Тема 4. Документация и инвентаризация (2 часа)

Понятие документации и документа. Необходимость документирования в бухгалтерском учете. Первичные документы, их сущность и виды. Реквизиты первичных документов. Сводные документы, их сущность. Учетные регистры, понятие, назначение и виды.

Понятие инвентаризации, ее задачи и виды. Объекты инвентаризации. Порядок проведения инвентаризации. Результаты инвентаризации и основы их отражения в бухгалтерском учете.

Тема №4. Документация и инвентаризация

1. Первичные документы: понятие, основные требования

2. Учетные регистры: понятие, основные требования

3. Инвентаризация: содержание, порядок проведения

1. Документация – это элемент метода бухгалтерского учета. Ни одна хозяйственная операция не может быть отражена в бухгалтерском учете без правильно-оформленного документа. В совокупности документы составляют документацию. Процесс записи информации по предусмотренным стандартным формам называется документированием. Документы должны:

1. Составляться в соответствии с требованием

2. Подписываться должностными лицами

Документы для бухгалтерского учета классифицируются:

1. по содержанию – первичные и сводные;

2. по назначению – оправдательные, распорядительные, бухгалтерского оформления, комбинированные;

3. по способу обработки информации – вручную, на машинах;

4. по месту составления – внутренние и внешние;

5. по охвату хозяйственных фактов – разовые и накопительные;

6. по количеству позиций строк – однострочные и многострочные;

7. по признаку повышенной ценности – бланки документов, денежные документы и ценные бумаги.

Первичные учетные документы первоначально свидетельствуют об имеющем место хозяйственном факте. Они являются началом учетной регистрации хозяйственных фактов экономической жизни организации. Первичные учетные документы могут быть составлены: вручную; с использованием компьютера; автоматизированным путем

Первичный документ должен иметь следующие реквизиты:

• Наименование документа

• Дата

• Наименование организации

• Содержание хозяйственной операции

• Измерители (натуральные, денежные)

• Наименование должностных лиц, отвечающих за эту операцию

• Личные подписи

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, проверяются:

- по форме;

- по содержанию (юридич. и арифметич. проверка)

После проверки документы обрабатываются:

- таксировка (умножение)

- группировка, корреспонденция счета (Д, К)

Группируются первичные документы и заносятся данные в учетные регистры.

Исправления в документе: в налоговых и банковских документах исправления не допускаются, в остальных документах указывается дата исправления и подписи лиц.

Изъятие первичных документов разрешается только органам дознания, следствия, прокуратуры, налоговых органам.

Сводными называются документы, представляющие собой сводку однородных данных нескольких первичных документов. Сводкой в бухгалтерском учете называется обобщение, объединение определенных данных, показателей, сведений в один документ.В качестве примера сводного документа можно назвать отчет кассира, составляемый на основании первичных кассовых документов (приходных и расходных ордеров). Сводные документы обеспечивают существенное сокращение количества учетных записей, тем самым значительно снижая трудоемкость учетной работы.

2. Первичные документы формируются на первой стадии учетного процесса. Информация, содержащаяся в первичных документах накапливается и систематизируется в учетных регистрах.

Учетные регистры составляются на второй стадии учетного процесса. Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации, накопления, должны содержаться в первичных документах.

Учетные регистры могут быть составлены вручную, машинным способом. Учетные регистры имеют различное строение и группируются в 2-х разделах:

1. По объему содержания (например, регистры синтетического учета, регистры аналитического учета, комбинированные регистры);

2. По характеру записей (хронологич. и систематич.)

Формы учетных регистров, порядок записей определяется формой бухгалтерского учета.

Внесение исправлений:

1. Корректурный способ, т.е. неправильный текст зачеркивается, новая запись ставиться.

2. Исправительные записи, т.е. ошибки выявляются после составления

3. Составляются дополнительные проводки

4. Метод красного сторна

Первичные документы, регистры, учетная отчетность подлежат сдаче в архив.

Классификация (учебник по теории бух учета)

3. Инвентаризация – это элемент метода бухгалтерского учета, это способ проверки соответствия фактического наличия средств данным бухгалтерского учета.

Инвентаризация позволяет проверить правильность отражения хозяйственных операций в учетных документах и внести необходимые исправления и уточнения.

Задачи инвентаризации:

1. выявление фактического наличия ценностей

2. контроль за сохранностью ценностей.

Инвентаризация обязательна:

- при передаче имущества в аренду, выкупы, продажи

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности

Виды инвентаризации:

- сплошные и выборочные

- плановые и внеплановые

Объекты инвентаризации:

1. Основные средства

2. Нематериальные активы

3. Финансовые вложения

4. Товарно-материальные ценности

5. МПЗ

6. Денежные средства и денежные документы

7. Дебиторская и кредиторская задолженности

8. Расходы будущих периодов

Реальность данных бухгалтерского учета может быть проверена с помощью инвентаризации. Порядок проведения инвентаризации:

1. По приказу директора создается комиссия.

2. К началу инвентаризации должна быть закончена обработка учетных данных. Последние документы сдаются комиссии.

3. До начала инвентаризации комиссия обязана: а) опломбировать помещение, б) проверить исправность приборов, в) получить отчеты заведующего склада или материально-ответственных лиц (МОЛ).

4. МОЛ дает расписку, что к началу инвентаризаций все документы сданы, поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

5. Инвентаризация проводится путем подсчета, взвешивания, осмотра, выборочного вскрытия

6. В процессе инвентаризации составляется первичный документ – инвентаризационная опись в 2-х экземплярах.

7. Для выявления результатов инвентаризации составляются сличительные ведомости: данные инвентаризации с данными бухгалтерского учета. Результаты могут быть: - расхождений нет, - излишки, - недостача.

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете

Излишки оформляются следующими проводками: Д 10 К 91

Недостача оформляется следующими проводками: Д 94 К 10

1. В пределах нормы естественной убыли недостачу списываем на затраты Д 20(25,26) К94

2. Сверхнормы – на виновных лиц, т.е. Д 73 К 94

3. Если виновные не установлены, недостачу списываем в расход Д 91 К 94