§5. Предметная и коммуникативная точность как важные принципы культуры официального письма

В понятие культуры официального письма входит требование ясности и недвусмысленности.

Ясность и недвусмысленность языка сообщения достигается предметной и коммуникативной точностью. Предметная точность – это точность факта, соответствие обозначаемому. Предметная точность достигается точностью употребления слов, т.е. использованием слов в соответствии с их лексическим значением. Употребление слов без учета их значений может привести к инотолкованию или бессмыслице. Пример 1: *обсчитать данные (глагол обсчитать имеет значение "умышленно неверно сосчитав, недодать"). Правильно сказать: обработать данные. Пример 2: *отказать под благоприятным предлогом (прилагательное благоприятный имеет два значения: j "способствующий, помогающий чему-л., удобный для чего-л."; k "хороший, одобрительный"). Следовало написать: отказать под благовидным предлогом. Пример 3: *достигалось неугодными средствами (прилагательное неугодный имеет значение "нежелательный, не нравящийся кому-л." Оно сочетается только с одушевленными существительными, например неугодный квартирант). Требованию точности соответствует слово­сочетание ... достигалось неприемлемыми (недопустимыми) средствами.

Под коммуникативной точностью понимают точность реализации замысла автора документа. Она достигается соотношением смысла слов, грамматических конструкций и частей текста. Нарушение коммуникативной точности высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие сообщения. Например: *Следует познакомиться с выводами комиссии, проведенной год назад. Эта фраза трудно воспринимается, так как не отвечает требованию точности: она содержит грамматические, стилистические и текстовые ошибки. Правильно следует сказать: Следует ознакомиться с выводами комиссии, работавшей год назад.

 

§6. Композиция документа

В мировой практике делового письма общие требования предъявляются также и к композиции документа. Во всех документах присутствует сообщение о некоторой ситуации и оценка данной ситуации. Для их выражения используются определенные речевые модели. Последовательное размещение таких моделей (составных частей) называется композицией (структурой) документа.

По композиционным особенностям деловые бумаги делятся на одноаспектные и многоаспектные. В одноаспектных документах рассматривается один вопрос, составляющий все его содержание, а в многоаспектных – сразу несколько вопросов. Например, многоаспектное деловое письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно.

Последовательное расположение аспектов письма обязательно для соблюдения композиции документа.

Структура аспекта отличается жесткостью и однозначностью и состоит из двух частей: часть I содержит информацию об имевших место фактах, событиях; часть II называет желаемые или предполагаемые события, которые выражаются при помощи речевых действий, таких, как просьба, предложение, требование.

Каждая новая мысль, тема или новый поворот мысли в документе выделяется красной строкой. Здесь мы можем говорить о стандартизации и унификации как обязательных свойствах официально-деловой письменной речи, характерных для мировой практики делового письма.

Вопросы и задания

1. Какие общие требования предъявляются к служебной информации во всех языковых культурах?

2. Назовите общие функции документа.

3. Назовите специальные функции документа.

4. Каковы особенности делового общения, общие для мирового опыта деловой переписки?

5. Определите основные принципы культуры официальной переписки.