4 Разработка функциональной модели
4.1 Построение контекстной диаграммы
В результате исследования поставленной задачи составлена функциональная модель. Она предназначена для уменьшения возможных ошибок проектирования.
В настоящее время для построения функциональной модели, проведения анализа и реорганизации бизнес - процессов широко используется CASE-средство верхнего уровня BPwin фирмы PLATINUM Technology, поддерживающее методологии IDEF0 (Integrated Definition), IDEF3 (Work Flow Diagram) и DFD (Data Flow Diagram). Функциональная модель предназначена для описания существующих на предприятии бизнес-процессов (так называемая модель AS-IS). Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм - единичных описаний фрагментов системы. Сначала проводится описание системы в целом и ее взаимодействие с окружающим миром (контекстная диаграмма), после этого проводится функциональная декомпозиция - система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности.
BPwin имеет достаточно простой и интуитивно понятный интерфейс пользователя, дающий возможность аналитику создавать сложные модели при минимальных усилиях [1].
В данном дипломном проекте осуществляется разработка информационной системы контроля исполнения распорядительных документов, которая будет использоваться на данном предприятии, следовательно, основной блок контекстной диаграммы, которому присваивается имя, охватывающее всю сферу деятельности системы, можно назвать “Контроль исполнения распорядительных документов. После чего определяем внешние интерфейсы. Входными объектами данной системы являются распорядительные документы, издаваемые на предприятии. К ним относят приказы, указания, протоколы, решения, планы графики и другие, директивные и распорядительные документы генерального директора и технического директора или лиц, временно выполняющих их обязанности. Порядок организации контроля исполнения распорядительных документов осуществляют сотрудники предприятия с помощью необходимого оборудования, на основании необходимых стандартов и инструкций, применяемых на предприятии, основными из которых являются: СТП ВИАМ.2.004-01 и «Инструкции по подготовке и оформлению приказов и указаний». Выходными объектами системы являются выходные документы.
Блок А0 – «Контроль исполнения распорядительных документов», представленный на рисунке 1, может быть описан более подробно на другой диаграмме, расположенной на один уровень ниже в иерархии. Диаграмма нижнего уровня, или диаграмма-потомок, как бы показывает внутреннее содержание блока – родителя. Процесс создания более детальных диаграмм называется декомпозицией.
Рисунок 4.1 – Контекстная диаграмма
4.2 Декомпозиция моделируемой системы
При анализе предметной области удалось выявить три основных этапа работы, которые необходимо включить в функциональную модель:
Поставить документы на контроль;
Контролировать выполнение;
Сформировать выходные документы.
Рисунок 4.2 –Диаграмма декомпозиции функционального блока А0
Первый этап заключается в постановке документов на контроль, в процессе которого осуществляется порядок подготовки документов и правила их оформления, утверждение мероприятий и формируется структура построения документов. На выходе данной операции будут сформированы документы, подлежащие контролю.
На втором этапе должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнение данной работы, осуществляет контроль выполнения и внесение необходимых корректировок. В процессе третьей подоперации происходит непосредственное формирование выходных документов, на основании которых составляются необходимые отчёты по подразделениям и предприятию в целом.
Каждый из этих этапов может быть описан более подробно на другой диаграмме, расположенной одним уровнем ниже. В свою очередь первый блок диаграммы первого уровня А1-«Поставить документы на контроль» можно декомпозировать. То есть мы получим IDEF0-диаграмму второго уровня. Пример декомпозиции выполнен в соответствии с рисунком 4.3.
Рисунок 4.3 - Диаграмма декомпозиции функционального блока А1 «Поставить документы на контроль»
Блок А1.1 – «Подготовить порядок документов и правила их оформления». Проект документа готовится ответственным исполнителем не менее чем в двух экземплярах. В нём указывается необходимые адреса рассылки при необходимости размножения.
Проект документа готовится ответственным исполнителем не менее чем в двух экземплярах
Проект документа визируется всеми основными исполнителями. Время рассмотрения для визы всеми основными исполнителями: приказов, распоряжений – не более суток; мероприятий, планов, графиков – не более двух суток.
В проекте следует предусмотреть время на рассылку и постановку документов на контроль. Срок с момента подписания документа до первого срока исполнения должен быть не менее пяти суток. Срок для размножения и рассылки документов исполнителям должен быть не более 3-х суток.
При подготовке документа исполнитель указывает необходимые адреса рассылки при необходимости размножения.
После подписания документа первый экземпляр поступает на размножение и хранение в бюро делопроизводства, а второй экземпляр направляется в бюро автоматизированной системы контроля исполнительской дисциплины (АСКИД). Декомпозиция блока А1.1 - «Подготовить порядок документов и правила их оформления» выполнена в соответствии с рисунком 4.4.
Рисунок 4.4 - Диаграмма декомпозиции функционального блока А1.1 «Подготовить порядок документов и правила их оформления»
Блок А1.2 – «Утвердить документ для контроля». Этот вопрос решает Генеральный директор, технический директор или лица, временно исполняющие их обязанности.
Блок А1.3 – «Сформировать структуру построения документа». На этом этапе целесообразнее применять методологию DFD, т.к. она специально предназначена для описания документооборота и обработки информации. Дуги управление и механизмы на ней отсутствуют, процессы соединяются стрелками, изображающими поток данных. Ее можно использовать как дополнение к модели IDEF0 для более наглядного отображения текущих операций документооборота.
DFD-диаграмма содержит:
функции обработки информации (работы);
документы (стрелки) и объекты, которые участвуют в обработке информации;
внешние ссылки, которые обеспечивают интерфейс с внешними объектами, находящимися за границами моделируемой системы;
таблицы для хранения документов или объектов (хранилище данных).
DFD-диаграмма блока «Сформировать структуру построения документа» будет иметь вид, представленный на рисунке 4.5.
Рисунок 4.5 - Диаграмма потоков данных для функционального блока «Сформировать структуру построения документа»
На данной диаграмме в качестве внешних данных используется общесистемный классификатор «Документы» и справочник «Календарь».
Структура построения документов, исполнение которых контролируется с помощью АСКИД осуществляется в несколько этапов:
При подготовке проекта документа (плана мероприятий, графика, распоряжения и др.) в подразделении необходимо присваивать этим документам номера из шести цифр, где первыми тремя цифрами обозначается номер подразделения, тремя последующими - порядковый номер по журналу учета документов, разрабатываемых в подразделении.
В зависимости от содержания текст документа может быть разбит на разделы. Разделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего документа и обозначаться арабскими цифрами.
Раздел может быть разбит на пункты, нумерация которых ведется в пределах каждого раздела и состоит из номеров разделов и пунктов, разделенных точкой.
Пункты при необходимости могут быть разбиты на подпункты, нумерация которых ведется в пределах каждого пункта и состоит из номера раздела, номера пункта и номера подпункта. Пример - “1.2.5” – нумерация подпункта 5, пункта 2, раздела 1.
При отсутствии разделов весь текст документа разбивается на пункты, подпункты, имеющие порядковую нумерацию.
Срок исполнения и исполнитель должны быть назначены для каждого раздела, пункта, подпункта. Назначение нескольких исполнителей по одному разделу, пункту, подпункту допускается только при возможности исполнения работ исполнителями независимо от других подразделений.
Для блока А1.4 «Сформировать карточку исполнителю», DFD-диаграмма будет иметь вид, представленный на рисунке 4.6.
Рисунок 4.6 - Диаграмма потоков данных для функционального блока «Сформировать карточку исполнителю»
На данной диаграмме в качестве внешних данных используется автоматизированная система «Кадры» справочник «Календарь» и общесистемный классификатор «Документы» из которых берётся информация о кодах функциональных служб, кодах подразделений, кодах документов (мероприятий) и кодах должностных лиц, ответственных за исполнение и контроль. После чего происходит занесение необходимых данных в соответствующие хранилища данных.
Аналогично, DFD-диаграмма блока «Внести необходимую информацию» будет иметь вид, представленный на рисунке 4.7.
Рисунок 4.7 - Диаграмма потоков данных для функционального блока «Внести необходимую информацию о контролируемых работах »
На данной диаграмме в качестве внешних данных используется автоматизированная система «Кадры» из которой берётся информация о кодах функциональных служб, кодах подразделений кодах должностных лиц, ответственных за исполнение и контроль. Для указание категории важности работ используется хранилище «Список категорий важности работ». В свою очередь, из хранилища «Список признаков исполнения» осуществляется занесение соответствующей информации о признаке исполнения работы. После чего происходит занесение необходимых данных в хранилища данных «Контролируемые работы».
Диаграмма декомпозиции функционального блока «Контролировать выполнение» выполнена в соответствии с рисунком 4.8.
Рисунок 4.8 - Диаграмма декомпозиции функционального блока А2 «Контролировать выполнение»
Функциональный блок А2.2 - «Принять решение о выполнении» можно дополнить диаграммой IDEF3. Она используется для описания логики взаимодействия информационных потоков. Данная диаграмма выполнена в соответствии с рисунком 4.9.
Рисунок 4.9 - IDEF3-диаграмма блока «Принять решение о выполнении»
- Если этап работы, являющийся частью мероприятия, не может быть выполнен в установленный срок и это не повлечет за собой срыв своевременного исполнения всего мероприятия, допускается на отдельные работы с незначительным объемом работ и одним исполнителем перенос срока исполнения производить решением руководителя, ответственного за контроль, указанного на "Карточке исполнителю".
- Если этап работы, являющийся частью мероприятия, не может быть выполнен в установленный срок и это может повлечь за собой срыв своевременного исполнения всего мероприятия, исполнителем данного этапа работы по согласованию с ответственным за контроль оформляется "Распоряжение на корректировку" с утверждением его у руководителя, назначившего первоначальный срок исполнения, или лица, временно исполняющего его обязанности.
- Одновременно в данном "Распоряжении на корректировку" устанавливаются новые сроки исполнителям всех последующих этапов работ. "Распоряжение на корректировку" оформляется в течение 5 суток до окончания срока работ.
- Бюро АСКИД на основании "Распоряжения на корректировку" проводит изменение сроков исполнения и ставит в известность подразделения-исполнители.
- Для повышения эффективности контроля исполнения мероприятий, решений, распоряжений и других директивных и распорядительных документов Генерального директора и технического директора (по вопросам повышения качества изделий), согласованных с директором по качеству, руководителям функциональных служб, начальникам структурных подразделений согласовывать с директором по качеству:
закрытие карточки контроля на выполнение работ,
перенос срока исполнения в "Распоряжении на корректировку",
перенос срока исполнения в «Карточке исполнителю».
Должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнение данной работы и руководитель подразделения осуществляют контроль выполняемых работ и принимают решение о результате работы.
DFD-диаграмма блока А2.4 «Перенести сроки выполнения» будет иметь вид, представленный на рисунке 4.10.
Рисунок 4.10 - Диаграмма потоков данных для функционального блока «Перенести сроки выполнения»
На данной диаграмме в качестве внешних данных используется автоматизированная система «Кадры», справочник «Календарь» и классификатор «Документы». Для указания причины переноса работы используется хранилище «Список причин переноса». В итоге происходит занесение необходимых данных в хранилища данных «Перенесённые работы».
После чего, руководителем подразделения потребителя, для которого данная работа выполнена, или должностным лицом, на которое возложен контроль за исполнением данной работы осуществляется закрытие карточки исполнителю. На карточке ставится дата выполнения поручения с указанием, какими документами подтверждается выполнение. Закрытые "Карточки исполнителю" передаются в бюро АСКИД. Сроком исполнения работ считается дата поступления "Карточки исполнителю" в бюро АСКИД за вычетом одного рабочего дня после чего работа снимается с контроля.
Диаграмма декомпозиции функционального блока «Закрыть карточку исполнителю» выполнена в соответствии с рисунком 4.11.
Рисунок 4.11 - Диаграмма декомпозиции функционального блока А2.3 «Закрыть карточку исполнителю»
На основании автоматизированного анализа о выполнении контролируемых работ, бюро АСКИД готовит следующие документы:
«Сводку об исполнении документов и мероприятий» с указанием коэффициента исполнительской дисциплины по подразделениям-исполнителям согласно;
«Информацию на "День качества» по итогам работ за истекший период.
Диаграмма декомпозиции функционального блока А3 «Сформировать выходные документы» выполнена в соответствии с рисунком 4.12.
Рисунок 4.12 - Диаграмма декомпозиции функционального блока А3 «Сформировать выходные документы»
На основании автоматизированного анализа о выполнении контролируемых работ, бюро АСКИД готовит следующие документы:
«Сводку об исполнении документов и мероприятий» с указанием коэффициента исполнительской дисциплины по подразделениям-исполнителям согласно;
«Информацию на "День качества» по итогам работ за истекший период. Формируется по результатам «Сводки об исполнении документов и мероприятий».