36. Іскерлік қарым-қатынастардағы ақпарат алмасу формалары

Көп жағдайда іс оң нәтижеге жету үшін қарым-қатынастың құрылымы, яғни оның мағыналы болуы әсер етеді. Бірақ оңтайлы таңдалған қарым-қатынас формасы ұйымның көздеген мақсатына жетуіне әсер етеді. Бірақ түрлі жағдайларда қарым-қатынас формасы әртүрлі болады. осығна байланысты қарым-қатынас формасының екі түрін ажыратуға болады:

Жанама – делдал арқылы, телефон, факс және т.б. арқылы

Тікелей - әңгімелесушімен тікелей қарым-қатынасқа түсу, яғни көзбе-көз. Тікелей қарым-қатынастың артықшылықтары көп, себебә әңгімелесушіні тікелей қабылдап және оның мінез-құлқын көруге қамтамасыз етеді. Бұл жағдайда коммуникацияның екі типі қолданады: вербальды (сөйлеу) және вербалды емес (жесты, ишара, дауыс тембрі және т.б.).

Вербалды коммуникация қарым-қатынаста басымдылыққа ие, сондықтан да көркем сөйлей білу менеджер авторитетінің ажырамас бөлігі болып табылады. Әдетте, адамдар қызыл тілді емес адамдарға қызуғышылығын жоғалтады да, көркем сөйлей білетін адамдарға сеніміне кіріп кетеді. Сөз – жүрек қан- тамыр жүйесіне әсер ететін қоздырғыш сияқты. Басшы туралы көзқарас (әсіресе ең бірінші) сөздерді қолдана біліп сөйлеуіне байланысты қалыптасады. («Умен ты или глуп, велик ты или мал, не знаем мы, пока ты слово не сказал». Саади.) басшның сөйлеуін қанағаттандыратын талаптар әртүрлі. Мұнда қарапайымдылық пен жеткізе білу, көркемділігі мен эмоцианальдылығы, интонация, дикция және т.бІскерлік хат алмасу ресми және биресми болуы мүмкін.

Ресми хаттар міндетті түрде басылуы керек. Биреми хаттарда «Құрметті аға»емес, «Қымбатты аға» деп жазуға болады. алушының мекен-жайы тек конвертте жазылуы керек. Жіберушінің мекен-жай конверт сыртында және мәтін парақтың жоғарғы оң жақ бұрышына жазылады.

Алғыс хат, шақыру, құттықтау немесе көңіл білдіру қолмен жазылады. Биресми хатты да қолмен жазуға болады.

Хат алмасу этикетін міндетті түрде сақтау керек. Ережелері:

іскерлік хаттарды фирманың (ұйым, кәсіпорын) типографиялық әдіспен басылған бланктерде жазылады. Бланк жіберушінің атауы мен мекен-жайы көрсетіледі. Бланк оңай оқылатын және кәсіби дизайнермен безендіріледі. Шетел әріптестерімен хат алмасу үшін бланк реквизеттері ағылшын тілінде (мемлекеттік тілді аудармасы болуы мүмкін) болуы керек. Онда толық мекен-жайы, телефон нөмері, факс көрсетілуі керек.

1. егер мәтін бір парақтан артық болса, соңында «continued over (продолжение следует)» деп жазылады. Халықаралық тәжірибеде, әдетте мәтінде бір бетке сыйдырады.

2. Беттер реті араб сандарымен белгіленеді, бірінші бет нөмерленбейді.

3. Сол жақ поля 2 см, азат жолы – полядан 5 интервал. Адресат азат жолсыз жазылады. Сөздер тасымалданбау керек.

4. Қатені жөндеуге болмайды.

5. Хатты бір реттен артық бүктеуге болмайды. (мәтін іш жаққа қарау керек). өте маңызды хаттар үшін парақ бүктелінбейтіндей конверт таңдау керек. Конвертте бланкідегі барлық реквизеттерді, фирмалық белгіні қоса көрсету керек.

6. Траурлық конверт (іші қара түсіт) тек көңіл белдірген кезде қолданады.

7. Корреспонденцияға резолюцияны тек карандашпен жасау керек. Егер ручкамен, онда хатқа қосарлы бөлек теке жазылады.

8. Телеграфтық сұранысқа жауап үш күннің ішінде жауап берілуі керек. Хатқа – он күн ішінде. Егер нақты жауап беруге мүмкіндік болмаса, онда үш күннің ішінде хат ескерілгенін, бірақ нақты жауапты үш күннен кем уақытта берілуі керек.

Іскерлік хатта кіріспе, мерзім, алушының атауы мен мекен-жайы, кіріспе сөз, хаттың жалпы құрылымына сілтеме, негізгі мәтін, қорытынды сыпайы сөз, қол көрсетіледі