2. Обчислення групових характеристик

 «Згущення» інформації — одна з основних функцій будь-якої ін­формаційної системи. Припустімо, що за наявності даних по кожному продажу потрібно виявити обсяг продажів у різних містах. Для вирі­шення таких завдань Ехсеl має функцію автоматичного визначення ха­рактеристик вказаних груп даних. Для її виконання необхідно здійсни­ти таке:

-   відсортувати таблицю за колонкою, однакові значення полів якої мають визначати належність рядка таблиці до певної групи даних. Якщо ж цього не зробити і записи якоїсь групи даних не будуть розташовані поряд, то отримати загальні характеристики цієї групи буде неможливо;

-   завести курсор у зону списку, з даних якого можна отримати необхідну інформацію. Ехсеl спробує автоматично визначити її розміри. Якщо є бажання заборонити автоматичне її визначення, користувач може самостійно виділити потрібний діапазон клітин;

-     вибрати команду Дані/Підсумки, що відкриє діалог Проміжні підсумки з трьома полями: 3 кожною зміною в, Операція, Додати підсумок з. З правого боку кожного поля є кнопка, при натисканні якої розкривається список можливих значень відповідного поля;

-     занести параметри, які забезпечують отримання необхідних характеристик груп. Поле 3 кожною зміною в призначається для представлення колонки, значення полів якої буде визначати належ­ність кожного рядка до певної групи даних (рядки таблиці мають бути упорядковані за значенням полів цієї колонки). Оскільки необхідно обчислити дані по кожному місту, слід активізувати у цьому полі елемент Місто. Для підсумування відповідних даних зі списку поля Операція потрібно вибрати функцію Сума. У полі Додати під­сумки за увімкненням індикатора необхідно вказати колонку, кліти­ни якої будуть використовуватися для обчислення підсумків. У да­ному разі це Вартість. Якщо одночасно треба обчислити й кількість проданих комп'ютерів у кожному місті, то біля назви колонки Кількість теж треба увімкнути індикатор. Індикатори біля назв усіх інших колонок мають бути вимкнені;

-     натиснути кнопку ОК.

У результаті виконання команди таблиця буде доповнена рядками, в яких будуть представлені обсяги про­дажів для кожного міста окремо. Останній доданий рядок матиме під­сумкову інформацію щодо усіх міст.

З кожною групою даних може бути виконана одна з операцій, зазначених у полі Операція. Операції, які можна вказати (або вибрати, клацнувши на стрілці цього поля), наведені у табл. 1.

Вбудовані функції для визначення характеристик групи даних

Назва функції	Результат
Сума	Сума значень у полі групи аналізованих даних
Кількість значень	Кількість елементів у групі
Середнє	Середнє арифметичне значення групи
Максимум	Найбільше значення групи
Мінімум	Найменше значення групи
Добуток	Добуток усіх значень групи
Кількість чисел	Кількість клітин у групі, що містять числові значення
Незміщене відхилення	Оцінка стандартного відхилення за генеральною сукупністю
Зміщене відхилення	Оцінка стандартного відхилення за вибіркою
Незміщена дисперсія	Оцінка дисперсії за генеральною сукупністю
Зміщена дисперсія	Визначає значення дисперсії за вибіркою

Ще одна можливість, яку дає ко­манда Дані/Підсумки, — це виведення у кожній групі даних кількох типів підсумків з використанням різних опе­рацій. Таблиця. 1

Для визначення кількості продажів у полі Операція потрібно вибра­ти функцію Кількість значень. У третьому полі для занесення результа­ту можна вибрати назву будь-якої колонки, оскільки вибрана функція не використовує значення полів, а тільки підраховує кількість рядків у групі. Але для того, щоб групові значення за попередніми критеріями були теж представлені в таблиці, перед натисканням кнопки ОК обов'язково треба вимкнути параметр Замінити поточні підсумки.

Розділ структури ліворуч від аркуша містить елементи керування, за допомогою яких можна приховати або відобразити групи рядків.

Існує три таких типи елементів керування в розділі структури.

• Кнопки приховування подробиць   Коли рядки групи відображено, кнопка приховування подробиць з'являється поруч із групою.

• Кнопки відображення подробиць   Якщо приховати групи рядків, кнопка поруч із групою зміниться на кнопку відображення подробиць . За натиснення кнопки відображення подробиць рядки цієї групи знову відобразяться на аркуші.

• Кнопки рівнів   Кожна з нумерованих кнопок рівнів представляє рівень організації на аркуші; за натиснення кнопки рівня приховуються всі рівні, нижчі за рівень, кнопку якого було натиснуто.

Нижче подана таблиця ідентифікує три рівні організації з попереднього малюнка.

Рівень	Опис
1	Загальний підсумок
2	Проміжні підсумки для кожної групи
3	Окремі рядки на аркуші

Якщо треба ліквідувати відображення структури даних, слід виконати команду Дані/Група та структура/Вилучити структуру.

 Щоб видалити з аркуша всі проміжні підсумки, у меню Дані виберіть команду Підсумки і натисніть кнопку Прибрати все.