5. Методы выявления проблем

5.1. Методы исследования информационных потоков

Проведение исследования потоков информации - обычная процедура, являющаяся элементом анализа функциональной структуры рассматриваемой фирмы. Этот анализ проводится всегда, когда нарушается управляемость фирмы и начинается поиск проблем в ее организационной структуре. Это исследование предполагает использование метода изучения отдельных документов и графического метода анализа документопотоков. И тот и другой методы являются инструментами выявления проблем в аппарате управления и поиска глубинных причин, порождающих симптомы неуправляемости.

5.1.1. Метод изучения отдельных документов.

При изучении форм документации, техники заполнения и обработки отдельных документов выделяется следующий перечень вопросов:

• назначение документа;

• количество одновременно выписываемых экземпляров;

• наименование обязательных реквизитов и показателей документов;

• периодичность составления документов.

При исследовании процесса обработки данных в управляющей системе и ее подразделениях различаются процессы расчета показателей и процессы формирования документов. Расчет показателей осуществляется на основе определенных правил – процедур с исходными данными, которые задаются в виде последовательности операций их обработки. Формирование документов следует за потребностью в тех или иных показателях различных подразделений фирмы или внешних органов. Далее формируются или уточняются маршруты движения документов по подразделениям аппарата управления, начиная с момента их формирования и кончая передачей их на хранение или выход за пределы управляющей системы.

5.1.2.Графический метод анализа составления и движения документов.

Реализуется в виде оперограмм разработки документов (табл.5.1).

Оперограмма представляет собой описание процесса разработки,

согласования, утверждения и доведения документов до исполнителей в

форме схемы последовательно осуществляемых функциональных операций.

Таблица 5.1.

Оперограмма разработки

«Недельно-суточный план производства работ по участку

мастера ________________ на период с _____ по ______

на __________ месяц 200__ г.»

№ п/п	Операции и процедуры	Должностные позиции
		Шифр операций	Мастер	Н-к участка	Н-к ПТО	Н-к ОГМиЭ	Н-к ООТИЗП	Н-к ОМТОиК	Н-к ПЭО	Секретарь	Зам.. начальника по производству
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
1	Формулировка задач, выдача задания	1,6	+	+							+
2	Сбор исходных данных	31	+
3	Установление технологии выполнения работ	8			+
4	Установление норм времени на выполнение работы	3					+
5	Распределение работ по исполнителям	5	+
6	Экономические расчеты, разработка документа, оформление документов	44 38 69	+
7	Согласование	10		+	+	+	+	+	+
8	Утверждение	12									+
9	Размножение документов	71								+
10	Передача документов на исполнение	74	+	+	+	+	+	+	+

Оперограммы составляются по всем формам документов, используемых в аппарате управления. Оперограммы составляются в форме матрицы следующим образом.

А. В столбцах таблицы (гр.4-12) перечисляются все возможные должностные позиции системы управления, через которые должен двигаться документ.

В качестве нормативных должностных позиций в системе управления могут быть предложены следующие:

- начальник ( исп. директор);

- технический директор (главный инженер);

- заместители начальника (директора) по подготовке производства,

по производству, экономике, финансам, маркетингу, кадрам, социально-бытовым вопросам, капитальному строительству, развитию производства;

- главные специалисты: главный экономист, главный технолог, главный сварщик, главный механик, главный энергетик, а также юрисконсульт и секретарь-референт;

- начальники и заместители начальников функциональных структурных подразделений (отделов): технического, производственно-технического, технологического, подготовки производства, экспертизы проектно - -сметной документации, главного механика и энергетика, сметно-договорного, планово-экономического (экономики), финансового (финансово-экономического), бухгалтерии (главного бухгалтера, заместителя главного бухгалтера), материально-технического обеспечения, комплектации, отдела реализации (сбыта, маркетинга), кадров, подготовки

кадров, техники безопасности, организации т руда и заработной платы,

административно-хозяйственного отдела;

- руководители групп, старшие инженеры (экономисты, бухгалтеры), техники соответствующих функциональных структурных подразделений, указанных ранее, руководители производственных подразделений, мастера.

Б. Наименования операций и процедур (гр.2), необходимых для разработки и использования каждого документа, определяются на

основании классификатора управленческих операций (табл.5.2). Шифры

операций приводятся в гр.3.

На основании оперограмм документов разрабатываются макеты документов, функциональная структура системы управления, схемы документооборота и информационных связей (информационная модель).

Последовательность выполнения операций и процедур

должностными лицами в оперограмме показывается стрелками,

соединяющими между собой крестики, которые фиксируют выполнение

операции (процедуры) определенным должностным лицом.

Анализ оперограмм, а также новых маршрутов движения документов в соответствии с изменением задач управления позволяет найти лучшие маршруты движения документов, изменив моменты их образования, операции, которые с ними осуществляются, порядок, в котором документы

объединяются или расчленяются. Анализ схемы документооборота проводится с целью выявления временных проблем и проблем управления. Можно выявить объем, характер и сроки выполнения работ для каждого подразделения данной организации; излишний контроль за работой; полное отсутствие контроля; применение различных документов вместо одного, составленного в нескольких экземплярах; излишне длительное хранение документов; неоправданные задержки в обработке документов, а также и излишние передачи документов, вызванные плохим распределением

обязанностей между различными подразделениями; недостаток или избыток работников, необходимость диспетчерского управления документооборотом.

Наиболее рационально строятся информационные потоки и совершенствуются документы на базе управляющего алгоритма фирмы, который определяет последовательность решения задач управления в каждой регулярной ситуации управления.

Под ситуацией управления понимается состояние системы управления фирмы, в котором необходимо принять одно или несколько управленческих решений или выполнить определенный объем управленческой работы. Ситуации управления могут быть регулярными, возникающими в плановом порядке, а могут быть случайными, возникающими при выявлении одной или нескольких проблем. В последнем случае их принято называть проблемными ситуациями. Управляющий алгоритм разрабатывается только для регулярных ситуаций управления.

Таблица 5.2

Принципиальная

стандартная операциональная схема разработки документов

№ п/п	Операции и процедуры	Шифр
1	Формулирование задач (заданий)	1
2	Формирование целей и условий решения задач	4
3	Распределение работ по исполнителям	5
4	Сбор исходных данных	61
5	Подбор информации	63
6	Выбор необходимых исходных данных, показателей	31
7	Подбор необходимой нормативно-справочной информации, инструктивно-методической и другой технической информации	33
8	Анализ исходной информации	32
9	Координация работ между исполнителями	9
10	Контроль исполнения	11
11	Обдумывание решений	39
12	Разработка вариантов решения	36
13	Инженерные расчеты	41
14	Вычислительные работы	67
15	Экономические расчеты	44
16	Оценка альтернатив решений	37
17	Выбор наилучшего решения	38
18	Графическое оформление документов	68
19	Текстовое оформление документов	69
20	Проверка (считывание) правильности оформления	72
21	Согласование решений	10
22	Утверждение решений	12
23	Размножение документов (печатание, копирование)	71
24	Упаковка, отправка (передача) документов	73
25	Разработка документа	38
26	Передача документов на исполнение	74
27	Выдача задания	6
28	Установление технологии выполнения работ	8
29	Установление норм времени на выполнение работы	3