлень записів у пер­винних облікових документах і регістрах бухгалтерського обліку. Подальший контроль проводиться для виявлення недоліків у вигляді тематичних перевірок і ревізій. При організації контролю за збереженням усіх первинних документів та інших бухгалтерських документів і звітності враховуються вимоги чинного законодавства та Національного банку України. Під час здійснення комплектації та підшивки документів за внутрішньогосподарськими операціями банку враховуються терміни зберігання документів у поточному архіві та їх передавання в архів постійного зберігання. Особлива увага приділяється збереженню документів з обліку персоналу банку, особових карток кожного працівника персоналу, відомостей про нарахування заробітної плати, інших додаткових виплат та документів з обліку капіталу банку. Раціонально організований контроль внутрішньобанківських операцій банку повинен надавати інформацію про правильність складання виправдувальних документів за господарськими операціями і відображення їх на рахунках бухгалтерського (кореспон­денції рахунків), записів операцій в облікових регістрах, дотримання правил їх зберігання.

Контрольні питання

1. Загальні питання організації обліку внутрішньобанківських опе­рацій. 2. Організація обліку доходів і витрат банку. 3. Організація обліку витрат банку на утримання персоналу. 4. Організація обліку капіталу банку. 5. Організація податкового обліку в банку. 6. Організація контролю внутрішньобанківських операцій.

 

Навчальні завдання

1. Розробити схеми організації обліку доходів і витрат банку, капіталу банку. У схемі відобразити організацію первинного, поточного і підсумкового обліку (відображення узагальнених облікових даних у щоденному балансі). 2. Скласти графік документообігу одного первинного докумен­ту за темою. 3. Скласти зведений графік документообігу з обліку праці та її оплати. 4. Скласти план здійснення контрольних заходів за використанням праці та її оплати. Тема 15. Організація обліку основних засобів банку і контролю за їх використанням План 1. Загальні питання організації обліку основних засобів банку і контролю за їх використанням. 2. Організація аналітичного і синтетичного обліку основних засобів. 3. Організація документообороту за операціями банку з основ­ними засобами. 4. Організація контролю за наявністю основних засобів та їх використанням. 15.1. Загальні питання організації обліку основних засобів банку і контролю за їх використанням Організація обліку і контролю за операціями з придбання та використання основних засобів здійснюється на підставі таких нормативних документів:

• Положення «Про організацію бухгалтерського обліку та звіт­ності в банківських установах України», затверджене постановою Правління Національного банку України від 30.12.98 р. № 566;

• Інструкції з бухгалтерського обліку основних засобів і нематеріальних активів комерційних банків України, затвердженої постановою Правління НБУ від 11.12.2000 р. № 475;

• Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 7 «Основні засоби», затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 27.04.2000 р. № 92;

• Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 14 «Оренда» затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 28.07.2000 р. № 181, зі змінами і доповненнями;

• Інструкції «По інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів і розрахунків» затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 11.08.94 р. № 202/412;

• Інструкції «Про порядок виготовлення, зберігання, обліку, перевезення та використання вогнепальної, пневманичної і холод­ної зброї, пристроїв вітчизняного виробництва для відстрілу патронів, споряджених гумовими чи аналогічними за своїми властивостями метальними снарядами несмертельної дії, та зазначених боєприпасів до зброї та вибухових матеріалів», затвердженої наказом Міністерства внутрішніх справ України від 21.08.98 р. № 622 зі змінами;

• Закону України «Про лізинг» від 16.12.97 р. № 723/97-ВР зі змінами, внесеними Законом України «Про внесення змін в Закон України «Про лізинг» від 14.01.99 р. № 394-XIV;

• «Конвенції по міжнародному фінансовому лізингу», укладеної в Оттаві (Канада) 28.05.88 р;

• Наказу міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинного обліку» від 29.12.95 р. № 352;

• облікової політики банку;

• внутрішньо-банківських нормативних документів.

Основними завданнями організації обліку та контролю основних засобів банку є:

• правильне документальне оформлення операцій з придбання, введення в експлуатацію, переміщення, вибуття та своєчасне відображення в регістрах бухгалтерського обліку;

• правильне обчислення та відображення в обліку амортизації основних засобів;

• достовірне відображення в обліку проведених витрат на поліпшення та підтримання основних засобів у робочому стані;

• своєчасне відображення результатів переоцінки та інших змін вартості основних засобів та інших необоротних активів у регістрах бухгалтерського обліку;

• складання внутрішніх і зовнішніх звітів про наявність, стан та рух основних засобів та інших необоротних активів;

• контроль за витратами на поліпшення основних засобів;

• забезпечення контролю за збереженням основних засобів, інших необоротних активів;

• контроль за дотриманням внутрішніх процедур щодо надходження і використання основних засобів та виконання функцій їх збереження.

Для організації обліку операцій з основними засобами та іншими необоротними активами у банку необхідно забезпечити таке:

• документальне оформлення та відображення в обліку операцій з основними засобами (комлект первинних документів);

• облік капітальних інвестицій (будівництво, виготовлення, реконструкція, модернізація);

• порядок відображення в обліку операцій списання, передавання, реалізації, ліквідації основних засобів;

• порядок і метод нарахування амортизації, відображення в обліку;

• установлення єдиних строків корисного використання основних засобів по банку — юридичній особі;

• облік орендованих основних засобів (наданих, прийнятих у лізинг (оренду));

• порядок оцінювання та переоцінювання основних засобів.

Основними операціями з основними засобами та іншими необоротними матеріальними активами є: придбання; створення; по­ліпшення (удосконалення нематеріальних активів); обмін; підтри­мання; переоцінювання; нарахування амортизації; вибуття (реалі­зація, безоплатне передавання, ліквідація); вкладення в статутний капітал банку у формі основних засобів; надання (отримання) у фінансовий (оперативний) лізинг; застава; інвентаризація. До необоротних активів відносять основні засоби, інші необоротні матеріальні та нематеріальні активи, які можуть бути придбані або створені банком самостійно. Основні засоби — це матеріальні активи, які банк утримує з метою використання їх у процесі своєї діяльності, надання послуг, здавання в лізинг (оренду) іншим особам або для здійснення адміністративних і соціально-культурних функцій, очікуваний строк корисного використання (експлуатації) яких більше одного року (або операційного циклу, якщо він довший за рік). До основ­них засобів належать земля, будівлі, устаткування, банківське обладнання, комп’ютерна та обчислювальна техніка, приладдя, меблі, транспортні засоби, інструменти, інвентар та інші матеріальні цінності. Об’єктом основних засобівє закінчений пристрій з усіма пристосуваннями і приладдям до нього або окремий конструктив­но відокремлений предмет, призначений для виконання певних самостійних функцій, чи відокремлений комплекс конструктивно з’єднаних предметів одного або різного призначення, що мають для їх обслуговування загальні пристосування, приладдя, керування та єдиний фундамент, унаслідок чого кожен предмет може виконувати свої функції, а комплекс — певну роботу тільки у складі комплексу, а не самостійно. Облік основних засобів починається визнанням конкретного предмета активом банку. Визнання основних засобів активом банку може відбуватися за умови:

• якщо існує імовірність того, що банк отримає в майбутньому економічні вигоди від його використання;

• якщо його вартість може бути достовірно визначена.

Для оформлення операцій з руху основних засобів та контролю змін у складі активів у банку, створюється постійно діюча комісія, яка призначається наказом керівника установи банку. Одиницею обліку основних засобів є окремий інвентарний об’єкт основних засобів. Інвентарний об’єкт — це закінчена будова або відокремлений предмет, призначений для виконання самостійних функцій, або відокремлений комплекс конструктивно об’єднаних предметів однакового або різного призначення, що мають для їх обслуговування загальні пристрої управління та єдиний фундамент, унаслідок чого кожен предмет виконує свої функції, а комплекс — усю роботу тільки в сукупності. При організації обліку об’єктів основних засобів необхідно передбачити, що в разі, якщо один об’єкт основних засобів складається з частин, які мають різний строк корисного використання (експлуатації), то кожна з цих частин може визнаватися в бухгалтерському обліку як окремий об’єкт основних засобів. Оприбуткування основних засобів здійснюється на підставі нак­ладної про отримання основного засобу за первісною вартістю придбаного об’єкта, яка складається з таких витрат:

• сума, що сплачується постачальникам активів та підрядникам за виконання будівельно-монтажних робіт (без непрямих податків);

• реєстраційні збори, державне мито та аналогічні платежі, що здійснюються у зв’язку з придбанням (отриманням) прав на об’єкт основних засобів;

• сума ввізного мита;

• сума непрямих податків у зв’язку з придбанням (створенням) основних засобів (якщо вони не відшкодовуються банку);

• витрати на страхування ризиків доставки основних засобів;

• витрати на установку, монтаж, налагодження основних заходів;

• інші витрати, що безпосередньо пов’язані з доведенням основних засобів до придатного для використання за призначенням стану.

Адміністративні та інші витрати, які не належать беспосередньо до витрат на придбання об’єкта чи доведення його до робочого стану, не включаються до первісної вартості цього об’єкта. Кожному інвентарному об’єкту присвоюється відповідний інвентарний номер, який проставляється на предметі та в інвентарній картці. З метою зручності ведення бухгалтерського обліку банк самостійно на підставі зазначених груп установлює класифікацію основних засобів. Згідно з Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 7 «Основні засоби», затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 27.04.2000 р. № 92, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 18.05.2000 р. № 288/4509, для цілей бухгалтерського обліку основні засоби класифікуються за такими групами:

• земельні ділянки;

• капітальні витрати на поліпшення земель;

• машини та обладнання;

• транспортні засоби;

• інструменти, прилади, інвентар (меблі);

• інші основні засоби;

• інші необоротні матеріальні активи:

• бібліотечні фонди;

• малоцінні необоротні матеріальні активи;

• тимчасові (нетитульні) споруди;

• інші необоротні матеріальні активи.

Об’єкти основних засобів і нематеріальних активів вилучаються з активів (списуються з балансу) у разі їх вибуття внаслідок продажу, безоплатного передавання або невідповідності критеріям їх визначення як активу. Фінансовий результат від вибуття об’єктів основних засобів і нематеріальних активів визначається як різниця між доходом від вибуття основних засобів і нематеріальних активів (за вирахуванням непрямих податків і витрат, пов’язаних із вибуттям основ­них засобів і нематеріальних активів) та їх залишковою вартістю і відображається в обліку за балансовими рахунками № 6490 «Позитивний результат від продажу нематеріальних активів та основних засобів» та № 7490 «Негативний результат від вибуття нематеріальних активів та основних засобів». Об’єктом лізингу (оренди) є необоротні активи, що є власністю лізингодавця або придбані ним у власність за дорученням і погодженням з лізингоодержувачем у відповідного продавця майна. Залежно від того, чи передбачається правом лізингу (оренди) передавання всіх ризиків і вигод, що пов’язані з користуванням та володінням активом, лізинг (оренда) розглядається як фінансовий або оперативний. При оперативному лізингу (оренді) активи відображаються на балансі лізингодавця, а при фінансовому — на балансі лізингоодержувача. Основні засоби, передані у фінансовий лізинг (оренду), обліковуються лізингодавцем як виданий кредит. Лізингодавець відображає наданий у фінансовий лізинг (оренду) об’єкт у сумі мінімальних лізингових (орендних) платежів і негарантованої ліквідаційної вартості за вирахуванням фінансового доходу, що підлягає одержанню, з визначенням доходу від реалізації основних засобів, який відображається за балансовим рахунком № 6490 «Позитивний результат від продажу нематеріальних активів та основних засобів». Одночасно залишкова вартість об’єкта фінансового лізингу (оренди) виключається з балансу лізингодавця з відображенням витрат від реалізації основних засобів за балансовим рахунком № 7490 «Негативний результат від вибуття нематеріальних активів та основних засобів». Отримані лізингоодержувачем основні засоби у фінансовий лізинг (оренду) обліковуються за найменшою на початку строку лізингу (оренди) оцінкою, справедливою вартістю необоротного активу або теперішньою вартістю суми мінімальних лізингових (орендних) платежів на окремому аналітичному рахунку «Фінансовий лізинг (оренда)» балансового рахунку № 4400 «Основні засоби». Під час продажу основного засобу з укладанням угоди про його одержання продавцем у фінансовий лізинг (оренду) дохід від продажу визначається:

• у розмірі вартості продажу основного засобу, якщо вартість продажу нижча або дорівнює балансовій вартості проданого основного засобу;

• у розмірі балансової (залишкової) вартості проданого основного засобу, якщо вартість продажу (після відрахування непрямих податків та інших вирахувань з доходу) вища, ніж балансова вартість проданого необоротного активу. Сума вартості продажу основного засобу (за всіма відрахуваннями), що перевищує його балансову (залишкову) вартість, включається продавцем-лізинго­одержувачем до відповідних звітних періодів протягом строку фінансового лізингу (оренди). Одночасно балансова (залишкова) вартість проданого об’єкта виключається з балансу лізингоодержувача з відображенням у складі витрат реалізованих основних засобів.

Балансова вартість проданого об’єкта виключається з балансу лізингоодержувача з відображенням у складі витрат реалізованих основних засобів, крім тих випадків, коли майбутні лізингові (орендні) платежі, що є зниженими порівняно з ринковими, компенсують втрати від продажу основних засобів. Втрати, що компенсуються зниженими лізинговими (орендними) платежами, виключаються у звітному періоді з балансової (залишкової) вар­тості реалізованого об’єкта і зараховуються до складу витрат майбутніх періодів із включенням їх до витрат відповідного звітного періоду протягом строку лізингу (оренди). Облік основних засобів, переданих в оперативний лізинг (орен­ду), ведеться лізингодавцем на окремому аналітичному рахунку «Оперативний лізинг (оренда)» балансового рахунку 4400 «Основні засоби». Прийняті в оперативний лізинг (оренду) основні засоби на під­ставі акта приймання-передання обліковуються лізингоодержува­чем за позабалансовим рахунком № 9840 «Основні засоби та нематеріальні активи, що прийняті в оперативний лізинг (оренду)» за вартістю, яка зазначається в угоді про оперативний лізинг (оренду). Організація обліку операцій застави здійснюється відповідно до умов, зазначених в угоді про заставу, тобто заставлене майно може перебувати як у заставодавця, так і в заставодержателя або бути у третьої особи в експлуатації чи на зберіганні. Незалежно від того, перебуває заставлене майно у заставодавця чи заставодер­жателя, експлуатується чи зберігається до часу реалізації застави, його облік та нарахування амортизації здійснює заставодавець. Контроль за наявністю основних засобів та інших матеріальних активів здійснюється під час проведення інвентаризації з дотриманням вимог чинного законодавства та в обов’язковому порядку перед складанням річного звіту. 15.2. Організація аналітичного і синтетичного обліку основних засобів Аналітичний облік основних засобів забезпечується веденням інвентарної книги та інвентарних карток, який може здійснюватися автоматизовано або вручну. Записи в інвентарній книзі здійснюються за кожним предметом окремо. При цьому будь-яка фор­ма ведення цих регістрів повинна забезпечувати наявність усіх необхідних реквізитів та звіряння даних аналітичного обліку із синтетичним обліком на будь-яку дату. Згідно з основними вимогами щодо організації роботи зі зброєю, визначеними Інструкцією про порядок виготовлення, придбання, зберігання, обліку, перевезення та використання вогнепальної, пневматичної і холодної зброї, пристроїв вітчизняного виробництва для відстрілу патронів, споряджених гумовими чи аналогічними за своїми властивостями метальними снарядами несмертельної дії, та зазначених патронів, а також боєприпасів до зброї та вибухових матеріалів, затвердженою наказом Міністер- ства внутрішніх справ України від 21.08.98 р. № 622 та зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 07.10.98 р. № 637/3077 (зі змінами), облік зброї ведеться в окремій інвентарній книзі. Інвентарна книга має бути пронумерована, прошнурована, засвідчена підписами керівника та головного бухгалтера, скріплена відбитком печатки банку та зберігатись у призначеної відповідальної особи. Інвентарні книги обліку основних засобів наприкінці року не закриваються і записи в них продовжуються в новому році. Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку в регістрах синтетичного та аналітичного обліку шляхом подвійного запису їх на взаємопов’язаних рахунках бухгалтерського обліку. Синтетичний облік ведеться за допомогою балансових рахунків четвертого порядку Плану рахунків бухгалтерського обліку комерційних банків України. Внутрішній план аналітичних рахунків розробляється банком самостійно, який дає змогу більш детально обліковувати банківські операції. В операційному дні банку можуть відкриватися окремі аналітичні рахунки за групами основних засобів, визначених банком, за балансовими рахунками таких груп:

• № 440 «Основні засоби»;

• № 443 «Капітальні інвестиції за основними засобами»;

• № 450 «Інші необоротні матеріальні активи»;

• № 453 «Капітальні інвестиції за основними засобами, що прийняті в оперативний лізинг (оренду)».

Згідно з вимогами НБУ аналітичні рахунки відкриваються за окремими розділами (службові будівлі та споруди; житлові приміщення; комп’ютерне обладнання та ін.) залежно від пот­реб банку. Первісна вартість основних засобів може збільшуватися на суму витрат, пов’язаних із поліпшенням об’єкта (модернізація, модифікація, добудова, дообладнання, реконструкції тощо), у результаті чого збільшуються майбутні економічні вигоди, первісно очікувані від використання цього об’єкта. Облік витрат, пов’язаних із поліпшенням основних засобів, здійснюється за рахунками капітальних інвестицій в розрізі видів груп основних засобів для внутрішніх потреб банку. Передбачається використання в обліку таких видів оцінки основних засобів:

• первісна вартість (договірна, справедлива, ринкова);

• переоцінена вартість (індексована, приведена до рівня ринкових цін).

Банк переоцінює об’єкт основних засобів, якщо його залишкова вартість значно (більше ніж на 10 %) відрізняється від справедливої його вартості на дату складання балансу. У разі переоцінки об’єкта основних засобів на ту саму дату здійснюється переоцінка всіх об’єктів групи основних засобів, до якої належить цей об’єкт. Справедлива вартість — сума, за якою може бути здійснений обмін активу або оплата зобов’язань у результаті операції між обізнаними, заінтересованими та незалежними сторонами. Поняття справедливої вартості застосовується при здійсненні операцій обміну, безоплатного отримання, внеску до статутного капіталу, об’єднання підприємств. Справедливою вартістю для окремих елементів активів є:

• для землі, будівель — ринкова вартість;

• для машин та устаткування — ринкова вартість або відновлена вартість (вартість придбання) за вирахуванням суми зносу на дату оцінювання;

• для інших основних засобів — відновлена вартість (сучасна вартість придбання) за вирахуванням суми зносу на дату оцінювання;

• для нематеріальних активів — поточна ринкова вартість, а за відсутності такої вартості — оцінна вартість, яку установа сплатила б за актив у разі операції між обізнаними, заінтересованими і незалежними сторонами, виходячи з наявної інформації.

Ринкова вартість — сума, яку можна отримати від продажу активу на активному ринку. Переоцінена вартість і сума зносу об’єкта основних засобів визначається множенням первісної вартості та суми зносу об’єкта основних засобів на індекс переоцінки. Індекс переоцінки визначається діленням справедливої вартості об’єкта, який переоцінюється, на його залишкову вартість. Відомості про зміни первісної вартості та суми зносу основних засобів вносяться до регістрів їх аналітичного обліку: інвентарні книги, інвентарні картки та відображаються за відповідними аналітичними рахунками. Суми дооцінки залишкової вартості об’єкта основних засобів включаються до складу додаткового капіталу та відображаються в обліку за балансовим рахунком № 5100 «Результати переоцінки основних засобів», а сума уцінки — до складу витрат і відображається в обліку за балансовим рахунком № 7499 «Інші небанківські операційні витрати». Уцінка основних засобів здійснюється за рахунок дооцінки за цим об’єктом, а за недостатності суми дооцінки — за рахунок витрат банку. Для правильного відображення в обліку результатів дооцінки (уцінки) об’єктів основних засобів банк має забезпечити в аналітичному обліку накопичення інформації щодо раніше здійснених дооцінок (уцінок) за кожним об’єктом основних засобів. На частоту переоцінок основних засобів впливає коливання справедливої вартості основних засобів, що переоцінюються. Перед складанням річного звіту на дату проведення інвентаризації обов’язково здійснюється перевірка реальної вартості основних засобів. Усі об’єкти основних засобів підлягають амортизації (крім зем­лі). Земля — це актив, за яким не нараховується амортизація, оскільки строк її використання практично не обмежений. Нарахування амортизації за основними засобами починається з першого числа місяця, наступного за місяцем, в якому об’єкт основних засобів став придатним для корисного використання, і припиняється починаючи з першого числа місяця, наступного за місяцем вибуття об’єкта основних засобів. За кожним об’єктом основних засобів визначається вартість, яка амортизується. Установлення строку корисного використання основного засобу випливає з його технічних можливостей та економічної суті. При визначенні строку корисного використання (експлуатації) враховується:

• очікуване використання об’єкта банком з урахуванням його потужності;

• фізичний та моральний знос, що передбачається;

• правові або подібні обмеження щодо строків використання об’єкта та інші фактори.

Нарахування амортизації проводиться щомісячно і зменшує залишкову вартість основних засобів. Банком самостійно обираються методи нарахування амортизації, які визначаються обліковою політикою та внутрішньобанківським порядком нарахування амортизації. Відповідно до чинного законодавства банком може бути застосований один з таких методів нарахування амортизації:

• прямолінійний, за яким річна сума амортизації визначається діленням вартості, що амортизується, на очікуваний період використання об’єкта основних засобів;

• зменшення залишкової вартості, за яким річна сума амортизації визначається як добуток залишкової вартості на дату, з якої починається нарахування амортизації, та річної норми амортизації. Річна норма амортизації (у процентах) обчислюється як різниця між одиницею та результатом кореня ступеня кількості років корисного використання об’єкта у результаті ділення ліквідаційної вартості об’єкта на його первісну вартість;

• прискореного зменшення залишкової вартості, за яким річна сума амортизації визначається як добуток залишкової вартості об’єкта на початок звітного року або первісної його вартості на дату, з якої починається нарахування амортизації, та річної норми амортизації, яка обчислюється залежно від строку корисного використання об’єкта, і подвоюється;

• кумулятивного, за яким річна сума амортизації визначається як добуток вартості, що амортизується, та кумулятивного коєфіцієнта. Кумулятивний коєфіцієнт розраховується діленням кількості років, що залишаються до кінця очікуваного строку використання об’єкта основних засобів, на суму числа років його корисного використання;

• виробничого, за яким місячна сума амортизації визначається як добуток фактичного місячного обсягу продукції (робіт, послуг) та виробничої ставки амортизації. Виробнича ставка амортизації обчислюється діленням вартості, що амортизується, на загальний обсяг продукції (робіт, послуг), який банк очікує виробити (виконати) із використанням об’єкта основних засобів.

Установлений метод нарахування амортизації зберігається на весь строк корисного використання конкретних активів і не змінюється залежно від економічного стану банку. Розрахунок амортизаційних відрахувань при використанні майна за лізингом може здійснюватись звичайним методом, залежно від балансової вартості обладнання, строку його дії і встановленої норми амортизації, і методом прискореної амортизації, за якого норма річних амортизаційних відрахувань на повне відновлення збільшується відповідно до норм амортизації. Величина амортизаційних відрахувань А, які належать лізингодавцю: А = С ? Н(а) ? Т / 100, де С — балансова вартість обладнання; Н — норма амортизаційних відрахувань на повне відновлення; Т — період дії лізингової угоди. Сума лізингових платежів за лізинговою угодою складає: Л(п) = А + П(к) + П(ком) + П(у) + П(д). Наведена методика визначення лізингових платежів може розглядатись як підстава розрахунку плати за лізингом незалежно від його виду. Витрати лізингоодержувача на поліпшення об’єкта фінансового лізингу (модернізація, добудова, дообладнання, модифікація, реконструкція), що призводять до збільшення майбутніх економічних вигод, які первісно очікувалися від його використання, відображаються як капітальні інвестиції, що включаються до вар­тості об’єкта фінансового лізингу. Лізингоодержувач протягом періоду очікуваного використання об’єкта фінансового лізингу нараховує амортизацію основних засобів. Періодом очікуваного використання об’єкта фінансового лізингу є строк корисного використання або коротший з двох періодів — строк лізингу або строк корисного використання об’єк­та фінансового лізингу. Метод нарахування амортизації об’єкта фінансового лізингу визначається лізингоодержувачем відповідно до порядку нарахування амортизації основних засобів. Затрати лізингоодержувача на поліпшення об’єкта оперативного лізингу (оренди) (модернізація, модифікація, добудова, дообладнання, реконструкція тощо), що ведуть до збільшення майбутніх економічних вигод, які первісно очікувалися від його використання, відображаються лізингоодержувачем як капітальні інвестиції у створенні інших необоротних матеріальних активів і обліковуються за балансовими рахунками № 4530 «Капітальні інвестиції за основними засобами, що прийняті в оперативний лізинг (оренду)». Завершені капітальні інвестиції відображаються за окремим аналітичним рахунком балансового рахунку № 4500 «Інші необоротні матеріальні активи» й амортизуються протягом строку, за який проведено поліпшення об’єкта, але не більше строку лізингу (оренди). Амортизація суми, витраченої на поліпшення об’єкта оперативного лізингу (оренди), нараховується із застосуванням прямолінійного або виробничого методів і відображається за окремим аналітичним рахунком балансового рахунку № 4509 «Знос інших необоротних матеріальних активів». У разі, якщо об’єкт оперативного лізингу (оренди) повертається лізингодавцю у зв’язку з достроковим припиненням лізингу, а також у зв’язку з неможливістю відокремити створений об’єкт від об’єкта лізингу, то недоамортизована частина витрат на по­ліпшення об’єкта лізингу відображається за балансовим рахун­ком № 7421 «Витрати на утримання основних засобів, що отримані в лізинг (оренду)» за окремим аналітичним рахунком. 15.3. Організація документообігу за операціями банку з основними засобами При організації документообігу за операціями з основними засобами банками використовуються типові форми первинної документації, які затверджені наказом Мінстату від 29.12.95 р. № 352; акт приймання-передання (внутрішнього переміщення) ос­новних засобів, ф. 03-1; акт приймання-здавання відремонтова­них, реконструйованих та модернізованих об’єктів, ф. 03-2; акт на списання, ф. 03-3; акт на списання автотранспортних засобів, ф. 03-4; інвентарна картка обліку основних засобів, ф. 03-6; опис інвентарних карток, ф. 03-7; картка обліку руху основних засобів, ф. 03-8; інвентарний список основних засобів, ф. 03-9; розрахунок амортизації основних засобів, ф. 03-14, 03-15, 03-16. За наказом керівника банку за кожним видом операції розробляється графік документообігу, в якому визначається час проходження документів на всіх етапах обробки інформації структурними підрозділами, які беруть участь в оформленні документа. У графіку конкретних операцій з руху основних засобів (приймання, оприбуткування, внутрішнє переміщення (безоплатне передання, продаж та ін.), наводиться зміст роботи з документом, який складається з таких етапів: підготовки технічної документації; складання та підписування документа; перевірка за змістом операції та підписання; затвердження документа; відображення даних у регістрах бухгалтерського обліку. Працівники установи банку зобов’язані надавати первинні документи в строки, які встановлені графіком документообігу. Усі первинні документи, якими оформляються операції із введення в експлуатацію, списання основних засобів, підписуються членами комісії, призначеної розпорядженням керівника банку. На підставі накладної та інших технічних документів складається акт приймання-передання основних засобів, ф. 03-1. Акт є первинним бухгалтерським документом, у якому зазначена основ­на інформація, зокрема детальна характеристика об’єкта, дата введення в експлуатацію, коротка технічна характеристика, висновок комісії, та засвідчується підписом особи, яка прийняла основні засоби та відомості для нарахування амортизації. Акт приймання-передання основних засобів затверджується керівником установи банку і зберігається разом з технічною документацією в бухгалтерських документах дня. Вилучені з активів (списані з балансу) об’єкти основних засобів у разі їх вибуття внаслідок продажу, безоплатного передавання тощо оформляються актом на списання, в якому докладно висвітлюються причини списання об’єкта основних засобів, стан його основних частин, деталей, вузлів. Окремого документального оформлення потребують операції щодо вилучення, здавання лому дорогоцінних металів та інших цінностей з основних засобів, що списуються. При здійсненні модернізації чи реконструкції складається акт приймання-здавання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об’єктів, ф. 03-2, який передається до бухгалтерії, на підставі якого здійснюється збільшення балансової вартості об’єкта та вносяться зміни до нарахування амортизації. Ліквідація основних засобів оформлюється актом на списання (форма 03-3, 03-4), на підставі якого в бухгалтерії робиться запис в описі інвентарних об’єктів (книзі) та з обліку вилучається інвен­тарна картка. Вилучені інвентарні картки за вибувшими основ­ними засобами зберігаються в банку згідно з установленими строками зберігання документів. Ліквідаційна комісія, яка здійснює ліквідацію, оформлює акт ліквідації довільної форми. Документальне вибуття основних засобів оформляється актами на списання та актами на ліквідацію основних засобів. Підставою для складання зазначених вище актів є висновок про непридатність подальшого використання основних засобів. Акти подаються на розгляд постійно діючої комісії зі списання основних засобів, яка здійснює контроль за перевіркою правильності оформлення актів списання товарно-матеріальних цінностей та їх ліквідацією. На підставі даних первинних документів здійснюється бух­галтерський запис в ОДБ та в інвентарних картках, які є під­ставою для ведення аналітичного пооб’єктного обліку основних засобів, а також вносяться зміни у відомості розрахунку амортизації щодо збільшення балансової вартості основних засобів на суму витрат, пов’язаних із завершенням модернізації, реконструкції тощо. Заповнені інвентарні картки реєструються в описі інвентарних карток з обліку основних засобів та в інвентарній книзі. За даними інвентарних карток проставляються інвентарні номери на об’єктах основних засобів. Інвентарні номери на об’єктах основних засобів можуть проставлятися з використанням штрихових кодів. На кожний об’єкт обліку прикріплюється етикетка або ярлик з індивідуальним унікальним номером, продубльованим у вигляді штрихового коду для автоматичного зчитування. Паперові етикетки та ярлики можуть бути надруковані на обладнанні для термотрансферного друку або бути виготовлені з алюмінію, кераміки та сталі. За допомогою переносного терміналу з невід’ємним сканером штрихових кодів за кожним об’єктом обліку закріплюється унікальний номер штрихового коду, нанесеного на етикетку, і вводиться інформація про належність об’єктів обліку підрозділам. Обмін інформацією між комп’ютером робочого місця матеріального обліку і переносним терміналом здійснюється через коммунікаційно-зарядний пристрій у пакетному режимі. Система забезпечує:

• ідентифікацію та облік об’єктів інвентаризації;

• автоматичне передання даних інвентаризації з переносного терміналу в базу даних комп’ютера за допомогою коммунікаційно-зарядного пристрою;

• автоматичний аналіз отриманих даних при інвентаризації об’єктів обліку з прив’язкою до конкретного приміщення і видачу зведеної інформації на екран переносного терміналу;

• формування звітних бухгалтерських форм.

У випадку, коли потрібно підвищити захищеність системи, наприклад, у системі документообігу, можуть застосовуватись двомірні штрихові коди, які дають змогу кодувати великий обсяг інформації і які є більш стійкими до викривлювання. Крім унікального номера об’єкта обліку, такий штриховий код дає можливість інформації описового характеру, а також значення цифрового підпису, за яким можна перевірити цілісність і належність даної інформації до системи. Для забезпечення гнучкості застосування, легкості супроводження і розвитку такої системи, інтеграцію з бухгалтерськими додатками потрібно здійснювати із використанням технологій Інтернет. При проведенні інвентаризації перевіряється наявність основ­них засобів згідно з інвентаризаційними описами. Після звірки даних інвентаризаційних описів з даними обліку виявляються розбіжності, причини яких з’ясовуються. При виявленні розбіжностей і неточностей у бухгалтерському обліку або технічній документації вносяться відповідні виправлення та уточнення. Основні засоби, що перебувають у лізингу (оренді), у ремонті тощо, вносяться до інвентаризаційного опису на підставі актів, накладних та інших документів, які засвідчують приймання зазначеного майна переробними, ремонтними, обслуговуючими та іншими підприємствами. На основні засоби, не придатні для використання, інвентаризаційні комісії складають акти на списання. Результати інвентаризації відображаються у протоколі засідання інвентаризаційної комісії. Протокол інвентаризаційної комісії має бути у п’ятиденний термін розглянутий і затверджений керівником банку. Результати інвентаризації відображаються в обліку і звітності того місяця, в якому закінчено інвентаризацію. Після завершення звітного року в книзі робиться відмітка про звіряння аналітичного обліку з синтетичним, яка підтверджується підписом головного бухгалтера чи іншою відповідаль­ною особою. Інвентарні картки, а також картки (відомості) обліку руху основних засобів сумарно звіряються з даними балансових рахунків аналітичного та синтетичного обліку для встановлення їх відповідності. Наприкінці звітного періоду за даними аналітичного та синтетичного обліку формуються необхідні форми звітності за операціями з основними засобами. Документи за операціями з основними засобами форму­ються в окрему папку з іншими документами із внутрішньо­банківських операцій та зберігаються в установленому банком порядку. Картки обліку основних засобів підлягають обов’язковому збе­ріганню у металевих шафах, сейфах, ящиках у приміщеннях, що охороняються.

15.4. Організація контролю за наявністю основних засобів та їх використанням Організація контролю за наявністю основних засобів та інших необоротних активів та їх використанням має забезпечити виконання таких завдань:

• забезпечення чіткого дотримання вимог законодавчих актів України, нормативних документів НБУ та внутрішніх положень банку щодо питань обліку основних засобів та їх збереження;

• правильне й своєчасне документування та відображення опе­рацій за рухом основних засобів;

• правильне і своєчасне нарахування амортизації (зносу);

• повноту закріплення об’єктів основних засобів за матеріально відповідальними особами;

• дотримання умов зберігання основних засобів;

• запобігання упущень та зловживань при здійсненні операцій з основними засобами.

Загальний контроль за надходженням та вибуттям основних за­собів здійснюється керівництвом банку або уповноваженими особами. Контроль та регулювання рухом основних засобів здійснюється через вивчення даних первинних документів, регістрів аналітичного обліку і звітності. Своєчасність оприбуткування основних засобів (будівництво, придбання, безкоштовне надходження) контролюється за актами приймання-передання основних засобів. При зарахуванні на баланс об’єктів основних засобів здійснюється контроль правильності оцінки основних засобів (при введенні в експлуатацію, отриманні у фінансовий лізинг (оренду), безкоштовному отриманні, переоцінці основних засобів). Основними напрямами контролю за нарахуванням амортизації основних засобів є: правильність формування груп основних засобів, установлення строку корисного використання, який визначений банком, та дотримання встановлених норм амортизації за групами основних засобів. Контроль за нарахуванням амортизації основних засобів здійснюється відповідно до внутрішніх положень, розроблених банком, та їх відображенням в обліку за відповідними аналітичними рахунками балансових рахунків. При вилученні з активів об’єктів основних засобів (списання з балансу) у разі вибуття внаслідок продажу, безоплатного передання або невідповідності критеріям їх визнання як активів, завданнями контролю є:

• з’ясування конкретних причин списання основних засобів;

• визначення можливості використання окремих вузлів, деталей, матеріалів об’єкта та їх оцінювання;

• перевірка актів на списання з використанням необхідної технічної документації.

При організації контролю операцій із вибуття основних засобів приділяється увага відповідності здійснених операцій чинному законодавству, зокрема правилам оцінювання майна, умовам реалізації, документальному оформленню процесу продажу чи купівлі і відображенню в бухгалтерському обліку. Контроль за використанням, збереженням основних засобів здійснюється спеціально призначеними відповідальними особами, з якими укладається угода про матеріальну відповідальність згідно з чинним законодавством. Первинний контроль за оформленням операцій з основних засобів здійснює працівник банку, який виходячи зі змісту документів перевіряє правильність їх оформлення і наявність порушень процедур бухгалтерського обліку. Організація контролю за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку операцій, пов’язаних з основними засобами ведення аналітичного та синтетичного обліку, покладається на головного бухгалтера банку. Важливим моментом в організації бухгалтерського контролю з метою виявлення і приведення у відповідність даних бухгалтерського обліку з фактичною наявністю основних засобів є інвентаризація основних засобів. Загальна схема проведення інвентаризації

Інвентаризація основних засобів в установах банку проводиться не менше одного разу на рік. Інвентаризація будівель, споруд та інших нерухомих об’єктів може проводитись раз на три роки. Інвентаризація основних засобів проводиться банками з дотриманням вимог Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженої наказом Міні­стерства фінансів України від 11.08.94 р. № 69, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 26.08.94 р. № 202/412 (зі змінами). При проведенні контролю за операціями з основними засобами перевіряється:

• правильність ведення інвентарних карток індивідуального і групового обліку основних засобів;

• своєчасне заповнення всіх реквізитів у них;

• збереження первинних документів;

• повнота і своєчасність проведення інвентаризації основних засобів;

• правильність відображення її результатів у бухгалтерському обліку;

• достовірність даних про наявність і рух основних засобів за класифікаційними групами перевіряється зіставленням суми, одержаної шляхом порівняння вартості об’єктів, проставленої в інвентарних картках, із показниками відомості обліку руху основ­них засобів відповідної класифікаційної групи;

• відповідність даних аналітичного обліку основних засобів їх залишку за балансовими синтетичними рахунками обліку основних засобів;

• правильність переоцінки основних засобів за відновною вар­тістю та її відображення в бухгалтерському обліку.

Проведення інвентаризації є обов’язковим при реорганізації, ліквідації установ банку та перед складанням річної бухгалтерської звітності. Для проведення інвентаризації основних засобів створюється інвентаризаційна комісія, склад якої затверджується наказом керівника банку. Під час проведення інвентаризації основних засобів установлюється не лише їх наявність, а й фактичний стан технічних паспортів та іншої технічної документації за інвентарними об’єктами та правильність зарахування до відповідної групи активів. Установа банку при проведенні інвентаризації, зобов’язана переглядати метод нарахування амортизації і строк корисного використання активів. Перед складанням річного бухгалтерського звіту дані статей ба­лансу мають бути обґрунтовані результатами ретельно проведеної інвентаризації основних засобів. При цьому до подання річного бухгалтерського звіту на підставі затверджених керівником банку пропозицій постійно діючих інвентаризаційних комісій про врегулювання розходжень фактичної наявності цінностей із даними бухгалтерського обліку, що виявлені під час інвентаризації, мають бути внесені відповідні записи в реєстри і рахунки бухгалтерського обліку. Обов’язковому контролю підлягають підшиті первинні документи в документи дня та їх зберігання в поточному архіві та постійному місці зберігання.