1С:Предприятие 8 у чет расчетов с подотчетными лицами лпр № 5

Лабораторно-практическая работа № 5

Учет расчетов с подотчетными лицами

1С:Предприятие 8 (учебная версия)

На этом занятии описываются особенности учета расчетов с подотчетными лицами.

Цель: ознакомиться с особенностями организации учета расчетов с подотчетными лицами в 1С:Бухгалтерии.

Содержание:

Общие положения 2

1. Получение денежных средств в банке для подотчетника 2

2. Выдача денежных средств из кассы подотчетнику 3

3. Авансовый отчет подотчетника 5

Закладка Авансы(0поз.) 6

Закладка Товары(0поз.) 8

Закладка Оплата(0поз.) 14

Закладка Прочие(0поз.) 14

4. Возврат подотчетником денежных средств в кассу 17

5. Возврат денежных средств из кассы в банк 18

6. Отчет: Анализ счета 372 19

Выводы 20

Общие положения

Подотчетное лицо - это сотрудник организации, который получил деньги на какие-то нужды. Это могут быть средства на командировочные расходы (один из наиболее частых поводов выдачи подотчетных сумм), деньги для приобретения товаров или материалов.

Для расчетов с подотчетными лицами в Плане счетов бухгалтерского учета предусмотрен счет 372 "Расчеты подотчетными лицами" (рис. 1).

К этому счету по умолчанию открыто два субсчета - 3721, по которому учитываются операции в гривнах, и 3722 для учета операций в валюте. По счету 372 и его субсчетам аналитический учет ведется в разрезе сотрудников организации.

Рис. 1.  План счетов: Счет 372, субсчета, субконто

Задача. Подотчетное лицо Иванов Иван Иванович отправляется в командировку на один день 05.04.2012 г. для приобретения фурнитуры: Ручки мебельные Р1 - 70 шт. по 5 грн, в т.ч. 20% НДС в магазине "Старт" (на основании основного договора №1 и счет-фактуры №23 от 03.04.2012). Материалы поступили на Основной склад. На командировочные расходы ему выданы денежные средства в размере 500 гривен.

Решение задачи.

1. Получение денежных средств в банке для подотчетника

Путь: Касса > Приходный кассовый ордер

Заполните форму Приходного кассового ордера по рис. 2.

Рис. 2.  Документ Приходный кассовый ордер с операцией Получение наличных денежных средств в банке

2. Выдача денежных средств из кассы подотчетнику

Выдача подотчетных денежных сумм выполняется с помощью уже известного вам РКО. Помимо РКО денежные средства могут быть переведены подотчетному лицу с помощью платежного поручения или платежного ордера (о них мы поговорим в ЛПР № 6).

Путь: Касса > Расходный кассовый ордер

В появившейся форме списка расходных кассовых ордеров нажмем на кнопку Добавить, выберем вид операции документа Выдача денежных средств подотчетнику.

Заполните шапку формы и вкладку Реквизиты платежа Расходного кассового ордера по рис. 3.

Рис. 3.  РКО закладка Реквизиты платежа

Заполните вкладку Печать РКО по рис. 4.

Рис. 4.  РКО закладка Печать

На рис. 5 вы можете видеть бухгалтерские записи, которые сформировал наш РКО.

Рис. 5.  Проводки, сформированные РКО

Здесь выполнена запись по дебету счета 372 и по кредиту счета 301.

Выписка РКО для выплаты денег подотчетному лицу ничем особенным не выделяется. Самое интересное начинается тогда, когда подотчетник возвращается в организацию с рассказом о том, как он потратил подотчетную сумму. Этот рассказ, подкрепленный оправдательными документами, называется авансовым отчетом.