Заключение

Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации документооборота кадровой службы.

Поставленная в начале выпускной квалификационной работы цель была достигнута. В данной работе был рассмотрен документооборот в ОАО «АСПК». Проведя анализ организации документооборота ОАО «АСПК» я пришла к выводу, что от четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии данного предприятия и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность и дисциплинированность. Также я пришла к выводу, что оперативность и надежность управления документооборота связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота.

Была изучена история развития предприятия, основные поставщики ОАО «АСПК». Далее была рассмотрена структура кадров ОАО «АСПК» в разрезе возраста, образовательного уровня, по стажу работы и по полу. Таким образом, в ОАО «АСПК» работают люди зрелого возраста со стажем более 25 лет. Потому что чем старше работники, тем меньше текучесть среди них, так как в этом возрасте становится сложнее найти новое место работы. Приведены показатели рентабельности и ликвидности. Баланс предприятия нельзя считать ликвидным, так как из четырех условий три не выполняются. А что касается рентабельности, по сравнению с 2008 годом, показатель общей рентабельности, а также рентабельность продаж по чистой прибыли упал. Из этого можно сделать вывод, что показатели рентабельности продукции ОАО «АСПК» очень низкие.

Так же были рассмотрены три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот кадровой службы: входящие, исходящие и внутренние документы.

Проанализированы общие правила регистрации документов в ОАО «АСПК». Регистрация придает юридическую силу документу, так как она фиксирует факт его создания или получения. Журнальная форма регистрации наиболее удобна в работе с документами ограниченного доступа.

В ОАО «АСПК» контроль за исполнением документов осуществляет секретарь. Таким образом, движение документов и их использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях. Правильная регистрация документов обеспечивает их быстрый поиск и оперативное решение управленческих задач.

Рассмотрены компьютерные программы, которые используются в деятельности ОАО «АСПК». Все эти программы является надежным помощником в решении многих бизнес задач и профессиональных вопросов.

В третьей главе были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования документооборота.

В дипломной работе самостоятельно разработаны все необходимые нормативные документы:

- инструкция по делопроизводству;

- положение об общем отделе;

- положение об экспертной комиссии;

- должностная инструкция секретаря Генерального директора.

Внесены изменения в следующие этапы делопроизводства:

- первичная обработка поступающих документов (разработать и использовать список нерегистрируемой документации; при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю; предлагается наделить секретаря-референта Генерального управления дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию);

- регистрации документов (рекомендуется проводить регистрацию исходящих документов только в компьютерной форме, регистрировать приказы по личному составу отдельно от приказов по основной деятельности).

- формирование и оформление дел (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с начальником отдела кадров ОАО «АСПК»)

- при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с руководителем кадровой службы ОАО «АСПК».

Внесены предложения по усилению контроля за соблюдением правил оформления и подготовки документов, установленных законодательством:

- составлена номенклатура дел Компании с учетом сроков хранения документов в соответствии с Перечнем;

- предлагается внедрить автоматизированную систему документационного обеспечения управления;

- необходимо сократить количество внутренних документов (при внутренней переписке сотрудников Компании предлагается использовать только докладные записки и только по вопросам, которые невозможно решить путем устных переговоров);

- необходимо приступить к созданию архива для документов Компании.

Первоначально обработка документов в ОАО «АСПК» осуществлялась традиционным способом, но расширение организационной структуры и появление новых функций привело к поиску новых форм организации делопроизводственной службы и документооборота.