Организация процесса исследования системы управления.

11.1. Что такое организация исследования?

Организация процесса исследования системы управления – это

настройка коллектива исполнителей на выполнение плана.

Основная задача организации исследования систем управления – определение системы мероприятий, связывающих действия исполнителей, предусматривающих наиболее эффективное использование ресурса исследователей и разработчиков.

В больших фирмах существует два пути проведения исследования:

1) Обращение к консалтинговой фирме с предварительной подготовкой

технического задания (ТЗ) на исследование;

2) Самостоятельное проведение исследования.

В случае обращения к консалтинговой фирме существуют две возможности ее использования:

1) любая форма оказания помощи в отношении содержания, процесса или структуры, задачи или серии задач, при которой консультант сам не отвечает за их выполнение, но поможет тем, кто ответственен за это;

2) в качестве особой профессиональной службы, работающей по контракту и оказывающей услуги организациям с помощью специально обученных и квалифицированных сотрудников, которые помогают организации-заказчику (фирме) выявить управленческие проблемы, проанализировать их, дают рекомендации по решению этих проблем и содействуют при необходимости выполнению решений.

Консультанты – связующее звено между исследовательской деятельностью и практикой управления. Необходимо отметить две

характерные черты в их деятельности: 1) консультанты являются советниками, они стремятся не только дать правильный совет, но и дать его в приемлемой форме нужному лицу и в нужное время – в этом и заключается мастерство и искусство консультанта; 2) консультанты являются независимыми специалистами в профессиональном, административном, финансовом отношениях.

Почему пользуются услугами консультантов? Во-первых, они, как

правило, имеют особые знания и навыки в области распознавания и решения возникающих управленческих проблем; во-вторых, они оказывают оперативную профессиональную помощь на временной основе; в-третьих, они беспристрастны; в-четвертых, они могут всесторонне объяснить преимущества и недостатки принятого руководством решения и дать рекомендации по корректировке этого решения.

Основные задачи, решаемые консультантами: распознавание

(выявление и оценка) управленческих проблем, совершенствование системы управления (решение проблем), разработка принципиально новых управленческих проектов.

Основные методы консультирования: наблюдение, изучение документов, описание критических ситуаций, психологическое и социологические тестирование, опросы, интервью, моделирование.

Обычно выделяют шесть фаз консультирования:

1) Подготовительная фаза – встреча консультанта и клиента, которые пытаются узнать как можно больше друг о друге, обсудить и определить имеющуюся проблему и на этой основе договориться об объеме задания и выбранном подходе.

После предварительных контактов консультант должен поставить предварительный диагноз. Цель его – запланировать нужное консультативное задание или проект.

Параллельно (но независимо) с консалтинговой фирмой фирма–клиент разрабатывает свой предварительный диагноз. Затем эти диагнозы

объединяются в один с устранением противоречий, и фирма-клиент

начинает готовить ТЗ. Его план:

1.Описание проблемной ситуации.

2.Формулировка задачи совершенствования системы управления

(или ее фрагмента) фирмы-клиента с предварительным выбором

перечня проблем и желаемых целей их исследования.

3.Описание возможных путей решения проблемы.

4.Формулирование условий, связанных с ограничениями рынка, на котором работает фирма, ограничением ее производственной мощности, с ограничениями по различным видам ресурсов, с ограничениями по риску, который будет возникать при внедрении решений сформулированной задачи.

5.Сроки исследования.

6.Форма внедрения результатов и форма отчета.

2) Основная диагностика с целью детального и глубокого изучения возникающих проблем, их взаимозависимости, факторов, влияющих на них, и подготовка информации для решения проблем.

3) Формулирование возникающих проблем с учетом их взаимоувязки.

4) Решение сформулированных проблем.

5) Внедрение – кульминация совместных усилий консультанта и клиента. Программа внедрения должна предусматривать контролируемые и, по возможности, измеряемые результаты отдельных задач, операций и этапов, оказание помощи, корректировку предложений и обучение сотрудников фирмы.

6) Завершение – оценка осуществленных мероприятий представителями

фирмы – заказчика, при необходимости привлечение экспертов,

заключительный отчет о проделанной консультантами работе.

В случае проведения фирмой самостоятельного исследования должна быть создана специальная целевая оргформа, которая включает в себя:

• первого руководителя фирмы;

• менеджеров высшего уровня управления;

• целевые группы специалистов, организованные по принципу соответствия зонам возникновения проблем (маркетинговая зона, зона оргструктуры управления, зона производственных проблем, зона финансовых проблем).

Главным организующим мероприятием, которое следует считать

началом исследования системы управления, является издание приказа первого руководителя о разработке исследовательского проекта. Именно приказом закрепляется указанная целевая оргформа, назначаются

руководители целевых программ, являющихся разделами

исследовательского проекта.

Несомненно, что руководителем исследовательского проекта должен быть первый руководитель фирмы при исследовании системы управления в целом, а в случае исследования какой-либо отдельной подсистемы - руководитель этой подсистемы, полностью поддерживаемый первым руководителем.

Желательно, чтобы общее руководство всеми исследовательскими и проектными работами осуществляли менеджеры высшего уровня управления

– в этом случае исследовательский проект имеет реально высокий статус, своевременно обеспечивается ресурсами, исследователи имеют доступ ко всей необходимой информации. Таким образом, законная власть первого руководителя облегчает процесс исследования, ускоряет его и, при необходимости, обеспечивает внедрение результатов в практику управления

с наименьшим сопротивлением нововведениям со стороны других членов организации.

Для повышения качества ожидаемых результатов необходимо привлекать к исследовательской работе различные подразделения и службы фирмы. Это дает возможность наиболее полно использовать имеющуюся в подразделениях информацию и задействовать в исследовательской работе творческий потенциал персонала, формально не включенного в эту работу.

Наряду со штатными специалистами к исследованиям можно привлекать представителей консультационных, научно-исследовательских и других специализированных внешних организаций, а также отдельных профессионалов, имеющих необходимую квалификацию и опыт в области исследования систем управления.

Обращение к внешним консультантам обычно связано с затратами, превышающими затраты при решении проблемы собственными специалистами. Однако это окупается.

Следует помнить, что исследовательская работа, выполняемая привлеченными со стороны лицами, может быть эффективной и действительно полезной для фирмы только при наличии реального

сотрудничества между руководством организации и внешними консультантами.

После издания приказа о разработке исследовательского проекта так же, как и для консалтинговой фирмы, менеджментом и целевыми группами разрабатывается ТЗ на исследовательский проект. Последующие этапы работы над исследовательским проектом описаны в теме 12.

Важным организационным моментом является решение вопроса о прекращении деятельности целевых групп, занимающихся исследовательским проектом. Нельзя допускать, чтобы целевые группы прекращали свою деятельность после разработки исследовательского проекта и написания соответствующего отчета. Апробация и внедрение результатов исследования должны производиться, по крайней мере, в течение года, т.к. результаты внедрения проявляются, прежде всего, в годовых показателях деятельности фирмы.

Как правило, внедрение результатов исследования ведет ко многим корректировкам исследования и получению новых результатов, поэтому

процесс исследования продолжается до тех пор, пока не будут получены

приемлемые с точки зрения руководства фирмы результаты.