• 11.3. Організація обліку операцій зі сплати процентів та погашення депозиту

При організації обліку операцій із погашення депозиту банком ураховуються порядок і методика сплати процентів за ним. На дату погашення депозиту необхідно зробити нарахування процентів за період з останньої дати нарахування до дати погашення та відобразити в обліку за аналітичними рахунками відповідні балансові рахунки. У строковому депозитному договорі рекомендується передбачати порядок перерахування суми депозиту та процентів за ним після закінчення встановленого строку депозиту. Взаємні зобов’язання і відповідальність сторін за депозитним договором не можуть змінюватися в односторонньому порядку без згоди обох сторін. Зміни до договорів оформляються додатковими угодами. Банк щоденно відстежує строки погашення депозиту, визначені депозитним договором, та порядок його сплати і погашення. Строкові депозити клієнтам банку (крім фізичних осіб) погашаються в безготівковому порядку перерахуванням коштів на поточні (кореспондентські) рахунки. Фізичним особам — депонентам банку — сплата депозиту може здійснюватися готівкою або в безготівковому порядку через зарахування на поточний рахунок, якщо це передбачено умовами депозитного договору. Поточні депозитні рахунки клієнтів банку можуть бути повернені на першу вимогу клієнта в строки, передбачені умовами договору. Якщо умовами договору не передбачено порядок перерахування суми депозиту після закінчення встановленого терміну, то сума депозиту, що не отримана депонентом своєчасно, обліковується за тим самим рахунком, що й раніше. Якщо на вимогу депонента банком повертається депозит до закінчення дії депозитного договору, то банк може застосовувати знижену процентну ставку, за умови, що це передбачено депозит­ним договором. При достроковому поверненні депонента суми депозиту установою банку здійснюється перерахування процентів за зниженою процентною ставкою за період із дати залучення до дати дострокового повернення депозиту. Різницю між нарахованими раніше процентами та процентами, що підлягають сплаті за зниженою ставкою, банк відносить на зменшення своїх процентних витрат. Згідно з умовами депозитного договору, при періодичній сплаті процентів депоненту, різниця між раніше сплаченими та перерахованими за зниженою ставкою процентами повертається банку, тобто сплачується депонентом або утримується банком із суми депозиту. Якщо дати нарахування і сплати процентів збігаються, то банк згідно з умовами договору та з урахуванням внутрішньої облікової політики банку може безпосередньо відносити відповідну суму процентів на рахунки витрат у кореспонденції з поточним рахунком вкладника. Нарахування та сплата процентів за депозитом овернайт може здійснюватися одночасно з його поверненням. Якщо банк при розміщенні депозиту в іноземній валюті не може визначити суму овернайту, то бухгалтерські проведення здійсню­ються наступного дня із зазначенням дати валютування. Нараховані процентні доходи за депозитом можуть сплачуватися депоненту:

• при погашенні депозиту;

• періодично;

• авансом.

Якщо після закінчення дії депозитного договору депонент не отримує процентів, то згідно з умовами договору несплачені нараховані проценти приєднуються до депозиту або враховуються за рахунками нарахованих витрат відповідно до облікової політики банку та внутрішньобанківських регламентуючих документів. Банком розробляються порядок і методика організації обліку за депозитними рахунками, за якими протягом трьох років і біль­ше не здійснювались операції, крім зарахування процентів. За такими рахунками банк може передбачати щорічне перенесення залишків коштів на окремі аналітичні рахунки нерухомих вкладів відповідних балансових рахунків. Перенесення залишків не вважається юридичним закриттям рахунків (вкладів), які можуть бути закриті лише у порядку, встановленому законодавством України. Обліковою політикою або іншими внутрішніми нормативними документами банк може передбачати капіталізацію процентів за депозитними операціями (процес нарощування депозиту за рахунок процентів за депозитом). У такому разі банком здійснюється подальше нарахування процентів на суму депозиту з урахуванням процентів. 11.4. Організація документообігу за депозитними операціями банку З метою упорядкування руху та своєчасного одержання первинних документів для записів у бухгалтерському обліку за наказом керівника установи банку встановлюється графік документообігу, в якому визначається час проходження документів на всіх етапах обробки інформації структурними підрозділами установи банку.

• Організація документообігу за депозитними операціями банку має складатися з таких етапів:

• перевірки правильності оформлення та змісту документів, що надійшли;

• визначення можливості виконання операції залежно від стану рахунку;

• перевірки та оформлення бухгалтерського проведення в документі, підписання її відповідальним виконавцем;

• передання документів до автоматизованої обробки;

• відправки документів з філії до Банку з забезпеченням усіх внутрішніх вимог банку щодо їх доставки;

• використання первинних документів для перевірки правильності відображення операцій в особовому рахунку клієнта;

• групування документів та їх підшивок в документи дня;

• зберігання документів.

Для відкриття депозитного рахунку банк формує юридичну справу клієнта, до якої входять:

• заява фізичної особи на відкриття рахунку;

• договір;

• копії перших чотирьох сторінок паспорта;

• довіреність на відкриття рахунку, якщо він відкривається вкладником.

При отриманні документів на відкриття депозитних рахунків установи банку зобов’язані перевірити відповідність наданих документів чинному законодавству. У випадках виявлення підроблених (недостовірних) документів, що надані клієнтом для відкриття строкових депозитних рахунків, установа банку зобов’язана негайно повідомити про це органи внутрішніх справ із зазначенням паспортних даних уповноважених осіб, що подають документи на відкриття рахунку. Договір має бути укладений письмово у двох примірниках, по одному для депонента та установи банку. Обидва примірники договору мають бути ідентичними та виключати виправлення, помарки, підчистки у тексті договору. Текст договору друкується з обох боків одного аркуша. Якщо текст депозитного договору не розміщується на одному аркуші, то кожну сторінку договору підписують обидві сторони. При відкритті депозитного рахунку територіально відокремленою безбалансовою філією банку другий примірник договору в складі щоденного звіту передається разом із іншими первинними документами банку. Кожному договору присвоюється номер у книзі реєстрації договорів. Усі депозитні рахунки, що відкриваються клієнтом банку реєструються в книзі відкритих рахунків, яка ведеться в розрізі балансових рахунків четвертого порядку. Банк організовує ведення реєстрації відкритих рахунків за такими даними:

• номер балансового рахунку;

• номер особового рахунку;

• код контрагента;

• найменування контрагента;

• дата відкриття рахунку;

• дата закриття рахунку;

• підстава про відкриття або закриття рахунку.

У разі закриття депозитного рахунку в книзі реєструється дата його закриття. Номери закритих рахунків не можуть бути присвоєні новим клієнтам банку. Книга має бути пронумерована, прошнурована, засвідчена під­писами керівника та головного бухгалтера установи банку, скріп­лена відбитком печатки банку та зберігатись у призначеної від­повідальної особи. Книга відкритих рахунків може вестись в електронному вигляді, але в такому разі вона роздруковується і зберігається в архіві з обов’язковим роздрукуванням за станом на 1-ше число звітного місяця змін, що відбулися протягом минулого місяця. Внутрішніми положеннями банк установлює порядок зберіган­ня особових рахунків за депозитними операціями клієнтів банку, а саме: зберігання в окремих картотеках, які замикаються та опечатуються. Банк організовує зберігання первинних документів (заяви клієнтів та договори) на відкриття депозитних рахунків з усіма необхідними документами щодо відкриття депозитних рахунків в окре­мій справі за кожним клієнтом. Вилучення документів з цих справ не допускається. У справу, що стосується юридичної особи, вміщується листування про зміну права підпису і документи, що визначають повноваження на розпорядження рахунком, заяви-зобов’язання про відкриття позичкових рахунків, інформаційні відомості, а також копії розпорядження про відкриття рахунків. Цій справі присвоюється такий самий номер, як і поточному рахунку юридичної особи. Банк розробляє порядок і форму ведення касового журналу (операційного щоденника), який складається на підставі докумен­тів окремо за надходженнями і видатками каси. При відображенні операцій за депозитними вкладами в касовому журналі може передбачатися перелік таких даних: номер рахунку, за яким проведена операція, прізвище та ініціали вкладника, прийнята чи видана сума за рахунком вкладника відповідно в графі «Готівка-надходження» або «Готівка-видаток», а також сума коштів за операціями зарахування і списання за депозитним вкладом, яка відображається в касовому журналі (операційному щоденнику) у графі «Меморіальні обороти». Операційні щоденники (які складаються в автоматизованому режимі) друкуються і використовуються для звіряння касових оборотів. Відповідальність за своєчасне складання первинних документів за депозитними операціями і достовірність інформації, що міститься в них, а також за їх передання в обумовлені терміни для подальшого обліку банк покладає на відповідальні особи, які скла­ли і підписали ці документи. Внутрішнім розпорядженням головного бухгалтера банку покладається відповідальність на уповноваженого працівника за зберігання документів (справ) щодо оформлення рахунків, які можуть зберігатися в шафах і замикатися. Чинні зразки підписів клієнтів зберігаються в картотеках, що замикаються. За їх схоронність несуть відповідальність окремі операційні працівники. Поточний рахунок юридичної особи закривається на підставі її заяви або в інших випадках, передбачених чинним законодавством України. Поточний рахунок фізичної особи закривається на підставі її заяви або у разі смерті та в інших випадках, передбачених договором або чинним законодавством України. Прибутково-видаткові ордери за депозитними рахунками фізич­них осіб, які ведуться в окремих підсистемах, передаються в бухгал­терію наступного контролю, а в документи банківського дня підшиваються довідки про кількість і суму переданих первинних документів. Документи за депозитними операціями клієнтів можуть підшиватися в окремі папки з відміткою у зведеній довідці окремо зшитих документів про кількість і суму дебетових і кредитових оборотів. Терміни зберігання документів за депозитними операціями визначено «Переліком документів Національного банку України, установ і організацій його системи, акціонерно-комерційних та комерційних банків України із зазначенням строків зберігання», затверджених постановою Правління Національного банку України від 23.12.96 р. № 327.

11.5. Організація контролю депозитних операцій банку Внутрішньобанківський контроль за депозитними операціями банку — це сукупність процедур, які забезпечують дотримання положень внутрішніх і зовнішніх нормативних актів при здійсненні операцій банку та достовірність і повноту наданої інформації. Складовою внутрішньобанківського контролю є бухгалтерський контроль. Бухгалтерський контроль відповідно до облікової політики банку, інструктивних документів та чинного законодавства щодо здійснення депозитних операцій банку та достовірності фінансової звітності — передбачає застосування сукупності процедур, які забезпечують безпомилкове відображення операцій відповідно до їх економічної сутності, наявність у роботі операційних процедур та продуктивність системи документообороту. При організації бухгалтерського контролю за депозитними операціями, важливою ділянкою є перевірка правильності відоб­раження депозитних операцій на рахунках бухгалтерського обліку (кореспонденції рахунків), записів операцій в облікових регістрах, дотримання правил групування первинних документів, їх зберігання і користування ними, відповідність показників облікових регістрів формам фінансової звітності. При організації системи бухгалтерського контролю банку за депозитними операціями особлива увага надається контролю за рахунками, за якими тривалий час не здійснювалися операції, крім нарахування процентів, а також за рахунками співробітників банку. Для цього передбачається:

• забезпечити належні процедури для постійного контролю за сплатою сум депозиту, нарахуванням процентів та перерахуванням їх на інші рахунки;

• періодично перевіряти стан та рух коштів за неактивними рахунками клієнтів і рахунками співробітників банку;

• періодично та обов’язково наприкінці року надавати юридич­ним особам повідомлення та виписки з їх депозитних рахунків про залишки коштів та операції, які здійснювалися за цими рахунками.

Форма та періодичність надання клієнтам виписок та пові­домлень з їх депозитних рахунків про залишки коштів та операції, які здійснювалися за цими рахунками, встановлюються банком згідно з умовами договору між депонентом та банком. Організацію бухгалтерського контролю банк поділяє на первинний та подальший. Первинний контроль за депозитними операціями здійснюється відповідальним виконавцем, який виходячи зі змісту документів, наданих в електронному або паперовому вигляді, перевіряє правильність їх оформлення та наявність порушень процедур бухгал­терського обліку. При організації первинного контролю за депозитними операціями банк розробляє методику перевірки, в якій, зокрема, передбачається контроль виконання таких вимог:

• залучення та розміщення депозитів у межах термінів і лімітів, що встановлені правлінням банку;

• прийняття та розміщення усіх депозитів за процентною став­кою, що застосовується у банку згідно із запровадженою ним по­літикою;

• своєчасне повернення депозитних коштів з міжбанківського ринку;

• своєчасне та правильне відображення в бухгалтерському обліку депозитних операцій.

При організації контролю за депозитними операціями банк передбачає періодичну перевірку особою, яка не бере участі у виконанні депозитних операцій, правильності нарахування про­центів і своєчасне здійснення відповідних записів у бухгалтер­ському обліку. Проценти, які відображені на окремих аналі­тичних рахунках процентних витрат (доходів), мають бути звірені із сумою процентів, сплачених депоненту або отриманих від банку. У разі сплати процентів безпосередньо із рахунків витрат необхідно забезпечити додатковий контроль та звіряння списаних із рахунків витрат та зарахованих на рахунки вкладника сум процентів. Організація контролю за депозитними операціями при авто­матизованому нарахуванні процентів та відображенні їх за від­повідними рахунками бухгалтерського обліку передбачає регу­лярний перегляд відповідних процедур внутрішнього контролю та перевірку розрахунків процентів і записів за цими рахунками. При організації подальшого бухгалтерського контролю за депозитними операціями банку надається можливість упевнитися в тому, що операції відображені та оцінені згідно з вимогами облікової політики банку, а система аналітичного обліку дає змогу відстежувати рух коштів за рахунками клієнтів та тотожність аналітичного обліку синтетичному, виявляти та усувати недоліки належним чином. Подальший контроль організовується у вигляді тематичних перевірок і ревізій. При організації наступного контролю склад працівників, що залучаються до перевірки, визначається наказом по установі банку. Подальший контроль за депозитними операціями має на меті перевірити:

• наявність документів, що регламентують розподіл функцій і обов’язків між структурними підрозділами банку при здійсненні депозитних операцій;

• дотримання вимог оформлення та зберігання первинних документів і облікових регістрів;

• дотримання графіка документообороту;

• порядок ведення книги реєстрації депозитних рахунків.

При організації контролю процедури реєстрації депозитів, кон­тролюється правильне та своєчасне відображення таких даних:

• номера договору;

• назви контрагента;

• типу договору (за строком використання);

• бази нарахування процентів (відповідно до Правил бухгалтерського обліку процентних та комісійних доходів і витрат банків, затверджених постановою Правління Національного банку України від 25.05.97 р. № 316);

• дати залучення (розміщення) депозиту;

• номіналу депозиту;

• валюти депозиту;

• процентної ставки;

• дати нарахування процентів;

• умов сплати процентів;

• дати погашення депозиту.

Здійснення подальшого контролю за депозитними операціями передбачає реєстрацію перевірок у журналі реєстрації подальшого контролю за схемою:

• порядковий номер;

• період перевірки;

• дата;

• прізвище, ім’я та по батькові особи перевіряючого;

• результати перевірки;

• підпис перевіряючого;

• підпис головного бухгалтера;

• примітки.

Організація подальшого бухгалтерського контролю за депозит­ними операціями передбачає перевірку наявності підписів, на первинних документах працівників банку, які здійснювали первинний контроль. Після здійснення подальшого контролю за депозитними операціями фізичних осіб документи за вкладами розміщуються в картотеки вкладних документів (основного або поточного архіву).  

Контрольні питання

1. Загальні питання організації обліку депозитних операцій. 2. Організація обліку номіналу депозиту. 3. Організація обліку нарахування процентів за депозитними операціями. 4. Організація обліку операцій зі сплати процентів та погашення депозиту. 5. Організація контролю депозитних операцій.