6. Удосконалення форм і методів управління.

Діючі форми і методи управління виробництвом на підприємствах для умов ринкової економіки не завжди ефективні. Для цих умов при системній обробці інформації і широкого застосування ПЕОМ як АРМ користувачів різних рівнів треба створювати нові форми та більш раціональні методи управління підприємством. Одним з таких напрямків удосконалення форм управління може бути, наприклад, об'єктно-цільовий підхід із закінченим циклом управління при визначенні організаційної структури, нових прав і обов'язків, а також міри відповідальності за свої посадові функції керівників і фахівців різних рівнів.

Цільова об'єктно-функціональна структура апарату управління дозволить компетентне. комплексно, компактно і своєчасно здійснювати процеси управління, як це і потрібно при ринковій економіці. Цільовими об'єктами управління с ресурси: матеріальні, трудові, фінансові, а також основні засоби виробництва і готова продукція. Увесь процес управління тим чи іншим ресурсом розглядається як одне ціле, в рамках якого діють взаємозалежні інформаційні потоки, що проходять через усі функції управління. Можуть бути й інші напрямки удосконалення форм управління.

Посадові права, обов'язки і міра відповідальності працівників апарату управління тієї чи іншої структури розроблюються для нових умов функціонування, а тому вони будуть основою при формуванні регламентуючої інформації . При їх складанні слід враховувати те, що всі процеси по збиранню і обробці, зберіганню та виданню користувачам інформації, а також деякі логічні-операції будуть виконуватись у системному порядку і автоматизовано.

Регламентуюча інформація повинна характеризувати у формалізованому вигляді ці нові посадові права, обов'язки керівників і фахівців даної структури, їх міру відповідальності за прийняте (або не прийняте) рішення а також включати відповіді на запитання кому, яка, в якому вигляді і в які строки повинна надходить після обробки необхідна для управління інформація. Програма-диспетчер забезпечить користувачів необхідною інформацією автоматично.

При системній обробці інформації створюються умови і для удосконалення методів управління виробництвом. Інформація буде надходити на екран ПЕОМ даного керівника лише в тих випадках, коли в указаних процесах або операціях будуть відхилення (які відносяться до компетенції даного керівника) фактичних показників від заданих, або іншим чином встановлених.

Завдяки організації управління за методом відхилень значно змонтуються обсяги інформації, які надходять керівникові або фахівцю, і прискорюються строки підготовки та вироблення того чи іншого управлінського рішення.

Розглянуті форми і методи удосконалення управління виробництвом на базі комплексів ПЕОМ (АРМ) створюють основу для організації систематизованого інформування (тобто забезпечення всією необхідною цільовою інформацією користувача) керівників і фахівців різних рівнів при безпаперовій технології (новій інформаційній технології). Безпапаперовий спосіб забезпечення користувачів необхідними цільовими даними у різних їх угрупуваннях і комбінаціях, за будь-який період часу або на будь-яку дату і в розрізі різних об'єктів управління грунтується, з одного боку, на функціонуванні автоматизованого банку (банків) даних, що поповнюється інформацією у ритмі виробництва, а з другого боку, на телеобробці даних.

Перевага зазначеного способу організації збору і обробки та передачі даних їх користувачам різних рівнів за новою інформаційною (безпаперовою) технологією перед традиційним полягає в тому, що:

• достовірна інформація про виробничо-господарські і інші процеси та явища надходить до ПЕОМ (АРМ) як у ритмі виробництва (масова інформація), так і традиційними способами (не масові документи), і таким чином відображає у базі даних становище об'єкта управління на кожний даний момент, або за будь-який проміжок часу;

• інформація, яка одноразово збирається в ритмі виробництва 1 поступає в єдину базу (бали) даних, є єдиною для всіх користувачів, які її використовують для виконання своїх посадових обов'язків. У цьому випадку є реальним те, що замість трьох видів обліку може бути застосований лише один - господарський облік;

• відсутні паперові носії даних, які призначені для користувачів різних рівнів, тому що потрібні дані кожному користувачу цільовим порядком надходять на екран ПЕОМ, який установлений на робочому місці користувача;

• на екран ПЕОМ надходить тільки та інформація, яка потрібна для вироблення та прийняття управлінського рішення, І як правило, у вигляді відхилень, тоді як на паперові носії, що складаються традиційним способом, звичайно включають всі показники, що повністю чи частково характеризують процеси та операції, які відбуваються на об'єкті управління;

• при складанні зведеної звітності дані друкуються не тільки на паперовий носій, але й записуються на машинний носій, який потім передається за призначенням до зовнішньої організації. Наявність каналів зв'язку дає змогу передавати до цих організацій записану на машинному носії інформація автоматично.

Таким чином, організація автоматизованої системи збирання і обробки економічної інформації сприяє побудові раціональної структури апарату управління підприємством і більш ефективному його використанню для виробничих цілей. Функціонування зазначеної системи створює умови для підвищення культури управління, а також звільняє керівників і фахівців різних рівнів від ручної праці по збиранню і обробці інформації, скорочує строку вироблювання і прийняття управлінських рішень, поліпшує їх якість тощо.