5.Характеристики ефективного контролю

Головна мета контролю: сприяти зближенню фактичних і необхідних результатів виконуваних робіт, тобто забезпечити виконання завдань (досягнення цілей), що стоять перед підприємством. Контроль як управлінська діяльність має відповідати таким вимогам:

• бути всеосяжним та об'єктивним, тобто зорієнтованим на адекватне відображення досягнутих параметрів відносно встановлених цілей та обраних стратегій;

• орієнтуватися на кінцеві результати, в цьому контексті контроль розглядається як засіб досягнення цілей;

• повинен мати безперервний та регулярний характер;

• бути гнучким, тобто не заважати виконанню основної роботи та давати змогу пристосовуватися до змін в інших системах;

• відповідати змісту тих робіт, які контролюються, перевіряти не тільки кількість і термін, а й якість роботи;

• бути зрозумілим для тих, кого контролюють та перевіряють;

• бути своєчасним, щоб мати змогу втручання й коригування процесів, що відбуваються;

• забезпечувати перевіряючих необхідною повною, зрозумілою та лаконічною інформацією;

• бути економічним, тобто відповідати вимозі: затрати на його проведення не можуть бути більшими, ніж ті результати, яких досягають у процесі контролю;

• має бути дієвим, тобто не обмежуватися виявом фактичного стану об'єкта контролю, а й супроводжуватися відповідними рішеннями.

Найбільш об'єктивним та ефективним контроль буде тоді, коли вироблено систему нормативів (стандартів) виконуваних робіт і кінцевих результатів (цілей). Насамперед повинні розроблятися нормативи витрат грошей та часу, що доповнюються системою тих показників, які керівники підприємства (або стратегічної програми) вважають найважливішими щодо діяльності об'єктів контролю.

6. Інформаційно-управлінські системи в плануванні та контролі

Як правило, контроль має бути присутній у будь-якій діяльності, він супроводжує кожну управлінську операцію щодо прийняття та виконання рішень. Виходячи з цього, контроль не є функцією тільки менеджера — "професійного контролера". Кожний працівник сфери управління здійснює контроль як частину своїх посадових обов'язків, навіть коли це йому і не доручено окремим розпорядженням. Якщо розуміти мету контрольної діяльності як сприяння досягненню цілей і запобігання кризовим явищам, то можна стверджувати, що контроль потребує залучення висококваліфікованих працівників різного фаху.

Керівникам кожного підприємства доводиться вирішувати складне завдання — забезпечувати виконання стратегічних програм і не придушувати бюрократичними планами та процедурами творчу діяльність, спрямовану на досягнення стратегічних цілей. Досвід успішних підприємств орієнтує на розвиток неформальних методів керівництва та контролю, а також створення "вільних" груп консультантів-експертів, в яких бюрократія відсутня і які можуть вільно вирішувати стратегічні завдання.

Досвід підприємств, що вміють добре організувати інформаційне обслуговування працівників апарату управління, показує, що багато проблем вирішується одночасно з розробленням і використанням інформаційно-управлінських систем (ІУС) різного типу.

ІУС дає змогу:

• накопичувати інформацію про минуле і теперішнє;

• мати прогнози розвитку подій;

• одержувати інформацію про реальні справи на підприємстві у кожний конкретний відтинок часу;

• одержувати інформацію про події у зовнішньому середовищі.

Контроль відповідатиме своєму призначенню, якщо керівники виконають під час його організації такі нескладні поради:

1) визначать об'єкт контролю (робота, виконавець, процес тощо);

2) визначать вимоги до параметрів об'єкта контролю (планові чинники, нормативи, стандарти);

3) установлять основні види контролю (вхідний, поточний чи підсумковий), його форми і "відповідаючих" (самоконтроль, взаємоконтроль, за допомогою спеціальних контролерів, централізований чи децентралізований) та методи;

4) розроблять систему контролю, що виходить за межі суто кількісних (поточних чи результативних) параметрів, для забезпечення посадових осіб та виконавців інформацією про причини успіху/невдачі виконуваних робіт;

5) розроблять плани-графіки (в зручній для конкретного підприємства формі) виконання контрольних заходів;

6) перевірять надійність функціонування "зворотного зв'язку" між органами керівництва та об'єктами контролю з погляду достовірності та своєчасності одержання контрольної інформації.

7) забезпечать аналіз одержаної інформації та своєчасне вироблення коригувальних заходів.